sobota, 30 kwiecień 2016 19:32

Kodeks pracy: Jak prowadzić akta osobowe w 2016 r.

Oceń ten artykuł
(11 głosów)

Od 2 stycznia 2016 r. zmienił się zakres danych przechowywanych w części B akt osobowych. Rozporządzenie nowelizacyjne zmieniło też wzór umowy o pracę. Sprawdź, jak w 2016 r. prowadzić akta osobowe zgodnie z przepisami, czy trzeba usuwać dane pozyskiwane w przeszłości oraz kto może żądać udostępnienia akt osobowych pracownika.

 

Prowadzenie i przechowywanie dokumentacji zwiÄ…zanej ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników jest ważnym obowiÄ…zkiem każdego pracodawcy. Kwestie te zostaÅ‚y Å›ciÅ›le uregulowane przepisami. Informacje o tym, jakie dane osobowe pracodawca może pozyskiwać od pracowników i kandydatów do pracy, znajdujÄ… siÄ™ w § 221 Kodeksu pracy. Nie jest to jednak jedyny akt prawny, który reguluje kwestiÄ™ prowadzenia akt osobowych. Skonkretyzowane przepisy dotyczÄ…ce prowadzenia akt osobowych znajdujÄ… siÄ™ przede wszystkim w rozporzÄ…dzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28.05.1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach zwiÄ…zanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz. U. z 1996 r. nr 62 poz. 286 ze zmianami).

 

Dnia 2 stycznia 2016 r. weszło w życie rozporządzenie zmieniające powyższe rozporządzenie. Jedynie zmodyfikowany wzór umowy o pracę, określony w załączniku nr 2 do znowelizowanego rozporządzenia, obowiązuje od 22 lutego 2016 r.

Zmiany zostaÅ‚y wprowadzone w § 6 ust. 2 pkt 2 rozporzÄ…dzenia, w którym wymieniono dokumenty przechowywane w części B akt osobowych. Zmieniono brzmienie lit. h oraz dodano lit. hb:

§ 6. 1. Pracodawca zakÅ‚ada i prowadzi oddzielne dla każdego pracownika akta osobowe.

2. Akta osobowe pracownika skÅ‚adajÄ… siÄ™ z 3 części i obejmujÄ…:

(…)

2) w części B - dokumenty dotyczÄ…ce nawiÄ…zania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika, w tym:

(...)

h) dokumenty zwiÄ…zane z korzystaniem przez pracownika z urlopu macierzyÅ„skiego, urlopu na warunkach urlopu macierzyÅ„skiego, urlopu rodzicielskiego, urlopu ojcowskiego i urlopu wychowawczego,

(...)

hb) dokumenty zwiÄ…zane z korzystaniem przez pracownika z urlopu bezpÅ‚atnego,

 

ProwadzÄ…c i przechowujÄ…c akta osobowe, pracodawcy muszÄ… pamiÄ™tać także o innych przepisach, m.in. ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (tekst jednolity Dz. U. z 2015 r. poz. 2135). Zarówno przepisy Kodeksu pracy, jak i innych aktów prawnych, na przestrzeni lat ulegaÅ‚y zmianom. Zakres danych osobowych, jakie pracodawca może pozyskiwać od pracowników lub kandydatów do pracy, raczej siÄ™ zawęża niż rozszerza. W zwiÄ…zku z tym wielu przedsiÄ™biorców zastanawia siÄ™, czy powinni usunąć z akt osobowych dane pracowników lub kandydatów pozyskane w przeszÅ‚oÅ›ci, których zgodnie z aktualnymi przepisami nie powinno siÄ™ wymagać. W sprawie tej wypowiedziaÅ‚ siÄ™ Generalny Inspektor Ochrony Danych Osobowych - w piÅ›mie z 16 lipca 2015 r. wskazano, iż zakres danych gromadzonych w aktach osobowych powinien być zgodny z przepisami obowiÄ…zujÄ…cymi w czasie ich pozyskiwania.  Dane pozyskane w przeszÅ‚oÅ›ci zgodnie z ówczesnymi przepisami majÄ… charakter archiwalny i takie powinny pozostać, jako dokumentujÄ…ce speÅ‚nienie przez pracodawcÄ™ jego ustawowych obowiÄ…zków.

 

Kolejną kwestią nurtującą wielu pracodawców jest udostępnianie danych osobowych pracowników. Należy pamiętać, iż prawo pracownika do wglądu w dokumenty, które dotyczą jego zatrudnienia, przysługuje na mocy art. 51 ust. 3 i 4 Konstytucji Rzeczypospolitej Polskiej:

Art. 51

(...)

3. Każdy ma prawo dostępu do dotyczących go urzędowych dokumentów i zbiorów danych. Ograniczenie tego prawa może określić ustawa.

4. Każdy ma prawo do żądania sprostowania oraz usunięcia informacji nieprawdziwych, niepełnych lub zebranych w sposób sprzeczny z ustawą.

 

W razie odmowy udostępnienia akt osobowych przez pracodawcę, pracownik może złożyć skargę do Państwowej Inspekcji Pracy lub powództwo do sądu.

 

UdostÄ™pnienie akt osobowych osobom trzecim wymaga uprzedniego uzyskania pisemnej zgody pracownika.  Ze wzglÄ™du na charakter pracy prawo do wglÄ…du w takie dane przysÅ‚uguje pracownikom komórek kadrowych - majÄ… oni obowiÄ…zek zachować uzyskane informacje w tajemnicy, także po ustaniu zatrudnienia. Osoby majÄ…ce dostÄ™p do akt osobowych muszÄ… uzyskać imienne upoważnienie od pracodawcy - okreÅ›la siÄ™ w nim zakres danych, do jakich taka osoba ma dostÄ™p.

Obowiązkiem pracodawcy jest też sprawowanie kontroli nad tym, jakie dane osobowe, kiedy i przez kogo są wprowadzane do zbioru i komu przekazywane.

 

Zgodnie z art. 23 ust. 1 i 2 ustawy o ochronie danych osobowych, udostÄ™pnienie akt osobowych osobie trzeciej wymaga zgody pracownika, chyba że nastÄ™puje na żądanie GIODO oraz wymiaru sprawiedliwoÅ›ci (policji, prokuratury i sÄ…du), przedstawicieli organów kontroli i nadzoru nad warunkami pracy (PIP i SIP),  jak również kontrolerów z urzÄ™dów pracy i ZUS. W przepisie tym czytamy:

Art. 23. 1. Przetwarzanie danych jest dopuszczalne tylko wtedy, gdy:

1) osoba, której dane dotyczÄ…, wyrazi na to zgodÄ™, chyba że chodzi o usuniÄ™cie dotyczÄ…cych jej danych;

2) jest to niezbÄ™dne dla zrealizowania uprawnienia lub speÅ‚nienia obowiÄ…zku wynikajÄ…cego z przepisu prawa;

 

Zgodnie z art. 51 § 1 ustawy o ochronie danych osobowych, w przypadku udostępnienia akt osobowych pracownika osobie nieuprawnionej pracodawca naraża się na karę grzywny, karę ograniczenia wolności lub nawet pozbawienia wolności do lat 2. Jeśli wskutek takiego działania u pracownika wystąpiłaby szkoda, pracodawca ponosi odpowiedzialność odszkodowawczą.

Czytany 4927 razy Ostatnio zmieniany czwartek, 29 wrzesień 2016 09:52

Artykuły powiązane

  • Wniosek o wypÅ‚atÄ™ wynagrodzenia gotówkÄ… do rÄ…k pracownika w 2019 r. Wniosek o wypÅ‚atÄ™ wynagrodzenia gotówkÄ… do rÄ…k pracownika w 2019 r.

    Nowe przepisy określają zasadę, zgodnie z którą wynagrodzenie przekazywane jest na konto bankowe pracownika. Jeśli chce on otrzymywać wypłatę gotówką, musi złożyć odpowiedni wniosek. Sprawdź, do kiedy pracodawca musi poinformować swoich pracowników o nowym wymogu i ile czasu ma pracownik na przekazania wniosku o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych. Zobacz też wzór takiego dokumentu.

  • Nowy wzór Å›wiadectwa pracy od 1.01.2017 Nowy wzór Å›wiadectwa pracy od 1.01.2017

    Przepisy nowego rozporządzenia wymagają od pracodawców zawierania w wystawianych świadectwach pracy m.in. informacji o korzystaniu przez pracownika z uprawnień rodzicielskich – urlopu ojcowskiego, rodzicielskiego czy wychowawczego. Określono też nowy wzór świadectwa pracy. Sprawdź, jak wystawiać te dokumenty od 1 stycznia 2017 r.

  • Kodeks pracy: Jak wyliczyć wynagrodzenie za okres niewykonywania pracy w 2016 r. Kodeks pracy: Jak wyliczyć wynagrodzenie za okres niewykonywania pracy w 2016 r.

    Przepisy, które weszły w życie 22 lutego 2016 r. zmieniły zasady obliczania wynagrodzenia za okres niewykonywania pracy w przypadku, gdy pracownik w okresie wypowiedzenia został zwolniony z obowiązku świadczenia pracy lub pracownica w ciąży bądź karmiąca dziecko piersią została zwolniona z tego obowiązku. Sprawdź, jak zgodnie z nowymi zasadami wyliczyć wynagrodzenie pracownika w takich sytuacjach.