Zgodnie z przepisami obowiązkiem zakładu pracy jako płatnika jest obliczanie i pobieranie w ciągu roku zaliczki na podatek dochodowy od osób, które uzyskują od niego przychody ze stosunku pracy, stosunku służbowego, pracy nakładczej lub spółdzielczego stosunku pracy, a także wypłacane przez płatników zasiłki pieniężne z ubezpieczenia społecznego, a w przypadku spółdzielni pracy - wypłaty z tytułu udziału w nadwyżce bilansowej.
Przepis art. 32 ust. 3 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych wskazuje, iż zaliczkę taką zmniejsza się o kwotę stanowiącą 1/12 kwoty zmniejszającej podatek, określonej w pierwszym przedziale obowiązującej skali podatkowej. Aby płatnik mógł dokonać takiego zmniejszenia, konieczne jest złożenie przez pracownika oświadczenia PIT-2.
W roku 2014 kwota zmniejszająca podatek wynosi 556,02 zł.
1/12 tej kwoty to 46,33 zł.
Oznacza to, że w każdym miesiącu pracodawca pomniejszy potrącaną z wynagrodzenia pracownika zaliczkę na podatek o kwotę 46,33 zł.
Oświadczenie PIT-2 pracownik musi złożyć przed wypłatą pierwszego wynagrodzenia w roku podatkowym. Z reguły wypełnia je razem z innymi dokumentami dotyczącymi zatrudnienia. Oświadczenie to obowiązuje na dany rok podatkowy oraz na lata następne - jeśli stan faktyczny określony w oświadczeniu nie uległ zmianie, nie ma potrzeby składania go po raz kolejny na początku nowego roku podatkowego.
Oświadczenie PIT-2 może złożyć pracodawcy podatnik, który stwierdza, że tego właśnie płatnika wskazuje jako właściwego do stosowania zmniejszenia podatku oraz, że (wg art. 32 ust. 3 updof):
1) nie otrzymuje emerytury lub renty za pośrednictwem płatnika;
2) nie osiąga dochodów z tytułu członkostwa w rolniczej spółdzielni produkcyjnej lub innej spółdzielni zajmującej się produkcją rolną;
3) nie osiąga dochodów, od których jest obowiązany opłacać zaliczki na podstawie art. 44 ust. 3;
4) nie otrzymuje świadczeń pieniężnych wypłacanych z Funduszu Pracy lub z Funduszu Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych;
Podatnik uzyskujący przychody od pracodawcy ma jednak prawo do odwołania oświadczenia PIT-2 jeśli nie chce, aby zakład pracy stosował w jego przypadku zmniejszenie podatku. Pracownik nie ma obowiązku informowania o przyczynie rezygnacji. Przepisy nie wyznaczają również konkretnego terminu złożenia rezygnacji - pracownik może to zrobić w dowolnym momencie roku podatkowego.