Obowiązkiem m.in. pracodawcy zatrudniającego pracownika czy zleceniobiorcę jest zgłoszenie go w ZUS do ubezpieczeń społecznych. Za każdy miesiąc kalendarzowy płatnik nalicza i opłaca składki ubezpieczeniowe za ubezpieczone osoby.

Po zakończeniu roku kalendarzowego płatnik przekazuje osobie zgłoszonej do ubezpieczeń społecznych informację o naliczonych składkach za rok ubiegły. Wzór informacji RMUA określono w załączniku nr 16b do rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 23 października 2009 r. w sprawie określenia wzorów zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego, imiennych raportów miesięcznych i imiennych raportów miesięcznych korygujących, zgłoszeń płatnika, deklaracji rozliczeniowych i deklaracji rozliczeniowych korygujących, zgłoszeń danych o pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze oraz innych dokumentów (tekst jednolity Dz. U. z 2016 r. poz. 222).

 

Obowiązek przekazania informacji rocznej RMUA wynika z art. 41 ust. 8 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych (tekst jednolity Dz. U. z 2016 r. poz. 963). Zgodnie z tym przepisem, informację tę wydaje się ubezpieczonemu raz na rok, w podziale na poszczególne miesiące. Służy ona ubezpieczonemu do zapoznania się i weryfikacji prawidłowości opłacanych za niego składek, wykazanych przerw w ich opłacaniu i wypłaconych świadczeń.

 

Przepisy dotyczące przekazywania ubezpieczonym informacji rocznej stosuje się odpowiednio także do składek na ubezpieczenie zdrowotne – zasada ta wynika z art. 41 ust. 9 ustawy.

 

Termin przekazania informacji RMUA

Informację roczną RMUA przekazuje się do końca lutego roku następującego po danym roku kalendarzowym. Jeśli jednak osoba ubezpieczona wystąpi z odpowiednim żądaniem, płatnik ma obowiązek przekazywać ją we wcześniejszym terminie – nie częściej jednak niż raz na miesiąc za miesiąc poprzedni.

Wzór informacji miesięcznej znajduje się w załączniku nr 16a wspomnianego rozporządzenia.

 

Ważne!

Informację roczną dla osoby ubezpieczonej RMUA za 2016 r. należy przekazać ubezpieczonym do wtorku 28 lutego 2017 r.

 

Niektórzy płatnicy z własnej inicjatywy, pomimo braku takiego obowiązku, wydają ubezpieczonym informacje RMUA za okresy miesięczne. W takim wypadku nie mają oni obowiązku przekazania tym osobom rocznej informacji o naliczonych składkach. Wyjątkiem jest sytuacja, gdy to ubezpieczony żąda wydania rocznej informacji. Należy przy tym pamiętać, iż zarówno informacje przekazywane za okresy miesięczne, jak i informacje roczne powinny uwzględniać wszelkie sporządzone i przekazane do ZUS korekty dokumentów rozliczeniowych.

 

Komu należy przekazać informację RMUA

Zgodnie z definicją określoną w art. 4 pkt 1 ustawy systemowej, ubezpieczonym jest każda osoba fizyczna podlegająca chociaż jednemu z ubezpieczeń społecznych: emerytalnemu, rentowemu, wypadkowemu czy chorobowemu.

Płatnik ma obowiązek sporządzić i przekazać informację RMUA każdej osobie, którą miał obowiązek zgłosić w ZUS do ubezpieczeń oraz naliczać za nią składki ubezpieczeniowe.

 

Zobowiązanymi do przekazania informacji rocznej dla osoby ubezpieczonej są m.in.:

• Pracodawcy - pracownikom,
• Zleceniodawcy – zleceniobiorcom (z wyjątkiem przypadków, gdy zleceniobiorca w danym roku kalendarzowym zgłoszony był wyłącznie do ubezpieczenia zdrowotnego),
• Rolnicze spółdzielnie produkcyjne i spółdzielnie kółek rolniczych – swoim członkom,
• Powiatowe urzędy pracy - bezrobotnym pobierającym zasiłek dla bezrobotnych lub stypendium,
• Jednostki obsługi ekonomiczno-administracyjnej utworzone przez jednostkę samorządu terytorialnego, które rozliczają i opłacają składki za ubezpieczonych wykonujących pracę w podlegających im szkołach, przedszkolach i innych jednostkach organizacyjnych systemu oświaty,
• Podmioty, na rzecz których osoby odbywające karę pozbawienia wolności lub tymczasowego aresztowania wykonują odpłatnie pracę w czasie odbywania kary - na podstawie skierowania do pracy

 

Roczną informację o naliczonych składkach przekazuje się ubezpieczonemu niezależnie od tego, czy osoba ta chce ją otrzymać, czy nie. Obowiązek ten obejmuje płatnika także po wyrejestrowaniu danej osoby z ubezpieczeń w ZUS (np. po rozwiązaniu umowy o pracę) – przy czym w takim wypadku również obowiązuje termin do końca lutego następnego roku, dokumentu nie trzeba przekazywać bezpośrednio po wyrejestrowaniu.

 

Choć przepisy nie precyzują takiego obowiązku, warto zadbać o potwierdzenie odbioru dokumentu poprzez złożenie przez ubezpieczonego własnoręcznego podpisu np. na kserokopii informacji RMUA.

 

Rocznej informacji RMUA nie trzeba przekazywać osobom, które w danym roku kalendarzowym zgłoszone były przez płatnika wyłącznie do ubezpieczenia zdrowotnego. Jeśli jednak ubezpieczony wystąpi z odpowiednim żądaniem, płatnik ma obowiązek przekazać mu informacje zawarte w raportach – nie częściej niż raz na miesiąc, bez konieczności przekazywania mu informacji rocznej.

 

Sposób przekazania informacji RMUA

Informację roczną dla osoby ubezpieczonej sporządza się i przekazuje takiej osobie w formie papierowej. Przesłanie dokumentu drogą elektroniczną jest możliwe wyłącznie za zgodą ubezpieczonego – przy czym w takim wypadku konieczne jest opatrzenie dokumentu kwalifikowanym podpisem elektronicznym osoby odpowiedzialnej za jego przekazanie, zgodnie z art. 47a ust. 2a ustawy ubezpieczeniowej.

 

Dane podawane w informacji RMUA

W informacji rocznej RMUA powinny znaleźć się te same dane, które płatnik wykazał w imiennych raportach miesięcznych przekazanych do ZUS. W dokumencie tym należy podać informacje o składkach naliczonych od stycznia do grudnia 2016 r. oraz wykazać ewentualne przerwy w ich opłacaniu.

Należy przy tym podkreślić, iż w informacji rocznej dla osoby ubezpieczonej wykazuje się składki naliczone, a nie opłacone. Oznacza to, iż płatnik ma obowiązek przekazać swoim ubezpieczonym informację roczną bez względu na to, czy opłacił za nich należne składki na dany rok, czy nie.

 

Korygowanie informacji rocznej

W przypadku stwierdzenia przez ubezpieczonego, iż przekazana mu przez płatnika informacja roczna zawiera niezgodności ze stanem faktycznym, ma on obowiązek złożyć u płatnika tzw. wniosek o sprostowanie danych oraz poinformować o tym fakcie ZUS.

Zgodnie z art. 41 ust. 11 ustawy ubezpieczeniowej:

Art. 41

(…)

11. Ubezpieczony zgłasza na piśmie lub do protokołu do płatnika składek wniosek o sprostowanie informacji zawartych w imiennym raporcie miesięcznym w terminie 3 miesięcy od otrzymania informacji, o których mowa w ust. 8, jeżeli, jego zdaniem, nie są one zgodne ze stanem faktycznym. O  fakcie tym informuje Zakład. W razie nieuwzględnienia przez płatnika składek reklamacji w terminie jednego miesiąca od daty jej wpływu, na wniosek ubezpieczonego, Zakład po przeprowadzeniu postępowania wyjaśniającego wydaje decyzję.

 

Jak wskazano w powyższym przepisie, na złożenie wniosku ubezpieczony ma 3 miesiące od otrzymania informacji RMUA. Płatnik ma miesiąc na rozpatrzenie wniosku. Jeśli stwierdzi, iż informacja faktycznie zawiera błędy, wysyła do ZUS odpowiednie dokumenty korygujące lub uzupełnia brakujące dokumenty.

Jeśli w ciągu 1 miesiąca płatnik nie uwzględni złożonego wniosku, ubezpieczony dokument ten składa do ZUS. Organ rentowy przeprowadza postępowanie wyjaśniające i wydaje stosowną decyzję. W przypadku zakwestionowania i zmiany informacji wykazanych w dokumencie, ZUS informuje o tym ubezpieczonego i płatnika składek. Obie strony mają 3 miesiące na złożenie w organie rentowym wniosku o zmianę stanowiska. Jeśli tego nie zrobią, informacje ZUS traktuje się jako prawdziwe.

Zgodnie z art. 41 ust. 12 ustawy, jeżeli ubezpieczony w ciągu 3 miesięcy od otrzymania informacji RMUA nie zakwestionuje zawartych w niej danych, uznaje się je za zgodne ze stanem faktycznym, chyba że zostaną one zakwestionowane przez ZUS na podstawie odpowiedniej decyzji.

 

Jak pracodawca informuje ZUS o przychodach emerytów i rencistów

 

Kliknij i pobierz aktualny druk informacji rocznej dla osoby ubezpieczonej RMUA