Czym jest KSeF?

Krajowy System e-Faktur to prowadzony przez Krajową Administrację Skarbową system teleinformatyczny służących do wystawiania, przekazywania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych. To szczególny rodzaj faktury elektronicznej, która odpowiada wymogom strukturalnym określonym przez ustawodawcę.

Wprowadzenie obowiązkowego KSeF to duża rewolucja dla polskich podatników. Celem tej zmiany jest uproszczenie i zautomatyzowanie kontroli skarbowej, a co za tym idzie szybsze wykrywanie poważnych nadużyć. Jednak wdrożenie tego rozwiązania docelowo przyniesie też korzyści samym przedsiębiorcom: proces wymiany faktur ma być sprawniejszy, a ich przetwarzanie – sprawniejsze. Dodatkowo w zasadzie zniknie  obowiązek archiwizowania dokumentów, ponieważ wszystkie będą przechowywane w formie cyfrowej.

Obowiązkowy KSeF – od kiedy wchodzi w życie?

Krajowy System e-Faktur działa już od 2022 r. Do tej pory podatnicy mogą z niego korzystać dobrowolnie. Jednak już od początku istniały plany wprowadzenia obowiązku korzystania z KSeF – docelowo bowiem faktura ustrukturyzowana ma stać się standardem w polskich firmach. Terminy obowiązkowego KSeF były kilkakrotnie przesuwane, m.in. ze względu na wykrycie krytycznych błędów w systemie. Rząd intensywnie pracuje jednak nad tym, by nowe przepisy zostały wprowadzone jak najszybciej.

Ministerstwo Finansów podało nowy harmonogram wdrażania obowiązkowego KSeF. Od kiedy przedsiębiorcy będą musieli rozpocząć korzystanie z Krajowego Systemu e-Faktur?

• 1 lutego 2026 r. – podatnicy, których wartość sprzedaży w 2024 roku przekroczyła 200 mln zł brutto,
• 1 kwietnia 2026 r. – pozostali przedsiębiorcy.

Do wprowadzenia obowiązkowego KSeF można przygotować się już teraz.

Certyfikat wystawcy faktury i Aplikacja Podatnika

Choć KSeF obowiązkowo ma wejść w życie dopiero od 2026 r., już od 1 listopada 2025 r. podatnicy mogą:

Korzystać z wersji testowej Aplikacji Podatnika KSeF 2.0. To narzędzie, dzięki któremu przedsiębiorcy mogą zapoznać się z funkcjonalnościami systemu KSeF. Pozwala na wystawianie, odbieranie i przeglądanie faktur ustrukturyzowanych, przeprowadzanie testów, a w razie potrzeby zgłoszenia problemów w systemie. Wersja 2.0 została wzbogacona m.in. o tryb „offline24”.

Ubiegać się o certyfikat wystawcy faktur. Certyfikaty wystawiane przez Ministerstwo Finansów dają pewność bezpieczeństwa i ciągłości procesu fakturowania. Takie imienne dokumenty umożliwiają uwierzytelnienie się w systemie – są niezbędne do wystawiania dokumentów w trybie „offline24”, a także w razie niedostępności lub awarii KSeF. Szczegóły w tym zakresie mają zostać podane w czerwcu 2025 r.

Dodatkowo, już od 1 stycznia 2026 r. będzie można składać zgłoszenia o zamiarze wystawiania i przesyłania dokumentów do Krajowego Systemu e-Faktur.

Jak już teraz przygotować się do KSeF? Warto przede wszystkim wybrać oprogramowanie do faktur przystosowane do nowych wymogów ustawodawcy. Systemy InsERT są na bieżąco aktualizowane. Dzięki temu ich użytkownicy mają pewność, że w odpowiednim czasie będą gotowy na obowiązkowe korzystanie z ogólnopolskiego systemu.

Zobacz też: Nowe wymogi dotyczące raportowania danych w JPK CIT