22 644 08 44
Termin dokonania przeglądu
Zasadniczo przepisy obowiązujące od 1 kwietnia 2013 roku nie zmieniły terminu dokonywania obowiązkowego przeglądu technicznego kasy czy drukarki fiskalnej. Treść § 33 ust. 1 rozporządzenia w sprawie kas uległa jednak doprecyzowaniu. Dotychczasowemu zapisowi, wskazującemu, że przegląd techniczny kasy należy wykonywać „raz na 24 miesiące” nadano brzmienie „nie rzadziej niż co 2 lata”. Pozornie zapisy te brzmią bardzo podobnie, jednak w praktyce nowa forma określania tego terminu jest bardzo dużym udogodnieniem dla podatników. Wskazuje ona bowiem, że przeglądów technicznych można dokonywać częściej niż raz na 24 miesiące. W związku z tym podatnik, który z jakichś przyczyn - np. wyjazdu czy okresu sezonowej stagnacji finansowej w firmie - mógłby mieć problem ze zgłoszeniem kasy do przeglądu w terminie 24 miesięcy od poprzedniego przeglądu, może to zrobić wcześniej, w dogodniejszym momencie. Należy przy tym podkreślić, że przepisy poprzedniego rozporządzenia nie odbierały podatnikowi możliwości wcześniejszego dokonania przeglądu - przed upływem 24 miesięcy - zapis ten nie był jednak wystarczająco jasno sformułowany. Od 1 kwietnia 2013 roku każdy podatnik będący użytkownikiem kasy fiskalnej bądź drukarki fiskalnej może mieć pewność, że nie spóźni się z przeglądem, jeśli zleci jego wykonanie odpowiednio wcześniej.
Nieco inne przepisy obowiązują podatników świadczących usługi przewozu osób i ich bagażu taksówkami. Zgodnie z § 33 ust. 2 rozporządzenia, przegląd techniczny kas o zastosowaniu specjalnym należy wykonywać nie rzadziej niż w terminach obowiązujących dla ponownej legalizacji. Taksówkarzy obowiązują odrębne przepisy o prawnej kontroli metrologicznej dla taksometru, którego używa się do współpracy z kasą fiskalną podatnika. Wspomniany przepis rozporządzenia w sprawie kas wskazuje jednak, że termin ten nie może być dłuższy niż 25 miesięcy.
Zmianie od 1 kwietnia 2013 uległ także sposób wyznaczania terminu pierwszego obowiązkowego przeglądu technicznego. Zgodnie z § 33 ust. 3 rozporządzenia termin 2 lat liczymy od dnia fiskalizacji. Dotyczy to zarówno kas fiskalnych użytkowanych przez taksówkarzy, jak i wszystkich innych podatników.
Termin obowiązkowego przeglądu technicznego dla wszystkich liczy się zgodnie z zgodnie z przepisami art. 12 § 3–5 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa.
Przegląd w ciągu 5 dni
Z dniem 1 kwietnia 2013 roku wszedł w życie przepis obligujący serwisy fiskalne do dokonywania przeglądów technicznych w terminie 5 dni od momentu otrzymania zgłoszenia od podatnika. Zapis ten znajduje się w § 31 ust. 4 rozporządzenia w sprawie kas. Modyfikacja ta jest bardzo korzystna dla użytkownika, który wie teraz dokładnie, w jakim terminie najpóźniej musi zgłosić kasę do serwisu, aby przegląd odbył się w terminie. Należy pamiętać, że spóźnienie z przeglądem technicznym w ciągu 3 lat od fiskalizacji kasy skutkuje koniecznością zwrotu ulgi z urzędu skarbowego, jeśli podatnik z takiej skorzystał. Wnika to wprost z art. 111 ust. 6 ustawy o VAT. Do 31 marca 2013 roku nieraz trzeba było rozstrzygać w takich przypadkach, czy spóźnienie nastąpiło z winy podatnika, czy serwisu fiskalnego. Nowe przepisy pozwalają uniknąć tego typu sporów.
Przegląd po kradzieży kasy
Podatnik ma obowiązek zgłosić swoją kasę fiskalną bądź drukarkę fiskalną do przeglądu w przypadku, gdy urządzenie to zostało skradzione, a następnie odzyskane. Zgodnie z § 17 ust. 2 pkt 2 ww. rozporządzenia właściciel kasy nie może ponownie rozpocząć na niej ewidencjonowania, dopóki nie przejdzie ona przeglądu. Ewidencjonowanie można rozpocząć nie wcześniej niż następnego dnia po dokonaniu przeglądu.
Czynności wykonywane przez serwisanta
Zakres czynności, jakie musi wykonać pracownik serwisu fiskalnego podczas dokonywania przeglądu kasy czy drukarki fiskalnej, został określony w § 34 rozporządzenia. Zasadniczo przepisy obowiązujące od 1 kwietnia 2013 roku nie wprowadzają w tym zakresie żadnych rewolucyjnych zmian. Najbardziej istotną modyfikacją jest określenie dodatkowego obowiązku serwisanta. Przepis § 34 ust. 2 rozporządzenia wskazuje, że po dokonanym przeglądzie uprawniony serwisant powinien - oprócz wpisania wyniku przeglądu do książki kasy - dołączyć do niej zalecenia pokontrolne oraz kopię dokumentu poświadczającego wykonanie przeglądu. Takim dokumentem będzie przede wszystkim faktura.
Przegląd techniczny obejmuje następujące czynności:
- Sprawdzenie nienaruszalności plomb kasy, a w przypadku drukarek fiskalnych - także plomb na module fiskalnym
- Sprawdzenie zgodności stanu plomb z zapisem w książce kasy i dokumentacją
- Sprawdzenie stanu obudowy urządzenia
- Sprawdzenie, czy drukowane przez kasę bądź drukarkę dokumenty fiskalne są czytelne
- Sprawdzenie programu pracy i programu archiwizującego urządzenia fiskalnego, w tym zgodności jego wersji z zapisami w książce kasy rejestrujące oraz dokumentacją
- Sprawdzenie poprawności pracy kasy - serwisant zwraca szczególną uwagę na poprawność emisji dokumentów fiskalnych
- Sprawdzenie prawidłowości działania wyświetlacza dla klienta
- Sprawdzenie stanu modułu fiskalnego i pamięci fiskalnej urządzenia pod względem zgodności z wykonywanym serwisem
- Sprawdzenie stanu technicznego baterii lub akumulatorów kasy fiskalnej
Obowiązek podatnika
Należy w tym miejscu podkreślić, że w myśl § 14 ust. 1 pkt 4 rozporządzenia w sprawie kas dbanie o terminowe dokonywanie obowiązkowych przeglądów technicznych leży po stronie podatnika, a nie serwisu fiskalnego. To prawda, że każdej kasie fiskalnej czy drukarce fiskalnej przyporządkowany jest jeden serwis, który dokonuje przeglądów technicznych i interweniuje w razie awarii. Jednak podmioty te nie mają obowiązku prowadzić terminarza przeglądów technicznych swoich klientów - zobowiązanym do dbałości o tę kwestię jest właściciel urządzenia fiskalnego. Warto też wspomnieć, że niektóre nowoczesne kasy i drukarki fiskalne posiadają funkcję przypominania o terminach przeglądów.
Przegląd techniczny kasy fiskalnej – jak często należy go wykonywać?
Wśród obowiązków podatnika użytkującego kasę fiskalną znajduje się także dokonywanie okresowych przeglądów technicznych. Choć każdy z użytkowników korzysta z usług serwisu kas fiskalnych, to do podatnika należy dbanie o terminowe zgłaszanie urządzenia do przeglądu. Wynika to wprost z § 14 ust. 1 pkt 4 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 marca 2013 roku w sprawie kas rejestrujących (Dz.U. z 15 marca 2013 r., poz. 363). Wprawdzie nowoczesne kasy i drukarki fiskalne przypominają o zbliżającym się terminie dokonania przeglądu, jednak każdy użytkownik powinien sam również pamiętać o tym obowiązku.
Termin obowiązkowego przeglądu
Zgodnie z § 33 ust. 1 wspomnianego rozporządzenia kasa fiskalna musi być poddana okresowemu przeglądowi technicznemu nie rzadziej niż co dwa lata. Taką usługę może świadczyć jedynie uprawniony serwisant, posiadający legitymację serwisanta kas rejestrujących. Wzór takiej legitymacji został określony w załączniku do rozporządzenia. Osoby świadczące usługi przewozu osób i bagażu taksówkami ze względu na używanie taksometrów podlegają pod rozporządzenie Ministra Gospodarki z dnia 7 stycznia 2008 r. w sprawie prawnej kontroli metrologicznej przyrządów pomiarowych (Dz. U. nr 5, poz. 29 ze zm.) i dokonują przeglądów technicznych kas fiskalnych nie rzadziej niż w terminach określonych dla ponownej legalizacji taksometru współpracującego z kasą fiskalną. Zgodnie jednak ze wspomnianym przepisem rozporządzenia w sprawie kas przegląd ten musi być wykonywany nie rzadziej niż co 25 miesięcy.
Wyznaczenie daty przeglądu technicznego
Jak w praktyce określić termin przeglądu? Zgodnie art. 12 § 3 i 5 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2012 r., poz. 749 ze zm.) daty tej nie wyznaczamy na zasadzie proporcji w dniach, czyli nie dodajemy 730 dni do daty dokonania ostatniego przeglądu. Wylicza się to prościej. Termin określony w miesiącu kończy się z upływem tego dnia w ostatnim miesiącu, który odpowiada początkowej dacie tego okresu. Na przykład jeśli pierwszy przegląd był 27 listopada 2012 r., to następny musi być dokonany najpóźniej 27 listopada 2014 r. Jeśli w wyznaczonym terminie przeglądu wypada dzień wolny od pracy, data przeglądu przypada na najbliższy dzień pracujący. Natomiast gdy nie ma w roku dnia, w którym przypada termin przeglądu technicznego, obowiązuje nas ostatni dzień danego miesiąca. Na przykład jeśli data wymaganego przeglądu to 29 lutego 2014 r., należy oddać kasę fiskalną do serwisu 28 lutego 2014 r., ponieważ rok 2014 nie jest rokiem przestępnym.
Częściej niż co 2 lata
Konstrukcja przepisu § 33 ust. 1 rozporządzenia wskazuje, iż obowiązkowy przegląd techniczny może być wykonywany częściej niż co 2 lata. Podatnik może uznać, że wcześniejsze zgłoszenie kasy fiskalnej do przeglądu będzie praktyczniejsze ze względu na przykład na zaplanowany urlop. Zmiana terminu obowiązkowego przeglądu technicznego następuje również w przypadku, gdy serwis wymienia moduł pamięci naszej kasy fiskalnej. Taka wymiana jest konieczna na przykład gdy pamięć się zapełni lub moduł z jakichś przyczyn zostanie uszkodzony. Zgodnie z § 33 ust. 2 rozporządzenia w takim przypadku kolejny termin przeglądu technicznego liczymy od dnia fiskalizacji nowego modułu. Urządzenie fiskalne musi też zostać poddane obowiązkowemu przeglądowi technicznemu w przypadku odzyskania kasy po jej utraceniu, na przykład w wyniku kradzieży. Regulacja ta zawarta jest w § 17 ust. 2 pkt 2 rozporządzenia. Ponowne ewidencjonowanie obrotu w takiej sytuacji może nastąpić najwcześniej następnego dnia po dokonaniu przeglądu.
