czwartek, 18 kwiecień 2013 19:12

Jak użytkować kasę

Oceń ten artykuł
(11 głosów)

Od 1 kwietnia 2013 roku obowiązują zasady użytkowania kasy fiskalnej bądź drukarki fiskalnej przez podatnika zawarte w rozporządzeniu Ministra Finansów z 14 marca 2013 r. w sprawie kas rejestrujących, które zostało opublikowane w Dzienniku Ustaw pod poz. 363. Zasadniczo nowe rozporządzenie powiela większość dotychczas obowiązujących przepisów. Wprowadzono jednak kilka istotnych modyfikacji, z którymi każdy użytkownik kasy fiskalnej powinien się zapoznać.

Czy musisz wymienić kasę?

Jedną z najbardziej kontrowersyjnych zmian wprowadzonych po 1 kwietnia 2013 roku jest konieczność umieszczania na paragonie fiskalnym numeru NIP nabywcy na jego żądanie oraz wartości rabatów. Regulacja ta została zapisana w § 8 ust. 1 pkt 17 nowego rozporządzenia w sprawie kas. Problem polega na tym, że wiele starszych i tanich kas fiskalnych nie posiada technicznej możliwości wydruku tych informacji na paragonie. W związku z tym pojawiło się pytanie o konieczność wymiany dotychczas używanych kas w związku z wprowadzoną zmianą.

Ministerstwo Finansów dość szybko rozwiało wątpliwości podatników. W opublikowanej na stronie internetowej resortu oficjalnej informacji wyjaśniono, że wprowadzony obowiązek dotyczy jedynie tych kas fiskalnych, które mają techniczną możliwość wydruku numeru NIP nabywcy. Wszystkie kasy fiskalne użytkowane obecnie przez podatników mogą być w dalszym ciągu stosowane. Ministerstwo Finansów dało podatnikom czas na wprowadzenie nowych wytycznych w życie do 30 września 2013 roku. Termin ten określa przepis przejściowy w § 36  rozporządzenia. Jednak według oficjalnych zapewnień  nawet po tym terminie będzie można użytkować kasy nie posiadające technicznej możliwości wydruku NIP na paragonie fiskalnym. Jednocześnie podkreślono, że posiadana kasa bądź drukarka fiskalna musi być sprawna technicznie i posiadać ważną homologację.

Nie zmienił się natomiast przepis, według którego urządzenie fiskalne stosowane przez podatnika musi być dostosowane do specyfiki prowadzonej działalności. Dotyczy to przede wszystkim wielkości bazy towarowej PLU. Wielkość tej bazy musi być dostosowana do liczby sprzedawanych przez podatnika towarów bądź usług. Innymi słowy - pozycji towarowych nie może zabraknąć, ponieważ wtedy podatnik nie miałby możliwości zaprogramowania wszystkich sprzedawanych towarów czy usług. W praktyce nowe regulacje mogą spowodować, że spora liczba podatników mimo wszystko będzie musiała wymienić swoje kasy. Wiąże się to z koniecznością wprowadzenia nazw towarów jednoznacznie je identyfikujących, zgodnie z § 8 ust. 1 pkt 6 rozporządzenia. Kwestia ta została szczegółowo omówiona w rozdziale „Nazwa towaru lub usługi”.

Zdaniem resortu finansów wprowadzenie obowiązku umieszczania numeru NIP nabywcy na jego żądanie ma na celu umożliwienie podatnikom wystawienie za pomocą kasy fiskalnej paragonu, który spełniałby funkcję faktury uproszczonej. Faktury takie od 1 stycznia 2013 roku można wystawiać do transakcji, której kwota nie przekracza 450 zł lub 100 euro. Jednak - jak powszechnie wiadomo - kasa fiskalna służy do wystawiania paragonów dla osób fizycznych nie prowadzących działalności gospodarczej i rolników ryczałtowych. Natomiast faktury uproszczone wystawia się tylko dla podmiotów gospodarczych. Według § 5 ust. 5 w związku z ust. 4 pkt 6 rozporządzenia fakturowego nie można ich wystawiać dla osób prywatnych. Zgodnie z tą regulacją paragon z dopisanym numerem NIP nie może stanowić faktury uproszczonej. W związku z powyższym rozsądek podpowiada, że przypadki żądania przez nabywcę umieszczenia numeru NIP na paragonie będą bardzo nieliczne, a brak technicznej możliwości wykonania takiego wydruku nie będzie stanowił dla podatnika problemu dużej rangi.

Obowiązki użytkownika

Każdy podatnik będący użytkownikiem kasy fiskalnej bądź drukarki fiskalnej ma pewne obowiązki, których musi dopełniać. Większość z nich została opisana w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 14 marca 2013 roku w sprawie kas rejestrujących. Zasadniczo większość przepisów obowiązujących od 1 kwietnia 2013 roku powiela w tym względzie regulacje poprzedniego rozporządzenia. Omówmy zatem pokrótce, jakie główne obowiązki ma użytkownik kasy fiskalnej i co w tym względzie uległo zmianie w 2013 roku. Wiele z tych kwestii zostało bardziej szczegółowo omówionych w dalszych rozdziałach tego poradnika.

1. Wydawanie paragonów. Przede wszystkim podstawowym obowiązkiem użytkownika kasy fiskalnej jest wydawanie paragonu każdemu klientowi będącemu osobą fizyczną nie prowadzącą działalności gospodarczej bądź rolnikiem ryczałtowym, zgodnie z art. 111 ust. 1 ustawy o VAT. Natomiast § 3 ust. 2 rozporządzenia w sprawie kas wskazuje, że ewidencjonowaniu na kasie fiskalnej podlega także każda należność w całości lub w części, która została przyjęta przed przekazaniem towaru lub wykonaniem usługi. Oryginał paragonu wręczamy klientowi. Natomiast kopie paragonów - zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej - zgodnie z 111 ust. 3a pkt 6 ustawy o VAT - przechowujemy przez 5 lat od końca roku, w którym upłyną termin płatności podatku. Nie dotyczy to paragonów wystawionych przed 31 grudnia 2012 roku, które mocą decyzji Ministra Finansów można przechowywać krócej  - minimum 2 lata od zakończenia roku kalendarzowego, w którym dokonano sprzedaży.
W praktyce zdarzają się sytuacje, gdy klient będący osobą prywatną żąda wystawienia faktury. Należy pamiętać, iż taką sprzedaż również rejestruje się na kasie fiskalnej. Oryginału paragonu fiskalnego nie dajemy klientowi, lecz podpinamy go pod kopię faktury, która zostaje przekazana do działu księgowości. Taki proceder pozwala unikać podwójnego płacenia podatku za tę samą sprzedaż.

2. Raporty. Na koniec każdego dnia sprzedażowego użytkownik kasy fiskalnej musi wydrukować raport dobowy, a po zakończeniu miesiąca sprzedażowego - raport miesięczny. Raport dobowy należy sporządzić najpóźniej następnego dnia przed pierwszą sprzedażą. Natomiast w kwestii raportów miesięcznych regulacje obowiązujące od 1 kwietnia 2013 roku wprowadzają jedną istotną zmianę. Zgodnie z § 6 ust. 1 pkt 4 nowego rozporządzenia w sprawie kas raport miesięczny należy sporządzić po zakończeniu miesiąca sprzedażowego, do 25. dnia następnego miesiąca.

3. Przeglądy techniczne. W myśl § 33 rozporządzenia, nie rzadziej niż co 2 lata podatnik musi oddać kasę fiskalną do obowiązkowego przeglądu technicznego. Termin ten nie dotyczy użytkowników kas, którzy świadczą usługi przewozu osób i ich bagażu taksówkami - podatnicy ci podlegają pod odrębne przepisy. Zgodnie z § 17 ust. 2 rozporządzenia podatnik ma też obowiązek oddać kasę do przeglądu w przypadku jej skradzenia, a następnie odzyskania. Za pomocą tego urządzenia można ponownie rozpocząć ewidencjonowanie najwcześniej następnego dnia po dokonaniu przeglądu.

4. Weryfikacja poprawności pracy kasy. Zgodnie z § 14 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia każdy podatnik ma obowiązek weryfikować poprawność pracy kasy. Szczególną uwagę należy zwrócić na nazwy towarów i usług oraz przyporządkowane im stawki podatku, a także prawidłowość waluty ewidencyjnej wraz z jej symbolem i wartością przelicznika. Niezwykle istotne jest także poprawne zaprogramowanie daty i godziny. Każdą nieprawidłowość oraz awarię urządzenia należy natychmiast zgłosić do serwisu fiskalnego. Pamiętajmy przy tym, że w przypadku przekazania kasy fiskalnej lub drukarki fiskalnej do serwisu nie możemy prowadzić sprzedaży detalicznej. Chyba, że posiadamy kasę zapasową. W takim przypadku należy też złożyć w urzędzie skarbowym odpowiednie zawiadomienie.

Dane, które powinien zawierać paragon fiskalny, zostały określone w § 8 rozporządzenia w sprawie kas. Obowiązkiem podatnika jest zadbanie, aby były one poprawne. Z kolei § 9-11 wymieniają dane na paragonie wydawanym przez osoby świadczące usługi przewozu osób taksówkami oraz innych przewozów pasażerskich.

To tylko najważniejsze obowiązki użytkownika kasy fiskalnej. Należy również pamiętać o konieczności przechowywania książki kasy w pobliżu urządzenia, dokonywaniu odpowiednich wpisów i umożliwianiu tego pracownikowi serwisu fiskalnego po dokonaniu przeglądu. Podatnik po otrzymaniu z urzędu skarbowego numeru ewidencyjnego kasy musi w sposób trwały i widoczny nanieść ten numer na obudowę urządzenia. W trakcie jego użytkowania należy zwracać uwagę, czy napis ten nie starł się lub nie rozmazał - tak aby numer ewidencyjny nie przestał być łatwy do odczytania. W wypadku utarty kasy - na przykład w wyniku kradzieży czy zniszczenia - podatnik musi poinformować o tym fakcie naczelnika urzędu skarbowego. W przypadku utraty książki kasy należy wystąpić do serwisu fiskalnego o wydanie duplikatu.

Gdy przyjdzie kontrola

Właściciel kasy bądź drukarki fiskalnej musi pamiętać, że naruszenie wytycznych związanych z użytkowaniem kasy fiskalnej może się wiązać z dotkliwymi konsekwencjami finansowymi. Na przykład nie zgłoszenie kasy do obowiązkowego przeglądu technicznego może  grozić konicznością zwrotu pobranej na kasę ulgi. Z kolei nieprawidłowe ewidencjonowanie sprzedaży może skutkować sankcjami lub narazić podatnika na odpowiedzialność karną skarbową.

Podatnik ma obowiązek udostępnić kasę fiskalną do kontroli organów kontroli skarbowej i organów podatkowych. Pracownik takiej kontroli ma prawo sprawdzić między innymi nienaruszalność plomb, widoczność numeru ewidencyjnego, prawidłowość danych na wydrukach fiskalnych, wpisy w książce kasy, a także to, czy osoba obsługująca urządzenie fiskalne wydaje paragon każdemu klientowi.

W praktyce bardzo często to nie właściciel kasy ją obsługuje, lecz pracownik, który może nie do końca zdawać sobie sprawę ze wszystkich konsekwencji nieprawidłowego użytkowania urządzenia fiskalnego lub zaniedbań w tym względzie. Każdy przedsiębiorca powinien zadbać o właściwe edukowanie pracowników i uwrażliwienie ich na potrzebę szczególnie dokładnego stosowania się do wszystkich przepisów rozporządzenia w sprawie kas.

Czytany 23731 razy Ostatnio zmieniany niedziela, 16 marzec 2014 22:18

Artykuły powiązane

  • Nowe obowiązki użytkowników kas fiskalnych od 1 października Nowe obowiązki użytkowników kas fiskalnych od 1 października

    Minął czas, w którym podatnicy mogli dostosowywać swoje działalności do przepisów rozporządzenia z 14 marca 2013 r. Od 1 października 2013 r. wszyscy użytkownicy kas fiskalnych mają nowe obowiązki, takie jak między innymi stosowanie jednoznacznych nazw towarów i usług oraz ujmowanie korekt paragonów fiskalnych w odrębnych ewidencjach.

  • Kiedy drukowac raporty fiskalne Kiedy drukowac raporty fiskalne

    Zgodnie z definicją zapisaną w § 2 ust. 19 rozporządzenia z dnia 14 marca 2013 roku w sprawie kas rejestrujących, raport fiskalny to dokument fiskalny, który zawiera dane sumaryczne o obrocie i kwotach podatku za daną dobę lub okres. Dane te ujęte są według poszczególnych stawek podatku oraz sprzedaży zwolnionej od podatku. Drukowanie raportów fiskalnych - dobowych i miesięcznych - jest bardzo ważnym obowiązkiem podatnika. Najbardziej istotną zmianą wprowadzoną od 1 kwietnia 2013 roku jest doprecyzowanie terminu wydruku raportu miesięcznego.

    Raport dobowy

    Zgodnie z § 6 ust. 1 pkt 3 rozporządzenia w sprawie kas dobowy raport fiskalny należy wydrukować po zakończeniu sprzedaży na dany dzień. Można to zrobić zarówno tego samego dnia - po przyjęciu ostatniego klienta - jak również dnia następnego. W przypadku sporządzania raportu dobowego dnia następnego musimy pamiętać, że należy to zrobić przed dokonaniem pierwszej sprzedaży tego kolejnego dnia. Zakres danych na raportach dobowych został określony w § 11. 1 i 2 rozporządzenia. Wskazane informacje powinny znajdować się na wydruku w takiej kolejności, jaka została określona w rozporządzeniu. Wyjątkiem jest jedynie data i godzina wydruku raportu dobowego.

    Raport miesięczny

    Nowe regulacje dotyczące raportów miesięcznych (okresowych) zostały zawarte w § 6 ust. 1 pkt 4 rozporządzenia z 14 marca 2013 roku. Zgodnie z tymi wytycznymi raport miesięczny sporządzamy po zakończeniu miesiąca sprzedażowego, nie później niż 25. dnia następnego miesiąca. Poprzednie rozporządzenie, które obowiązywało do 31 marca 2013 roku wskazywało, że raport miesięczny należy sporządzić nie później niż przed dokonaniem sprzedaży pierwszego dnia następnego miesiąca.

    Brak sprzedaży a obowiązek wydruku raportu

    W praktyce zdarzają się sytuacje, gdy przez cały dzień podatnik nie dokona ani jednej sprzedaży dla klientów będących osobami prywatnymi. Takie przypadki bywają bardzo częste na przykład w hurtowniach, w których sprzedaż detaliczna jest tylko marginalną częścią całej działalności. Kwestia drukowania bądź nie drukowania raportów dobowych w takiej sytuacji wzbudza wątpliwości wielu podatników - z jednej strony sporządzenie takiego wydruku jest ważnym obowiązkiem podatnika, a z drugiej w przypadku braku sprzedaży nie ma on żadnego znaczenia księgowego. Pomocne w rozwiązaniu tej kwestii okazały się interpretacje indywidualne organów skarbowych.

    Dyrektor Izby Skarbowej w Łodzi w interpretacji indywidualnej z 23 listopada 2012 r., nr IPTPP4/443-648/12-2/JM wskazał, że obowiązek wydrukowania raportu dobowego uzależniony jest od wystąpienia sprzedaży podlegającej ewidencjonowaniu. Ponadto już sama definicja raportu fiskalnego wskazuje, że ma on zawierać dane o sumarycznym obrocie i kwotach podatku. Jeśli nie wystąpiła żadna sprzedaż, suma dokumentowana na raporcie będzie miała wartość zerową. Dokument fiskalny o zerowej wartości nie ma żadnego znaczenia dla prowadzenia księgowości, a co za tym idzie - dla wyliczenia kwoty podatku do zapłaty.

    Stanowisko to potwierdził także Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie w interpretacji indywidualnej z dnia 5 października 2012 r., nr IPPP2/443-668/12-4/RR; która została zamieszczona na oficjalnej stronie internetowej Ministerstwa Finansów.

    Zarówno omówione interpretacje, jak i sama logika pozwalają wysnuć wniosek, że nie trzeba drukować raportów dobowych za dni, w których nie wystąpiła żadna sprzedaż podlegająca ewidencjonowaniu za pomocą kasy fiskalnej.

    Ta sama zasada dotyczy raportów miesięcznych. W praktyce może się zdarzyć, że podatnik nie zaewidencjonuje żadnej sprzedaży na kasie lub drukarce fiskalnej przez cały miesiąc. Dzieje się tak na przykład wtedy, gdy hurtownik prowadzi sprzedaż detaliczną tylko sezonowo. Prawnik może okazyjnie świadczyć usługi dla osób prywatnych, ponieważ zazwyczaj prowadzi sprawy podmiotów gospodarczych. Ktoś inny może handlować bardzo drogimi towarami i mieć sprzedaż nawet raz na kilka miesięcy. Drukowanie raportów miesięcznych w przypadkach braku sprzedaży nie spełniałoby żadnego celu podatkowego ani księgowego.

    Sprzedaż na przełomie doby

    Wiele punktów handlowych i usługowych prowadzi sprzedaż w godzinach nocnych. Dzieje się tak między innymi na stacjach benzynowych czy w sklepach całodobowych. Usługi w nocy świadczą też chociażby taksówkarze. Podatnikom tym może nasunąć się pytanie: kiedy wydrukować raport dobowy, jeśli sporządzanie paragonu fiskalnego rozpoczęło się w trakcie trwania jednej doby (przed północą) a zakończyło w trakcie trwania kolejnej doby (po północy). W rozwiązaniu tej kwestii pomocy będzie przepis § 6 ust. 1 pkt 3 rozporządzenia w sprawie kas, według którego raport dobowy za dany dzień należy wydrukować po zakończeniu sprzedaży na ten dzień, jednak przed pierwszą sprzedażą dnia następnego. Mówiąc wprost, należy wydrukować taki paragon, wręczyć go klientowi i bezpośrednio po tym wydrukować raport dobowy. Kwota sprzedaży i podatku z kolejnej transakcji będzie już zsumowana w raporcie dobowym za dzień, który właśnie się rozpoczął.

    W przypadku raportów miesięcznych sprawa jest prostsza, ponieważ dokumenty te można drukować do 25. dnia kolejnego miesiąca.  

    Zdarza się także, że raport dobowy bywa sporządzany w kolejnym dniu, który przypada już następnego miesiąca. Taki dokument, mimo iż drukuje się na nim data sporządzenia, należy uwzględnić w rozliczeniu za okres, w którym faktycznie wystąpiła sprzedaż. Przykładowo raport dobowy sumujący wartość sprzedaży za 31 maja, ale wydrukowany 1 czerwca, będzie miał datę 1 czerwca. Mimo to należy uwzględnić ten dokument w rozliczeniu za maj, ponieważ wtedy faktycznie wystąpiła sprzedaż. Wydruk ten odzwierciedla wartość rzeczywistej sprzedaży za maj, a nie za czerwiec.

  • Obowiązki użytkownika kasy fiskalnej w 2013 roku Obowiązki użytkownika kasy fiskalnej w 2013 roku

    Na przełomie roku wielu przedsiębiorców stara się dowiedzieć, jakie przepisy ulegną zmianom i jak się do tego przygotować. Użytkownicy kas fiskalnych w 2013 roku będą mieli takie same obowiązki, jak wcześniej. Zostały one określone w § 7 ust. 1 rozporządzenia w sprawie kryteriów i warunków technicznych,