Zgodnie z art. 111 ust. 4 ustawy o VAT każdy nowy nabywca kasy fiskalnej ma prawo do otrzymania zwrotu części poniesionych kosztów. Urząd skarbowy może oddać podatnikowi nawet 90% wartości kasy - maksymalnie 700 zł. Spełnienie wszystkich warunków określonych w rozporządzeniu Ministra Finansów z 27 grudnia 2010 r. w sprawie odliczania i zwrotu kwot wydatkowanych na zakup kas rejestrujących (Dz.U. z 30 grudnia 2010 r., nr 257, poz. 1733, z późn. zm.) i otrzymanie ulgi nie oznacza jednak, że podatnik skorzystał z tego prawa bezwarunkowo i raz na zawsze. Zgodnie bowiem z przepisami ustawy o VAT, w pewnych okolicznościach podatnik może być zobowiązany do zwrotu odliczonej ulgi.

Kto zwróci ulgę

Konieczność zwrotu kwoty otrzymanej lub odliczonej z tytułu zakupu kasy fiskalnej wiąże się właściwie z trzema sytuacjami. Pierwsza to zaprzestanie użytkowania kasy w ciągu 3 lat od jej zarejestrowania. Kolejna to spóźnienie z obowiązkowym przeglądem technicznymi - również do 3 lat od rozpoczęcia ewidencjonowania. Trzecia okoliczność wiąże się z naruszeniem warunków dotyczących odliczania ulgi. Zasady te zostały opisane w art. 111 ust. 6 ustawy o VAT.

W związku z zaprzestaniem używania

Zaprzestanie używania kasy fiskalnej należy rozumieć jako definitywne i trwałe przerwanie pracy kasy, które musi być zakończone odczytem pamięci fiskalnej. Takim zaprzestaniem nie będzie na przykład oddanie kasy czy drukarki fiskalnej do serwisu, w którym w wyniku problematycznej awarii urządzenie znajdowało się przez miesiąc lub nawet dłużej. Sytuacja, w której kasa fiskalna przez dłuższy czas nie była użytkowana ze względu na brak klientów detalicznych, również nie obliguje podatnika do zwrotu ulgi. Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy w interpretacji indywidualnej z dnia 25 kwietnia 2012 r., nr ITPP1/443-153/12/KM potwierdził, że wspomniane w art. 111 ust. 6 ustawy o VAT zaprzestanie używania kasy fiskalnej musi być wynikiem celowego działania.

Likwidacja a zawieszenie działalności

Podobna do powyższej sytuacja następuje w przypadku likwidacji działalności gospodarczej w ciągu 3 lat od rozpoczęcia ewidencjonowania. Zgodnie z § 6 ust. 1 rozporządzenia w sprawie odliczeń podatnik, który ogłosi upadłość bądź z jakichkolwiek innych przyczyn zdecyduje się na zamknięcie firmy ma obowiązek zwrotu pobranej ulgi na wszystkie kasy, które zarejestrował w ciągu ostatnich 3 lat. Inaczej jednak wygląda sytuacja z zawieszeniem działalności gospodarczej, o której mowa w art. 14a ustawy z dnia 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej (Dz. U. z 2010 r. nr 220, poz. 1447 ze zm.). Zawieszenie działalności nie jest tożsame z zaprzestaniem działalności, o którym mowa w § 6 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia w sprawie odliczeń, w związku z tym nie powoduje konieczności zwrotu ulgi. Stanowisko to poparł Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy w interpretacji z dnia 19 października 2012 r.

Sprzedaż przedsiębiorstwa

Jeszcze inaczej traktuje się sytuację sprzedaży przedsiębiorstwa. Zgodnie z § 6 ust. 1 pkt 4 rozporządzenia w sprawie odliczeń podatnik nie ma obowiązku zwrotu otrzymanej lub rozliczonej ulgi, jeśli jego następca prawny, czyli osoba, która kupi przedsiębiorstwo, dalej będzie prowadzić ewidencję obrotów za pomocą kasy rejestrującej lub kilku kas.

Spóźnienie z przeglądem

Każdy podatnik ewidencjonujący obroty za pomocą kasy fiskalnej musi przestrzegać wytycznych określonych w art. 111 ust. 3a ustawy o VAT. Jednym z podstawowych obowiązków właściciela kasy jest zgłaszanie urządzenia do okresowych przeglądów technicznych (art. 111 ust. 3a pkt 4 ustawy). Przegląd taki może wykonać jedynie uprawniony serwis fiskalny. Zgodnie z § 7 ust. 1 pkt 6 obecnie obowiązującego rozporządzenia w sprawie warunków technicznych, przegląd należy wykonywać co 24 miesiące. Kiedy jednak wejdzie w życie projekt rozporządzenia z 4 marca 2013 roku, czyli od 1 kwietnia 2013 roku, zapis ten będzie brzmiał: "nie rzadziej niż co dwa lata". Nowy zapis bardziej precyzyjnie oddaje możliwość oddania kasy do przeglądu w terminie wcześniejszym, jeśli taki bardziej odpowiada właścicielowi kasy. Jeśli podatnik w ciągu 3 lat od rozpoczęcia ewidencjonowania z własnej winy spóźni się choćby jeden dzień z przeglądem, będzie musiał zwrócić pobraną bądź rozliczoną ulgę. W przypadku taksówkarzy obowiązuje termin 13 miesięcy.

Niedopełnienie warunków

Na szczególną uwagę zasługuje okoliczność, w której podatnik nie trzymał się dokładnie wytycznych zapisanych w § 2 i 3 rozporządzenia w sprawie odliczeń. Jeśli nie spełnił choćby jednego z określonych tam wymagań - czyli nie złożył w terminie zgłoszenia, rozpoczął ewidencjonowanie po obowiązującym terminie lub nie posiada faktury i dowodu zapłaty całości należności za urządzenie, a mimo to rozliczył lub pobrał ulgę, ma obowiązek ją zwrócić zgodnie z art. 111 ust. 6 ustawy o VAT.

Kiedy oddać

Podatnik będący płatnikiem VAT, który musi zwrócić ulgę, ma obowiązek zrobić to do 25. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym nastąpiły okoliczności powodujące utratę prawa do ulgi. W przypadku podatników rozliczających się kwartalnie należy to zrobić do 25. dnia następnego kwartału. Natomiast podatnicy zwolnieni z VAT muszą dokonać odpowiedniego zwrotu do końca miesiąca następującego po miesiącu, w którym utracili prawo do ulgi.

Kiedy kończy się termin

Termin trzech lat, w ciągu których podatnik może stracić prawo do rozliczonej lub pobranej ulgi wylicza się zgodnie z art. 12 § 4 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2012, poz. 749 ze zm.). Termin ten kończy się po upływie 3 lat licząc od dnia rozpoczęcia ewidencjonowania. Przykładowo dla podatnika, który zarejestrował kasę dnia 1 maja 2010 roku, termin 3 lat kończy się 1 maja 2013 roku. Jeśli w danym roku kalendarzowym nie ma dnia odpowiadającego dniowi początkowemu, obowiązuje dzień poprzedzający tę datę.