Od 1 kwietnia 2013 roku obowiązują zasady użytkowania kasy fiskalnej bądź drukarki fiskalnej przez podatnika zawarte w rozporządzeniu Ministra Finansów z 14 marca 2013 r. w sprawie kas rejestrujących, które zostało opublikowane w Dzienniku Ustaw pod poz. 363. Zasadniczo nowe rozporządzenie powiela większość dotychczas obowiązujących przepisów. Wprowadzono jednak kilka istotnych modyfikacji, z którymi każdy użytkownik kasy fiskalnej powinien się zapoznać.

Czy musisz wymienić kasę?

Jedną z najbardziej kontrowersyjnych zmian wprowadzonych po 1 kwietnia 2013 roku jest konieczność umieszczania na paragonie fiskalnym numeru NIP nabywcy na jego żądanie oraz wartości rabatów. Regulacja ta została zapisana w § 8 ust. 1 pkt 17 nowego rozporządzenia w sprawie kas. Problem polega na tym, że wiele starszych i tanich kas fiskalnych nie posiada technicznej możliwości wydruku tych informacji na paragonie. W związku z tym pojawiło się pytanie o konieczność wymiany dotychczas używanych kas w związku z wprowadzoną zmianą.

Ministerstwo Finansów dość szybko rozwiało wątpliwości podatników. W opublikowanej na stronie internetowej resortu oficjalnej informacji wyjaśniono, że wprowadzony obowiązek dotyczy jedynie tych kas fiskalnych, które mają techniczną możliwość wydruku numeru NIP nabywcy. Wszystkie kasy fiskalne użytkowane obecnie przez podatników mogą być w dalszym ciągu stosowane. Ministerstwo Finansów dało podatnikom czas na wprowadzenie nowych wytycznych w życie do 30 września 2013 roku. Termin ten określa przepis przejściowy w § 36  rozporządzenia. Jednak według oficjalnych zapewnień  nawet po tym terminie będzie można użytkować kasy nie posiadające technicznej możliwości wydruku NIP na paragonie fiskalnym. Jednocześnie podkreślono, że posiadana kasa bądź drukarka fiskalna musi być sprawna technicznie i posiadać ważną homologację.

Nie zmienił się natomiast przepis, według którego urządzenie fiskalne stosowane przez podatnika musi być dostosowane do specyfiki prowadzonej działalności. Dotyczy to przede wszystkim wielkości bazy towarowej PLU. Wielkość tej bazy musi być dostosowana do liczby sprzedawanych przez podatnika towarów bądź usług. Innymi słowy - pozycji towarowych nie może zabraknąć, ponieważ wtedy podatnik nie miałby możliwości zaprogramowania wszystkich sprzedawanych towarów czy usług. W praktyce nowe regulacje mogą spowodować, że spora liczba podatników mimo wszystko będzie musiała wymienić swoje kasy. Wiąże się to z koniecznością wprowadzenia nazw towarów jednoznacznie je identyfikujących, zgodnie z § 8 ust. 1 pkt 6 rozporządzenia. Kwestia ta została szczegółowo omówiona w rozdziale „Nazwa towaru lub usługi”.

Zdaniem resortu finansów wprowadzenie obowiązku umieszczania numeru NIP nabywcy na jego żądanie ma na celu umożliwienie podatnikom wystawienie za pomocą kasy fiskalnej paragonu, który spełniałby funkcję faktury uproszczonej. Faktury takie od 1 stycznia 2013 roku można wystawiać do transakcji, której kwota nie przekracza 450 zł lub 100 euro. Jednak - jak powszechnie wiadomo - kasa fiskalna służy do wystawiania paragonów dla osób fizycznych nie prowadzących działalności gospodarczej i rolników ryczałtowych. Natomiast faktury uproszczone wystawia się tylko dla podmiotów gospodarczych. Według § 5 ust. 5 w związku z ust. 4 pkt 6 rozporządzenia fakturowego nie można ich wystawiać dla osób prywatnych. Zgodnie z tą regulacją paragon z dopisanym numerem NIP nie może stanowić faktury uproszczonej. W związku z powyższym rozsądek podpowiada, że przypadki żądania przez nabywcę umieszczenia numeru NIP na paragonie będą bardzo nieliczne, a brak technicznej możliwości wykonania takiego wydruku nie będzie stanowił dla podatnika problemu dużej rangi.

Obowiązki użytkownika

Każdy podatnik będący użytkownikiem kasy fiskalnej bądź drukarki fiskalnej ma pewne obowiązki, których musi dopełniać. Większość z nich została opisana w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 14 marca 2013 roku w sprawie kas rejestrujących. Zasadniczo większość przepisów obowiązujących od 1 kwietnia 2013 roku powiela w tym względzie regulacje poprzedniego rozporządzenia. Omówmy zatem pokrótce, jakie główne obowiązki ma użytkownik kasy fiskalnej i co w tym względzie uległo zmianie w 2013 roku. Wiele z tych kwestii zostało bardziej szczegółowo omówionych w dalszych rozdziałach tego poradnika.

1. Wydawanie paragonów. Przede wszystkim podstawowym obowiązkiem użytkownika kasy fiskalnej jest wydawanie paragonu każdemu klientowi będącemu osobą fizyczną nie prowadzącą działalności gospodarczej bądź rolnikiem ryczałtowym, zgodnie z art. 111 ust. 1 ustawy o VAT. Natomiast § 3 ust. 2 rozporządzenia w sprawie kas wskazuje, że ewidencjonowaniu na kasie fiskalnej podlega także każda należność w całości lub w części, która została przyjęta przed przekazaniem towaru lub wykonaniem usługi. Oryginał paragonu wręczamy klientowi. Natomiast kopie paragonów - zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej - zgodnie z 111 ust. 3a pkt 6 ustawy o VAT - przechowujemy przez 5 lat od końca roku, w którym upłyną termin płatności podatku. Nie dotyczy to paragonów wystawionych przed 31 grudnia 2012 roku, które mocą decyzji Ministra Finansów można przechowywać krócej  - minimum 2 lata od zakończenia roku kalendarzowego, w którym dokonano sprzedaży.
W praktyce zdarzają się sytuacje, gdy klient będący osobą prywatną żąda wystawienia faktury. Należy pamiętać, iż taką sprzedaż również rejestruje się na kasie fiskalnej. Oryginału paragonu fiskalnego nie dajemy klientowi, lecz podpinamy go pod kopię faktury, która zostaje przekazana do działu księgowości. Taki proceder pozwala unikać podwójnego płacenia podatku za tę samą sprzedaż.

2. Raporty. Na koniec każdego dnia sprzedażowego użytkownik kasy fiskalnej musi wydrukować raport dobowy, a po zakończeniu miesiąca sprzedażowego - raport miesięczny. Raport dobowy należy sporządzić najpóźniej następnego dnia przed pierwszą sprzedażą. Natomiast w kwestii raportów miesięcznych regulacje obowiązujące od 1 kwietnia 2013 roku wprowadzają jedną istotną zmianę. Zgodnie z § 6 ust. 1 pkt 4 nowego rozporządzenia w sprawie kas raport miesięczny należy sporządzić po zakończeniu miesiąca sprzedażowego, do 25. dnia następnego miesiąca.

3. Przeglądy techniczne. W myśl § 33 rozporządzenia, nie rzadziej niż co 2 lata podatnik musi oddać kasę fiskalną do obowiązkowego przeglądu technicznego. Termin ten nie dotyczy użytkowników kas, którzy świadczą usługi przewozu osób i ich bagażu taksówkami - podatnicy ci podlegają pod odrębne przepisy. Zgodnie z § 17 ust. 2 rozporządzenia podatnik ma też obowiązek oddać kasę do przeglądu w przypadku jej skradzenia, a następnie odzyskania. Za pomocą tego urządzenia można ponownie rozpocząć ewidencjonowanie najwcześniej następnego dnia po dokonaniu przeglądu.

4. Weryfikacja poprawności pracy kasy. Zgodnie z § 14 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia każdy podatnik ma obowiązek weryfikować poprawność pracy kasy. Szczególną uwagę należy zwrócić na nazwy towarów i usług oraz przyporządkowane im stawki podatku, a także prawidłowość waluty ewidencyjnej wraz z jej symbolem i wartością przelicznika. Niezwykle istotne jest także poprawne zaprogramowanie daty i godziny. Każdą nieprawidłowość oraz awarię urządzenia należy natychmiast zgłosić do serwisu fiskalnego. Pamiętajmy przy tym, że w przypadku przekazania kasy fiskalnej lub drukarki fiskalnej do serwisu nie możemy prowadzić sprzedaży detalicznej. Chyba, że posiadamy kasę zapasową. W takim przypadku należy też złożyć w urzędzie skarbowym odpowiednie zawiadomienie.

Dane, które powinien zawierać paragon fiskalny, zostały określone w § 8 rozporządzenia w sprawie kas. Obowiązkiem podatnika jest zadbanie, aby były one poprawne. Z kolei § 9-11 wymieniają dane na paragonie wydawanym przez osoby świadczące usługi przewozu osób taksówkami oraz innych przewozów pasażerskich.

To tylko najważniejsze obowiązki użytkownika kasy fiskalnej. Należy również pamiętać o konieczności przechowywania książki kasy w pobliżu urządzenia, dokonywaniu odpowiednich wpisów i umożliwianiu tego pracownikowi serwisu fiskalnego po dokonaniu przeglądu. Podatnik po otrzymaniu z urzędu skarbowego numeru ewidencyjnego kasy musi w sposób trwały i widoczny nanieść ten numer na obudowę urządzenia. W trakcie jego użytkowania należy zwracać uwagę, czy napis ten nie starł się lub nie rozmazał - tak aby numer ewidencyjny nie przestał być łatwy do odczytania. W wypadku utarty kasy - na przykład w wyniku kradzieży czy zniszczenia - podatnik musi poinformować o tym fakcie naczelnika urzędu skarbowego. W przypadku utraty książki kasy należy wystąpić do serwisu fiskalnego o wydanie duplikatu.

Gdy przyjdzie kontrola

Właściciel kasy bądź drukarki fiskalnej musi pamiętać, że naruszenie wytycznych związanych z użytkowaniem kasy fiskalnej może się wiązać z dotkliwymi konsekwencjami finansowymi. Na przykład nie zgłoszenie kasy do obowiązkowego przeglądu technicznego może  grozić konicznością zwrotu pobranej na kasę ulgi. Z kolei nieprawidłowe ewidencjonowanie sprzedaży może skutkować sankcjami lub narazić podatnika na odpowiedzialność karną skarbową.

Podatnik ma obowiązek udostępnić kasę fiskalną do kontroli organów kontroli skarbowej i organów podatkowych. Pracownik takiej kontroli ma prawo sprawdzić między innymi nienaruszalność plomb, widoczność numeru ewidencyjnego, prawidłowość danych na wydrukach fiskalnych, wpisy w książce kasy, a także to, czy osoba obsługująca urządzenie fiskalne wydaje paragon każdemu klientowi.

W praktyce bardzo często to nie właściciel kasy ją obsługuje, lecz pracownik, który może nie do końca zdawać sobie sprawę ze wszystkich konsekwencji nieprawidłowego użytkowania urządzenia fiskalnego lub zaniedbań w tym względzie. Każdy przedsiębiorca powinien zadbać o właściwe edukowanie pracowników i uwrażliwienie ich na potrzebę szczególnie dokładnego stosowania się do wszystkich przepisów rozporządzenia w sprawie kas.