W praktyce podatnik będący użytkownikiem kasy fiskalnej bądź drukarki fiskalnej wiele razy w ciągu roku przyjmuje od klientów zwroty i reklamacje sprzedawanych towarów bądź usług. Zgodnie z § 3 ust. 3 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 marca 2013 roku w sprawie kas rejestrujących (Dz. U. z 2013 r., poz. 363) zwrotów towarów i uznanych reklamacji nie należy ewidencjonować na kasie fiskalnej. Dostępne na rynku urządzenia nie mają nawet takiej technicznej możliwości.

Do 1 kwietnie 2013 roku żadne przepisy nie regulowały kwestii dokonywania ewidencji takich korekt. Nie oznacza to jednak, że podatnicy byli pozbawieni możliwości korygowania wartości obrotu. Zgodnie z art. 29 ust. 1 i 4 ustawy o VAT dokonanym obrotem jest kwota należna rzeczywiście, a nie ta widniejąca na raporcie okresowym. Jeśli kwota rzeczywiście należna różni się od kwoty wydrukowanej na raporcie miesięcznym, konieczne jest dokonanie stosownej korekty, tak aby wartość podatku należnego odpowiadała stanowi faktycznemu. Przepis § 3 ust. 4 nowego rozporządzenia w sprawie kas, które weszło w życie 1 kwietnia 2013 roku, precyzuje, że zwroty towarów i uznane reklamacje należy ujmować w odrębnej ewidencji. Zasada ta obowiązuje niezależnie od tego, czy uznana reklamacja lub przyjęty zwrot skutkują zwrotem całości, czy tylko części należności.

W poprawnie prowadzonej odrębnej ewidencji zwrotów i reklamacji powinny znaleźć się następujące dane:

• Data dokonania sprzedaży
• Nazwa towaru lub usługi, ewentualnie opis (pamiętajmy, że zgodnie z § 8 ust. 1 pkt 6 rozporządzenia nazwy te muszą jednoznacznie identyfikować towar lub usługę)
• Termin dokonania zwrotu lub reklamacji
• Wartość towaru lub usługi podlegających zwrotowi bądź reklamacji w kwocie brutto i wartość podatku należnego - w przypadku zwrotu całości należności
• Kwotę zwrotu brutto i wartość podatku należnego - w przypadku zwrotu części należności
• Dokument potwierdzający dokonanie sprzedaży (paragon fiskalny lub inny dokument)
• Podpisany przez sprzedawcę i nabywcę protokół przyjęcia zwrotu bądź uznania reklamacji

Po zakończeniu miesiąca, kiedy podatnik wydrukuje raport okresowy z kasy fiskalnej, wartość widniejącą na wydruku należy pomniejszyć o kwotę korekty w celu określenia prawidłowej wysokości podatku należnego.

Przepisy nie odkreślają konkretnie, w jakiej formie należy prowadzić ewidencję zwrotów i reklamacji. Prowadzone już wcześniej przez podatników tak zwane zeszyty korekt mogą być w dalszym ciągu wykorzystywane. Należy przy tym pamiętać, że umieszczane w poszczególnych wpisach dane muszą odpowiadać wytycznym określonym w  § 3 ust. 4 rozporządzenia w sprawie kas, opisanym powyżej. Dostępne są już nowe zeszyty, dostosowane do obowiązujących od 1 kwietnia 2013 roku regulacji.

Użytkownicy urządzeń fiskalnych czas na zastosowanie się do nowych przepisów mają do 1 października 2013 roku. Zgodnie z § 37 rozporządzenia w sprawie kas do 30 września 2013 roku podatnicy mogą prowadzić ewidencję zgodnie z wytycznymi obowiązującymi na dzień 31 marca 2013 roku - czyli przed wejściem w życie nowego rozporządzenia. Jednak po tym terminie wszystkie użytkowane przez nich kasy fiskalne i prowadzone ewidencje muszą być dostosowane do przepisów nowego rozporządzenia.