Rozporządzenie Ministra Finansów i Gospodarki z dnia 6 września 2025 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów zostało opublikowane w Dzienniku Ustaw z 2025 r. pod poz. 1299. Wszystkie zawarte w tym nowym akcie prawnym przepisy wejdą w życie 1 stycznia 2026 r. Oznacza to koniec papierowych KPiR oraz obowiązek prowadzenia tych ksiąg wyłącznie elektronicznie.
Koniec papierowych KPiR – co oznacza dla firm?
Cyfryzacja stopniowo obejmuje kolejne aspekty prowadzenia działalności w polskich firmach. Obowiązek elektronicznego prowadzenie podatkowej księgi przychodów i rozchodów nie oznacza jednak wyłącznie końca papierowych ksiąg. Podatnicy, którzy w tym celu korzystają z arkuszy kalkulacyjnych lub nawet prostych programów, niewyposażonych w system raportowania w czasie rzeczywistym, nie będą już mogli stosować tych rozwiązań.
Program do KPiR od 1 stycznia 2026 r. nie tylko powinien umożliwiać prowadzenie ksiąg zgodnie z obowiązującymi przepisami i wymogami ustawodawcy, ale też w sposób automatyczny przekazywać dane bezpośrednio do administracji skarbowej. Nie wystarczy więc przestawić się z papieru na komputer. Trzeba będzie mieć oprogramowanie, które zapewni podatnikowi spełnienie nowych wymogów.
Jak przygotować się na zmiany?
Nowe przepisy wejdą w życie już od 1 stycznia 2026 roku. Pozostało więc stosunkowo niewiele czasu, przy przygotować się koniec papierowych KPiR. Warto wprowadzić zmiany już teraz.
Jeśli prowadzisz papierową KPiR rozejrzyj się za programem odpowiadającym nowym wymogom ustawodawcy. Taki system księgowy działa na podobnej zasadzie, co systemy JPK czy KSeF. Dane o przychodach i kosztach będą przez niego przesyłane bezpośrednio do administracji skarbowej w ustandaryzowanym schemacie i formacie XML.
Jeśli korzystasz z oprogramowania sprawdź, czy spełnia ono wymagania obowiązujące od 1 stycznia 2026 r. Program musi korzystać z ujednoliconego formatu opublikowanego przez Ministerstwo Finansów. Jeśli Twój system od lat nie daje możliwości aktualizacji lub korzystasz z autorskiego programu, prawdopodobnie musisz zaopatrzyć się nowe oprogramowanie.
Jaki program wybrać?
Programy takie jak Rachmistrz nexo czy Rachmistrz GT do prowadzenia uproszczonej księgowości są na bieżąco aktualizowane przez producenta – firmę InsERT. Zatrudnieni w niej specjaliści z dużym wyprzedzeniem wprowadzają zmiany wynikające ze zmodernizowanych przepisów. Tak było np. przy wdrażaniu Jednolitego Pliku Kontrolnego. Dzięki temu przedsiębiorca ma możliwość wcześniejszego przygotowania swojej działalności na zmiany, wprowadzenia odpowiednich procedur i przeszkolenia pracowników.
Wybierając programy takie jak Rachmistrz nexo czy Rachmistrz GT masz pewność, że będą one modyfikowane także pod kątem przyszłych zmian. Funkcjonują na rynku już od wielu lat i dostarczają firmom narzędzia do sprawnego prowadzenia księgowości. Wykorzystują automatyzację, w tym sztuczną inteligencję, do przyśpieszenia i uproszczenia czasochłonnych procedur, dzięki czemu zarówno przedsiębiorcom, jak i biurom rachunkowym łatwiej jest rzetelnie i terminowo wywiązać się z obowiązków.
Aby optymalnie wykorzystać wybrany program InsERT, dobrze jest skorzystać z pomocy doświadczonego wdrożeniowca. Specjaliści BUCHCOM są też księgowymi, dlatego dobrze rozumieją potrzeby użytkowników prowadzących KPiR i mogą zapewnić skuteczne wdrożenie. Warto pomyśleć o tym już teraz, aby na spokojnie przygotować się na koniec papierowych KPiR od 1 stycznia 2026 r.
WIĘCEJ O PROWADZENIU ELEKTRONICZNEGO KPIR WKRÓTCE W PORADNIKU
