czwartek, 21 marzec 2019 10:03

E-dokumentacja pracownicza w programach InsERT

Oceń ten artykuł
(5 głosów)

Zmiany w przepisach dotyczących przechowywania akt pracowniczych uprościły życie pracodawcom. Użytkownicy programów Gratyfikant nexo i Gratyfikant GT mogą teraz korzystać z e-Archiwizacji – wygodnej, oszczędnej i bezpiecznej usługi pozwalającej na elektroniczną archiwizację dokumentacji pracowniczej i przesyłanie jej do ZUS. Sprawdź, dlaczego warto z niej korzystać i testuj za darmo przez 14 dni. 

Od 1 stycznia 2019 r. obowiązują nowe przepisy dotyczące przechowywania dokumentacji dotyczącej pracowników. Jedną z najważniejszych zmian jest skrócenie z 50 lat do 10 lat okresu obowiązkowego przechowywania akt pracowniczych. Ponadto w nowym stanie prawnym dokumenty nie muszą być już archiwizowane w formie papierowej – mogą mieć formę elektroniczną. Pojawiła się też możliwość przekazywania do ZUS danych ważnych dla ubezpieczonych w formie elektronicznej. Ponadto wprowadzono domyślne przekazywanie pensji na konto bankowe pracownika.

Dla przedsiębiorców to bardzo duże ułatwienie. Firmy oszczędzają na zakupie papieru, regałów i szaf pancernych, druku, a przede wszystkim na kosztach pracy. Obsługa kadrowa jest prostsza i szybsza. Wiodący producent oprogramowania dla firm – InsERT – wprowadził w związku z tym ważne zmiany w programach Gratyfikant GT oraz Gratyfikant nexo.

 

Przechowywanie e-dokumentacji

Po wejściu w życie nowych przepisów pracodawcy mogą przesyłać do ZUS imienne raporty miesięczne pracowników. Otrzymane dane zapisywane są na ich indywidualnych kontach i archiwizowane w formie elektronicznej. Proces dostosowywania firm do zmian podzielono na kilka etapów – w zależności od daty zatrudnienia pracownika.

  • Dla zatrudnionych przed 1 stycznia 1999 roku akta muszą być przechowywane przez pracodawcę przez 50 lat.
  • Dla zatrudnionych od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2018 r. czas archiwizowania dokumentów pracodawca może skrócić do 10 lat. Ma jednak obowiązek złożyć w ZUS raport z informacjami niezbędnymi do wyliczenia emerytury lub renty. W przeciwnym wypadku musi przechowywać akta przez 50 lat. Wybór e-dokumentacji wiąże pracodawcę nieodwołalnie dla wszystkich pracowników.
  • Dla zatrudnionych od 1 stycznia 2019 r. dokumentację przechowuje się przez 10 lat. Pracodawca ma obowiązek wysyłania do ZUS imiennych raportów miesięcznych zawierających dane niezbędne dla ustalenia wysokości emerytury lub renty.

 

Programy InsERT gotowe na e-Dokumentację

Użytkownicy programów Gratyfikant nexo (od wersji 24) i Gratyfikant GT (od wersji 1.56) mogą przechowywać akta swoich pracowników w formie elektronicznej. Dzięki e-Archiwizacji wymagane kopie zapasowe przechowywane są bezpiecznie – system zapewnia danym najwyższą ochronę. Kopie zapasowe tworzone są z wykorzystaniem chmury. W razie potrzeby akta mogą zostać przekazane w formie skompresowanego archiwum.

Korzystanie z e-Archiwizacji to oszczędność – odchodzą koszty zakupu nośników czy usług serwisowych związanych z odzyskiwaniem danych w razie awarii sprzętu. Oszczędzamy też czas pracy – archiwizacja odbywa się w tle i nie obciąża systemu, dane wysyłane są do chmury zgodnie z ustalonym harmonogramem. A dzięki innowacyjnej technologii Cloud Computing użytkownik może sięgać do zgromadzonych danych w dowolnym miejscu, o każdej porze.

 

Usługa e-Archiwizacja dostępna jest bezpłatnie przez 14 dni w wersji próbnej. Jeśli użytkownik się na nią zdecyduje, może wybrać jeden z sześciu atrakcyjnych cenowo pakietów – dostosowanych do potrzeb przedsiębiorcy związanych z przestrzenią dyskową oraz transferem danych.

 


 

BUCHCOM Programy dla firm Warszawa to Partner Handlowy i Punkt Serwisowy InsERT. Zespół doświadczonych specjalistów posiadających uprawnienia serwisowe dysponuje kompletną ofertą tego wiodącego producenta, wdraża systemy zgodnie z potrzebami klienta i zapewnia opiekę serwisową. Kompleksowo wyposażamy stanowiska sprzedażowe – oferujemy kasy i drukarki fiskalne Posnet, Elzab i Novitus, wagi sklepowe, czytniki kodów kreskowych i inne urządzenia. Zawieramy bardzo atrakcyjne umowy na płatności elektroniczne z terminalem płatniczym. Nasi certyfikowani księgowi specjalizują się w obsłudze księgowej oraz kadrowo-płacowej małych i średnich przedsiębiorstw. W naszym serwisie fiskalnym wyposażamy firmy w sprzęt i oprogramowanie, szkolimy i zapewniamy optymalne opcje dla każdej działalności.

 

Programy dla firm Warszawa – zobacz naszą ofertę

Czytany 4247 razy Ostatnio zmieniany czwartek, 21 marzec 2019 10:34

Artykuły powiązane

  • Portal Biura w biurze rachunkowym. Czy rzeczywiście warto? Portal Biura w biurze rachunkowym. Czy rzeczywiście warto?

    W dobie przymusowej cyfryzacji wielu dziedzin życia polskiego przedsiębiorcy wprowadzanie zmian jest nieuniknione. Wykorzystanie nowych technologii pozwala księgowym utrzymać się na rynku, nawet pomimo dużej konkurencji. Jakie rozwiązania rzeczywiście przynoszą korzyści biurom, a jakie są jedynie naciąganiem na kolejne zakupy? Pod lupę wzięliśmy Portal Biura w biurze rachunkowym – system InsERT do komunikacji na linii biuro-klient.

  • Odzyskiwanie należności od kontrahenta z InsERT nexo i GT! Odzyskiwanie należności od kontrahenta z InsERT nexo i GT!

    Odzyskiwanie należności to jedna z największych uciążliwości w firmie. Długotrwałe, często nieskuteczne negocjacje, które zabierają pracownikom czas. Brak płynności finansowej. A w końcu problem, który wielu przedsiębiorców powstrzymuje przed stanowczymi działaniami – obawa przed utratą dobrych relacji z klientem… Wszystko to wiedzą twórcy systemów InsERT. Dlatego teraz możesz skorzystać z odzyskiwania należności w programach linii nexo i GT!

  • Faktura ustrukturyzowana usprawni księgowość dla firm Faktura ustrukturyzowana usprawni księgowość dla firm

    Wprowadzona od 1 stycznia faktura ustrukturyzowana obecnie jest dla polskich przedsiębiorców wyborem, nie przymusem. Rząd wprowadzi jednak obowiązek jej stosowania – i to już od 2024 roku. Choć jak każda zmiana przeraża podatników, dla biur rachunkowych może być dużym odciążeniem. Sprawdź, jak system KSeF i faktura ustrukturyzowana usprawnią księgowość dla firm.

  • Elektroniczna ewidencja dla ryczałtowców – od kiedy obowiązkowa? Elektroniczna ewidencja dla ryczałtowców – od kiedy obowiązkowa?

    Powszechna (i obowiązkowa!) cyfryzacja życia przedsiębiorców nie omija tych, którzy korzystają z różnych podatkowych preferencji. Kolejną grupą, którą nowe przepisy zobligują do prowadzenia ewidencji w formie elektronicznej, są podatnicy rozliczający się na zasadzie ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych. Sprawdź, od kiedy elektroniczna ewidencja dla ryczałtowców będzie obowiązkowa!

  • Portal Biura – teraz także dla linii InsERT GT Portal Biura – teraz także dla linii InsERT GT

    Innowacyjne narzędzie usprawniające komunikację pomiędzy przedsiębiorcą a biurem rachunkowym – Portal Biura – teraz działa także w linii InsERT GT! Poznaj funkcjonalność tego rozwiązania i dowiedz się, dlaczego warto w pełni wykorzystać potencjał e-księgowości! Portal Biura dla linii InsERT GT.