22 644 08 44
Prowadzenie i przechowywanie dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników jest ważnym obowiązkiem każdego pracodawcy. Kwestie te zostały ściśle uregulowane przepisami. Informacje o tym, jakie dane osobowe pracodawca może pozyskiwać od pracowników i kandydatów do pracy, znajdują się w § 221 Kodeksu pracy. Nie jest to jednak jedyny akt prawny, który reguluje kwestię prowadzenia akt osobowych. Skonkretyzowane przepisy dotyczące prowadzenia akt osobowych znajdują się przede wszystkim w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28.05.1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz. U. z 1996 r. nr 62 poz. 286 ze zmianami).
Dnia 2 stycznia 2016 r. weszło w życie rozporządzenie zmieniające powyższe rozporządzenie. Jedynie zmodyfikowany wzór umowy o pracę, określony w załączniku nr 2 do znowelizowanego rozporządzenia, obowiązuje od 22 lutego 2016 r.
Zmiany zostały wprowadzone w § 6 ust. 2 pkt 2 rozporządzenia, w którym wymieniono dokumenty przechowywane w części B akt osobowych. Zmieniono brzmienie lit. h oraz dodano lit. hb:
§ 6. 1. Pracodawca zakłada i prowadzi oddzielne dla każdego pracownika akta osobowe.
2. Akta osobowe pracownika składają się z 3 części i obejmują:
(…)
2) w części B - dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika, w tym:
(...)
h) dokumenty związane z korzystaniem przez pracownika z urlopu macierzyńskiego, urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego, urlopu rodzicielskiego, urlopu ojcowskiego i urlopu wychowawczego,
(...)
hb) dokumenty związane z korzystaniem przez pracownika z urlopu bezpłatnego,
Prowadząc i przechowując akta osobowe, pracodawcy muszą pamiętać także o innych przepisach, m.in. ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (tekst jednolity Dz. U. z 2015 r. poz. 2135). Zarówno przepisy Kodeksu pracy, jak i innych aktów prawnych, na przestrzeni lat ulegały zmianom. Zakres danych osobowych, jakie pracodawca może pozyskiwać od pracowników lub kandydatów do pracy, raczej się zawęża niż rozszerza. W związku z tym wielu przedsiębiorców zastanawia się, czy powinni usunąć z akt osobowych dane pracowników lub kandydatów pozyskane w przeszłości, których zgodnie z aktualnymi przepisami nie powinno się wymagać. W sprawie tej wypowiedział się Generalny Inspektor Ochrony Danych Osobowych - w piśmie z 16 lipca 2015 r. wskazano, iż zakres danych gromadzonych w aktach osobowych powinien być zgodny z przepisami obowiązującymi w czasie ich pozyskiwania. Dane pozyskane w przeszłości zgodnie z ówczesnymi przepisami mają charakter archiwalny i takie powinny pozostać, jako dokumentujące spełnienie przez pracodawcę jego ustawowych obowiązków.
Kolejną kwestią nurtującą wielu pracodawców jest udostępnianie danych osobowych pracowników. Należy pamiętać, iż prawo pracownika do wglądu w dokumenty, które dotyczą jego zatrudnienia, przysługuje na mocy art. 51 ust. 3 i 4 Konstytucji Rzeczypospolitej Polskiej:
Art. 51
(...)
3. Każdy ma prawo dostępu do dotyczących go urzędowych dokumentów i zbiorów danych. Ograniczenie tego prawa może określić ustawa.
4. Każdy ma prawo do żądania sprostowania oraz usunięcia informacji nieprawdziwych, niepełnych lub zebranych w sposób sprzeczny z ustawą.
W razie odmowy udostępnienia akt osobowych przez pracodawcę, pracownik może złożyć skargę do Państwowej Inspekcji Pracy lub powództwo do sądu.
Udostępnienie akt osobowych osobom trzecim wymaga uprzedniego uzyskania pisemnej zgody pracownika. Ze względu na charakter pracy prawo do wglądu w takie dane przysługuje pracownikom komórek kadrowych - mają oni obowiązek zachować uzyskane informacje w tajemnicy, także po ustaniu zatrudnienia. Osoby mające dostęp do akt osobowych muszą uzyskać imienne upoważnienie od pracodawcy - określa się w nim zakres danych, do jakich taka osoba ma dostęp.
Obowiązkiem pracodawcy jest też sprawowanie kontroli nad tym, jakie dane osobowe, kiedy i przez kogo są wprowadzane do zbioru i komu przekazywane.
Zgodnie z art. 23 ust. 1 i 2 ustawy o ochronie danych osobowych, udostępnienie akt osobowych osobie trzeciej wymaga zgody pracownika, chyba że następuje na żądanie GIODO oraz wymiaru sprawiedliwości (policji, prokuratury i sądu), przedstawicieli organów kontroli i nadzoru nad warunkami pracy (PIP i SIP), jak również kontrolerów z urzędów pracy i ZUS. W przepisie tym czytamy:
Art. 23. 1. Przetwarzanie danych jest dopuszczalne tylko wtedy, gdy:
1) osoba, której dane dotyczą, wyrazi na to zgodę, chyba że chodzi o usunięcie dotyczących jej danych;
2) jest to niezbędne dla zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa;
Zgodnie z art. 51 § 1 ustawy o ochronie danych osobowych, w przypadku udostępnienia akt osobowych pracownika osobie nieuprawnionej pracodawca naraża się na karę grzywny, karę ograniczenia wolności lub nawet pozbawienia wolności do lat 2. Jeśli wskutek takiego działania u pracownika wystąpiłaby szkoda, pracodawca ponosi odpowiedzialność odszkodowawczą.
