Nowe rozporządzenie w sprawie kas, które weszło w życie 1 kwietnia 2013 roku, w zakresie paragonów fiskalnych zasadniczo powiela większość regulacji poprzedniego rozporządzenia z 28 listopada 2008 roku. Wprowadzono niewiele zmian, jednak są one bardzo istotne dla prawidłowego użytkowania kas i drukarek fiskalnych podatników.

Dane na paragonie

Zakres informacji, które muszą znaleźć się na paragonie fiskalnym, został określony w § 8 ust. 1 rozporządzenia z 14 marca 2013 roku w sprawie kas rejestrujących. Natomiast w przypadku kas o zastosowaniu specjalnym, czyli urządzeń fiskalnych stosowanych przez podatników świadczących usługi przewozu osób i ich bagażu taksówkami, adekwatna lista znajduje się w § 9. Dnia 1 kwietnia 2013 roku wprowadzono następujące zmiany:

• Na paragonie musi się znaleźć oznaczenie „PARAGON FISKALNY” (§ 8 ust. 1 pkt 5 i odpowiednio § 9 ust. 1 pkt 6)
• W przypadku wystąpienia rabatów lub narzutów, na paragonie musi się znaleźć informacja o ich wartości (§ 8 ust. 1 pkt 9 i odpowiednio § 9 ust. 1 pkt 11)
• Na żądanie nabywcy na paragonie należy umieścić jego numer NIP (§ 8 ust. 1 pkt 17 i odpowiednio § 9 ust. 1 pkt 18)

Przepis § 8 ust. 2 rozporządzenia wskazuje, że paragon fiskalny powinien być czytelny i umożliwiający konsumentowi zweryfikowanie prawidłowości zarejestrowanej transakcji. Zrezygnowano natomiast z określania szczegółowych wytycznych dotyczących wysokości znaków, ilości znaków w linii, szerokości taśmy i pogrubienia wartości łącznej należności. Takich dokładnych wytycznych trzeba było przestrzegać do 31 marca 2013 roku. Natomiast od 1 kwietnia 2013 roku podatnik nie musi zaprzątać sobie głowy sprawdzaniem tych wszystkich szczegółów. Poza tym jest oczywiste, że producenci kas fiskalnych i drukarek fiskalnych dbają, aby ich urządzenia i materiały eksploatacyjne spełniały wymogi aktualnie obowiązujących przepisów.

Numer NIP nabywcy

Wprowadzenie wymogu umieszczania na paragonie fiskalnym numeru NIP nabywcy na jego żądanie wzbudziło sporo kontrowersji. Wiele starszych i tanich kas fiskalnych nie posiada bowiem technicznej możliwości wydruku tych danych. Jeszcze przed wejściem w życie rozporządzenia z 14 marca 2013 roku Ministerstwo Finansów umieściło na swojej oficjalnej stronie internetowej informację, która rozwiała wątpliwości podatników. Wymóg umieszczania numeru NIP nabywcy na jego żądanie dotyczy jedynie tych kas i drukarek fiskalnych, które mają taką techniczną możliwość. Jeśli urządzenie podatnika nie umożliwia wprowadzenia numeru NIP nabywcy, użytkownik kasy po prostu nie musi tego robić. Wszystkie kasy, które zostały nabyte w okresie ważności decyzji i postanowień Ministra Finansów oraz potwierdzeń Prezesa Głównego Urzędu Miar, mogą być dalej stosowane, aż do czasu zużycia. Wymóg umieszczania numeru NIP na paragonach nie będzie dotyczył kas bez takiej technicznej możliwości także po 30 września 2013 roku, do kiedy to zgodnie z przepisami przejściowymi § 35-37 rozporządzenia podatnicy muszą dostosować swoje urządzenia fiskalne do nowych regulacji.

Dokładnie takie same wtyczyne dotyczą umieszczania na paragonie fiskalnym kwot rabatów i narzutów, o których mowa w § 8 ust. 1 pkt 9 i odpowiednio § 9 ust. 1 pkt 11 rozporządzenia.

Jednoznaczne nazwy towarów i usług

Doprecyzowaniu uległ też przepis § 8 ust. 1 pkt 6 rozporządzenia, określający wytyczne odnośnie nazw towarów i usług na paragonach fiskalnych. Zgodnie z nowymi regulacjami zastosowana nazwa towaru lub usługi musi umożliwiać jednoznaczną ich identyfikację. W praktyce oznacza to, że dokładność nazwy pozycji sprzedażowej powinna osiągać dwa cele:
•    Umożliwiać organowi podatkowemu sprawdzenie poprawności przyporządkowania stawki podatku
•    Umożliwiać konsumentowi sprawdzenie poprawności zarejestrowanej transakcji

Nazwa towaru lub usługi musi być tak skonstruowana, aby zarówno konsument, jak i pracownik ewentualnej kontroli nie mieli wątpliwości, na jaki towaru lub na jaką usługę wskazuje dana nazwa.

Sposób dobrania nazw towarów ściśle wiąże się z asortymentem podatnika i ze specyfiką prowadzonej przez niego działalności. Nowe przepisy wykluczają możliwość stosowania nazw grup towarowych, takich jak np. „warzywa/owoce” czy „pieczywo”. Zamiast takich nazw należy zaprogramować nazwy konkretne, np. „czosnek”, „śliwka” czy „chleb”. Ustawodawca dopuszcza natomiast zastosowanie jednej nazwy towaru dla jednostek o różnych cenach, z wyjątkiem takich, które różnią się stawką podatkową. Na przykład ciastka świeże (stawka 8%) i ciastka o terminie przydatności do spożycia przekraczającym 45 dni (stawka 23%) muszą mieć przyporządkowane dwie różne nazwy towarów.

Zgodnie z przepisami przejściowymi § 35-37 rozporządzenia podatnicy czas na dostosowanie swoich urządzeń fiskalnych do nowych regulacji mają do 30 września 2013 roku. Jeśli więc podatnik do tej pory stosował np. nazwy grup towarowych, od 1 października musi stosować nazwy konkretne.

Ustawodawca dał użytkownikom kas dużą dowolność w zakresie stosowanych nazw towarów i usług. Nadal też można posługiwać się różnymi skrótami, o ile oczywiście będą one klarowne i jednoznaczne dla konsumenta i organów podatkowych. Rolą właściciela kasy jest dołożenie wszelkich starań, aby zaprogramowane nazwy towarów i usług spełniały wymóg jednoznacznej identyfikowalności.

Przechowywanie paragonów fiskalnych

Do 31 grudnia 2012 roku obowiązywał przepis przejściowy umożliwiający podatnikom przechowanie kopii paragonów fiskalnych tylko przez 2 lata od zakończenia roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Regulacje te zostały zapisane w § 19 rozporządzenia z dnia 28 listopada 2008 r. w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące oraz warunków ich stosowania (Dz. U. nr 212, poz. 1338 ze zm.). Jednak termin obowiązywania tej ulgi upłynął z dniem 1 stycznia 2013 roku i nie został przedłużony przez Ministra Finansów. Od 1 kwietnia 2013 roku weszły w życie nowe przepisy rozporządzenia z dnia 14 marca 2013 roku w sprawie kas rejestrujących.
Zasadniczo wszystkich podatników stosujących kasy fiskalne i drukarki fiskalne obowiązuje przepis art. 111 ust. 3a pkt 6 ustawy o VAT, według którego dokumenty fiskalne należy przechowywać do czasu przedawnienia się zobowiązania podatkowego, czyli przez 5 lat od zakończenia roku, w którym upłynął termin płatności podatku.

Wprowadzony przez Ministerstwo przepis przejściowy skracający ten termin do 2 lat miał na celu umożliwienie podatnikom zaopatrzenie się w kasy fiskalne z elektroniczną kopią paragonu. W oficjalnym piśmie nr PT7/063/2/423/KWA/12/BMI9-16921 z 6 grudnia 2012 r. udzielono wyjaśnienia dotyczącego likwidacji tymczasowego ustępstwa. Zdaniem Ministra Finansów podatnicy mieli wystarczająco dużo czasu, aby dostosować swoją działalność do ogólnie obowiązujących przepisów.

Wszystkie paragony fiskalne wydrukowane do dnia 31 grudnia 2012 roku można przechowywać przez 2 lata, czyli przynajmniej do 1 stycznia 2015 roku. Natomiast dokumenty wydrukowane po 1 stycznia 2013 roku należy przechowywać przez 5 lat licząc od zakończenia roku, w którym upłynął termin płatności podatku.

Ogromnym ułatwieniem dla podatników są kasy fiskalne i drukarki fiskalne zapisujące kopie dokumentów kasowych na nośniku elektronicznym. Jedna standardowa karta SD/SDHC może pomieścić tyle danych, co ponad 3000 rolek papieru kasowego. Należy przy tym pamiętać, że obowiązkiem każdego podatnika jest przechowywanie kopii paragonów fiskalnych w takich warunkach, aby nie uległy one w żaden sposób zniszczeniu. Druk nie może stać się nieczytelny np. przez wpływ promieni słonecznych, dlatego rolki z kopiami muszą mieć suche i dość zacienione miejsce. Znalezienie przestrzeni na wszystkie te kopie jest szczególnie uciążliwe dla podatników drukujących dziennie wiele paragonów. Właściciele kas, którzy w 2013 roku jeszcze nie zaopatrzyli się w urządzenie z elektroniczną kopią paragonu, powinni to zrobić jak najszybciej. Problemu z przechowywaniem papierowych rolek jeszcze nie widać, jednak może on wystąpić po pewnym czasie. Okres trwałości standardowego wydruku na papierze kasowym to około 2 lata. Później druk zaczyna blaknąć, a papier ulegać naturalnemu niszczeniu. Nabycie urządzenia fiskalnego realizującego zapis kopii dokumentów na elektronicznym nośniku pozwoli uniknąć tego problemu.