Obowiązkowa cyfryzacja obejmuje coraz szerszy zakres czynności wykonywanych przez polskich przedsiębiorców. Dodatkowo rośnie liczba wymogów formalnych pozwalających organom skarbowym na lepszą kontrolę prawidłowości transakcji i rozliczeń. W 2026 r. KPiR elektronicznie mają prowadzić podmioty korzystające z uproszczonej księgowości.

 

KPiR elektronicznie – nowy projekt rozporządzenia

Nowe rozporządzenie dotyczące prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (KPiR) ma wejść w życie 1 stycznia 2026 roku. Wprowadza ono obowiązek prowadzenia KPiR wyłącznie w formie elektronicznej, a także przesyłania danych z ksiąg do urzędu skarbowego w terminie złożenia zeznania rocznego PIT.

Rozporządzenie przewiduje zwolnienie z prowadzenia KPiR elektronicznie dla niektórych podatników. Ma ono objąć m.in. duchownych, którzy zrezygnowali z opodatkowania ryczałtem oraz osoby prowadzące działalność na podstawie umów agencyjnych.

 

Pozostałe zmiany

Obowiązek prowadzenie KPiR elektronicznie to nie jedyna zmiana, która ma zostać wprowadzona mocą nowego rozporządzenia. Projekt przewiduje także:

Koniec indywidualnych zwolnień na wniosek – obecne przepisy dają możliwość stosowania wyłączenia z obowiązków wynikających z rozporządzenia na wniosek podatnika. W nowym akcie prawnym nie ma już takich regulacji.

Koniec uproszczeń dla rolników – osiągający niskie dochody rolnicy już nie będą korzystać z uproszczonego wzoru księgi.

Brak miejsca przechowywania księgi i dowodów księgowych – w projekcie zrezygnowano z wymogu precyzowania miejsca archiwizacji dokumentów, choć dalej będzie obowiązek ich przechowywania (na podstawie Ordynacji podatkowej).

Likwidacja możliwości dokumentowania niektórych zakupów paragonem – części wydatków (np. na środki czystości) nie będzie już można dokumentować paragonami bez numeru NIP nabywcy. Trzeba będzie poprosić o fakturę lub fakturę uproszczoną. Od zasady tej mają być wyjątki, np. dla zakupu paliwa za granicą.

Ograniczenie powtórzeń definicji - projekt rozporządzenia nie powiela definicji z ustawy o PIT (np. przychodu czy środka trwałego). Za to pojawia się zmodyfikowana definicja biura rachunkowego.

Jednolite terminy ewidencjonowania – po wejściu w życie nowych przepisów wszystkie wpisy przychodów i kosztów będzie trzeba wykonać do 20. dnia miesiąca następującego po miesiącu, którego dotyczą.

Paragon wraz z fakturą – przepisy zostaną dostosowane do ustawy o VAT, która przewiduje konieczność przechowywania paragonów wraz z fakturami z kas fiskalnych.

Nowy sposób korygowania raportów fiskalnych – konieczne będzie wystawienie osobnego dowodu wewnętrznego (obecnie korektę sporządza się na odwrocie raportu).

Nowe kolumny w KPiR – wzór z projektu zawiera m.in. kolumnę na numer faktury z KSeF i NIP nabywcy.

Ułatwienia dla podmiotów wielooddziałowych – nie będzie już obowiązku zakładania oddzielnych ksiąg dla każdego zakładu oraz dokumentowania przesunięć wewnętrznych.

Podpisywanie spisu z natury – konieczny ma być wyłącznie podpis właściciela (lub wspólników), a w księdze ujmowana będzie jedynie wartość ogólna spisu.

 

Jak przygotować się na zmiany?

Dla wielu podatników, szczególnie przedsiębiorców prowadzących działalność na małą skalę, nowy obowiązek prowadzenia KPiR elektronicznie może stanowić pewne obciążenie. Jak najlepiej się do tych zmian przygotować? Warto już teraz kupić praktyczne, dostosowane do potrzeb małej firmy oprogramowanie do prowadzenia KPiR elektronicznie. Systemy takie jak Rachmistrz nexo są wygodne i intuicyjne w obsłudze. Producent, firma InsERT, dba o bieżące dostosowywanie swoich programów do zmian w przepisach. Dzięki temu zyskujesz pewność prowadzenia ksiąg zgodnie z aktualnymi wymogami ustawodawcy.

Program do KPiR przyniesie firmie najwięcej korzyści, gdy zostanie umiejętnie wdrożony. Specjaliści BUCHCOM w Warszawie zapewniają zarówno dobór odpowiedniego systemu, jak i jego skuteczne wdrożenie oraz sprawne przeszkolenie pracowników. Warto pomyśleć o tym już teraz, gdy jest jeszcze sporo czasu na spokojne przygotowanie się do zmian w przepisach.

 

Zobacz też: Obowiązkowy KSeF – od kiedy? Termin już w 2026 r.