czwartek, 18 kwiecień 2013 19:18

Przegląd techniczny

Oceń ten artykuł
(12 głosów)

Dokonywanie terminowego przeglądu technicznego kasy fiskalnej bądź drukarki fiskalnej jest bardzo ważnym obowiązkiem podatnika. Wynika to wprost z art. 111 ust. 3a pkt 4 i 11 ustawy o VAT. W stosunku do poprzedniego rozporządzenia, nowe rozporządzenie z 14 marca 2013 roku w sprawie kas rejestrujących zmienia tylko kilka kwestii. Niektóre przepisy uległy jedynie doprecyzowaniu, a inne wprowadzają nowe obowiązki zarówno podatnika, jak i serwisu fiskalnego. Choć zmian jest niewiele, mają one istotne znaczenie zarówno dla użytkownika kasy rejestrującej, jak i podmiotu prowadzącego serwis tych urządzeń.

Termin dokonania przeglądu

Zasadniczo przepisy obowiązujące od 1 kwietnia 2013 roku nie zmieniły terminu dokonywania obowiązkowego przeglądu technicznego kasy czy drukarki fiskalnej. Treść § 33 ust. 1 rozporządzenia w sprawie kas uległa jednak doprecyzowaniu. Dotychczasowemu zapisowi, wskazującemu, że przegląd techniczny kasy należy wykonywać „raz na 24 miesiące” nadano brzmienie „nie rzadziej niż co 2 lata”. Pozornie zapisy te brzmią bardzo podobnie, jednak w praktyce nowa forma określania tego terminu jest bardzo dużym udogodnieniem dla podatników. Wskazuje ona bowiem, że przeglądów technicznych można dokonywać częściej niż raz na 24 miesiące. W związku z tym podatnik, który z jakichś przyczyn - np. wyjazdu czy okresu sezonowej stagnacji finansowej w firmie - mógłby mieć problem ze zgłoszeniem kasy do przeglądu w terminie 24 miesięcy od poprzedniego przeglądu, może to zrobić wcześniej, w dogodniejszym momencie. Należy przy tym podkreślić, że przepisy poprzedniego rozporządzenia nie odbierały podatnikowi możliwości wcześniejszego dokonania przeglądu - przed upływem 24 miesięcy - zapis ten nie był jednak wystarczająco jasno sformułowany. Od 1 kwietnia 2013 roku każdy podatnik będący użytkownikiem kasy fiskalnej bądź drukarki fiskalnej może mieć pewność, że nie spóźni się z przeglądem, jeśli zleci jego wykonanie odpowiednio wcześniej.

Nieco inne przepisy obowiązują podatników świadczących usługi przewozu osób i ich bagażu taksówkami. Zgodnie z § 33 ust. 2 rozporządzenia, przegląd techniczny kas o zastosowaniu specjalnym należy wykonywać nie rzadziej niż w terminach obowiązujących dla ponownej legalizacji. Taksówkarzy obowiązują odrębne przepisy o prawnej kontroli metrologicznej dla taksometru, którego używa się do współpracy z kasą fiskalną podatnika. Wspomniany przepis rozporządzenia w sprawie kas wskazuje jednak, że termin ten nie może być dłuższy niż 25 miesięcy.
Zmianie od 1 kwietnia 2013 uległ także sposób wyznaczania terminu pierwszego obowiązkowego przeglądu technicznego. Zgodnie z § 33 ust. 3 rozporządzenia termin 2 lat liczymy od dnia fiskalizacji. Dotyczy to zarówno kas fiskalnych użytkowanych przez taksówkarzy, jak i wszystkich innych podatników.

Termin obowiązkowego przeglądu technicznego dla wszystkich liczy się zgodnie z zgodnie z przepisami art. 12 § 3–5 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa.

Przegląd w ciągu 5 dni

Z dniem 1 kwietnia 2013 roku wszedł w życie przepis obligujący serwisy fiskalne do dokonywania przeglądów technicznych w terminie 5 dni od momentu otrzymania zgłoszenia od podatnika. Zapis ten znajduje się w § 31 ust. 4 rozporządzenia w sprawie kas. Modyfikacja ta jest bardzo korzystna dla użytkownika, który wie teraz dokładnie, w jakim terminie najpóźniej musi zgłosić kasę do serwisu, aby przegląd odbył się w terminie. Należy pamiętać, że spóźnienie z przeglądem technicznym w ciągu 3 lat od fiskalizacji kasy skutkuje koniecznością zwrotu ulgi z urzędu skarbowego, jeśli podatnik z takiej skorzystał. Wnika to wprost z art. 111 ust. 6 ustawy o VAT. Do 31 marca 2013 roku nieraz trzeba było rozstrzygać w takich przypadkach, czy spóźnienie nastąpiło z winy podatnika, czy serwisu fiskalnego. Nowe przepisy pozwalają uniknąć tego typu sporów.

Przegląd po kradzieży kasy

Podatnik ma obowiązek zgłosić swoją kasę fiskalną bądź drukarkę fiskalną do przeglądu w przypadku, gdy urządzenie to zostało skradzione, a następnie odzyskane. Zgodnie z § 17 ust. 2 pkt 2 ww. rozporządzenia właściciel kasy nie może ponownie rozpocząć na niej ewidencjonowania, dopóki nie przejdzie ona przeglądu. Ewidencjonowanie można rozpocząć nie wcześniej niż następnego dnia po dokonaniu przeglądu.

Czynności wykonywane przez serwisanta

Zakres czynności, jakie musi wykonać pracownik serwisu fiskalnego podczas dokonywania przeglądu kasy czy drukarki fiskalnej, został określony w § 34 rozporządzenia. Zasadniczo przepisy obowiązujące od 1 kwietnia 2013 roku nie wprowadzają w tym zakresie żadnych rewolucyjnych zmian. Najbardziej istotną modyfikacją jest określenie dodatkowego obowiązku serwisanta. Przepis § 34 ust. 2 rozporządzenia wskazuje, że po dokonanym przeglądzie uprawniony serwisant powinien - oprócz wpisania wyniku przeglądu do książki kasy - dołączyć do niej zalecenia pokontrolne oraz kopię dokumentu poświadczającego wykonanie przeglądu. Takim dokumentem będzie przede wszystkim faktura.

Przegląd techniczny obejmuje następujące czynności:

  • Sprawdzenie nienaruszalności plomb kasy, a w przypadku drukarek fiskalnych - także plomb na module fiskalnym
  • Sprawdzenie zgodności stanu plomb z zapisem w książce kasy i dokumentacją
  • Sprawdzenie stanu obudowy urządzenia
  • Sprawdzenie, czy drukowane przez kasę bądź drukarkę dokumenty fiskalne są czytelne
  • Sprawdzenie programu pracy i programu archiwizującego urządzenia fiskalnego, w tym zgodności jego wersji z zapisami w książce kasy rejestrujące oraz dokumentacją
  • Sprawdzenie poprawności pracy kasy - serwisant zwraca szczególną uwagę na poprawność emisji dokumentów fiskalnych
  • Sprawdzenie prawidłowości działania wyświetlacza dla klienta
  • Sprawdzenie stanu modułu fiskalnego i pamięci fiskalnej urządzenia pod względem zgodności z wykonywanym serwisem
  • Sprawdzenie stanu technicznego baterii lub akumulatorów kasy fiskalnej

Obowiązek podatnika

Należy w tym miejscu podkreślić, że w myśl § 14 ust. 1 pkt 4 rozporządzenia w sprawie kas dbanie o terminowe dokonywanie obowiązkowych przeglądów technicznych leży po stronie podatnika, a nie serwisu fiskalnego. To prawda, że każdej kasie fiskalnej czy drukarce fiskalnej przyporządkowany jest jeden serwis, który dokonuje przeglądów technicznych i interweniuje w razie awarii. Jednak podmioty te nie mają obowiązku prowadzić terminarza przeglądów technicznych swoich klientów - zobowiązanym do dbałości o tę kwestię jest właściciel urządzenia fiskalnego. Warto też wspomnieć, że niektóre nowoczesne kasy i drukarki fiskalne posiadają funkcję przypominania o terminach przeglądów.

 

Przegląd techniczny kasy fiskalnej – jak często należy go wykonywać?

Wśród obowiązków podatnika użytkującego kasę fiskalną znajduje się także dokonywanie okresowych przeglądów technicznych. Choć każdy z użytkowników korzysta z usług serwisu kas fiskalnych, to do podatnika należy dbanie o terminowe zgłaszanie urządzenia do przeglądu. Wynika to wprost z § 14 ust. 1 pkt 4 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 marca 2013 roku w sprawie kas rejestrujących (Dz.U. z 15 marca 2013 r., poz. 363). Wprawdzie nowoczesne kasy i drukarki fiskalne przypominają o zbliżającym się terminie dokonania przeglądu, jednak każdy użytkownik powinien sam również pamiętać o tym obowiązku.

Termin obowiązkowego przeglądu

Zgodnie z § 33 ust. 1 wspomnianego rozporządzenia kasa fiskalna musi być poddana okresowemu przeglądowi technicznemu nie rzadziej niż co dwa lata. Taką usługę może świadczyć jedynie uprawniony serwisant, posiadający legitymację serwisanta kas rejestrujących. Wzór takiej legitymacji został określony w załączniku do rozporządzenia. Osoby świadczące usługi przewozu osób i bagażu taksówkami ze względu na używanie taksometrów podlegają pod rozporządzenie Ministra Gospodarki z dnia 7 stycznia 2008 r. w sprawie prawnej kontroli metrologicznej przyrządów pomiarowych (Dz. U. nr 5, poz. 29 ze zm.)  i dokonują przeglądów technicznych kas fiskalnych nie rzadziej niż w terminach określonych dla ponownej legalizacji taksometru współpracującego z kasą fiskalną. Zgodnie jednak ze wspomnianym przepisem rozporządzenia w sprawie kas przegląd ten musi być wykonywany nie rzadziej niż co 25 miesięcy.

Wyznaczenie daty przeglądu technicznego

Jak w praktyce określić termin przeglądu? Zgodnie art. 12 § 3 i 5 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2012 r., poz. 749 ze zm.) daty tej nie wyznaczamy na zasadzie proporcji w dniach, czyli nie dodajemy 730 dni do daty dokonania ostatniego przeglądu. Wylicza się to prościej. Termin określony w miesiącu kończy się z upływem tego dnia w ostatnim miesiącu, który odpowiada początkowej dacie tego okresu. Na przykład jeśli pierwszy przegląd był 27 listopada 2012 r., to następny musi być dokonany najpóźniej 27 listopada 2014 r. Jeśli w wyznaczonym terminie przeglądu wypada dzień wolny od pracy, data przeglądu przypada na najbliższy dzień pracujący. Natomiast gdy nie ma w roku dnia, w którym przypada termin przeglądu technicznego, obowiązuje nas ostatni dzień danego miesiąca. Na przykład jeśli data wymaganego przeglądu to 29 lutego 2014 r., należy oddać kasę fiskalną do serwisu 28 lutego 2014 r., ponieważ rok 2014 nie jest rokiem przestępnym.

Częściej niż co 2 lata

Konstrukcja przepisu § 33 ust. 1 rozporządzenia wskazuje, iż obowiązkowy przegląd techniczny może być wykonywany częściej niż co 2 lata. Podatnik może uznać, że wcześniejsze zgłoszenie kasy fiskalnej do przeglądu będzie praktyczniejsze ze względu na przykład na zaplanowany urlop. Zmiana terminu obowiązkowego przeglądu technicznego następuje również w przypadku, gdy serwis wymienia moduł pamięci naszej kasy fiskalnej. Taka wymiana jest konieczna na przykład gdy pamięć się zapełni lub moduł z jakichś przyczyn zostanie uszkodzony. Zgodnie z § 33 ust. 2 rozporządzenia w takim przypadku kolejny termin przeglądu technicznego liczymy od dnia fiskalizacji nowego modułu. Urządzenie fiskalne musi też zostać poddane obowiązkowemu przeglądowi technicznemu w przypadku odzyskania kasy po jej utraceniu, na przykład w wyniku kradzieży. Regulacja ta zawarta jest w § 17 ust. 2 pkt 2 rozporządzenia. Ponowne ewidencjonowanie obrotu w takiej sytuacji może nastąpić najwcześniej następnego dnia po dokonaniu przeglądu.

Czytany 30994 razy Ostatnio zmieniany piątek, 14 marzec 2014 10:27

Artykuły powiązane

  • Kasy fiskalne 2013: Od 1 kwietnia 2013 r. zmiany dotyczące serwisowania Kasy fiskalne 2013: Od 1 kwietnia 2013 r. zmiany dotyczące serwisowania

    Liczne zmiany wprowadzone przez rozporządzenie z dnia 14 marca 2013 r. w sprawie kas rejestrujących objęły nie tylko podatników będących użytkownikami tych urządzeń, ale też serwisy fiskalne.

  • Kasy fiskalne 2013: Od 1 kwietnia 2013 nowe przepisy dot. przeglądów technicznych Kasy fiskalne 2013: Od 1 kwietnia 2013 nowe przepisy dot. przeglądów technicznych

    Nowe przepisy obowiązujące od 1 kwietnia 2013 roku wprowadzają istotne zmiany dotyczące obowiązkowych przeglądów technicznych. Dalej jest to ważny obowiązek właściciela kasy fiskalnej, jednak resort finansów zdecydował się na wprowadzenie pewnych ułatwień. Pojawił się też dodatkowy obowiązek.

  • Nowe wymogi dla serwisu fiskalnego od 1 kwietnia 2013 roku Nowe wymogi dla serwisu fiskalnego od 1 kwietnia 2013 roku

    Rozporządzenie w sprawie kas, które wejdzie w życie 1 kwietnia 2013 roku, wprowadzonymi zmianami obejmie nie tylko podatników użytkujących urządzenia rejestrujące, ale też serwisy kas fiskalnych. Zmienią się wymogi dla osób prowadzących serwis. Zostaną też uregulowane kwestie niektórych obowiązków serwisanta oraz pojawią się nowe wzory legitymacji.

  • Nowe przeglądy techniczne kas fiskalnych od 1 kwietnia 2013 roku Nowe przeglądy techniczne kas fiskalnych od 1 kwietnia 2013 roku

    Zmiany, które wejdą w życie 1 kwietnia 2013 roku, z jednej strony ułatwią podatnikom dokonywanie okresowych przeglądów technicznych kasy fiskalnej, a z drugiej wprowadzają dodatkowe obowiązki. Nowe regulacje obejmą nie tylko samych podatników, ale też podmioty prowadzące serwisy kas fiskalnych.

  • Ulga - jak ją odebrać ? Ulga - jak ją odebrać ?

    Kiedy i jak odliczyć ulgę na zakup kasy fiskalnej?

    Zgodnie z art. 111 ust. 4 ustawy o VAT każdy podatnik, który rozpoczął ewidencjonowanie sprzedaży za pomocą kasy fiskalnej i dopełnił wszystkich formalności, ma prawo do odliczenia ulgi w wysokości 90% wartości tej kasy. W przypadku droższych urządzeń ulga ta może wynosić maksymalnie 700 zł. Wielu podatników zastanawia się, kiedy w praktyce można odliczyć kwotę ulgi. Kwestia ta nie została określona we wspomnianej ustawie. Zasady odliczania kwoty wydatkowanej na zakup kasy fiskalnej zostały określone na mocy delegacji ustawowej  w § 3 rozporządzenia Ministra Finansów z 27 grudnia 2010 r. w sprawie odliczania i zwrotu kwot wydatkowanych na zakup kas rejestrujących (Dz.U. z 30 grudnia 2010 r., nr 257, poz. 1733).

    Bez ograniczeń czasowych

    Zgodnie z § 3 ust. 1 rozporządzenia odliczenie ulgi, która przysługuje podatnikowi z tytułu zakupu kasy fiskalnej lub kilku kas, może być dokonane w rozliczeniu podatku VAT za okres rozliczeniowy, w którym kasa fiskalna została zainstalowana, a tym samym rozpoczęto ewidencjonowanie, lub w kolejnych okresach. W praktyce można odliczyć ulgę za zakup kasy fiskalnej w dowolnym momencie, ponieważ przepisy nie określają końcowego terminu, po którym podatnik traci prawo do zwrotu. Nawet jeśli przykładowo zakupiliśmy kasę fiskalną w czerwcu 2010 roku, a jeszcze nie rozliczyliśmy ulgi, możemy to zrobić pod koniec roku 2013, a nawet w 2014.

    Sposób odliczenia ulgi

    Kolejne pytanie, jakie może się nasunąć właścicielowi kasy fiskalnej, to sposób odliczenia ulgi. Zależy on od tego, jak w danym okresie rozliczeniowym kształtują się proporcje podatku należnego i podatku naliczonego. Jeśli podatek należny jest wyższy od podatku naliczonego, czyli występuje podatek do zapłaty, zgodnie z § 3 ust. 2 rozporządzenia kwota odliczenia z tytułu zakupu kasy fiskalnej nie może być wyższa niż kwota nadwyżki podatku należnego. Z kolei w przypadku wystąpienia sytuacji odwrotnej – gdy kwota podatku naliczonego jest wyższa niż kwota podatku należnego, podatnik zgodnie z § 3 ust. 3 rozporządzenia może odliczyć część ulgi z tytułu nabycia kasy fiskalnej. W zależności od tego, czy właściciel kasy rejestrującej rozlicza się miesięcznie, czy kwartalnie, kwota odliczenia nie może przekraczać odpowiednio 25% i 50% całościowej kwoty zwrotu. Maksymalna kwota zwrotu w przypadku rozliczania miesięcznego wynosi 175 zł, czyli 25% z 700 zł, a kwartalnego 350 zł, czyli 50% z 700 zł. Przepis § 3 ust. 4 rozporządzenia określa sposób odliczania ulgi dla podatników rozliczających się w formie ryczałtu, o którym mowa w art. 114 ustawy o VAT. W takim przypadku kwota odliczenia nie może przekraczać kwoty, która zasadniczo powinna zostać wpłacona do urzędu skarbowego. Dotyczy to na przykład podatników świadczących usługi przewozu osób i bagażu taksówkami, którzy rozliczają się na zasadzie ryczałtu.

    Zwrot na rachunek bankowy

    Inaczej odliczają ulgę właściciele kas, o których mowa w art. 111 ust. 5 ustawy o VAT - podatnicy zwolnieni z VAT. Takie osoby składają w urzędzie skarbowym „Wniosek o zwrot kwoty wydatkowanej na zakup kasy rejestrującej”. Zgodnie z § 4 ust. 2 rozporządzenia w sprawie odliczeń wniosek taki powinien zawierać następujące dane:

    • Imię i nazwisko lub nazwę podatnika
    • Adres
    • Numer NIP
    • W przypadku taksówkarzy: Numer licencji na wykonywanie transportu drogowego taksówką oraz numer boczny i numer rejestracyjny taksówki, w której zainstalowano kasę

    Do prawidłowo wypełnionego wniosku zgodnie z § 4 ust. 3 rozporządzenia należy dołączyć następujące dokumenty:

    • Dane serwisu, który dokonywał fiskalizacji urządzenia rejestrującego
    • Oryginał faktury za zakup kasy oraz dowód wpłaty całości należności
    • Informację o numerze rachunku bankowego lub rachunku w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, na który ma zostać dokonany zwrot
    • W przypadku taksówkarzy: Fotokopię świadectwa legalizacji ponownej taksometru współpracującego z kasą fiskalną

    Urząd skarbowy ma 25 dni na wykonanie przelewu zwroty za kasę fiskalną. Termin ten liczy się od dnia złożenia wniosku.

    Dopełnienie formalności

    Należy również pamiętać, że zgodnie z § 2 rozporządzenia otrzymanie ulgi z tytułu zakupu kasy fiskalnej jest możliwe tylko po dopełnieniu przez podatnika odpowiednich formalności. Najważniejszym dokumentem jest „Zawiadomienie o liczbie kas rejestrujących i miejscu (adresie) ich używania”, które należy złożyć w urzędzie skarbowym jeszcze przed rozpoczęciem ewidencjonowania. W przypadku wprowadzenia tylko jednej kasy może to być „Zgłoszenie o miejscu instalacji kasy rejestrującej”. Właściciel kasy musi też posiadać dowód uiszczenia całej zapłaty za kasę fiskalną. Równie ważne jest terminowe rozpoczęcie ewidencjonowania przy pomocy kasy, która odpowiada wymogom z art. 111 ust. 6a ustawy o VAT oraz wskazanym przez ustawodawcę kryteriom i warunkom technicznym.

    Rozliczanie z ulgi przez podatnika zwolnionego z VAT w 2013 r.

    Każdy właściciel nowej kasy fiskalnej, który dopełnił wszystkich formalności, ma prawo do otrzymania ulgi na zakup kasy w wysokości 90% jej wartości lub 700 zł. Wynika to wprost z art. 111 ust. 4 ustawy o VAT i dotyczy także tych podatników, którzy korzystają ze zwolnienia z VAT. Jak w praktyce się to odbywa i w jaki sposób należy prawidłowo wypełnić stosowny wniosek?

    Przelew na konto

    Na sposób odliczania ulgi z tytułu zakupu kasy fiskalnej przez podatnika zwolnionego z VAT wskazuje art. 111 ust. 5 ustawy o VAT oraz § 4 rozporządzenia w sprawie zwolnień. W myśl tych przepisów właściciele kas rejestrujących, którzy wykonują wyłącznie czynności zwolnione z podatku VAT lub korzystają z prawa do zwolnienia podmiotowego, otrzymują omawiany zwrot na rachunek bankowy. Wcześniej muszą oni wypełnić „Wniosek o zwrot kwoty wydatkowanej na zakup kasy rejestrującej”. Bank wskazany przez wnioskodawcę musi mieć siedzibę na terytorium kraju. Jeśli podatnik jest członkiem spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej, zwrot może być wysłany właśnie na to konto. Urząd skarbowy ma 25 dni na przelanie odpowiedniej kwoty na rachunek podatnika, termin ten liczymy od dnia przyjęcia wniosku.

    Dane zawarte we wniosku

    Zgodnie z § 4 ust. 2 rozporządzenia w sprawie odliczeń wniosek o wypłatę należnej ulgi za zakup kasy fiskalnej musi zawierać określone dane:

    • Imię i nazwisko lub nazwę podatnika
    •  Adres podatnika lub firmy
    • Numer Identyfikacji Podatkowej podatnika
    • W przypadku taksówkarzy wniosek dodatkowo powinien zawierać numer licencji na wykonywanie transportu drogowego taksówką oraz numer rejestracyjny i numer boczny taksówki, w której użytkowana jest kasa fiskalna.

    Załączniki do wniosku

    W myśl § 4 ust. 3 rozporządzenia do wniosku o przyznanie ulgi na zakup kasy fiskalnej należy dołączyć stosowne dokumenty:

    • Dokument potwierdzający całościową zapłatę za kasę fiskalną i oryginał faktury
    •  Imię i nazwisko osoby lub nazwę firmy, która jako serwis kas fiskalnych dokonała fiskalizacji
    • Numer rachunku bankowego lub rachunku w kasie oszczędnościowo-kredytowej, na który będzie dokonywany zwrot.
    • W przypadku taksówkarzy konieczne jest również dołączenie fotokopii legalizacji taksometru współpracującego z kasą fiskalną zainstalowaną w taksówce. Z ulgi mogą skorzystać także właściciele kas fabrycznie zintegrowanych z taksometrem. Kasy fiskalne tego typu w przeszłości były objęte potwierdzeniem Ministra Finansów.

    Warunki do otrzymania ulgi

    Przypomnijmy, jakie warunki musi spełnić podatnik, aby wnioskować o otrzymanie ulgi z tytułu zakupu kasy fiskalnej. Zostały one wymienione w § 2 rozporządzenia. Przede wszystkim jeszcze przed fiskalizacją musi złożyć w urzędzie skarbowym zawiadomienie o liczbie kas rejestrujących i miejscu i użytkowania. Ponadto rozpoczęcie ewidencjonowania musi odbyć się w wyznaczonych terminach – dokonanie tego po terminie skutkuje utratą prawa do odliczenia ulgi. W terminie 7 dni od fiskalizacji podatnik musi w urzędzie skarbowym złożyć zawiadomienie o miejscu instalacji kasy. Niezbędne jest też posiadanie oryginału faktury i dowodu zapłaty całości należności za kasę fiskalną.

    Jakie są skutki nie dokonania przeglądu technicznego  w terminie?

    Przegląd techniczny kasy fiskalnej to czynność, o którą podatnik powinien bardzo dbać. Zgodnie z § 14 ust. 1 pkt 4 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 marca 2013 roku w sprawie kas rejestrujących (Dz.U. z 15 marca 2013 r., poz. 363) to na użytkowniku kasy fiskalnej, nie na serwisancie, spoczywa obowiązek pilnowania tych terminów. Obecnie obowiązkiem podatnika jest zgłaszanie kas do przeglądów nie rzadziej niż co 2 lata, zgodnie z § 33 ust. 1 rozporządzenia. Termin ten nie dotyczy taksówkarzy, którzy podlegają pod odrębne przepisy. Dlaczego należy pilnować tych terminów? Chociażby dlatego, aby nie narazić się na kary za nieterminowość określone w art. 111 ust. 6 ustawy o VAT.

    Pożegnanie ze zwrotem

    W myśl wspomnianego przepisu ustawy o VAT podatnik, który w ciągu 3 lat od rozpoczęcia ewidencjonowania nie dokona w terminie obowiązkowego przeglądu technicznego kasy fiskalnej, zobowiązany jest do zwrotu otrzymanej ulgi na zakup urządzenia. W praktyce spóźniony podatnik musi oddać pobrany zwrot do 25. dnia miesiąca lub kwartału następującego po miesiącu lub kwartale, w którym powinien być dokonany przegląd.

    Przykład:
    Pan Janusz miał wyznaczony w książce serwisowej przegląd kasy fiskalnej na 16 października 2013 roku. Z powodu niedopilnowania terminu przez pana Janusza przegląd techniczny odbył się dopiero 3 grudnia 2013 roku. W związku z tym podatnik musi oddać pobrany zwrot urzędowi skarbowemu do 25 grudnia 2013 roku.

    W zależności od tego, ile kosztowała kasa fiskalna i jak wysoką kwotę zwrotu otrzymał podatnik, będzie on musiał zwrócić do urzędu nawet 700 zł. Jeśli w tym samym czasie skorzystał z ulgi na zakup większej liczby kas, kwota ta ulegnie powiększeniu.

    Spóźnienie z winy serwisanta

    W praktyce zdarza się także, że przegląd techniczny nie został wykonany terminowo nie z winy podatnika, lecz serwisanta. Sytuacja taka wystąpi, gdy właściciel kasy rejestrującej odda urządzenie do przeglądu w terminie, jednak sama czynność zostanie wykonana później. W takim przypadku podatnik nie ponosi winy za nieterminowy przegląd, a co za tym idzie nie musi oddawać pobranego zwrotu. Wina serwisanta musi być jednak dobrze udokumentowana. Warto zapobiegawczo dokonać na piśmie zgłoszenia kasy do przeglądu, z datą otrzymania przez uprawnionego serwisanta. Zgodnie z § 33 ust. 4 rozporządzenia w sprawie kas serwisant ma 5 dni na wykonanie przeglądu technicznego, licząc od dnia otrzymania zgłoszenia od podatnika. Jeśli właściciel kasy zgłosi ją do przeglądu przynajmniej na 5 dni przed obowiązującym terminem, nie musi obawiać się konsekwencji spóźnienia. Jeśli jednak zawiadomi serwis później (np. 4 dni przed terminem), a serwisant wykona przegląd w ciągu 5 dni, ale po obowiązującym podatnika terminie, osobą ponoszącą winę za spóźnienie będzie właściciel kasy fiskalnej. Warto zawiadamiać serwis odpowiednio wcześniej, aby uniknąć ewentualnych konsekwencji wynikających ze spóźnienia z przeglądem technicznym.

    Nie oszczędzaj na przeglądzie

    Spóźnienie z przeglądem kasy fiskalnej nie skutkuje karą grzywny czy mandatem. Jednak utrata prawa do ulgi z tytułu zakupu kasy fiskalnej i konieczność zwrotu tych pieniędzy to dotkliwa konsekwencja finansowa. Warto dbać o przestrzeganie obowiązujących terminów oraz o właściwe użytkowanie kasy. Przegląd techniczny dokonywany przez uprawnionego przedstawiciel serwisu gwarantuje poprawne działalnie urządzenia fiskalnego. Choć w praktyce musimy wydać na tę usługę 100 – 200 zł za każdą kasę, jest to zdecydowanie mniejsza kwota niż gdyby przyszło nam zwrócić 700 zł pobranej ulgi. Niektóre nowoczesne kasy i drukarki fiskalne posiadają funkcję przypomnienia o terminie przeglądu technicznego. Nawet jeśli nasze urządzenie nie ma takiej możliwości, warto zaznaczyć tę datę w widocznym miejscu.