Nazwa towaru lub usługi

Istotna zmiana wprowadzona w rozporządzeniu z 14 marca 2013 roku w sprawie kas rejestrujących dotyczy nazwy towaru lub usługi drukowanej na paragonie fiskalnym. Dane, które powinien zawierać paragon, zostały określone w § 8 ust. 1 rozporządzenia. Wymieniono tam między innymi w punkcie 6: nazwę towaru lub usługi pozwalającą na jednoznaczną ich identyfikację. W istocie nie jest to żadna rewolucyjna zmiana, lecz doprecyzowanie już istniejącego przepisu.

Zmiany w stanowisku Ministerstwa

Przepis nakładający na podatników konieczność wprowadzenia precyzyjnych nazw towarów i usług wzbudził wiele kontrowersji. Ministerstwo Finansów kilka razy zmieniało swoje stanowisko w sprawie sposobu konstruowania nazw pozycji sprzedażowych. Początkowo wymagano, aby dla każdej jednostki różniącej się ceną od innych programowano odrębną nazwę. Mimo iż resort zapewniał, że nie trzeba wymieniać stosowanych urządzeń fiskalnych na nowe, konsekwencją dostosowania się do przepisu § 8 ust. 1 pkt. 6 rozporządzenia dla wielu podatników byłaby właśnie taka wymiana - wiele kas bowiem nie miałoby technicznej możliwości dodania wielu nowych nazw ze względu na niewielką bazę towarową PLU. Inne z kolei miały niewystarczającą liczbę znaków w nazwie towaru, przez co nie można było zaprogramować nazw dłuższych, bardziej szczegółowych.

Ostatecznie we wrześniu 2013 roku resort finansów opublikował wyjaśnienie bardzo korzystne dla podatników. Przyjrzyjmy się zatem, jak według najnowszych wytycznych należy konstruować nazwy towarów i usług programowane w pamięci kasy fiskalnej.

Jednoznaczna, czyli jaka?

Nazwa towaru lub usługi to wyraz lub połączenie wyrazów - również w skrótach - odnoszące się do towaru lub usługi z oferty podatnika. Nazwa ta powinna być skonstruowana w taki sposób, aby zarówno konsument, jak i pracownik ewentualnej kontroli nie mieli wątpliwości, z jakim towarem lub z jaką usługą mają do czynienia.

Zasadniczo nazwa towaru lub usługi powinna spełniać dwie funkcje: kontrolną i informacyjną. Oznacza to, iż nazwa taka powinna przede wszystkim:
•    Umożliwiać organowi podatkowemu weryfikację prawidłowości zastosowanej stawki podatku
•    Zapewnić kupującemu możliwość kontroli zakupów

Ministerstwo Finansów nie określiło jednak katalogu nazw, które podatnik może stosować. Właściciel kasy fiskalnej sam tworzy nazwy, uwzględniając przy tym specyfikę swojej działalności oraz rodzaj asortymentu. Dopuszczalne jest stosowanie jednej nazwy dla dwóch lub więcej produktów o różnych cenach. Niedopuszczalne jest jednak stosowanie nazw grup towarowych, takich jak np. „warzywa/owoce”, „nabiał”, „pieczywo” czy „usługa fryzjerska”. Podatnicy, którzy do tej pory mieli wprowadzone w pamięci swoich kas takie nazwy, muszą przeprogramować urządzenia najpóźniej do 30 września 2013 roku. Nazwa musi konkretnie wskazywać na dany towar lub usługę, np. „papryka”, „ziemniaki”, „kiwi”, „twaróg”, „ser żółty”, „chleb”, „strzyżenie”, „farbowanie włosów”. Warto przy tym podkreślić, że stosowanie nazw grup towarowych było uznawane przez organy podatkowe za nieprawidłowe także przed 1 kwietnia 2013 roku.

Zastosowanie jednej nazwy dla dwóch lub więcej towarów lub usług jest możliwe tylko dla jednostek o takiej samej stawce podatkowej. Towary lub usługi o różnych stawkach VAT powinny mieć przyporządkowane różne nazwy. Taka sytuacja ma miejsce np. w przypadku pomidorów na gałązce (stawka 5%) i pomidorów suszonych (stawka 8%) lub chleba z terminem przydatności do spożycia nie dłuższym niż 14 dni (stawka 5%) i chleba z przedłużonym terminem przydatności do spożycia (stawka 8%).

Zgodnie z zawartymi w § 35 - 37 rozporządzenia przepisami przejściowymi podatnicy, którzy do tej pory stosowali nazwy niespełniające wymogu jednoznaczności, np. nazwy grup towarowych, czas na przeprogramowanie swoich kas mają do 30 września 2013 roku. Najnowsze wyjaśnienie Ministerstwa nie wskazuje na konieczność „odpowiedniego” stosowania przepisów § 8 ust. 1 pkt. 6 rozporządzenia, które polega na dostosowaniu szczegółowości nazewnictwa do możliwości technicznych użytkowanej kasy fiskalnej. Ta część wcześniejszego wyjaśnienia - z sierpnia 2013 roku - wzbudzała w podatnikach pewne wątpliwości, gdyż wytyczne nie były do końca jasne. Ostateczne wyjaśnienie nie wspomina jednak o konieczności dostosowania szczegółowości nazewnictwa do możliwości kasy, co oznacza, iż parametry techniczne urządzenia nie mają żadnego wpływu na to, jak bardzo szczegółowe powinny być stosowane nazwy towarów i usług.

Należy pamiętać, że zgodnie z § 14 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia jednym z podstawowych obowiązków podatnika jest bieżąca weryfikacja poprawności pracy kasy, w tym w szczególności poprawności zaprogramowania nazw towarów i usług, a także wartości stawek podatkowych.
Po 1 kwietnia 2013 roku dalej można używać różnych skrótów w nazwach towarów i usług. Zgodnie z zasadą, którą kierował się ustawodawca wprowadzając powyższą regulację, skróty te powinny być przejrzyste dla konsumenta. Podatnik musi dołożyć wszelkich starań, aby sposób zaprogramowania jego kasy fiskalnej spełniał ten wymóg.