Podatnicy będący użytkownikami kas fiskalnych i drukarek fiskalnych czasem znajdują się w sytuacji, w której muszą oddać klientowi nienależnie wpłaconą kwotę zapłaty. Dzieje się tak na przykład wtedy, gdy klient będący osobą prywatną nadpłaci za towar, a po jakimś czasie zgłosi się w celu odzyskania swoich pieniędzy. Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 14 marca 2013 roku w sprawie kas rejestrujących dość ściśle określa procedurę postępowania w takiej sytuacji.

Odrębna ewidencja z oryginałem paragonu

Oczywiście korekty do paragonu nie można sporządzić na kasie fiskalnej, ponieważ żadne tego typu urządzenie nie ma takiej technicznej możliwości. Zgodnie z § 3 ust. 5 rozporządzenia z 14 marca 2013 r. korektę należy sporządzić w odrębnej ewidencji. Zaewidencjonowanie kwoty wyższej niż rzeczywiście należna należy traktować jako oczywistą pomyłkę.

W odrębnej ewidencji należy więc zawrzeć:
•    Informację o wartości błędnie zaewidencjonowanej sprzedaży w kwocie brutto oraz wartość podatku należnego.
•    Krótki opis przyczyny i okoliczności zaistnienia pomyłki.

Następnie zgodnie z § 3 ust. 6 rozporządzenia należy ponownie zewidencjonować sprzedaż na kasie fiskalnej - już w prawidłowej kwocie. Istotne jest jednak, aby klient oddał nam oryginał paragonu dokumentującego sprzedaż w błędnej kwocie. Dokument ten dołączamy do ewidencji korekty, a klientowi wydajemy oryginał nowego paragonu. W takim przypadku nie ma potrzeby sporządzania dodatkowych protokołów ani innych dokumentów.

Gdy paragon się zgubi

W praktyce może zdarzyć się sytuacja, gdy klient oryginału paragonu po prostu nie posiada, ponieważ go zgubił lub wyrzucił. Nie pozbawia go to prawa do odzyskania nadpłaconej kwoty, a sprzedawcy nie pozbawia prawa do skorygowania kwoty obrotu i podatku należnego o wartość nadpłaty. W takim przypadku procedura wygląda podobnie, jednak nie drukujemy ponownie paragonu fiskalnego. Do ewidencji możemy dołączyć dokument KW lub protokół podpisany przez obie strony. To bardzo ważne, ponieważ niedopuszczalna byłaby sytuacja, gdy klient posiada dwa oryginały paragonu dokumentujące tę samą sprzedaż, nawet jeśli byłaby możliwa tylko w teorii, a klient zarzekałby się, że paragon wyrzucił i nie ma szans go odzyskać.

Więcej informacji na temat korygowania sprzedaży znajdą Państwo w naszym poradniku Kasy fiskalne 2013/2014 w rozdziałach Korygowanie sprzedaży oraz Zwroty i reklamacje.