Co do zasady obowiązek podatkowy powstaje z chwilą wydania towaru lub wykonania usługi. Jeśli jednak zapłata - w całości lub w części należności  - następuje przed dniem dostawy towaru lub wykonania usługi, obowiązek podatkowy w stosunku do tej części należności powstaje z chwilą zapłaty.

Oznacza to, iż obowiązkiem podatnika jest zarejestrowanie wpłaconej zaliczki na kasie fiskalnej w dniu zapłaty i wręczenie klientowi paragonu fiskalnego. Dotyczy to wszelkich form przedpłaty: zaliczek, rat, zadatków itp. Od 1 kwietnia 2013 r. kwestię konieczności ewidencjonowania zaliczek reguluje § 3 ust. 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 marca 2013 roku w sprawie kas rejestrujących. W przepisie tym czytamy:

§ 3 (…)
2. Otrzymanie przed dokonaniem sprzedaży całości lub części należności (zapłaty) podlega ewidencjonowaniu z chwilą jej otrzymania.

 

Jeszcze przed wejściem w życie tego przepisu organy podatkowe uznawały, że otrzymanie przedpłaty w jakiejkolwiek formie podlega ewidencji na kasie fiskalnej. Potwierdził to na przykład Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy w interpretacji indywidualnej z dnia 8 marca 2013 r., nr ITPP1/443-1513/12/MN.

Na powstanie obowiązku zaewidencjonowania zaliczki na kasie fiskalnej nie ma wpływu fakt, iż nie są jeszcze znane dokładne informacje na temat np. liczby gości w restauracji, dań i ostatecznej kwoty rachunku. Wymóg jednoznaczności nazw towarów i usług zapisany w § 8 ust. 1 pkt 6 rozporządzenia jest spełniony, ponieważ wpłata zostaje dokonana na poczet konkretnej usługi, np. usługi zorganizowania wesela czy imprezy integracyjnej.

 

Jednoznaczna nazwa towaru lub usługi na paragonie fiskalnym a wpłata zaliczki

Jak wspomnieliśmy wcześniej, od 1 kwietnia 2013 r. obowiązuje przepis § 8 ust. 1 pkt 6 rozporządzenia, który wymaga od podatników stosowania nazw towarów i usług pozwalających na ich jednoznaczną identyfikację. Zasada ta odnosi się także do ewidencjonowanych na kasie zaliczek. Należy pamiętać, iż niedopuszczalne jest stosowanie nazw grup towarowych i nazw zbyt ogólnych. Nie będzie więc właściwe wystawienie paragonu fiskalnego z nazwą np. „zaliczka”, „przedpłata”, „zaliczka na poczet dostawy towaru”, „zaliczka na towary i usługi” itp. - nazwy te są zbyt ogólne i nie spełniają wymogu jednoznaczności.

Ze stosowania jednoznacznych nazw na paragonie nie zwalnia też podatnika fakt wystawienia faktury do paragonu, w której to fakturze nazwa towaru lub usługi będzie szczegółowa. Zasadę tę potwierdził Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach w interpretacji indywidualnej z dnia 18 czerwca 2010 r., nr IBPP4/443-497/10/EJ. Czytamy w niej między innymi, że:

"(…) nazwy usług na paragonach należy tak zindywidualizować, aby nie było problemów z ich rozróżnieniem i przyporządkowaniem stawek. (…)".

Jak widać na powyższym przykładzie, choć zapis o jednoznaczności nazw towarów i usług obowiązuje w przepisach dopiero od 1 kwietnia 2013 r., sama zasada obowiązywała już dużo wcześniej - cytowana interpretacja została wydana w 2010 roku.

Niedopuszczalne byłoby też umieszczenie w nazwie towaru lub usługi numeru faktury zawierającej nazwę szczegółową. Należy pamiętać, że wystawienie paragonu fiskalnego nie wynika z samego faktu otrzymania zapłaty, ale z tego, że zapłata ta dotyczy przyszłej dostawy konkretnego towaru lub przyszłego świadczenia konkretnej usługi. Ponadto nazwa towaru lub usługi na paragonie fiskalnym musi pozwolić na jednoznaczną weryfikację poprawności przyporządkowanej stawki VAT, a użycie nazwy typu „zaliczka” bądź podanie numeru faktury tego wymogu nie spełnia.

 

Rozliczenie zaliczki na paragonie końcowym

Po wykonaniu usługi lub dokonaniu dostawy towaru podatnik wystawia kolejnyparagon fiskalny. Kwota na paragonie końcowym powinna stanowićróżnicę między wartością towaru lub usługi a kwotą wpłaconej zaliczki.
Do paragonu można wystawić fakturę, która zawierać będzie dokładne dane owartości towaru lub usługi oraz o kwocie zaliczki. Wystawienie faktury jestpraktyczne np. w przypadku dostawy towarów produkowanych na zamówienie, naktóre sprzedawca daje jakiś okres gwarancji. Jeśli podatnik będzie zmuszonynp. przyjąć zwrot towaru, nikt nie będzie miał wątpliwości co do jegopoczątkowej wartości.

 

Zaliczka zapłacona przelewem - kiedy zaewidencjonować na kasie?

Kwestia zaewidencjonowania zaliczki na kasie fiskalnej nie stanowi problemu, jeśli wpłata następuje w formie gotówkowej. Jeśli jednak zaliczka zostanie wpłacona za pośrednictwem banku, a podatnik dowiaduje się o niej dopiero z otrzymanego wyciągu, w niektórych sytuacjach kwestia momentu jej zaewidencjonowania może wzbudzać wątpliwości. Z wyciągu bowiem dowiadujemy się o wpłacie przynajmniej z jednodniowym opóźnieniem, a urządzenia fiskalne nie dają możliwości rejestracji sprzedaży wstecz.

Wpłatę taką należy zarejestrować na kasie fiskalnej niezwłocznie po tym, jak się o niej dowiemy. Pozostaje kwestia rozliczenia podatku należnego. Jeśli wpłata i zaewidencjonowanie jej na kasie odbywa się w obrębie jednego miesiąca, kwestia nawet kilkudniowego opóźnienia nie stanowi większego problemu, ponieważ rozliczenie podatku należnego i tak następuje za cały miesiąc do 25. dnia następnego miesiąca. Jeśli jednak wpłata zaliczki następuje pod koniec miesiąca, a dowiadujemy się o niej na początku miesiąca następnego i wtedy ewidencjonujemy na kasie, należy wykazać tę zaliczkę w deklaracji VAT za miesiąc powstania obowiązku podatkowego, czyli faktycznej wpłaty. Dla potrzeb VAT obrót za miesiąc otrzymania zaliczki należy zwiększyć o kwotę zaliczki, natomiast obrót za kolejny miesiąc, w którym zewidencjowano wpłatę na kasie, należy pomniejszyć o kwotę tej zaliczki.

Przykład

Pan Janusz 31 lipca otrzymał zaliczkę na poczet dostawy mebli kuchennych na wymiar. Dowiedział się o niej dopiero 1 sierpnia i tego samego dnia zaewidencjonował ją na kasie. Podatnik wykaże tę zaliczkę w deklaracji VAT za lipiec, natomiast w deklaracji za sierpień pomniejszy obrót o kwotę tej zaliczki. 

 

Zaliczka na kasie fiskalnej a rezygnacja z towaru/usługi

W praktyce zdarza się niejednokrotnie, iż klient po wpłaceniu zaliczki rezygnuje z usługi lub towaru. Podatnik ma obowiązek zwrócić takiemu klientowi kwotę, którą wcześniej wpłacił. Kasy i drukarki fiskalne nie mają technicznej możliwości korygowania wystawionych paragonów. Przepis § 3 ust. 4 - 6 rozporządzenia wskazuje, iż zwroty i reklamacje, jak również tzw. oczywiste pomyłki należy ujmować w odrębnej ewidencji.

Jak powinna wyglądać ewidencja korekt paragonów fiskalnych? - kliknij i sprawdź

 

Podobnie należy postąpić ze zwrotem zaliczki lub innej formy przedpłaty. Choć przepisy nie wskazują jednoznacznie, jak należy postępować w takim przypadku, odrębna ewidencja pozwoli podatnikowi dokonać korekty VAT należnego. Warto też wziąć pod uwagę wytyczne z interpretacji indywidualnej Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 26 lipca 2013 r., nr IPPP2/443-471/13-2/RR - zgodnie z nią zwrot zaliczki lub innej formy wcześniejszej zapłaty powinien być ujęty w ewidencji odrębnej niż te, w których wykazuje się zwroty i reklamacje czy oczywiste pomyłki. 

Wytyczne te dotyczą również rezygnacji z towaru lub usługi, za które zapłacono zadatek. Zadatek jako taki nie podlega zwrotowi, ale w momencie rezygnacji klienta z towaru lub usługi przekształca się w odszkodowanie. Aby można było dokonać korekty VAT należnego, należy odnotować to zdarzenie w odrębnej ewidencji korekt.

 

Zaliczka na kasie fiskalnej a zmiana zamówienia klienta

Zdarza się, iż klient po wpłacie zaliczki i otrzymaniu paragonu fiskalnego zmienia złożone wcześniej zamówienie. Jeśli kwota zaliczki nie ulega zmianie, a modyfikacje dotyczą np. tylko fizycznych cech towaru (wysokość zamówionych na wymiar szafek, kolor produktu itp.), nie ma konieczności korygowania obrotu zarejestrowanego w kasie. Jeśli jednak klient zmienia zamówienie na zupełnie inny towar (lub usługę), np. meble kuchenne na meble ogrodowe, konieczne jest dokonanie korekty obrotu.

W takim przypadku podatnik wystawia klientowi nowy paragon fiskalny, na którym pojawia się nazwa nowego towaru lub nowej usługi, a poprzedni paragon koryguje w odrębnej ewidencji.

Zasadę tę potwierdził Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach w interpretacji indywidualnej z 28 czerwca 2010 r., nr IBPP1/443-573/10/AW:

"(…) paragony fiskalne, a zarazem raporty fiskalne, muszą odzwierciedlać wartość sprzedaży i potwierdzać faktyczny przebieg operacji gospodarczej. Zaliczenie otrzymanej zaliczki na poczet nowego zamówienia złożonego przez klienta musi zatem znaleźć odzwierciedlenie w dokumencie potwierdzającym przyjęcie zaliczki na poczet tego zamówienia. (…)"

Choć interpretacja ta dotyczy stanu prawnego sprzed 1 kwietnia 2013 r., zasada w niej zapisana jest nadal aktualna.

 

Księgi rachunkowe a ewidencja zaliczek

Jednostki prowadzące księgi rachunkowe zgodnie z art. 20 ustawy z 29 września 1994 roku o rachunkowości mają obowiązek wprowadzać do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego w postaci zapisu każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym. Zaliczka wpłacona przez osobę fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej lub rolnika ryczałtowego również musi zostać ujęta w księgach rachunkowych, na podstawie wystawionego paragonu fiskalnego.

Zaliczkę otrzymaną na poczet dostawy towarów lub świadczenia usług w późniejszych okresach można ująć w księgach rachunkowych na koncie rozliczeń międzyokresowych przychodów. W momencie dostawy towaru lub realizacji usługi, a co za tym idzie uzyskania przychodu z tytułu transakcji, której dotyczyła wpłacona przez klienta przedpłata, kwotę tej przedpłaty (zaliczki) należy przeksięgować na właściwe konto przychodów.