Co warto wiedzieć o kasie fiskalnej?

  1. Którą kasę fiskalną wybrać?
  2. Fiskalizacja kasy
  3. Jak odebrać ulgę 700 zł
  4. Przeglądy okresowe
  5. Likwidacja kasy
  6. Kasa w systemach sprzedaży
  7. Zmiana serwisu fiskalnego

Zastanawiasz się jaką kasę wybrać? Przygotowaliśmy dla Ciebie poradnik, z którego dowiesz się, jaka kasa fiskalna będzie odpowiednia dla Twojego biznesu. Dowiedz się: Jak wybrać kasy fiskalne dla lekarzy, prawników

Jak wybrać pierwszą kasę fiskalną?

W skrócie można powiedzieć, że fiskalizacja jest to wprowadzenie numeru NIP do pamięci fiskalnej kasy. Od tego momentu urządzenie przechodzi w trybie fiskalny, a wszystkie wprowadzone dane zapisują się w jego pamięci. Fiskalizacji dokonuje się raz i jest to czynność nieodwracalna. Właśnie dlatego warto wybrać dobry serwis - osoba, która dokona fiskalizacji, będzie serwisantem naszej kasy już do końca jej użytkowania. Zanim serwisant zafiskalizuje kasę, będziesz miał możliwość pobawienia się urządzeniem przez pewien czas w trybie testowym, aby zapoznać się z jego funkcjami i sposobem użytkowania. 

Co jeszcze muszę wiedzieć o fiskalizacji kasy?

Tobie też zakup kasy kojarzy się z dużym wydatkiem? Nie oszukujmy się, ponad 1000 zł jednorazowo to spora suma dla wielu przedsiębiorców. Na szczęście państwo zwraca nawet do 700 zł za każde takie urządzenie - wtedy koszt nie jest już tak odczuwalny. Ale uwaga - ulgę uzyskamy tylko przy rozpoczęciu ewidencjonowania, czyli przy zakupie pierwszej kasy lub drukarki fiskalnej. Oczywiście możemy wtedy kupić dwie albo trzy kasy, albo nawet więcej, i za każdą uzyskamy zwrot.

To naprawdę takie proste? Tak, jednak koniecznie musisz pamiętać o dopełnieniu formalności. Niezbędne jest złożenie zawiadomienia do urzędu skarbowego przed rozpoczęciem ewidencjonowania.

Nie przegap terminów! Jakich terminów? Dowiedz się więcej tutaj.

Jeśli masz kasę fiskalną, musisz dokonywać okresowych przeglądów technicznych. Obecnie zgodnie z przepisami należy to robić nie rzadziej niż co dwa lata. Przegląd techniczny wykonuje uprawniony serwisant. Sprawdza on m.in. nienaruszalność plomb, prawidłowość pracy kas fiskalnej, czytelność wydruku paragonu fiskalnego, stan pamięci technicznej, akumulatorów itd. Po takim przeglądzie sporządza odpowiedni zapis w książce kasy. Dlaczego dokonanie okresowego przeglądu technicznego w terminie jest tak ważne? Przede wszystkim ze względu na przepisy. Jeśli spóźnisz się z przeglądem w ciągu 3 lat od skorzystania z ulgi do 700 zł, będziesz musiał ją oddać. Jeśli kontrola wykryje brak przeglądu, może być na Ciebie nałożona kara. Poza tym prawidłowa praca Twojej kasy to dobra i sprawna obsługa klienta, a przecież na tym Ci zależy, prawda?

Przegląd kasy - o czym musisz pamiętać?

Kasa fiskalna, jak każde urządzenie, z czasem musi zakończyć swój żywot. Przyczyny są różne: wymieniamy kasę na nowszą, rezygnujemy ze sprzedaży detalicznej, a czasem też zamykamy działalność. Pamiętaj, że starej kasy czy drukarki fiskalnej nie można od tak oddać do elektrośmieci. Trzeba dopełnić formalności określonych w przepisach.
Konieczne jest dokonanie odczytu pamięci fiskalnej. Oczywiście nie musisz robić tego sam - czynności tej dokonuje uprawniony serwisant. Na odczycie musi być obecny również pracownik urzędu skarbowego, którego trzeba wcześniej powiadomić. Spisuje on odpowiedni protokół, do którego dołącza się raport rozliczeniowy z całego okresu pracy kasy.
Aby nie było zbyt prosto, procedura jest nieco inna w przypadku likwidacji pracy kasy, a inna w przypadku wymiany samego modułu fiskalnego. Chcesz wiedzieć więcej?

Jak zakończyć użytkowanie kasy - przeczytaj to koniecznie!

Systemy sprzedażowe to rozwiązanie dla tych, którzy chcą poprawić jakość obsługi klienta i usprawnić pracę kasjera. Taki system składa się z kasy lub drukarki fiskalnej oraz innych urządzeń, takich jak waga elektroniczna, czytnik kodów kreskowych, ekran dotykowy, komputer z oprogramowaniem sprzedażowym itp. Wszystkie te urządzenia współpracują ze sobą, dzięki czemu sprzedaż jest o wiele łatwiejsza i szybsza. Kluczem do sukcesu jest takie dobranie każdego z urządzeń, aby wszystkie razem stworzyły najlepsze możliwe połączenie. Inny system sprzedażowy będzie optymalny dla hotelu, inny dla marketu, jeszcze inny dla punktu gastronomicznego czy usługowego. Zaraz po kasie fiskalnej najważniejszym elementem jest oprogramowanie - czy będzie proste i funkcjonalne, czy rozbudowane, z wieloma możliwościami?
Na szczęście nie jesteś zdany tylko na siebie - o wybór najlepszego systemu sprzedażowego dla Ciebie najlepiej zapytaj specjalistę.

Więcej o systemach sprzedaży

Jak zmienić serwis fiskalny? Czy to możliwe? Tak - serwis fiskalny można zmienić, mimo iż z zasady przysługuje nam on od fiskalizacji po likwidację kasy. Jeśli chcesz zmienić serwis fiskalny, musisz złożyć wniosek do producenta lub importera swojego urządzenia i uiścić opłatę. We wniosku należy podać przyczynę zmiany. Pamiętaj, że producent czy importer (zwany w przepisach serwisem głównym) nie może odmówić zgody na zmianę serwisu, jeśli warunki cenowe i miejsce świadczenia usług serwisowych nowego serwisu są dla Ciebie jako użytkownika korzystniejsze. Jeśli więc znalazłeś tańszy i lepszy serwis fiskalny - możesz zrezygnować z usług swojego „starego” serwisu. O zmianie będziesz też musiał poinformować urząd skarbowy.

Zaufany serwis fiskalny - gdzie go szukać? Czytaj tutaj.