Zmiany w przepisach, które weszły w życie z dniem 1 stycznia 2013 roku, objęły również faktury wystawiane w formie elektronicznej. Ustawodawca przewidział szereg ułatwień dla podatników posługujących się e-fakturami – zarówno dla wystawców, jak i odbiorców dokumentów.

Łatwiejsza do zaakceptowania

Obowiązujące do 31 grudnia 2012 roku rozporządzenie z dnia 17 grudnia 2010 r. w sprawie e-faktur zobowiązywało odbiorców do wyrażenia zgody na przesyłanie faktur w formie elektronicznej, przy czym zgoda ta musiała być dostarczona wystawcy w formie pisemnej lub elektronicznej. Od 1 stycznia 2013 roku przesyłanie faktur w formie elektronicznej również wymaga zgody odbiorcy, jednak nie musi być ona wyrażona w formie pisemnej. Za akceptację uważa się przyjęcie e-faktury przez odbiorcę oraz uregulowanie wynikającej z niej należności. Dopóki odbiorca nie wyrazi sprzeciwu wobec przesyłania faktur elektronicznych, przyjmuje się domniemaną zgodę na taką formę dostarczania dokumentów. Zasady te zostały zawarte w § 3 rozporządzenia z dnia 20 grudnia 2012 r. w sprawie e-faktur.

Kontrole biznesowe

Nowe rozporządzenie wprowadza pojęcie kontroli biznesowych. Celem nowych regulacji jest ułatwienie podatnikom zachowania autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury elektronicznej. Do końca 2012 roku wymogi te mogły spełniać jedynie e-faktury sygnowane bezpiecznym podpisem elektronicznym czy też przesyłane przez system elektronicznej wymiany danych EDI. Od 1 stycznia 2013 roku to właśnie kontrole biznesowe mają zapewniać autentyczność pochodzenia, integralność i czytelność treści e-faktury. Celem kontroli biznesowych jest uwiarygodnienie obiegu dokumentów w firmie, czyli zapewnienie wiarygodnej ścieżki audytu między fakturą a dostawą towaru lub wyświadczeniem usługi. Przykładem takiej kontroli biznesowej jest dołączanie do faktur innych dokumentów, takich jak zamówienia, dokumenty transportowe czy dowody wpłaty. Kontrole biznesowe służą uwiarygodnieniu faktur przesyłanych w formie elektronicznej.

Dzięki tej regulacji łatwiejsze stało się zapewnienie autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury przesyłanej e-mailem w dowolnym formacie. Co więcej, kontrole biznesowe dotyczą nie tylko faktur elektronicznych – od 1 stycznia 2013 roku należy je stosować także do tradycyjnych faktur papierowych.

Tak samo jak inne faktury

Należy pamiętać, iż nowe przepisy wprowadzają wiele regulacji dotyczących wszystkich faktur. Jedną z takich zmian jest możliwość wystawiania faktur uproszczonych dla transakcji, których łączna kwota nie przekracza 450 zł lub 100 euro. Faktury takie można wystawiać zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej.

Od 1 stycznia 2013 roku możliwość wystawiania faktur elektronicznych mają wszyscy podatnicy uprawnieni do wystawiania faktur - także podatnicy zwolnieni z VAT. NieVATowcy mogą wystawiać zarówno rachunki, jak i faktury – również elektroniczne. Zakres danych na fakturze został określony w § 5 ust. 1 rozporządzenia w sprawie faktur.

Jak każda inna faktura, faktura elektroniczna może zostać wystawiona najpóźniej 7 dnia od wydania towaru lub wyświadczenia usługi. Kwestię tę reguluje § 9 ww. rozporządzenia. W przypadku faktur zaliczkowych również obowiązuje termin 7 dni od otrzymania wpłaty, zgodnie z § 10 rozporządzenia. Podatnicy wystawiający faktury elektroniczne, jak również odbiorcy tego typu dokumentów, powinni zapoznać się ze wszystkimi zmianami obowiązującymi od 1 stycznia 2013 roku, aby jak najlepiej dostosować swoją działalność do nowych regulacji.