Odczyt pamięci fiskalnej - procedura

Konieczność dokonania odczytu pamięci fiskalnej może się wiązać z zakończeniem pracy drukarki w trybie fiskalnym lub jedynie z wymianą jej modułu pamięci. W każdym z tych przypadków procedura jest nieco inna. Zobaczmy zatem, jak należy postępować z każdym z nich.

 

Zakończenie pracy drukarki w trybie fiskalnym

Kiedy możemy mówić o zakończeniu pracy drukarki w trybie fiskalnym? Wtedy, gdy nie planujemy już dalszego użytkowania tego urządzenia do ewidencji sprzedaży. Może to dotyczyć następujących sytuacji:

Wymiana drukarki fiskalnej na nową

Likwidacja działalności gospodarczej

Likwidacja sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej i rolników ryczałtowych

Zakończenie pracy drukarki w trybie fiskalnym z innych przyczyn

 

Procedura postępowania w przypadku zakończenia pracy drukarki w trybie fiskalnym została opisana w § 15 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 marca 2013 r. w sprawie kas rejestrujących (Dz. U. z 2013 r. poz. 363):

§ 15. 1. W przypadku zakończenia przez kasę pracy w trybie fiskalnym podatnik:

1) wykonuje raport fiskalny dobowy i raport fiskalny okresowy (miesięczny);
2) składa w terminie 7 dni od dnia zakończenia pracy kasy w trybie fiskalnym wniosek do naczelnika urzędu skarbowego o dokonanie odczytu pamięci fiskalnej kasy, którego wzór stanowi załącznik nr 3 do rozporządzenia;
3) składa wniosek o wyrejestrowanie kasy z ewidencji prowadzonej przez naczelnika urzędu skarbowego;
4) dokonuje przy pomocy serwisanta kasy odczytu zawartości pamięci fiskalnej kasy przez wykonanie raportu rozliczeniowego za cały okres pracy kasy w obecności pracownika urzędu skarbowego.

2. Odczyt, o którym mowa w ust. 1 pkt 4, powinien być zakończony protokołem z czynności odczytania zawartości pamięci fiskalnej kasy sporządzonym przez pracownika urzędu skarbowego, z zastrzeżeniem § 27. Raport stanowi załącznik do protokołu. Wzór protokołu stanowi załącznik nr 4 do rozporządzenia.

 

Co musisz zrobić po zakończeniu pracy drukarki?

Aby odczyt pamięci fiskalnej mógł być wykonany prawidłowo, po zaprzestaniu używania drukarki wydrukuj raport dobowy, a następnie raport okresowy (miesięczny). Po wykonaniu tych czynności nie możesz już ewidencjonować sprzedaży za pomocą danego urządzenia. Jeśli to zrobisz, będziesz musiał wydrukować raporty jeszcze raz.

 

Jakie dokumenty trzeba złożyć?

• Wniosek o dokonanie odczytu pamięci fiskalnejkasy złóż w swoim urzędzie skarbowym w ciągu 7 dni od wydrukowania raportów - dobowego i okresowego. Wzór tego wniosku znajdziesz w załączniku nr 3 do rozporządzenia w sprawie kas.
• Wniosek o wyrejestrowanie kasy z ewidencji prowadzonej przez naczelnika urzędu skarbowego - przepisy nie określają konkretnego terminu złożenia tego wniosku, jednak zrób to jak najszybciej. Nie ma również określonego wzoru takiego wniosku, powinien on jednak zawierać przynajmniej takie informacje, jak:

1. imię i nazwisko lub nazwa podatnika
2. numer NIP podatnika
3. numer ewidencyjny drukarki fiskalnej
4.  imię i nazwisko oraz dane kontaktowe osoby wyznaczonej przez Ciebie do kontaktów w sprawie ustalenia szczegółów dotyczących przeprowadzenia odczytu (m.in. daty i godziny)
5. Przeznaczenie drukarki po wyrejestrowaniu

 

Kto dokonuje odczytu pamięci fiskalnej?

Uprawnienia do dokonania odczytu pamięci fiskalnej Twojej drukarki ma tylko serwisant, z którego usług korzystasz np. w związku z okresowymi przeglądami technicznymi. Na samym odczycie to on zajmuje się techniczną stroną czynności.

 

Jak wygląda sam odczyt pamięci fiskalnej?

W umówionym wcześniej terminie na odczycie pamięci fiskalnej Twojej drukarki spotykają się trzy osoby: serwisant, pracownik urzędu skarbowego oraz właściciel kasy, czyli Ty. Serwisant w obecności urzędnika drukuje raport rozliczeniowy z całego okresu pracy kas fiskalnej. Pracownik urzędu spisuje natomiast protokół z czynności odczytania zawartości pamięci fiskalnej kasy rejestrującej - wzór tego protokołu znajduje się w załączniku nr 4 do rozporządzenia w sprawie kas. Po dopełnieniu całej procedury protokół taki otrzymuje każda ze stron - właściciel kasy, serwisant i urzędnik.

 

Co dalej z drukarką?

Po dokonaniu odczytu pamięci fiskalnej drukarka nie pracuje już w trybie fiskalnym, a co za tym idzie jej użytkowanie nie podlega już wymogom rozporządzenia w sprawie kas. Na szczęście przepisy nie wymagają przechowywania modułu fiskalnego do czasu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Takie stanowisko zajmują również organy podatkowe. „Zużytą” drukarkę fiskalną można zutylizować - oczywiście zgodnie z wymogami ochrony środowiska - lub zatrzymać w jakimkolwiek celu, który nie jest związany z ewidencjonowaniem sprzedaży.

 

Sprawdź: Zawieszam działalność - czy muszę dokonać odczytu pamięci fiskalnej?

 

Wymiana pamięci fiskalnej drukarki

Czynność ta nie jest równoznaczna z zakończeniem pracy kasy w trybie fiskalnym. Gdy wymieniony zostanie moduł pamięci, urządzenie dalej będzie pracować w trybie fiskalnym pod tym samym numerem ewidencyjnym. Pamięć fiskalną wymienia się zazwyczaj z powodu jej zapełnienia albo stwierdzenia przez serwisanta, iż uszkodzony został moduł pamięci. Procedura odczytu pamięci fiskalnej jest dość podobna, jak w przypadku zakończenia pracy drukarki w trybie fiskalnym. Nie jest jednak taka sama.

 

Procedura postępowania w przypadku wymiany pamięci fiskalnej została opisana w § 16 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 marca 2013 r. w sprawie kas rejestrujących:

§ 16. 1. W przypadku konieczności wymiany pamięci fiskalnej podatnik dokonuje czynności określonych w § 15 ust. 1 pkt 1, 2 i 4. Przepis § 15 ust. 2 stosuje się odpowiednio.
2. Po wymianie pamięci fiskalnej podatnik:
1) dokonuje fiskalizacji kasy;
2) składa zgłoszenie aktualizacyjne danych dotyczących kasy z nowym numerem unikatowym w terminie 7 dni od dnia otrzymania kasy od podmiotu prowadzącego serwis główny, do właściwego naczelnika urzędu skarbowego, według wzoru zgłoszenia aktualizacyjnego stanowiącego załącznik nr 2 do rozporządzenia.
3. W przypadku, o którym mowa w ust. 1, książka kasy nie podlega wymianie.

 

Co musisz zrobić przed wymianą modułu?

Zanim złożysz w urzędzie wniosek o dokonanie odczytu pamięci, wydrukuj raport dobowy i raport okresowy (miesięczny). Po tej czynności nie możesz już rejestrować sprzedaży na danej drukarce, aż do momentu wymiany modułu.

 

Jakie dokumenty trzeba złożyć?

• Wniosek o dokonanie odczytu pamięci fiskalnejkasy - należy go złożyć w ciągu 7 dni od sporządzenia wydruku raportów dobowego i okresowego. Wzór tego wniosku znajdziesz w załączniku nr 3 do rozporządzenia w sprawie kas.
• Zgłoszenie aktualizacyjne danych dotyczących kasy należy złożyć po dokonaniu odczytu i ponownej fiskalizacji. Masz na to 7 dni od otrzymania od serwisanta drukarki z nową pamięcią. Wzór tego zgłoszenia znajdziesz w załączniku nr 2 do rozporządzenia w sprawie kas.

 

Kto dokonuje odczytu pamięci fiskalnej?

Stroną techniczną odczytu pamięci drukarki zajmuje się oczywiście Twój serwisant - ten sam, z którego usług korzystasz przy okazji np. okresowych przeglądów technicznych. Tylko serwisant ma uprawnienia do dokonywania odczytu pamięci fiskalnej Twojej drukarki i nie może tego zrobić nikt inny.

 

Jak wygląda sam odczyt pamięci fiskalnej?

Na odczycie pamięci fiskalnej obecne są trzy osoby: serwisant, właściciel kasy oraz pracownik urzędu skarbowego. Serwisant drukuje raport rozliczeniowy z całego okresu pracy kasy, a urzędnik sporządza protokół z czynności odczytania zawartości pamięci fiskalnej kasy rejestrującej. Wzór takiego protokołu można znaleźć w załączniku nr 4 do rozporządzenia. Raport dołącza się do protokołu, który zostaje sporządzony w trzech egzemplarzach - po jednym dla urzędnika, serwisanta i właściciela drukarki.

 

Co dalej z drukarką?

Po dokonaniu odczytu serwisant wymienia pamięć fiskalną drukarki. Nie będzie jednak robił tego przy Tobie, lecz zabierze urządzenie do serwisu. Po wymianie pamięci drukarka zostaje poddana fiskalizacji. Ma ona ten sam numer ewidencyjny, zmienia się jednak jej numer unikatowy - nowy numer należy podać w zgłoszeniu aktualizacyjnym. Oczywiście urządzenie trzeba ponownie zaprogramować i wprowadzić nazwy towarów i usług przez oprogramowanie zainstalowane na Twoim komputerze. Potem możesz już swobodnie użytkować swoją drukarkę z nową pamięcią do ewidencjonowania sprzedaży.

 

Gdy odczyt nie może zostać wykonany

W niektórych przypadkach serwisant może stwierdzić, iż dokonanie odczytu pamięci fiskalnej nie jest możliwe. Procedurę postępowania w takim przypadku reguluje § 27 rozporządzenia w sprawie kas:

§ 27. 1. W przypadku gdy serwisant kas dokonując czynności, o której mowa w § 15 ust. 1 pkt 4, stwierdzi brak możliwości odczytu zawartości pamięci fiskalnej kasy, przesyła niezwłocznie kasę do podmiotu prowadzącego serwis główny w celu dokonania odczytu.
2. W przypadku, o którym mowa w ust. 1, podmiot prowadzący serwis główny dokonuje odczytu zawartości pamięci fiskalnej kasy, o którym mowa w § 15 ust. 1 pkt 4, i sporządza protokół z czynności odczytania zawartości pamięci fiskalnej kasy. W przypadku gdy podmiot prowadzący serwis główny stwierdzi brak możliwości odczytu zawartości pamięci fiskalnej kasy, w protokole określa przyczyny tej okoliczności.
3. Protokół, o którym mowa w ust. 2, sporządza i podpisuje podmiot prowadzący serwis główny. Protokół musi być sporządzony czytelnie i opatrzony podpisem uprawnionego pracownika i pieczęcią podmiotu prowadzącego serwis główny.
4. Oryginał protokołu, o którym mowa w ust. 2, przesyła się w terminie 7 dni od dnia jego sporządzenia do właściwego dla podatnika naczelnika urzędu skarbowego, a kopię protokołu do podatnika.
5. W przypadku, o którym mowa w ust. 2 zdanie drugie, kopię protokołu przesyła się do Prezesa Głównego Urzędu Miar.

Przepisy te wskazują, iż - niezależnie od tego, czy drukarka zgłaszana była do odczytu w związku z wymianą pamięci fiskalnej, czy zakończeniem pracy w trybie fiskalnym - w przypadku niemożności dokonania odczytu pamięci serwisant przesyła urządzenie do producenta lub importera (serwisu głównego). Podmiot ten dokonuje odczytu i sporządza z niego protokół, którego oryginał w ciągu 7 dni przesyła do właściwego urzędu skarbowego, a kopię do podatnika będącego właścicielem kasy.

Jeśli odczyt pamięci fiskalnej nie mógł być dokonany nawet przez serwis główny, podmiot ten w protokole wpisuje przyczynę tej okoliczności, a kopię protokołu przesyła również do Głównego Urzędu Miar.

Dbasz o jakość pracy sprzętów w swoim sklepie? Najwyższą jakość drukarek fiskalnych zapewni Ci profesjonalny serwis fiskalny z doświadczeniem. Sprawdź, co przygotowaliśmy specjalnie dla Ciebie!