Podatnik, który prowadzi działalność gospodarczą i dokonuje sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej, musi stosować kasę fiskalną. Dowodem zakupu jest wydrukowany paragon – wydanie go klientowi to obowiązek sprzedawcy. Istnieją czynności, które nie są objęte wymogiem ewidencji z wykorzystaniem urządzenia fiskalnego. W takiej sytuacji przedsiębiorca nie jest zobligowany do wystawiania paragonów i nie musi wydawać ich nabywcy. 

Obowiązkowe ewidencjonowanie zwrotów

Klient ma prawo zgłosić się do sprzedającego ze zwrotem lub reklamacją zakupionej rzeczy. Jakie formalne kroki musi wykonać sprzedawca w takim przypadku? Jeżeli zaakceptuje oddanie towaru, wówczas klient otrzymuje zwrot pieniędzy. Kolejnym krokiem jest odpowiednie odnotowanie zwrotu w odrębnej ewidencji. Zwroty nie są bowiem bezpośrednio rejestrowane na kasie fiskalnej – dlatego niezbędna jest dodatkowa dokumentacja. Jakie informacje powinny się w nim znaleźć?

Ewidencja zwrotów i reklamacji - co powinno się w niej znaleźć

Zgodnie z § 3 ust. 2 Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29 kwietnia 2019 r. w sprawie kas rejestrujących (Dz. U. z 2019 r. poz. 816):

Zwroty towarów i uznane reklamacje towarów i usług, które skutkują zwrotem całości albo części należności (zapłaty) z tytułu sprzedaży, ujmuje się w odrębnej ewidencji zawierającej:

1) datę sprzedaży;

2) nazwę towaru lub usługi pozwalającą na jednoznaczną ich identyfikację i ewentualnie opis towaru lub usługi stanowiący rozwinięcie tej nazwy;

3) termin dokonania zwrotu towaru lub reklamacji towaru lub usługi;

4) wartość brutto zwracanego towaru lub wartość brutto towaru lub usługi będących przedmiotem reklamacji oraz wysokość podatku należnego - w przypadku zwrotu całości należności z tytułu sprzedaży;

5) zwracaną kwotę (brutto) oraz odpowiadającą jej wysokość podatku należnego - w przypadku zwrotu części należności z tytułu sprzedaży;

6) dokument potwierdzający dokonanie sprzedaży;

7) protokół przyjęcia zwrotu towaru lub reklamacji towaru lub usługi podpisany przez sprzedawcę i nabywcę.

Czy jest możliwy zwrot towaru bez paragonu fiskalnego?

A co w sytuacji, gdy klient nie ma wydruku z kasy fiskalnej? Czy możliwy jest zwrot towaru bez paragonu? Z treści rozporządzenia w sprawie kas fiskalnych wynika, że aby zwrócić towar, niezbędne jest okazanie dokumentu potwierdzającego sprzedaż. Jednak nie jest określone wprost, że dokumentem tym ma być właśnie paragon. Może być nim także faktura, wydruk z terminala, potwierdzenie transakcji z konta bankowego, gwarancja podbita przez sprzedawcę, czy też oświadczenie o zagubieniu paragonu wraz z oświadczeniem dokonania zakupu.

Z paragonem fiskalnym jest łatwiej

Z treści rozporządzenia wynika więc, że zwrot towaru bez paragonu fiskalnego jest możliwy. Jednak warto wziąć pod uwagę fakt, iż sklepy stacjonarne często umieszczają w swoim regulaminie dodatkowe zapisy. Określają one także warunki dokonania zwrotu i reklamacji, w tym właśnie konieczność okazania paragonu przez klienta. Paragon fiskalny zdecydowanie ułatwia konsumentowi dochodzenie swoich praw i usprawnia odzyskanie pieniędzy w przypadku zwrotu czy reklamacji.

Zobacz: Kto musi mieć kasę fiskalną online od 1 stycznia 2021 r. Aktualna lista branż