Stosowanie kas fiskalnych w 2013 roku

Obowiązek zarejestrowania i użytkowania kasy fiskalnej bądź drukarki fiskalnej zasadniczo spoczywa na każdym podatniku, który prowadzi sprzedaż towarów bądź usług dla osób fizycznych nie prowadzących działalności gospodarczej i rolników ryczałtowych. Zasada ta wynika wprost z art. 111 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (ustawa o VAT). Minister Finansów został jednak uprawniony do wprowadzenia czasowych zwolnień z tego obowiązku dla niektórych grup podatników i niektórych czynności. Zmiany wprowadzone na początku 2013 roku miały na celu ograniczenie zakresu obowiązujących zwolnień. Wciąż jednak spora grupa podatników nie ma obowiązku instalacji kasy fiskalnej. Prześledźmy zatem, kto w 2013 roku musi mieć kasę fiskalną, a kto nie.

Zwolnienia podmiotowe - ze względu na niskie obroty

Zgodnie z § 3 ust. 1 pkt 1 i 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29 listopada 2012 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących (Dz. U. poz. 1382) podatnik, którego roczny obrót w roku podatkowym przekroczy 20.000 zł, ma obowiązek rozpocząć ewidencjonowanie sprzedaży za pomocą kasy fiskalnej. Dotyczy to również podatników, który przekroczyli limit 20.000 zł w roku 2012, nawet jeśli nie osiągnęli wtedy obowiązującego ówcześnie limitu 40.000 zł.

W przypadku podatników rozpoczynających sprzedaż dla klientów będących osobami prywatnymi limit oblicza się proporcjonalnie do liczby miesięcy wykonywania tej działalności. Należy przy tym podkreślić, że § 3 ust. 1 pkt 2 odnosi się nie do podatników otwierających działalność gospodarczą, lecz do rozpoczynających sprzedaż dla klientów detalicznych. W praktyce okres rozpoczęcia tych czynności może się pokrywać, jednak moment rozpoczęcia wyliczania limitu proporcjonalnego zawsze liczymy od miesiąca rozpoczęcia sprzedaży, o której mowa w art. 111 ust. 1 ustawy o VAT.
Zgodnie z zapisanym w § 7 ust. 2 ww. rozporządzenia przepisem przejściowym, podatnikom, którzy rozpoczęli sprzedaż dla osób fizycznych nie prowadzących działalności gospodarczej i rolników ryczałtowych przed 1 stycznia 2013 roku przysługuje limit 20.000 zł niezależnie od tego, w jakim miesiącu rozpoczęli prowadzenie takiej sprzedaży.

Uwaga! Limity uprawniające do korzystania ze zwolnienia podmiotowego podawane są w kwocie netto. Zatem do wyliczenia łącznego obrotu podatnika również należy zastosować wartości bez podatku. W rozporządzeniu z 29 listopada 2012 roku ani w ustawie o VAT nie ma o tym żadnej wzmianki, jednak wynika to z wytycznych Ministerstwa Finansów.

Jako ciekawostkę warto dodać, że ustawodawca planuje wprowadzenie od 1 stycznia 2014 roku nowego art. 111 ust. 1a w ustawie o VAT. Przepis ten będzie wyraźnie wskazywał, że obrót wykazywany w ewidencji prowadzonej przy zastosowaniu kasy fiskalnej należy określać w kwocie netto.

Sprzedaż jednorazowa i sezonowa

W praktyce niektóre sytuacje wzbudzają u podatników wątpliwości interpretacyjne. Jedną z takich kwestii jest tak zwana sprzedaż jednorazowa. Zgodnie z interpretacją Ministra Finansów z dnia 29 marca 2013 roku podatnik, który dokonał jednorazowej sprzedaży dla osoby prywatnej - nawet jeśli zasadniczo nie prowadzi sprzedaży detalicznej - musi obliczyć limit proporcjonalny od dnia dokonania tej sprzedaży do końca roku. Przykładowo jeśli hurtownia, która handluje jedynie z podmiotami gospodarczymi, sprzeda 2 maja 2013 roku samochód dla osoby prywatnej za 18.000 zł, zgodnie z przepisami w ciągu dwóch miesięcy od zakończenia tego miesiąca musi zarejestrować kasę fiskalną. Limit proporcjonalny został w tym przypadku przekroczony (20.000 / 365 x 243 = 13.315 zł).

W przypadku sprzedaży wykonywanej sezonowo limit proporcjonalny wylicza się w analogiczny sposób - od dnia dokonania pierwszej sprzedaży do końca roku. Nie liczymy tego limitu w proporcji od rozpoczęcia sprzedaży detalicznej do jej zakończenia. Przykładowo podatnik sprzedający pamiątki nad morzem w okresie od 1 lipca 2013 roku do 31 sierpnia 2013 roku liczy limit zwalniający z os obowiązku stosowania kasy fiskalnej od 1 lipca 2013 roku - jeśli tego dnia dokonał pierwszej sprzedaży - do 31 grudnia 2013 roku. Minister Finansów argumentuje wprowadzenie tej zasady niemożnością wykluczenia, że sprzedaż będzie prowadzona przez podatnika także po ustalonym wcześniej terminie.

Zwolnienia przedmiotowe - ze względu na wykonywaną czynność

Niektórzy podatnicy mogą korzystać ze zwolnienia z obowiązku instalacji kasy fiskalnej czy drukarki fiskalnej ze względu na rodzaj wykonywanej czynności. Zgodnie z § 2 ust 1 rozporządzenia z takiego zwolnienia przedmiotowego mogą korzystać podatnicy wykonujący czynności wymienione w części I załącznika do rozporządzenia. Należy przy tym pamiętać, że zgodnie z  § 3 ust. 1 pkt 3 procentowy udział czynności zwolnionych w stosunku do wszystkich wykonywanych czynności nie może być mniejszy niż 80%. Udział procentowy obrotu liczymy tylko w stosunku do całości obrotu ze sprzedaży dla osób fizycznych nie prowadzących działalności gospodarczej i rolników ryczałtowych. Nie wliczamy w tę proporcję obrotu uzyskanego ze sprzedaży dla innych podmiotów gospodarczych.

Katalog zwolnień przedmiotowych praktycznie nie zmienił się wraz z wprowadzeniem modyfikacji 1 kwietnia 2013 roku. Najbardziej istotna zmiana dotyczy wyłączenia ze zwolnienia przedmiotowego usług świadczonych przez szkoły nauki jazdy. Zapis ten znajduje się w poz. 29 załącznika w postaci wyjątku do ogólnie obowiązującego zwolnienia z obowiązku rejestrowania kas fiskalnych dla usług w zakresie edukacji.

Czynności wyłączone ze zwolnienia

W 2013 roku, podobnie jak w latach poprzednich, podatnicy wykonujący niektóre czynności nie mogą korzystać ze zwolnienia z obowiązku ewidencjonowania obrotów za pomocą kasy lub drukarki fiskalnej. Czynności te zostały wymienione w § 4 ust. 1 rozporządzenia w sprawie zwolnień. Wśród nich znajdują się między innymi dostawy gazu płynnego, sprzętu radiowego, telewizyjnego i fotograficznego, płyt CD oraz innych nośników danych, wyrobów tytoniowych, jak również świadczenia usług przewozu osób i bagażu podręcznego taksówkami. Podatnicy wykonujący tego typu dostawy i usługi mają obowiązek ewidencjonować obrót na kasie fiskalnej już od pierwszej sprzedaży. Nie mogą także korzystać z prawa do zwolnienia podmiotowego, nawet jeśli ich roczne obroty ze sprzedaży dla osób prywatnych nie przekroczyły 20.000 zł.

Zwolnienia dla sprzedaży wysyłkowej

Ustawodawca przewidział również szczególny rodzaj zwolnień, które przy spełnieniu odpowiednich warunków mogą przysługiwać podatnikom prowadzącym sprzedaż wysyłkową. Zgodnie z poz. 6 załącznika do rozporządzenia z 29 listopada 2012 roku, które obowiązuje od 1 stycznia 2013 roku, podatnik prowadzący sprzedaż wysyłkową - na przykład sklep internetowy - nie musi mieć kasy fiskalnej, jeśli wszystkie zapłaty od klientów dokonywane są przelewem na konto bankowe lub konto w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej. Zapłata musi stanowić całość należności i być dokonana za pośrednictwem banku, poczty bądź spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej. Dodatkowo z prowadzonych ewidencji i dowodów dokumentujących dokonaną wpłatę musi wynikać jednoznacznie, kto jest nabywcą - konieczne jest podatnie imienia, nazwiska i adresu takiego klienta - oraz jakiej transakcji dotyczyła ta zapłata, a także na czyją rzecz została dokonana. Wysyłka towaru może być wykonana zarówno za pośrednictwem poczty, jak i firmy kurierskiej.

Jednocześnie należy podkreślić, że powyższe regulacje nie mają zastosowania w przypadku, gdy podatnik prowadzi sprzedaż towarów wymienionych w § 4 ust 1 rozporządzenia w sprawie zwolnień. Przepis wymieniający wyłączenia ze zwolnienia jest przepisem nadrzędnym nad przepisem regulującym kwestię zwolnień dla sprzedaży wysyłkowej. W praktyce wielu podatników prowadzących sprzedaż wysyłkową ma w swojej ofercie na przykład płyty DVD czy inne cyfrowe nośniki danych, sprzęt fotograficzny albo radiowy. Należy pamiętać, że  obrót z tej sprzedaży należy ewidencjonować na kasie fiskalnej bądź drukarce fiskalnej już od pierwszej czynności. Regulacja ta ma na celu zabezpieczenie interesu konsumenta - sprzęt elektroniczny zazwyczaj jest dość drogi i łatwo może ulec uszkodzeniu. Paragon fiskalny daje kupującemu pewność, że w razie otrzymania towaru wadliwego może go łatwo zwrócić lub że może bez przeszkód złożyć reklamację.

W przypadku gdy podatnik prócz sprzedaży wysyłkowej towarów wyłączonych ze zwolnienia sprzedaje także inne towary, obowiązek ewidencjonowania sprzedaży za pomocą kasy fiskalnej bądź drukarki fiskalnej dotyczy całości sprzedaży dla osób prywatnych. Kwestia ta została wyjaśniona w broszurze "Zwolnienia z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących w latach 2013-2014", dostępnej na stronie internetowej Ministerstwa Finansów. Zgodnie z zamieszczonym w tej publikacji wyjaśnieniem rozpoczęcie sprzedaży wyłączonej ze zwolnienia - określonej w w § 4 ust. 1 rozporządzenia, skutkuje utratą prawa do zwolnienia w całym zakresie.

Należy także pamiętać, że prowadząc sprzedaż wysyłkową korzystamy ze zwolnienia tylko wtedy, gdy każda zapłata jest dokonywana przelewem. Przyjęcie zaliczki gotówkowej będzie już zatem złamaniem tej zasady i skutkuje utratą prawa do korzystania z tego zwolnienia.

Zwolnienie ze względu na formę zapłaty

Podatnik świadczący usługi na rzecz osób fizycznych nie prowadzących działalności gospodarczej i rolników ryczałtowych może korzystać ze zwolnienia z obowiązku instalacji kasy fiskalnej, jeśli spełni warunki określone w poz. 36 załącznika do rozporządzenia. Zgodnie z określonymi tam regulacjami, ze zwolnienia można korzystać wtedy, gdy każda zapłata za usługę dokonywana jest przelewem na rachunek bankowy lub rachunek w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej podatnika. Z ewidencji i dowodów dokumentujących zapłatę musi jednoznacznie wynikać, jakiej transakcji ona dotyczyła. Kupujący może dokonać wpłaty za pośrednictwem banku, poczty bądź spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej.
Należy przy tym podkreślić, że zwolnienie to dotyczy sprzedaży usług, a nie towarów. Ponadto - podobnie jak w przypadku sprzedaży wysyłkowej - ze zwolnienia tego nie mogą korzystać podatnicy wykonujący czynności wymienione w § 4 ust. 2 rozporządzenia w sprawie zwolnień.

Prawo do zwolnienia ze względu na formę zapłaty łatwo jest stracić, dlatego warto być uważnym i przestrzegać określonych w rozporządzeniu wytycznych. Utratą prawa do tego zwolnienia skutkowałoby na przykład przyjęcie gotówkowej zaliczki lub jakiejkolwiek innej formy zapłaty, która nie byłaby dokonana przelewem. Nawet jednorazowa zapłata gotówkowa wymagałaby od podatnika instalacji kasy fiskalnej bądź drukarki fiskalnej w terminie 2 miesięcy od końca miesiąca, w którym dokonał takiej sprzedaż.

Zwolnienie ze względu na liczbę wykonywanych usług

Kolejne zwolnienie zachowane w przepisach także w roku 2013 dotyczy podatników świadczących usługi na rzecz osób prywatnych, którzy spełniają warunki określone w poz. 34 załącznika do rozporządzenia w sprawie zwolnień. Zgodnie z określonymi tam wytycznymi podatnik, który wszystkie usługi świadczone na rzecz osób fizycznych nie prowadzących działalności gospodarczej i rolników ryczałtowych dokumentuje fakturą, może korzystać ze zwolnienia z obowiązku rejestracji kasy fiskalnej, jeśli łączna liczba wszystkich czynności wykonanych w poprzednim roku podatkowym nie przekroczyła 50, a łączna liczba wszystkich klientów - odbiorców tych usług - jest nie większa niż 20. Faktura dokumentująca sprzedaż musi zawierać wszystkie dane odbiorcy, czyli imię i nazwisko oraz adres.

Należy przy tym podkreślić, że zwolnienie to dotyczy jedynie usług. Podatnik, który sprzedał jakikolwiek towar osobie prywatnej co do zasady powinien zarejestrować kasę fiskalną, nawet jeśli sprzedaż odbyła się jednorazowo, a płatność została dokonana przelewem. Oczywiście taki podatnik wciąż może korzystać z prawa do zwolnienia podmiotowego określonego w § 3 ust. 2 rozporządzenia, o ile wartość sprzedaży nie przekroczy limitu określonego proporcjonalnie do okresu prowadzenia sprzedaży dla detalistów.

Ze zwolnienia tego mogą korzystać także podatnicy, którzy rozpoczęli sprzedaż dla osób prywatnych po 1 stycznia 2013 roku. Zgodnie z § 2 ust. 3 i 4 rozporządzenia takie zwolnienie przysługuje, jeśli do końca roku podatkowego liczba wykonanych usług oraz ich odbiorców nie przekroczy limitu określonego w rozporządzeniu. W przypadku rozpoczęcia sprzedaży detalicznej w drugim półroczu podatkowym, podane wartości dzieli się na pół - liczba usług nie może przekroczyć 25, a odbiorców - 10.

Termin instalacji kasy

Podatnik, który przestał spełniać warunki do korzystania ze zwolnienia z obowiązku stosowania kasy fiskalnej, na instalację tego urządzenia ma dwa miesiące, licząc od końca miesiąca, w którym przestał spełniać te warunki. Zgodnie z § 5 ust. 1 i 2 rozporządzenia w sprawie zwolnień, termin 2 miesięcy obowiązuje podatników, którzy przekroczyli limit uprawniający do zachowania zwolnienia. Zasada ta obowiązuje zarówno podatników kontynuujących, jak i rozpoczynających działalność sprzedaży dla osób prywatnych.

Natomiast podatnicy, którzy korzystali ze zwolnienia podmiotowo-przedmiotowego, czyli udział procentowy czynności zwolnionej wynosił więcej niż 80% w stosunku do całości sprzedaży detalicznej, sprawdzają ten udział raz na pół roku - po zakończeniu każdego półrocza podatkowego. Jeśli z obliczeń wynika, że procentowy udział sprzedaży zwolnionej był równy lub mniejszy niż 80% w stosunku do całości sprzedaży detalicznej, podatnik ma dwa miesiące na instalację kasy fiskalnej, licząc od końca półrocza podatkowego. Przykładowo jeśli z wyliczeń przeprowadzonych na początku stycznia wynika, że z dniem 31 grudnia podatnik utracił prawo do zwolnienia, musi zainstalować kasę fiskalną bądź drukarkę fiskalną i rozpocząć ewidencjonowanie najpóźniej 1 marca. W przypadku drugiego półrocza obowiązującym terminem jest 1 września.

Podatnicy korzystający ze zwolnienia przysługującego ze względu na strukturę obrotów, którzy rozpoczęli sprzedaż detaliczną w pierwszym półroczu podatkowym, wyliczają proporcję za okres pierwszych 6 miesięcy prowadzenia tej działalności. Natomiast rozpoczynający sprzedaż detaliczną w drugim półroczu podatkowym, liczą proporcję za okres od rozpoczęcia tej sprzedaży do końca roku podatkowego. W obu przypadkach obowiązuje termin 2 miesięcy na rozpoczęcie ewidencjonowania za pomocą kasy fiskalnej, jeśli po przeliczeniu proporcji okaże się, że udział procentowy sprzedaży zwolnionej jest równy lub mniejszy niż 80%.  

Podstawa prawna

Obecne regulacje wprowadzone przez  rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 29 listopada 2012 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących obowiązują od 1 stycznia 2013 roku do 31 grudnia 2014 roku.

Obowiązki podatników ewidencjonujących sprzedaż za pomocą kas fiskalnych bądź drukarek fiskalnych zostały określone w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 14 marca 2013 roku w sprawie kas rejestrujących (Dz.U. z 15 marca 2013 r., poz. 363), które obowiązuje od 1 kwietnia 2013 roku.