Urządzenia fiskalne nie mają technicznej możliwości skorygowania błędnie naliczonej wartości sprzedaży, przyjęcia zwrotu czy reklamacji. Sprzedaż raz zapisana w pamięci fiskalnej nie może zostać z niej usunięta – informacje o niej zostaną wydrukowane na raporcie okresowym, który stanowi podstawę obliczenia podatku należnego. Oczywiście brak technicznej możliwości dokonania korekty za pomocą kasy fiskalnej nie pozbawia podatnika prawa do wykonania jej w inny sposób, gdyż to dokumentacja kasowa transakcji nie podlega korekcie, a nie sama transakcja sprzedaży. Podatnik ma jednak obowiązek prowadzić w tym celu oddzielną ewidencję.

 

Kwestię ewidencji korekt oczywistych pomyłek oraz zwrotów i reklamacji reguluje § 3 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 marca 2013 roku w sprawie kas rejestrujących (Dz. U. z 2013 r. poz. 363).

 

W przypadku wystąpienia oczywistej pomyłki, czyli np. wprowadzenia błędnej kwoty (chleb za 33 zł zamiast na 3 zł), naliczenia nieprawidłowej ilości towaru (20 sztuk zamiast 2) czy doliczenia towaru, którego klient wcale nie zakupił, dokonanie korekty jest stosunkowo proste. O tym, jak powinna wyglądać ewidencja korekt w takim wypadku, czytamy w § 3 ust. 5 i 6 rozporządzenia:

§ 3

(…)

5. W przypadku wystąpienia oczywistej pomyłki w ewidencji podatnik dokonuje niezwłocznie jej korekty przez ujęcie w odrębnej ewidencji:

1) błędnie zaewidencjonowanej sprzedaży (wartość sprzedaży brutto i wartość podatku należnego);

2) krótkiego opisu przyczyny i okoliczności popełnienia pomyłki oraz dołączenie oryginału paragonu fiskalnego dokumentującego sprzedaż, przy której nastąpiła oczywista pomyłka.

6. W przypadku, o którym mowa w ust. 5, podatnik ewidencjonuje przy zastosowaniu kasy sprzedaż w prawidłowej wysokości.

 

Bardziej skomplikowana sytuacja ma miejsce w przypadku naliczenia nieprawidłowej stawki VAT. Może się tak stać w wyniku błędnego zaprogramowania pozycji sprzedażowych, np. podatnik zwolniony z VAT może wprowadzić towary czy usługi ze stawką podstawową albo czynny podatnik VAT dla towarów czy usług ze stawką 8% może zaprogramować stawkę 23%. Rozporządzenie nie przewiduje w tej kwestii żadnych regulacji. O ile w przypadku zaniżenia stawki (np. zaprogramowania stawki 8% zamiast prawidłowej 23%) sprawa jest raczej oczywista – podatnik ma obowiązek skorygować sprzedaż i zapłacić podatek w prawidłowej wysokości – o tyle w przypadku zawyżenia stawki VAT możliwość skorygowania sprzedaży i „odzyskania” nadpłaty podatku wzbudza wiele wątpliwości.

 

Sprzedaż udokumentowana fakturą

Zgodnie z art. 108 ust. 1 ustawy o VAT

W przypadku gdy osoba prawna, jednostka organizacyjna niemająca osobowości prawnej lub osoba fizyczna wystawi fakturę, w której wykaże kwotę podatku, jest obowiązana do jego zapłaty.

 

Oznacza to, iż wystawienie faktury do transakcji udokumentowanej paragonem fiskalnym bezwzględnie pozbawia podatnika prawa do skorygowania podatku w zawyżonej stawce.

Jeśli jednak podatnik nie wystawił faktury do paragonu, zasada sankcyjnej zapłaty podatku go nie obowiązuje. Aby rozstrzygnąć, czy ma prawo do skorygowania sprzedaży, należy sięgnąć po interpretacje indywidualne organów podatkowych.

 

Stanowisko fiskusa

W poprzednich latach dyrektorzy izb skarbowych raczej stali na stanowisku, iż w sytuacji zaprogramowania w pamięci kasy fiskalnej stawki VAT wyższej niż obowiązująca, podatnik ma prawo dokonać korekty i niejako „odzyskać” nadpłacony podatek. Obecnie jednak organy podatkowe zmieniły stanowisko, a z oficjalnej strony internetowej Ministerstwa Finansów zostały usunięte „stare” interpretacje.

 

Zgodnie z aktualnym stanowiskiem organów podatkowych, w przypadku zaewidencjonowania na kasie fiskalnej sprzedaży z zawyżoną stawką VAT, korekta paragonu fiskalnego nie może być dokonana. Ciężar podatku VAT w tej sytuacji ponosi bowiem w ostatecznym rozrachunku konsument, a nie sprzedawca. Dokonanie zwrotu podatku przedsiębiorcy, który w istocie nie poniósł jego ekonomicznego ciężaru, byłby dla niego nieuzasadnionym przysporzeniem ze strony Skarbu Państwa. Tym bardziej, jeśli podatnik nie ma zamiaru zwracać konsumentom różnicy między kwotą, którą zapłacili, a kwotą, którą faktycznie powinni byli zapłacić – w praktyce „znalezienie” wszystkich takich klientów byłoby też bardzo trudne do wykonania.

 

W interpretacji indywidualnej Dyrektora Izby Skarbowej w Łodzi z 27 listopada 2015 r., nr IPTPP1/4512-546/15-2/RG czytamy m.in.:

(...) nienależnie naliczona kwota podatku VAT bezsprzecznie należy się temu, kto wartość tę utracił, a zatem tej osobie, która faktycznie poniosła ekonomiczny ciężar podatku. W niniejszej sprawie będą to klienci nabywający karty wstępu (w postaci m.in. kart wstępu, karnetów, wejść jednorazowych oraz biletów wstępu) uprawniające do korzystania z obiektu. Natomiast z opisu sprawy nie wynika, aby Wnioskodawca dokonał lub zamierzał dokonać zwrotu różnicy kwoty podatku klientom.

 

Takie stanowisko zajął ten sam Dyrektor IS w interpretacji z 24 lipca 2015 r., nr IPTPP1/4512- 238/15-5/AK oraz Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach w interpretacji indywidualnej z 3 lipca 2015 r., nr IBPP2/4512-297/15/JJ.

 

Korekta błędnej stawki u podatnika zwolnionego z VAT

Odmienne stanowisko zajmują dyrektorzy izb skarbowych rozpatrujący sytuacje, w których błędne stawki VAT zaprogramowano w kasie u podatnika zwolnionego z tego podatku. Zgodnie z § 4 rozporządzenia podatnik zwolniony z VAT podmiotowo lub wykonujący czynności zwolnione z tego podatku ewidencjonuje na kasie fiskalnej wartość sprzedaży jako sprzedaż zwolnioną.

 

Podatnik, który przez błędne zaprogramowanie kasy zaewidencjonuje sprzedaż zwolnioną ze stawką VAT – 8% lub 23% - nie ma obowiązku zapłaty omyłkowo naliczonego podatku. Sankcyjny charakter zapłaty podatku określony w art. 108 ust. 1 ustawy dotyczy bowiem wyłącznie sytuacji, w których kwota VAT została wykazana na fakturze. W przypadku udokumentowania transakcji tylko paragonem fiskalnym, podatnik korzystający ze zwolnienia z VAT nie ma obowiązku zapłaty błędnie naliczonego podatku.

 

Takie stanowisko zajmują organy podatkowe, m.in. Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie w ww. interpretacji z dnia 9 czerwca 2016 r. oraz Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy w interpretacji indywidualnej z 13 czerwca 2016 r., nr ITPP1/4512-258/16/DM. W tej ostatniej czytamy m.in.:

(...) w przypadku wystawienia paragonu fiskalnego, w którym wykazano kwotę podatku należnego, mimo że sprzedaż podlegała zwolnieniu od podatku od towarów i usług, Wnioskodawca nie ma obowiązku zapłaty wykazanej na paragonie kwoty podatku VAT. Podkreślić jednak należy, że (...) Wnioskodawca zobowiązany jest prowadzić ewidencję korekt, z której wynika kwota korekty sprzedaży i podatku należnego oraz wskazano przyczyny zaistniałej korekty.

Jak wspomniano w dalszej części interpretacji, podatnik zwolniony z VAT nie musi też składać deklaracji VAT w związku z omyłkowo naliczonym podatkiem.

 

Ewidencja korekt a brak oryginału paragonu

Podatnik korzystający ze zwolnienia z VAT ma prawo dokonać korekty błędnie zaewidencjonowanych kwot podatku w oddzielnej ewidencji. Pozostaje jednak kwestia wymogów określonych w przepisach – największe wątpliwości może wzbudzać obowiązek dołączenia do ewidencji oryginału paragonu fiskalnego dokumentującego daną sprzedaż. Raczej niemożliwym wydaje się „odszukanie” wszystkich klientów, którzy dokonali zakupu i odeszli z oryginałami paragonów. Na szczęście organy podatkowe są w tym względzie przychylne podatnikom – za prawidłowe uznają dowodzenie zaistniałego błędu na podstawie dokumentów innych niż paragon fiskalny. Korekta powinna być jednak dokonana w oparciu o rzetelne dowody potwierdzające rzeczywisty przebieg transakcji sprzedaży. Dokumentem takim może być np. umowa lub wewnętrzny dowód przyjęcia zamówienia na usługę.

 

Takie stanowisko zajął m.in. Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu w interpretacji indywidualnej z 2 listopada 2015 r., nr ILPP2/4512-1-554/15-5/MR. Czytamy w niej m.in.:

(...) Wskazać należy, że gdy dana transakcja została zaewidencjonowana dwukrotnie (prawidłowo i nieprawidłowo) na kasie rejestrującej i do ewidencji, o której mowa w § 3 ust. 5 rozporządzenia nie zostały dołączone oryginały paragonu fiskalnego, to Wnioskodawca powinien posiadać inne dokumenty świadczące o stanie faktycznym. (...)

 

Należy przy tym podkreślić, iż zgodnie z § 14 ust. 1 pkt 1 i 2 rozporządzenia, weryfikacja poprawności pracy kasy, w tym prawidłowego zaprogramowania nazw towarów i usług, wartości stawek podatkowych, waluty ewidencyjnej wraz z jej symbolem i wartością przelicznika, wskazań daty i czasu oraz właściwego przyporządkowania nazw towarów do stawek podatku jest obowiązkiem podatnika. Odpowiedzialność za błędy ponosi więc właściciel urządzenia fiskalnego.

 

Więcej o ewidencji korekt paragonów fiskalnych czytaj w Poradniku