Zmiany w obowiązkach użytkowników kas fiskalnych, które weszły w życie 1 kwietnia 2013 roku, należy uznać za jeszcze ważniejsze od tych, które zostały wprowadzone dnia 1 stycznia 2013 roku i dotyczyły obniżenia limitów uprawniających do korzystania ze zwolnień. Poniżej przedstawione zmiany będą też dotyczyły całego roku 2014, 2015, 2016, 2017 i 2018.

 

Uwaga !

Przepisy obowiązujące od 1 kwietnia objęły wszystkich użytkowników kas - zarówno tych ewidencjonujących sprzedaż od lat, jak i tych, którzy dopiero rozpoczynają pracę z urządzeniem fiskalnym. Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 14 marca 2013 roku w sprawie kas rejestrujących weszło w życie 1 kwietnia 2013 r., a na mocy przepisów przejściowych umożliwiło podatnikom użytkowanie kas na starych zasadach do 30 września 2013 roku. 

 

Pamiętaj !

Oznacza to, że od 1 października 2013 roku każdy podatnik będący właścicielem kasy fiskalnej bądź drukarki fiskalnej ma nowe obowiązki, które bezwarunkowo musi spełniać. Nowe rozporządzenie w sprawie kas wprowadza wiele modyfikacji. Większość z nich ma charakter doprecyzowujący. Niektóre jednak mają bardzo duży wpływ na sposób użytkowania kas fiskalnych i prowadzenia ewidencji przez podatników.

 

Oto niektóre z nich:

Nazwy towarów i usług (§ 8 ust. 1 pkt 6 rozporządzenia)	Wprowadzane przez podatników do pamięci fiskalnej nazwy towarów i usług muszą jednoznacznie je identyfikować. Nie mogą to być nazwy określające grupy sprzedażowe. Stosowane przez podatnika nazewnictwo jest ściśle związane z oferowanym przez niego asortymentem. (§ 8 ust. 1 pkt 6 rozporządzenia)
Prowadzenie ewidencji na kasie (§ 3 ust. 2 rozporządzenia)	Ewidencjonowaniu na kasie fiskalnej podlega każda sprzedaż, jak również otrzymanie zaliczki, zadatku lub innej przedpłaty w całości lub w części, niezależnie od formy zapłaty. (§ 3 ust. 2 rozporządzenia)
NOWOŚĆ! - Prowadzenie ewidencji korekt (§ 3 ust. 3 - 6 rozporządzenia)	Zgodnie z § 3 ust. 3 - 6 rozporządzenia podatnicy prowadzą odrębne ewidencje: Korekt wynikających z przyjęcia zwrotów bądź reklamacji, które skutkują zwrotem całości lub części należności. Korekt tak zwanych oczywistych pomyłek.
Paragon fiskalny (§ 8 ust. 1 rozporządzenia)	Na paragonie musi znaleźć się oznaczenie „PARAGON FISKALNY” oraz wartość rabatów i narzutów, jeśli występują. Ponadto na żądanie nabywcy na paragonie fiskalnym należy umieścić jego numer NIP. Dotyczy to kas, które mają taką techniczną możliwość. (§ 8 ust. 1 rozporządzenia)
Kradzież kasy (§ 17 ust. 1 i 2 rozporządzenia)	W przypadku utraty kasy fiskalnej w wyniku kradzieży podatnik ma obowiązek niezwłocznie poinformować o tym fakcie urząd skarbowy i dołączyć potwierdzenie zgłoszenia kradzieży wydane przez organy ścigania. O odzyskaniu skradzionej kasy należy niezwłocznie poinformować urząd skarbowy oraz zgłosić urządzenie do przeglądu technicznego. Ponowne ewidencjonowanie można rozpocząć najwcześniej następnego dnia po dokonaniu przeglądu. (§ 17 ust. 1 i 2 rozporządzenia)
Przegląd techniczny (§ 17 oraz § 33 i 34 rozporządzenia)	Należy go wykonywać „nie rzadziej niż co dwa lata”. Wcześniej przepis ten brzmiał: „raz na 24 miesiące”. Zmiana brzmienia tej regulacji jest dla podatników ważnym doprecyzowaniem, ponieważ podkreśla, iż przeglądy techniczne kasy fiskalnej można wykonywać częściej niż raz na 24 miesiące. Jeśli dla właściciela kasy termin wykonania przeglądu jest niewygodny, może zgłosić kasę do serwisu wcześniej. Dzięki temu uniknie konsekwencji za ewentualne spóźnienie z przeglądem. Termin 2 lat na dokonanie pierwszego przeglądu technicznego liczymy od dnia fiskalizacji kasy. (§ 33 ust. 1 i 3 rozporządzenia)
	Serwisant ma obowiązek wykonać przegląd techniczny w ciągu 5 dni od zgłoszenia kasy przez podatnika. Regulacja ta umożliwi właścicielom kas precyzyjne ustalenie, do kiedy mogą dokonać zgłoszenia, aby nie spóźnić się z przeglądem. (§ 33 ust. 4 rozporządzenia)
	W przypadku odzyskania kasy fiskalnej po kradzieży podatnik ma obowiązek zgłosić urządzenie do przeglądu technicznego. Ponowne ewidencjonowanie można rozpocząć najwcześniej następnego dnia po dokonaniu przeglądu. (§ 17 ust. 2 pkt 2 rozporządzenia)
	Na liście obowiązków serwisanta podczas dokonywania przeglądu znalazł się nowy, istotny obowiązek - dołączenie do książki kasy zaleceń pokontrolnych oraz kopii dokumentu poświadczającego dokonanie przeglądu. Takim dokumentem jest przede wszystkim faktura. (§ 34 ust. 2 rozporządzenia)
Wzory zgłoszeń (załączniki do rozporządzenia)	Oprócz stosowanych dotychczas wzorów zgłoszeń, które nie uległy znaczącym zmianom, takich jak chociażby Zawiadomienie o rozpoczęciu ewidencjonowania, pojawiły się wzory zupełnie nowe: Zgłoszenie przez podatnika danych dotyczących kasy; Wniosek o dokonanie odczytu pamięci fiskalnej kasy oraz Zgłoszenie/Aktualizacja przez podmiot prowadzący serwis kas lub prowadzący serwis główny danych dotyczących kasy.
Serwis kas fiskalnych (§ 1 ust. 13 - 16 oraz § 18 - 32 rozporządzenia)	Nowe wzory legitymacji serwisanta znajdują się w załączniku do rozporządzenia. Wydane przed 2013 rokiem legitymacje ważne są do 31 grudnia 2013 roku. Nowe legitymacje będą obowiązywały przez rok od ich wydania. (§ 23 ust. 5 - 7 oraz załącznik do rozporządzenia)
	Obowiązuje podział na serwis kas i serwis główny. Serwisem głównym może być producent, importer bądź podmiot dokonujący wewnątrzwspólnotowego nabycia kas - ma on większe uprawnienia niż serwis kas i może udzielać takim serwisom autoryzacji, prowadzi też dokumentacje serwisów kas. (§ 1 ust. 13 - 16 oraz § 18 - 32 rozporządzenia)

 

 

Na większą uwagę podatników zasługują przede wszystkim cztery pierwsze zmiany wymienione w tabeli dotyczące:

1. nazw towarów i usług,
2. prowadzenia ewidencji sprzedaży i korekt,
3. nazwy PARAGON FISKALNY
4. numeru NIP nabywcy na paragonie fiskalnym.

 

Ad 1.

Nazwy towarów i usług

 

Zgodnie z § 8 ust. 1 pkt 6 rozporządzenia w sprawie kas, nazwa towaru lub usługi drukowana na paragonie fiskalnym musi być tak dobrana, aby na jej podstawie można było jednoznacznie zidentyfikować towar bądź usługę, której dotyczy.

Nazwa ta pełni trzy zasadnicze funkcje:

• Kontrolną - musi umożliwiać organowi podatkowemu weryfikację poprawności rozliczenia podatku
• Informacyjną - musi umożliwiać konsumentowi kontrolę zakupów
• Ochronną - musi dawać konsumentowi prawo do ewentualnego zwrotu bądź złożenia reklamacji

 

Pierwotne stanowisko Ministerstwa Finansów w sprawie jednoznaczności stosowanego nazewnictwa było nieco bardziej restrykcyjne niż obecne. W broszurze "Najważniejsze zmiany w zakresie kas rejestrujących od 1 kwietnia 2013 r. wynikające z rozporządzenia z dnia 14 marca 2013 r." opublikowanej na stronie Ministerstwa tuż po wydaniu rozporządzenia podkreślano, iż towary m.in. w różnej cenie, od innegoproducenta, o różnej objętości czy zawartości tłuszczu w każdym przypadku powinny być oddzielnie identyfikowane, czyli mieć przyporządkowane odrębne pozycje sprzedażowe.

Informacje zawarte w aktualnej wersji broszury uwzględniającej wyjaśnienia Ministerstwa Finansów z dnia 9 sierpnia 2013r. zasadniczo są zbieżne z poprzednimi , uznano jednak za prawidłowe stosowanie tej samej nazwy dla towarów jednego typu w różnych cenach, jeśli stawka VAT jest taka sama.

Zgodnie z aktualnym stanowiskiem Ministerstwa Finansów uwzględniającym wyjaśnienia z 9 sierpnia 2013 roku, podatnik może dostosować nazwy towarów i usług do możliwości posiadanej kasy fiskalnej. Oznacza to, iż dozwolone jest stosowanie jednej nazwy dla dwóch lub więcej produktów bądź usług jednego typu, nawet jeśli mają różne ceny.

Przykładowo jabłka różnych odmian mogą mieć przyporządkowaną jedną nazwę towaru: „jabłka”, nawet jeśli poszczególne gatunki są w różnych cenach. Najważniejsze, aby nazwa pozycji sprzedażowej była zgodna z towarem będącym przedmiotem obrotu lub - analogicznie - usługą. W praktyce oznacza to tylko tyle, że klient musi mieć na paragonie nazwę towaru lub usługi zgodną z tym, co kupił. Pomidory nie mogą widnieć na paragonie fiskalnym pod nazwą „papryka”, a wykonana usługa strzyżenia nie może zostać zaewidencjonowana jako „pedicure”.

 

Uwaga !

Należy przy tym pamiętać, iż dwa towary lub dwie usługi nie mogą mieć przyporządkowanej jednej nazwy, jeśli różnią się stawką podatkową. Na przykład chleb z terminem przydatności do spożycia nie dłuższym niż 14 dni objęty jest stawką 5%, natomiast chleb o przedłużonej trwałości - 8%. Podobnie w przypadku pomidorów suszonych (stawka 8%) i pomidorów na gałązce (stawka 5%). W tego typu przypadkach należy zaprogramować dwie różne nazwy towarów z różnymi stawkami VAT.

W świetle nowych przepisów niewłaściwą praktyką jest stosowanie nazw grup towarowych. Jeśli więc podatnik do tej pory miał zaprogramowane w pamięci swojego urządzenia fiskalnego nazwy takie jak: „warzywa/owoce”, „nabiał”, „pieczywo” czy „usługa fryzjerska”, będzie musiał zmienić stosowane nazewnictwo na bardziej konkretne, np. „papryka”, „pomidor”, „brzoskwinia”, „twaróg”, „serek wiejski”, „bułka”, „strzyżenie”, „regeneracja włosów” itp.

 

Do programowania wielu towarów doskonale nadaje się kasa Posnet Bingo XL

 

 

Zobacz więcej filmów i poznaj zalety kasy Posnet Bingo XL

 

Zgodnie z zapewnieniami Ministerstwa Finansów głównym celem wprowadzenia wymogu jednoznacznej identyfikowalności było wyeliminowanie przypadków stosowania nazw grup towarowych. W ten sposób skonstruowane nazwy nie spełniały trzech podstawowych wymogów - nie umożliwiały konsumentowi szczegółowej kontroli zakupów, powodowały trudności w wypadku konieczności złożenia reklamacji, a w niektórych przypadkach nawet budziły wątpliwości co do prawidłowości zastosowanej stawki podatkowej.

Wszyscy podatnicy, którzy dotychczas stosowali nazwy grup towarowych, muszą bezwarunkowo zaprogramować w pamięci kasy nowe, konkretne nazwy towarów lub usług najpóźniej do 30 września 2013 r.

Nazwy towarów i usług określa sam podatnik, uwzględniając przy tym specyfikę prowadzonej przez siebie działalności. W praktyce oznacza to, iż właściciel dużego sklepu wielobranżowego może uznać, że właściwe okaże się stosowanie bardziej szczegółowych nazw towarów, natomiast właściciel warzywniaka może wprowadzić do pamięci kasy jedynie kilkadziesiąt nazw, określających poszczególne rodzaje warzyw.

Szczegółowe nazwy towarów konstruowane z uwzględnieniem wskazań takich jak np. nazwa producenta, objętość czy zawartość tłuszczu, mogą być stosowane, jeśli podatnik uzna to za właściwe. Takie bardzo szczegółowe tworzenie rozbudowanych nazw nie jest jednak obowiązkowe i żadna kontrola nie może tego wymagać od podatnika, nawet po 30 września 2013 roku.

 

Najważniejszą podstawą do stosowania w pewnych przypadkach mniej szczegółowego nazewnictwa są przepisy z § 35 i 36 rozporządzenia z 14 marca 2013 r.:

§ 35. Podatnicy użytkujący kasy, które zostały nabyte w okresie ważności:
1) decyzji ministra właściwego do spraw finansów publicznych wydanej na podstawie przepisów obowiązujących przed dniem wejścia w życie rozporządzenia ministra finansów z 28 listopada 2008 r. w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące oraz warunków ich stosowania,
2) potwierdzenia, o którym mowa w art. 111 ust. 6b ustawy, wydanego po 1 września 2011 r. – mogą je nadal stosować do prowadzenia ewidencji po upływie tego okresu, pod warunkiem że kasy te zapewniają prawidłowość rozliczeń podatnika.

§ 36. Podatnicy użytkujący kasy, o których mowa w § 35 oraz art. 9 ust. 2 ustawy z 18 marca 2011 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz ustawy – Prawo o miarach (Dz.U. nr 64, poz. 332), nieposiadające możliwości technicznych spełnienia wymagań określonych w rozdziale 2 stosują te przepisy odpowiednio.

Zgodnie z powyższymi regulacjami podatnik, który użytkuje kasę fiskalną spełniającą warunki określone w § 35, która jednocześnie nie ma technicznych możliwości spełnienia wymogów z 2 rozdziału rozporządzenia, stosuje przepisy „odpowiednio”. We wspomnianym 2 rozdziale rozporządzenia znajduje się między innymi przepis § 8 ust. 1 pkt 6 mówiący o konieczności stosowania nazw jednoznacznie identyfikowalnych. Stosowanie przepisów „odpowiednio” to inaczej stosowanie ich z uwzględnieniem możliwości technicznych posiadanego urządzenia fiskalnego.

 

Uwaga !

Oznacza to, iż wymagania stawiane podatnikowi będącemu właścicielem kasy o niskich parametrach technicznych będą mniejsze niż w przypadku podatnika posiadającego urządzenie o parametrach wyższych. Brak możliwości technicznych może skutkować mniej szczegółowym prowadzeniem identyfikacji towarów i usług.

Należy jednak pamiętać, że powyższa zasada działa także w drugą stronę - sprzedawca mający duży asortyment bądź częstą rotację towarów, który dysponuje kasą bądź drukarką fiskalną o dużych możliwościach, między innymi z dużą bazą towarową PLU, również stosuje przepisy „odpowiednio”. Oznacza to, iż w jego przypadku konieczne jest zaprogramowanie nazw bardziej szczegółowych - dostosowanych do specyfiki działalności.

W tym miejscu wyjaśnienie Ministerstwa Finansów z 9 sierpnia 2013 r. rodzi nowe wątpliwości - dość trudno będzie bowiem wyznaczyć granicę, poza którą kasa przestaje mieć techniczne możliwości spełnienia wymogu jednoznaczności nazw towarów i usług. Warto więc dołożyć wszelkich starań, aby stosowane nazewnictwo było jak najbardziej szczegółowe - na tyle, na ile pozwala na to nasze urządzenie fiskalne.

W przypadku konieczności przeprogramowania nazw w kasie fiskalnej informujemy, że nasz autoryzowany serwis fiskalny świadczy takie usługi.

 

Ad 2.

Prowadzenie ewidencji na kasie

Nowe obowiązki użytkownika kasy fiskalnej od 1 października 2013 r. dotyczące prowadzenia ewidencji budzą chyba najwięcej kontrowersji § 6 rozporządzenia w sprawie kas, wymienia obowiązki podatnika związane z ewidencjonowaniem sprzedaży na kasie fiskalnej:

§ 6. 1. Podatnicy, prowadząc ewidencję:
1) wydają nabywcy, bez jego żądania, paragon fiskalny;
2) dokonują po fiskalizacji kasy wyłącznie sprzedaży w trybie fiskalnym i nie dokonują sprzedaży ewidencjonowanej przy zastosowaniu kasy po jej fiskalizacji w żadnym innym trybie, w tym w trybie szkoleniowym;
3) sporządzają raport fiskalny dobowy po zakończeniu sprzedaży za dany dzień, nie później jednak niż przed dokonaniem pierwszej sprzedaży w dniu następnym;
4) sporządzają raport fiskalny okresowy (miesięczny) po zakończeniu sprzedaży za dany miesiąc, w terminie do 25. dnia miesiąca następującego po danym miesiącu;
5) stosują oznaczenia literowe od „A” do „G” do przyporządkowania stawki podatku do nazw towarów i usług, przy czym:
a) literze „A” jest przyporządkowana stawka podstawowa podatku,
b) literom od „B” do „G” odpowiadają pozostałe stawki podatku stosowane na poszczególne towary i usługi oraz zwolnienie od podatku;
6) przyporządkowują dowolną wolną literę, z wyjątkiem litery „A”, wartości 0% (tzw. Zero techniczne) w przypadku sprzedaży opodatkowanej, o której mowa w art. 119 ust. 1 lub art. 120 ust. 4 ustawy; przyporządkowanie odpowiedniej litery dla tego rodzaju sprzedaży odnotowuje serwisant w książce kasy;
7) dokonują wydruku wszystkich emitowanych przez kasę dokumentów i w przypadku kas innych niż z elektronicznym zapisem kopii, kopii tych dokumentów na taśmie papierowej;
8) przechowują kopie dokumentów fiskalnych przez okres wymagany w ustawie oraz w ustawie z 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (Dz.U. z 2012 r., poz. 749, z późn. zm.4) zgodnie z warunkami określonymi w ustawie z 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz.U. z 2013 r., poz. 330).

2. Podatnicy stosujący kasy, które rozliczają więcej niż jedną transakcję w jednym czasie, zamykają wszystkie rozpoczęte w ciągu danej doby transakcje przed wykonaniem raportu fiskalnego dobowego.

 

Pamietaj !

Podatnik ma obowiązek przechowywania papierowych kopii dokumentów fiskalnych oraz elektronicznych nośników danych aż do chwili przedawnienia zobowiązania podatkowego, czyli przez pięć lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.

Przyjrzyjmy się zatem dokładnie, jak w zgodzie w nowymi przepisami należy ewidencjonować sprzedaż na kasie. Zgodnie z art. 111 ust. 3a ustawy o VAT podatnik, który prowadzi sprzedaż towarów bądź świadczy usługi na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej i rolników ryczałtowych, każdą taką operację dokumentuje paragonem fiskalnym, którego oryginał bez wezwania wręcza klientowi. Zgodnie z art. 19 ust. 1 tejże ustawy obowiązek podatkowy powstaje co do zasady z chwilą wydania towaru bądź wykonania usługi. Prawidłowe ewidencjonowanie sprzedaży polega więc na wystawieniu paragonu fiskalnego w większości przypadków z chwilą wykonania usługi lub wydania towaru.

 

Uwaga !

W przypadku, gdy osoba fizyczna nie prowadząca działalności gospodarczej lub będąca rolnikiem ryczałtowym żąda wystawienia faktury dokumentującej transakcję, należy wręczyć jej oryginał tego dokumentu. Oprócz faktury wystawiamy też paragon fiskalny, jednak nie wręczamy go klientowi. Oryginał paragonu dołączamy do kopii faktury. Zasada ta podana jest w § 7 ust. 3 rozporządzenia Ministra Finansów z 28 marca 2011 r. w sprawie m.in. wystawiania faktur (z późn. zm.). Takie działanie pozwala uniknąć podwójnej płatności podatku za tę samą transakcję.

Powyższe zasady obowiązują dla transakcji, dla których obowiązek podatkowy powstaje z chwilą wydania towaru bądź wykonania usługi. Nieco inaczej należy postępować w przypadku, gdy zapłata była poprzedzona zaliczką oraz przy sprzedaży wysyłkowej.

 

Zaliczki

 

Rozporządzenie z 14 marca 2013 roku w sprawie kas rejestrujących reguluje kwestię ewidencjonowania zaliczek, zadatków, rat oraz wszelkich innych przedpłat na poczet dostawy towarów bądź świadczenia usług. Jak wspomniano wcześniej, obowiązek podatkowy co do zasady powstaje z chwilą wydania towaru bądź wykonania usługi. Jeśli jednak sprzedaż poprzedzona została zaliczką, obowiązek ten powstaje z chwilą otrzymania tej zaliczki. Należy ją zewidencjonować na kasie fiskalnej niezależnie od tego, czy zaliczka została wpłacona w całości, czy w części należności. Czytamy o tym w § 3 ust. 2 rozporządzenia w sprawie kas.

Zaliczki były ewidencjonowane przez podatników na kasach fiskalnych już od dawna, a prawidłowość takiego postępowania potwierdzali dyrektorzy izb skarbowych. Nowy obowiązek, który rozporządzenie nakłada na wszystkich właścicieli kas od 1 października 2013 r., nie jest więc żadną rewolucją, a jedynie sprecyzowaniem powszechnie stosowanej i oficjalnie akceptowanej praktyki.

 

Pamiętaj !

Rozporządzenie z 14 marca 2013 roku nie reguluje jednak sposobu postępowania w sytuacji, gdy zaliczka trafia na rachunek bankowy podatnika. O zapłacie właściciel kasy w większości przypadków dowiaduje się z pewnym opóźnieniem - najczęściej następnego dnia, podczas przeglądania wyciągów bankowych. Urządzenie fiskalne nie ma technicznej możliwości rejestracji obrotu ze wsteczną datą - paragon można wydrukować tylko z datą bieżącą.

Należy w tym miejscu podkreślić, iż zaewidencjonowanie zaliczki w dniu otrzymania wyciągu bankowego nie będzie błędem, o ile nie wpłynie na poprawność rozliczeń podatkowych. Jeśli wpłata zaliczki i jej zaewidencjonowanie są dokonane w obrębie jednego miesiąca, na rozliczenie podatku rozbieżność ta nie ma żadnego wpływu, ponieważ podatek VAT rozlicza się za miesiąc lub kwartał.

Jak jednak postąpić w sytuacji, gdy zaliczka zostanie wpłacona pod koniec jednego miesiąca, a wyciąg bankowy otrzymamy na początku miesiąca kolejnego? Sytuacja ta w wielu podatnikach wzbudza spore wątpliwości. Również w tym przypadku prawidłową procedurą jest zaewidencjonowanie zaliczki na kasie fiskalnej w dniu otrzymania wyciągu bankowego.

 

Uwaga !

Należy jednak pamiętać, że wpłaconą zaliczkę należy wykazać w deklaracji VAT za ten miesiąc, w którym powstał obowiązek podatkowy, czyli kiedy faktycznie została wpłacona.

Wartość obrotu i podatku wydrukowane na raporcie okresowym za miesiąc następny należy pomniejszyć o wartości dotyczące tej zaliczki.

Czynimy tak, aby uniknąć podwójnej płatności podatku i wykazywać obrót i kwotę podatku należnego zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczych. Taki sposób postępowania uznają za prawidłowy również organy podatkowe, między innymi Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach i Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy w wydanych interpretacjach indywidualnych.

 

Sprzedaż wysyłkowa

 

Jeszcze więcej wątpliwości pojawia się w kwestii ewidencjonowania sprzedaży dokonanej za pośrednictwem poczty bądź firmy kurierskiej. W myśl art. 19 ust. 13 pkt 6 ustawy o VAT obowiązek podatkowy przy tego typu dostawie towarów powstaje z chwilą otrzymania przez podatnika zapłaty. Jeśli płatności za towar sprzedawany na przykład w sklepie internetowym klient dokonuje przelewem przed wysyłką towaru, procedura ewidencjonowania jest taka sama jak w przypadku zaliczek - paragon drukujemy w dniu otrzymania należności. Jeśli o przelewie dowiadujemy się z opóźnieniem na podstawie informacji z wyciągów bankowych, to w dniu uzyskania takiej informacji.

Należy jednak pamiętać, że z zaewidencjonowaniem na kasie nie można zwlekać - należy to zrobić w pierwszym możliwym momencie po powstaniu obowiązku podatkowego.

W praktyce klienci sklepów internetowych lub innych firm prowadzących sprzedaż wysyłkową często mają do wyboru zapłatę przelewem lub „za pobraniem” bądź „za zaliczeniem pocztowym”. Zgodnie z zasadą zawartą we wspomnianym przepisie art. 19 ust. 13 pkt 6 ustawy o VAT obowiązek podatkowy powstaje dopiero z chwilą, gdy konsument zapłaci za towar.

Stwarza to dwie trudności - po pierwsze, klient nie otrzyma paragonu od razu. Po drugie, przelewy od firm kurierskich bądź pieniądze z poczty często przychodzą z bardzo dużym opóźnieniem.

 

Uwaga !

Zasadniczo sprzedawca prowadzący sprzedaż wysyłkową towarów opłacanych „za pobraniem” nie powinien drukować paragonu przed wysyłką towaru i dołączać go do przesyłki. Ustawa o VAT w ogóle nie przewiduje możliwości zaewidencjonowania sprzedaży przed momentem powstania obowiązku podatkowego. Teoretycznie więc sprzedawca powinien wysłać towar, poczekać na zapłatę ze strony klienta, a następnie wysłać oryginał paragonu na przykład pocztą.

Rozwiązanie takie jest oczywiście zupełnie niepraktyczne, lecz prawidłowe z punktu widzenia prawa podatkowego. Niektóre organy podatkowe dopuszczają jednak możliwość zaewidencjonowania sprzedaży wcześniej, przed powstaniem obowiązku podatkowego. Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach w interpretacji indywidualnej z 27 grudnia 2012 r., nr IBPP3/443-1049/12/KG potwierdził, iż wystawienie paragonu fiskalnego przy sprzedaży „za pobraniem” przed otrzymaniem zapłaty nie jest nieprawidłowe, o ile nie prowadzi do niezgodności prowadzonej ewidencji z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczych. Interpretacja ta wydaje się być o tyle słuszna, że umożliwia sprzedawcy zagwarantowanie klientowi jego podstawowego prawa - prawa do otrzymania paragonu dokumentującego transakcję.

 

Pamiętaj !

Rozwiązanie to nie pozostaje jednak bez pewnego ryzyka. Wiąże się ono z sytuacją, gdy klient mający opłacić towar „za pobraniem” odmówi jego przyjęcia. Wartości wynikających z wydrukowanego paragonu fiskalnego nie można skorygować ani w ewidencji zwrotów i reklamacji, ponieważ nie skutkuje zwrotem należności, ani w ewidencji oczywistych pomyłek, ponieważ wystawienia paragonu przed powstaniem obowiązku podatkowego nie można uznać za taką pomyłkę. Powstaje więc podatek do zapłacenia, którego nie powinno być, ponieważ nie odpowiada rzeczywistemu przebiegowi operacji gospodarczych.

 

 

Uwaga Zmiana!

Od 01 stycznia 2014 r. sprzedaż wysyłkowa rozliczana w VAT wg zasady ogólnej

Dotychczas stosowany art. 19 ust. 13 pkt 6 ustawy o VAT, z którego wynikało, że przy sprzedaży wysyłkowej za zaliczeniem pocztowym (pobraniem), obowiązek podatkowy powstawał z chwilą otrzymania zapłaty, obowiązywał do 31 grudnia 2013 roku.

Od 01 stycznia 2014 r. nie ma szczególnej regulacji dla sprzedaży wysyłkowej za zaliczeniem pocztowym. Obowiązek podatkowy powstaje wg zasady ogólnej, czyli z chwilą dokonania dostawy towaru, nawet gdy sprzedawca nie otrzymał jeszcze zapłaty. Wyjątek stanowi jedynie otrzymanie zaliczki, przedpłaty itp. przed dokonaniem dostawy towaru. W takim przypadku, na podstawie art. 19a ust. 8, obowiązek podatkowy powstaje w momencie otrzymanie zapłaty. Otrzymanie tej przedpłaty spowoduje, że nie będzie juz mowy o opodatkowaniu sprzedaży wysyłkowej za zaliczeniem pocztowym, ale opodatkujemy otrzymaną zaliczkę.

 

Zgodnie z nowymi przepisami, od początku 2014 r. w przypadku dostawy za pobraniem, moment rozpoznania obowiązku podatkowego powstanie w chwili, gdy nabywca odbierze towar od przewoźnika, o ile takie są warunki transakcji.

 

01.01.2014 r. przyniósł nam nowy obowiązek dokładnego i rzetelnego udokumentowania faktycznej daty dostarczenia przesyłki dokonywanej przez firmy kurierskie czy pocztę. Przy sprzedaży wysyłkowej wystawianie faktur rodzi nowy problem; faktura nie powinna zawierać daty dokonania lub zakończenia dostawy towarów, gdyż nie jest ona określona w momencie wystawiania faktury (art. 106e ust. 1 pkt 6 ustawy o VAT). W ewidencji sprzedaży VAT uwzględnimy taką fakturę dopiero w momencie dokonania dostawy, która będzie wynikała z potwierdzenia otrzymanego od firmy kurierskiej czy też poczty.

 

Ad 3.

NOWOŚĆ - Prowadzenie ewidencji korekt

 

Kasy fiskalne i drukarki fiskalne nie dają użytkownikowi technicznej możliwości skorygowania danych drukowanych na paragonie fiskalnym, takich jak ilość jednostek sprzedażowych, rodzaj towaru bądź usługi czy przyporządkowane im stawki podatku.

 

Uwaga !

Nie może to jednak pozbawiać podatnika możliwości dokonania korekty w przypadku zwrotu towaru, uznanej reklamacji czy chociażby popełnienia pomyłki. Jeszcze przed wejściem w życie rozporządzenia z 14 marca 2013 r. właściciele kas rozwiązywali ten problem prowadząc własne ewidencje.

Przepisy obowiązujące od 1 kwietnia 2013 r., do których podatnicy muszą się dostosować najpóźniej do 30 września 2013 r., uregulowały kwestię prowadzenia ewidencji korekt. Zgodnie z § 3 ust. 3 rozporządzenia w sprawie kas zwrotów i uznanych reklamacji nie ewidencjonuje się na kasie. Kolejne zapisy tego aktu prawnego regulują procedurę prowadzenia odrębnej ewidencji dla tego typu korekt.

Zobacz - tu nauczysz się prawidłowo prowadzić:ewidencję korekt paragonów fiskalnych

 

Zwroty i reklamacje

 

Przepisy rozporządzenia wymieniają listę informacji, które powinny znaleźć się w prowadzonej ewidencji zwrotów i uznanych reklamacji skutkujących zwrotem całości lub części należności.

w § 3 ust. 4 są wymienione:
1. Data sprzedaży
2. Nazwa towaru bądź usługi z ewentualnym opisem
3. Termin zwrotu bądź reklamacji
4. W przypadku zwrotu całości należności - wartość brutto zwracanego lub reklamowanego towaru bądź zwracanej lub reklamowanej usługi i kwotę podatku należnego
5. W przypadku zwrotu części należności - wartość brutto zwracanej kwoty oraz wartość podatku należnego
6. Dokument, który potwierdza dokonanie sprzedaży
7. Protokół uznania reklamacji bądź przyjęcia zwrotu podpisany przez obie strony - sprzedawcę i nabywcę

Dokumentem potwierdzającym dokonanie sprzedaży jest przede wszystkim oryginał paragonu fiskalnego. Ustawodawca dał jednak podatnikom pewną dowolność w tym względzie. Zauważmy, że w § 3 ust. 4 pkt 6 rozporządzenia mowa o dokumencie, a nie konkretnie o paragonie. Może więc to być na przykład umowa, dokument gwarancyjny czy chociażby wydruk z terminala.

 

Uwaga !

Konieczne jest natomiast sporządzenie protokołu przyjęcia zwrotu bądź uznania reklamacji. Przepisy nie obligują konsumenta do podania swoich danych osobowych. Praktyka pokazuje, że osoby prywatne niezbyt chętnie to robią. Wystarczy tylko podpis osoby składającej reklamację bądź zwracającej towar oraz oczywiście podpis podatnika.

 

Pamiętaj !

Należy jednak pamiętać, że dołączenie dokumentu poświadczającego sprzedaż i protokołu jest w przypadku zwrotów i reklamacji niezbędnym warunkiem prawidłowego prowadzenia ewidencji korekt.

Po dokonaniu wpisu w odrębnej ewidencji należy odpowiednio pomniejszyć wartość obrotu i podatku należnego wynikające z raportu miesięcznego.

 

Oczywiste pomyłki

 

W praktyce prowadzenia sprzedaży zdarza się nie raz, że osoba obsługująca kasę fiskalną pomyli się w wyborze pozycji sprzedażowej, ilości towaru czy na przykład cenie usługi. Aż do 1 kwietnia 2013 r. procedur korygowania obrotu i kwot podatku w takich przypadkach również nie regulowały żadne przepisy. Nowe rozporządzenie w sprawie kas jasno sprecyzowało, jak taka ewidencja powinna wyglądać.

Zgodnie z § 3 ust. 5 rozporządzenia muszą się w niej znaleźć następujące informacje:
1. Wartość sprzedaży brutto i wartość podatku należnego błędnie zaewidencjonowanej sprzedaży.
2. Krótki opis okoliczności i przyczyny popełnienia pomyłki.

 

Pamiętaj !

Do wpisu należy dołączyć oryginał paragonu fiskalnego dokumentującego sprzedaż. Należy także zwrócić uwagę na konieczność niezwłocznego dokonania wpisu w ewidencji oczywistych pomyłek - powinno się to zrobić jak najszybciej po odkryciu błędu. Osoba obsługująca kasę po dokonaniu wpisu drukuje nowy paragon fiskalny z prawidłowymi danymi, a jego oryginał wręcza klientowi, zgodnie z wytycznymi § 3 ust. 6 rozporządzenia. Podobnie jak w przypadku przyjęcia zwrotu i uznania reklamacji, należy wartość wynikającą z raportu miesięcznego pomniejszyć o korygowane wartości.

 

Zwróćmy uwagę, iż przepisy rozporządzenia nakładającego nowe obowiązki na użytkowników kas fiskalnych od 1 października 2013 roku obligują podatnika do dołączenia oryginału paragonu fiskalnego do wpisu w ewidencji pomyłek. W przypadku zwrotu czy reklamacji może być to inny dokument, jednak przy ewidencji oczywistej pomyłki warunkiem dokonania prawidłowego wpisu jest posiadanie oryginału paragonu fiskalnego i dołączenie go do ewidencji. Przed wejściem w życie nowego rozporządzenia w sprawie kas, kiedy to jeszcze nie było regulacji dotyczących prowadzenia odrębnych ewidencji, organy podatkowe akceptowały dołączanie dokumentów innych niż oryginał paragonu fiskalnego, na przykład KW czy wyciągu z wewnętrznych rejestrów. Dzięki temu można było zwrócić pieniądze klientowi, który dostrzegł pomyłkę, ale na przykład zgubił paragon.

 

Uwaga !

Od 1 października 2013 r. takie rozwiązanie nie będzie możliwe. Warto w tym miejscu zastanowić się nad istotą oczywistej pomyłki. Taki błąd zauważamy tuż po wydrukowaniu paragonu, jeszcze zanim wręczymy go klientowi. Kupujący może też dostrzec błąd na paragonie i wrócić z nim do sklepu lub punktu usługowego. Zauważmy też, że w przypadku oczywistych pomyłek przepisy § 5 i 6 rozporządzenia nie wymagają sporządzania protokołu opatrzonego podpisem obu stron.

Umożliwienie sporządzania korekt oczywistych pomyłek bez dołączania oryginałów paragonów mogłoby prowadzić do wielu nadużyć, które trudno byłoby ujawnić. Należy więc stwierdzić, że wprowadzenie wymogu dołączania oryginały paragonu fiskalnego do wpisu w ewidencji oczywistych pomyłek jest krokiem jak najbardziej uzasadnionym.

 

Numer NIP nabywcy, rabaty, narzuty na paragonie

 

W nowym rozporządzeniu w sprawie kas pojawił się dość kontrowersyjny zapis obligujący właścicieli kas fiskalnych do umieszczania numeru NIP nabywcy na paragonie fiskalnym, w przypadku gdy klient ma takie życzenie. Wymaganie to, zawarte w § 8 ust. 1 pkt 17 rozporządzenia, zgodnie z zawartymi w § 35 - 37 przepisami przejściowymi, od dnia 1 października 2013 roku obowiązuje wszystkich użytkowników kas i drukarek fiskalnych.

Choć brzmienie obu tych przepisów jest raczej jasne i nie pozostawia wątpliwości, że umieszczanie numeru NIP nabywcy na paragonie fiskalnym jest nowym obowiązkiem podatnika od 1 października 2013 roku, Ministerstwo Finansów jeszcze przed 1 kwietnia 2013 r. opublikowało na swojej stronie internetowej oficjalne wyjaśnienie informujące, iż obowiązek umieszczania numeru NIP nabywcy na paragonie dotyczy właścicieli tylko tych kas i drukarek fiskalnych, które mają taką techniczną możliwość.

Rozwiązanie to wydaje się być zrozumiałe ze względu na fakt, iż na polskim rynku nie ma urządzeń, które umożliwiałyby umieszczenie na paragonie fiskalnym dodatkowej informacji w postaci numeru NIP. Niektóre nowoczesne drukarki fiskalne mają dodatkową linię do zaprogramowania - wykorzystywaną na różne teksty reklamowe i informacyjne. Takie urządzenia mogłyby spełniać wymogi obowiązujące od 1 października 2013 roku. Konieczność zakupienia takich urządzeń przez wszystkich podatników byłaby absurdem, a na nowe kasy fiskalne dostosowane do zmienionych przepisów siłą rzeczy trzeba będzie trochę poczekać.

Decyzja o wprowadzeniu obowiązku umieszczania numeru NIP nabywcy na paragonie fiskalnym podyktowana była chęcią wprowadzenia rozwiązania, które umożliwiałoby podatnikom drukowanie paragonów fiskalnych spełniających funkcję faktury uproszczonej. Faktury takie można wystawiać od 1 stycznia 2013 r. na mocy § 5 ust. 4 pkt 6 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 marca 2011 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2011 Nr 68, poz. 360 z późn. zm.). Należy jednak pamiętać, że zgodnie z § 5 ust. 5 tego rozporządzenia, faktury uproszczonej nie wystawia się dla osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej i rolników ryczałtowych. Obowiązek wystawienia paragonu spełniającego funkcję faktury uproszczonej dotyczyłby tylko sprzedaży dla klientów prowadzących działalność gospodarczą, a takim osobom z powodzeniem można wystawić „zwykłą” fakturę.

Powyższe zasady dotyczą także umieszczania na paragonie informacji o wartości rabatów i narzutów, o której mowa w § 8 ust. 1 pkt 9 rozporządzenia w sprawie kas. Podatnicy, którzy stosują kasy i drukarki fiskalne nieposiadające technicznej możliwości umieszczania na paragonie tych danych - numeru NIP nabywcy oraz wartości rabatów i narzutów - mogą je dalej użytkować także po 30 września 2013 r. Ustawodawca nie wyznaczył póki co dalszego terminu, w którym wymóg ten będzie obligatoryjny dla wszystkich.