piątek, 31 październik 2025 23:52

Koniec papierowych KPiR – jak się przygotować do zmian w 2026 r.?

Oceń ten artykuł
(1 głos)

Prowadzisz KPiR w zeszycie lub w arkuszu kalkulacyjnym? Czekają Cię poważne zmiany! Pełna cyfryzacja księgi przychodów i rozchodów od 1 stycznia 2026 r. obejmie wszystkich przedsiębiorców. W praktyce koniec papierowych KPiR najbardziej odczują najmniejsze firmy, przyzwyczajone do tradycyjnych rozwiązań. Na szczęście możesz się szybko i stosunkowo niedużym kosztem przygotować do elektronicznej KPiR.

Rozporządzenie Ministra Finansów i Gospodarki z dnia 6 września 2025 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów zostało opublikowane w Dzienniku Ustaw z 2025 r. pod poz. 1299. Wszystkie zawarte w tym nowym akcie prawnym przepisy wejdą w życie 1 stycznia 2026 r. Oznacza to koniec papierowych KPiR oraz obowiązek prowadzenia tych ksiąg wyłącznie elektronicznie.

 

Koniec papierowych KPiR – co oznacza dla firm?

Cyfryzacja stopniowo obejmuje kolejne aspekty prowadzenia działalności w polskich firmach. Obowiązek elektronicznego prowadzenie podatkowej księgi przychodów i rozchodów nie oznacza jednak wyłącznie końca papierowych ksiąg. Podatnicy, którzy w tym celu korzystają z arkuszy kalkulacyjnych lub nawet prostych programów, niewyposażonych w system raportowania w czasie rzeczywistym, nie będą już mogli stosować tych rozwiązań.

Program do KPiR od 1 stycznia 2026 r. nie tylko powinien umożliwiać prowadzenie ksiąg zgodnie z obowiązującymi przepisami i wymogami ustawodawcy, ale też w sposób automatyczny przekazywać dane bezpośrednio do administracji skarbowej. Nie wystarczy więc przestawić się z papieru na komputer. Trzeba będzie mieć oprogramowanie, które zapewni podatnikowi spełnienie nowych wymogów.

 

Jak przygotować się na zmiany?

Nowe przepisy wejdą w życie już od 1 stycznia 2026 roku. Pozostało więc stosunkowo niewiele czasu, przy przygotować się koniec papierowych KPiR. Warto wprowadzić zmiany już teraz.

Jeśli prowadzisz papierową KPiR rozejrzyj się za programem odpowiadającym nowym wymogom ustawodawcy. Taki system księgowy działa na podobnej zasadzie, co systemy JPK czy KSeF. Dane o przychodach i kosztach będą przez niego przesyłane bezpośrednio do administracji skarbowej w ustandaryzowanym schemacie i formacie XML.  

Jeśli korzystasz z oprogramowania sprawdź, czy spełnia ono wymagania obowiązujące od 1 stycznia 2026 r. Program musi korzystać z ujednoliconego formatu opublikowanego przez Ministerstwo Finansów. Jeśli Twój system od lat nie daje możliwości aktualizacji lub korzystasz z autorskiego programu, prawdopodobnie musisz zaopatrzyć się nowe oprogramowanie.

 

Jaki program wybrać?

Programy takie jak Rachmistrz nexo czy Rachmistrz GT do prowadzenia uproszczonej księgowości są na bieżąco aktualizowane przez producenta – firmę InsERT. Zatrudnieni w niej specjaliści z dużym wyprzedzeniem wprowadzają zmiany wynikające ze zmodernizowanych przepisów. Tak było np. przy wdrażaniu Jednolitego Pliku Kontrolnego. Dzięki temu przedsiębiorca ma możliwość wcześniejszego przygotowania swojej działalności na zmiany, wprowadzenia odpowiednich procedur i przeszkolenia pracowników.

Wybierając programy takie jak Rachmistrz nexo czy Rachmistrz GT masz pewność, że będą one modyfikowane także pod kątem przyszłych zmian. Funkcjonują na rynku już od wielu lat i dostarczają firmom narzędzia do sprawnego prowadzenia księgowości. Wykorzystują automatyzację, w tym sztuczną inteligencję, do przyśpieszenia i uproszczenia czasochłonnych procedur, dzięki czemu zarówno przedsiębiorcom, jak i biurom rachunkowym łatwiej jest rzetelnie i terminowo wywiązać się z obowiązków.

 

Aby optymalnie wykorzystać wybrany program InsERT, dobrze jest skorzystać z pomocy doświadczonego wdrożeniowca. Specjaliści BUCHCOM są też księgowymi, dlatego dobrze rozumieją potrzeby użytkowników prowadzących KPiR i mogą zapewnić skuteczne wdrożenie. Warto pomyśleć o tym już teraz, aby na spokojnie przygotować się na koniec papierowych KPiR od 1 stycznia 2026 r.

 

WIĘCEJ O PROWADZENIU ELEKTRONICZNEGO KPIR WKRÓTCE W PORADNIKU

 

Czytany 195 razy Ostatnio zmieniany poniedziałek, 03 listopad 2025 13:53

Artykuły powiązane

  • Podatkowa księga przychodów i rozchodów 2018: zmiany w rozporządzeniu Podatkowa księga przychodów i rozchodów 2018: zmiany w rozporządzeniu

    Zniesienie obowiązku zawiadamiania urzędu skarbowego o prowadzeniu księgi i powierzeniu jej biuru rachunkowemu, zmiany w zakresie uznawania księgi za rzetelną, brak obowiązków ewidencyjnych przy udzielaniu pożyczek pod zastaw – to tylko niektóre z wielu zmian wprowadzonych w rozporządzeniu w sprawie podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Większość z nich ma charakter dostosowawczy. Sprawdź, co wprowadzone zmiany oznaczają dla przedsiębiorców.

  • Zawiadomienie o założeniu księgi przychodów i rozchodów w 2017 r. gdzie i kiedy złożyć? Zawiadomienie o założeniu księgi przychodów i rozchodów w 2017 r. gdzie i kiedy złożyć?

    Rozpoczęcie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów wymaga od podatnika złożenia w urzędzie skarbowym pisemnego zawiadomienia. Sprawdź, komu od 1 stycznia 2017 r. przysługiwało prawo założenia księgi podatkowej oraz gdzie i w jakich terminach należy złożyć stosowne zawiadomienie.

  • Księga przychodów i rozchodów Księga przychodów i rozchodów

     

    Twoja firma jest najważniejsza!

    Powierz prowadzenie Twojej księgowości specjalistom z BUCHCOM!

     buchcom ksiega przychodow

     

    Najpopularniejszą formą prowadzenia księgowości wśród małych i średnich firm jest podatkowa księga przychodów i rozchodów (PKPiR). Choć jest to forma prostsza niż księgi rachunkowe, wymaga znajomości zasad dokonywania zapisów w księdze i ewidencjach z nią związanych oraz - przede wszystkim - znajomości skomplikowanego prawa podatkowego. Większość przedsiębiorców decyduje się na powierzenie prowadzenia swojej księgi przychodów i rozchodów specjalistom z biura rachunkowego BUCHCOM.

    Wytyczne prowadzenia księgi przychodów i rozchodów wskazuje rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (tekst jednolity Dz. U. z 2014 r. poz. 1037 ze zm.). Rozporządzenie dotyczące księgi to nie jedyny przepis z jakim należy sie zapoznać. Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych, przepisy dotyczące kas fiskalnych, dla większości ustawa o podatku od towarów i usług, to tylko niektóre z przepisów dotyczących przedsiębiorców prowadzących działalność gospodarczą.

    - Świadczymy kompleksowe usługi w zakresie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. 

    - Wyprowadzamy zaległości księgowe i podatkowe. 

    - Rozliczamy transakcje wewnątrzunijne. 

    Księgowi naszego biura rachunkowego mają wieloletnie doświadczenie i kwalifikacje niezbędne do rzetelnego i zgodnego z przepisami prawa podatkowego prowadzenia księgowości, ewidencji VAT, dokumentacji kadrowo-płacowej.

    Gwarantujemy terminowość rozliczeń podatkowych i bierzemy pełną odpowiedzialność za prowadzone księgi przed US i ZUS.

    Jako BUCHCOM jesteśmy biurem rachunkowym mieszczącym się na warszawskim Ursynowie w dogodnej lokalizacji; tuż przy stacji metra Stokłosy.

     

    W ramach zawartej umowy z naszym biurem rachunkowym BUCHCOM:

     

    1. Prowadzimy rzetelnie, terminowo i zgodnie z obowiązującymi przepisami:

    - podatkową księgę przychodów i rozchodów (PKPiR), zwaną też księgą podatkową zgodnie z obowiązującymi przepisami o podatku dochodowym od osób fizycznych i rozporządzeniem w sprawie prowadzenia księgi

    - ewidencje VAT zakupu i sprzedaży zgodnie z ustawą o podatku VAT

    - ewidencję środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, tabele amortyzacyjne wraz z naliczeniem odpisów amortyzacyjnych

    - ewidencję wyposażenia na postawie rozporządzenia w sprawie prowadzenia księgi

    - ewidencje przebiegu pojazdów

    - dokumentację kadrowo-płacową zatrudnionych pracowników.

     

    2. Sporządzamy:

    - faktury wewnętrzne dla wewnątrzwspólnowego nabycia towarów

    - faktury wewnętrzne dla importu usług

    - faktury wewnętrzne dla „odwrotnego obciążenia”

    - dowody wewnętrzne

    - noty korygujące

    - deklaracje podatkowe z elektroniczną wysyłką do urzędów

    - deklaracje i raporty ZUS z elektroniczną wysyłką do ZUS

    - informacje roczne dla pracowników, zleceniobiorców, wykonawców dzieł: PIT-11 z elektroniczną wysyłką do urzędów

    - informacje roczne dla osób ubezpieczonych: pracowników, zleceniobiorców (RMUA)

    - rozliczenia roczne właścicieli, wspólników spółek osobowych w zależności od wybranego sposobu opodatkowania;

    - dla podatku dochodowego od osób fizycznych rozliczanego wg skali podatkowej (art. 27 ustawy o PIT): PIT-36 indywidualne lub wspólne z małżonkiem, a także w sposób przewidziany dla osób samotnie wychowujących dzieci z uwzględnieniem innych przychodów i przysługujących ulg odliczanych od dochodu lub podatku

    - dla podatku dochodowego od osób fizycznych rozliczanego metodą liniową (art.30c ustawy o PIT): PIT-36L

    - rozliczenia roczne pracowników PIT-40

    - Jednolite Pliki Kontrolne (JPK) do e-kontroli z prowadzonych ksiąg podatkowych, zgodnie z przepisami Ordynacji podatkowej 

    - Jednolite Pliki Kontrolne z ewidencji zakupu i sprzedaży VAT (JPK_VAT) wraz z elektroniczną wysyłką do Ministerstwa Finansów

     

    3. Udostępniamy naszym klientom księgowym program do fakturowania online: Subiekt 123

     

    4. Ustalamy wysokość należnych miesięcznych lub kwartalnych zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych

     

    5. Informujemy każdorazowo o wysokości podatków i składek na ubezpieczenia oraz terminach ich płatności

     

    6. Występujemy o zwrot nadwyżki podatku VAT naliczonego nad należnym

     

    7. Przygotowujemy dokumenty dot. zwrotu VATu na wezwanie urzędów skarbowych

     

    8. Reprezentujemy Klienta przed organami podatkowymi oraz ZUS, także podczas kontroli podatkowych i ubezpieczeniowych

    Usługi wykonujemy z wykorzystaniem oprogramowania firmy InsERT.

     

    MASZ WĄTPLIOWŚCI CO DO PRAWIDŁOWOŚCI TWOICH KSIĄG, ROZLICZEŃ PODATKOWYCH CZY UBEZPIECZENIOWYCH ZA MIESIĄCE LUB LATA POPRZEDNIE?   

    PRZYJDŹ DO NAS! 

    WYPROWADZAMY ZALEGŁOŚCI KSIĘGOWE, PODATKOWE I UBEZPIECZENIOWE WYCHODZĄC NAPRZECIW OCZEKIWANIOM NASZEGO KLIENTA. DOSTOSUJEMY SIĘ DO TWOICH POTRZEB.

     

    Jesteśmy do Twojej dyspozycji od poniedziałku do piątku w godzinach 9:00 - 17:00.

     

    Zapraszamy do kontaktu:

     

    BUCHCOM Biuro Rachunkowe Warszawa,  tel. 660 432 862

    ul. Stanisława Herbsta 4, lok. U2,  Warszawa Ursynów, przy stacji metra Stokłosy