Na użytkowniku kasy lub drukarki fiskalnej spoczywają różnego rodzaju obowiązki. Wśród nich można wymienić m.in. wydawanie paragonu fiskalnego klientowi do każdej transakcji, dokonywanie okresowych przeglądów technicznych, dbanie o prawidłowość zaprogramowanych nazw towarów i usług wraz z przyporządkowanymi im stawkami VAT, drukowanie raportów dobowych i miesięcznych itp.

 

Właściciel urządzenia odpowiada także za prawidłowość zaprogramowanego nagłówka paragonu. Znajdują się w nim imię i nazwisko lub nazwa podatnika, adres punktu sprzedaży (lub adres siedziby bądź miejsca zamieszkania podatnika w przypadku prowadzenia sprzedaży w miejscach niestałych), a także jego numer NIP.

 

W praktyce przedsiębiorstwa nierzadko wprowadzają zmiany w swoich działalnościach – zmieniają lub zamykają punkty sprzedaży, przekształcają jednoosobowe działalności w spółki itp. Z oczywistych względów zmieniają się wtedy powyższe dane. Przedsiębiorca powinien znać zasady postepowania w takich przypadkach.

 

Zmiana miejsca prowadzenia sprzedaży a dane na paragonie fiskalnym

Obowiązujące przepisy nie zabraniają podatnikowi zmienić miejsca użytkowania kasy fiskalnej – urządzenie może zostać przeniesione do innego punktu sprzedaży. Konieczne w takim wypadku jest dopełnienie formalności, o których mowa w § 14 ust. 5-7 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 marca 2013 r. w sprawie kas rejestrujących (Dz. U. z 2013 r. poz. 363).

W przepisach tych czytamy:

5. Podatnik w terminie 7 dni od dnia zmiany miejsca używania kasy informuje o tym właściwego naczelnika urzędu skarbowego, składając zgłoszenie aktualizacyjne danych dotyczących kasy, którego wzór stanowi załącznik nr 2 do rozporządzenia.
6. W przypadku zmiany miejsca używania kasy podatnik zapewnia dokonanie zmiany w książce kasy w zakresie określenia miejsca używania kasy oraz zapewnia dokonanie zmiany danych zapisanych w pamięci kasy dotyczących adresu punktu sprzedaży, w którym po dokonanej zmianie kasa będzie używana.
7. Zmiana miejsca używania kasy nie wymaga odczytania zawartości pamięci fiskalnej kasy.

 

 

W zgłoszeniu aktualizacyjnym danych dotyczących kasy, którego wzór zamieszczono w załączniku nr 2 do rozporządzenia, podaje się nie tylko dane identyfikacyjne podatnika, ale także miejsce instalacji kasy oraz nazwę placówki.

W przypadku zmiany miejsca użytkowania kasy wystarczy więc złożyć odpowiedni dokument do urzędu skarbowego oraz zmienić dane wpisane do książki kasy i zaprogramowane w pamięci urządzenia fiskalnego, które znajdują się w nagłówku paragonu. Podatnik nie musi dokonywać odczytu pamięci fiskalnej ani wymieniać kasy na nową. Nie zmienia się bowiem numer NIP, pod którym działa dana firma.

 

Przekształcenie firmy w spółkę handlową a dane na paragonie fiskalnym

Osoba fizyczna prowadząca indywidualną działalność gospodarczą ma prawo do przekształcenia działalności w jednoosobową spółkę kapitałową (np. spółkę z o.o.). Zgodnie z przepisami Kodeksu Spółek Handlowych, w takim wypadku należy przez okres co najmniej roku podawać nazwę poprzedniej firmy obok nazwy nowej, z oznaczeniem „dawniej”. Dotyczy to sytuacji, w których zmiana brzmienia nazwy firmy nie polega wyłącznie na zmianie oznaczenia wskazującego na charakter spółki lub identyfikującego formę spółki przekształconej.

 

Zgodnie z art. 12 ustawy z dnia 13 października 1995 r. o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników (Dz. U. z 2017 r. poz. 869 ze zm.), spółka powstała w wyniku przekształcenia indywidualnego przedsiębiorcy zyskuje nowy Numer Identyfikacji Podatkowej. Numer NIP nie przechodzi bowiem na spółkę w takim wypadku.

 

Spółka przekształcona występuje do urzędu skarbowego o nadanie jej własnego numeru NIP. Nie może posługiwać się NIP-em przedsiębiorstwa osoby fizycznej istniejącego przed przekształceniem. W związku z tym nie może też drukować paragonów fiskalnych ze „starymi” danymi w nagłówku. Konieczne jest zaprogramowanie nowych danych firmy w pamięci kasy fiskalnej.

Kasa rejestrująca podczas fiskalizacji ma zapisywany w pamięci numer NIP podatnika. Czynność ta jest jednorazowa i nieodwracalna. O ile dane takie jak nazwa firmy czy adres punktu sprzedaży można zmienić, o tyle w przypadku numeru NIP jest to niemożliwe. Konieczne jest dokonanie odczytu pamięci fiskalnej, zgodnie z procedurą określoną w § 15 rozporządzenia w sprawie kas. Następnie w kasie musi zostać wymieniona pamięć fiskalna. Często korzystniejszym finansowo rozwiązaniem okazuje się zakup zupełnie nowej kasy.

 

Taki stan rzeczy potwierdził Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie w interpretacji indywidualnej z dnia 26 czerwca 2013 r., nr IPPP2/443-287/13-2/DG. Wskazał on, iż w takich okolicznościach "(...) konieczne jest dokonanie odczytu kas rejestrujących w zakresie sprzedaży prowadzonej przez podatnika będącego osobą fizyczną. Konsekwencją (...) powołanych przepisów ustawy o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników będzie również wprowadzenie do kas danych dotyczących spółki z o.o. W związku z powyższym Spółka z o.o. powstała wskutek przekształcenia Wnioskodawcy nie będzie mogła użytkować kas rejestrujących Wnioskodawcy bez dokonania z nich odczytu zarejestrowanej przez Stronę sprzedaży i wprowadzeniu danych dotyczących podmiotu przekształconego. (...)".

 

Zobacz też: Zapłata przelewem a obowiązek ewidencji na kasie fiskalnej w 2018 r.

 

Drukarki fiskalne Warszawa – zobacz naszą ofertę