Sytuacje, w których trzeba przyjąć od klienta zwrot lub uznać reklamację, zdarzają się praktycznie w każdym przedsiębiorstwie. Podatnik prowadzący sprzedaż dla osób fizycznych nie prowadzących działalności gospodarczej i rolników ryczałtowych, który obroty rejestruje na kasie fiskalnej, wszelkie zdarzenia związane z korektą tego obrotu zapisuje w odrębnej ewidencji. Od 1 kwietnia 2013 roku procedurę postępowania w takim przypadku reguluje rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 14 marca 2013 r. w sprawie kas rejestrujących.

Paragon lub inny dokument

Aby wpis do ewidencji zwrotów i reklamacji został wykonany prawidłowo, musi zawierać wszystkie dane określone w § 3 ust. 4 tego rozporządzenia. Zgodnie z pkt. 6 do wpisu w ewidencji należy dołączyć dokument potwierdzający dokonanie sprzedaży. Oczywiście w przypadku sprzedaży ewidencjonowanej za pomocą kasy fiskalnej takim dokumentem jest przede wszystkim paragon fiskalny. Brzmienie tego zapisu wskazuje jednak, iż w przypadku braku paragonu może być to inny dokument. Stanowisko to potwierdzają organy skarbowe, a także samo Ministerstwo Finansów.

Urzędy są zgodne

W broszurze wydanej do rozporządzenia z 14 marca 2013 r., opublikowanej na stronie internetowej www.finanse.mf.gov.pl, Ministerstwo podkreśliło, że dokumentem potwierdzającym dokonanie sprzedaży może być zarówno paragon fiskalny, jak też na przykład wydruk z terminala w przypadku transakcji bezgotówkowej. Opierając się na interpretacjach organów skarbowych sprzed 1 kwietnia 2013 r. podatnik może ująć korektę w ewidencji zwrotów i reklamacji, jeśli tylko jest w stanie udowodnić, że towar został nabyty lub usługa została wykonana w danej placówce. Wśród innych dokumentów potwierdzających sprzedaż można wymienić chociażby podbity w sklepie dowód gwarancyjny czy wręczoną klientowi specyfikację wykonanej usługi. Wnioski wynikające z tych interpretacji organów skarbowych należy uznać za ważne także w obecnym stanie prawnym, ponieważ rozporządzenie z 14 marca 2013 roku jedynie reguluje to, co od dawna stanowiło praktykę podatników.

Warto też porównać przepisy regulujące kwestię sporządzania ewidencji zwrotów i reklamacji z przepisami omawiającymi tę samą procedurę w przypadku ewidencji oczywistych pomyłek. W tym drugim przypadku przepis § 3 ust. 5 pkt 2 wskazuje wyraźnie, iż do korekty należy dołączyć oryginał paragonu fiskalnego. Natomiast w przypadku ewidencji zwrotów i reklamacji mowa jest o dokumencie poświadczającym dokonanie sprzedaży, co daje podatnikowi dużo większą dowolność i tylko potwierdza słuszność powyższych interpretacji.

Dokładne informacje na temat prowadzenia ewidencji korekt znajdą Państwo w naszym poradniku Ewidencje korekt paragonów fiskalnych.