Poradnik ten powstał z myślą o firmach, które w 2015 roku wprowadzają pierwszą kasę fiskalną lub stosują to urządzenie już jakiś czas. Zamieszczone w nim wskazówki wyposażą każdego podatnika w kompleksową wiedzę, niezbędną do użytkowania kasy fiskalnej w przedsiębiorstwie zgodnie z aktualnymi przepisami.

 

Zakup kasy fiskalnej

 

Sprawdź, czy każdy podatnik musi instalować kasę

Aktualne informacje o tym, kto może korzystać ze zwolnień z kas fiskalnych w latach 2015-2016, a kto obowiązkowo musi mieć to urządzenie w działalności, znajdujemy w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 4 listopada 2014 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących (Dz. U. z 2014 r., poz. 1544). Weszło ono w życie 1 stycznia 2015 r. i będzie obowiązywać do 31 grudnia 2016 r.

Nowe rozporządzenie zachowuje wcześniej obowiązujący limit obrotów do zwolnienia podmiotowego z kas - w dalszym ciągu jest to 20.000 zł netto lub kwota mniejsza liczona w proporcji, w przypadku rozpoczęcia sprzedaży w trakcie roku podatkowego. Z tego zwolnienia do końca 2014 r. korzystało wielu podatników, m.in. mechaników, lekarzy, prawników, księgowych, doradców podatkowych, fryzjerów, kosmetyczek i kosmetologów, a także przedsiębiorców świadczących usługi związane z wyżywieniem.

 

W roku 2015 r. każdy podatnik wykonujący czynności bezpośrednio na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej i rolników ryczałtowych musi mieć kasę fiskalną. Nawet jeśli do końca 2014 r. podatnik zachował prawo do zwolnienia z kas ze względu na niskie obroty, niewielką liczbę transakcji lub inne okoliczności, w 2015 r. musi wprowadzić kasę fiskalną w swojej działalności.

 

Wszystko przez rozszerzenie katalogu czynności, które nie mogą korzystać z żadnych zwolnień z kas. Katalog ten znajduje się w § 4 rozporządzenia w sprawie zwolnień. Z dniem 1 stycznia 2015 r. do katalogu wyłączeń ze zwolnień z kas dodano następujące pozycje:

§ 4 pkt 1 lit. o oraz pkt. 2 lit. c - j:

4. Zwolnień z obowiązku ewidencjonowania, o których mowa w § 2 i § 3, nie stosuje się w przypadku:
1) dostawy:
(…)
o) perfum i wód toaletowych (PKWiU 20.42.11.0), z wyłączeniem towarów dostarczanych na pokładach samolotów

2) świadczenia usług:
(…)
c) naprawy pojazdów silnikowych oraz motorowerów (w tym naprawy opon, ich zakładania, bieżnikowania i regenerowania),
d) w zakresie wymiany opon lub kół dla pojazdów silnikowych oraz motorowerów,
e) w zakresie badań i przeglądów technicznych pojazdów,
f) w zakresie opieki medycznej świadczonej przez lekarzy i lekarzy dentystów,
g) prawniczych, z wyłączeniem usług określonych w poz. 28 załącznika do rozporządzenia,
h) doradztwa podatkowego,
i) związanych z wyżywieniem (PKWiU 56), wyłącznie:
– świadczonych przez stacjonarne placówki gastronomiczne, w tym również sezonowo, oraz
– usług przygotowywania żywności dla odbiorców zewnętrznych (katering),
j) fryzjerskich, kosmetycznych i kosmetologicznych

 

Podatnicy wykonujący wyżej wymienione czynności od 2015 roku nie mają już możliwości korzystania ze zwolnień z kasy fiskalnej.

Firmy, które do końca 2014 roku zachowały prawo do zwolnienia z kasy i nie zaprzestały świadczenia usług wymienionych w § 4 pkt 2 lit. c - j przed 1 stycznia 2015 r., urządzenie to muszą wprowadzić najpóźniej 1 marca 2015 r. Zasada ta wynika z § 9 ust. 1 i 2 rozporządzenia w sprawie zwolnień.

 

Zobaczmy zatem, jakie kroki należy wykonać, aby wprowadzić kasę fiskalną w gabinecie kosmetycznym zgodnie ze wszystkimi obowiązującymi przepisami.

 

Dowiedz się więcej o terminach instalacji kasy fiskalnej w 2015 r.

 

Wybierz odpowiednie urządzenie

Znalezienie kasy lub drukarki fiskalnej trafiającej w potrzeby fryzjera, mechanika, lekarza, prawnika, kosmetyczki, księgowego itd. to bardzo ważny krok w procesie wprowadzania tego urządzenia w działalności. W wielu przypadkach sprawdzą się małe, proste kasy zaprojektowane właśnie z myślą o punktach usługowych i użytkownikach często przemieszczających się ze swoją kasą. Natomiast w większych firmach praktyczna może się okazać np. drukarka fiskalna współpracująca z programem komputerowym do obsługi sprzedaży. W dokonaniu wyboru bardzo pomoże nam skorzystanie z porady doświadczonego serwisanta.

 

Więcej o tym, jaką kasą fiskalną wybrać, czytaj w naszym poradniku

 

Zawiadom urząd skarbowy

Zanim rozpoczniemy ewidencjonowanie sprzedaży za pomocą wybranej kasy fiskalnej, musimy zgłosić to urządzenie w urzędzie skarbowym. W tym celu należy wypełnić druk Zawiadomienia o rozpoczęciu ewidencjonowania. Wzór tego dokumentu znajduje się w załączniku nr 1 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14.03.2013 r. w sprawie kas rejestrujących (Dz. U. z 2013 r. poz. 363). Należy w nim wskazać wszystkie kasy, które zakupiliśmy i mamy zamiar wykorzystywać w działalności. Dotyczy to także kas rezerwowych. To ważne, aby uwzględnić wszystkie zakupione urządzenia, ponieważ na każde z nich przysługuje prawo do uzyskania ulgi - do 700 zł za jedną kasę.

 

Zawiadomienie o rozpoczęciu ewidencjonowania należy złożyć przed terminem rozpoczęcia ewidencjonowania (jest to jeden z warunków zachowania prawa do ulgi, o której piszemy w dalszej części poradnika). Jeśli dla podatnika terminem rozpoczęcia ewidencjonowania jest 1 marca 2015 r., zawiadomienie należy złożyć najpóźniej 27 lutego 2015 r. (28 lutego wypada w sobotę, kiedy to urzędy raczej są zamknięte).

Obowiązek złożenia zawiadomienia o rozpoczęciu ewidencjonowania wynika z § 13 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia w sprawie kas.

 

Dokonaj fiskalizacji

Aby kasa zaczęła rejestrować sprzedaż i zapisywać dane o obrocie i kwotach podatku w pamięci fiskalnej, konieczna jest fiskalizacja. Dokonuje jej uprawniony serwisant. Zgodnie z definicją, fiskalizacja to jednokrotna i niepowtarzalna czynność inicjująca pracę modułu fiskalnego z pamięcią fiskalną. Na zakończenie tej czynności serwisant drukuje raport dobowy. Od tej pory kasa pracuje w trybie fiskalnym, wszystkie paragony zapisują się w pamięci, a z zarejestrowanej sprzedaży trzeba rozliczyć podatek.

Obowiązek fiskalizacji kasy przed rozpoczęciem ewidencjonowania wynika z § 13 ust. 1 pkt 2 rozporządzenia w sprawie kas.

 

Zgłoś do urzędu

W ciągu 7 dni od dnia fiskalizacji należy złożyć do urzędu skarbowego Zgłoszenie danych dotyczących kasy. Wzór tego dokumentu znajdujemy w załączniku nr 2 do rozporządzenia w sprawie kas. Na podstawie tego zgłoszenia urząd skarbowy nadaje każdej kasie numer ewidencyjny. Taki niepowtarzalny numer należy nanieść w sposób trwały i widoczny na obudowę urządzenia - na przykład napisać go niezmywalnym markerem.

Obowiązek złożenia Zgłoszenia danych dotyczących kasy wynika z § 13 ust. 5 rozporządzenia w sprawie kas.

 

 

Ulga do 700 zł  - kto może otrzymać

 

Jak już wspomnieliśmy, każdy przedsiębiorca, który rozpoczyna pracę z kasą fiskalną, ma prawo do uzyskania ulgi do 700 zł za każde urządzenie zgłoszone do urzędu skarbowego przed terminem rozpoczęcia ewidencjonowania. Prawo to przysługuje podatnikom na mocy art. 111 ust. 4 ustawy o VAT, natomiast szczegółowe wytyczne na temat tej ulgi znajdujemy w rozporządzeniu Ministra Finansów z 27 grudnia 2010 r. w sprawie odliczania i zwrotu kwot wydatkowanych na zakup kasy rejestrującej ze zmianami (tekst jednolity Dz. U. z 2013 r. poz. 163).

 

O tym, jakie warunki trzeba spełnić, aby zachować prawo do ulgi na kasę fiskalną, czytamy w § 2 ust. 1 rozporządzenia w sprawie odliczania:

2. 1. Odliczenia kwoty, o której mowa w art. 111 ust. 4 ustawy, zwanego dalej "odliczeniem", lub jej zwrotu można dokonać pod warunkiem:

1) złożenia przez podatnika do właściwego naczelnika urzędu skarbowego, przed terminem rozpoczęcia ewidencjonowania obrotu i kwot podatku należnego, pisemnego zgłoszenia o liczbie kas rejestrujących i miejscu (adresie) ich używania, które podatnik zamierza stosować do tego ewidencjonowania;

2) rozpoczęcia ewidencjonowania obrotu i kwot podatku należnego nie później niż w obowiązujących terminach, przy użyciu kas rejestrujących nabytych w okresie, kiedy kasy te były objęte ważnym potwierdzeniem, że kasy te spełniają funkcje wymienione w art. 111 ust. 6a ustawy oraz kryteria i warunki techniczne, którym muszą odpowiadać, zwanym dalej "potwierdzeniem";

3) posiadania przez podatnika dowodu zapłaty całej należności za kasę rejestrującą.

 

Warto w tym miejscu wyjaśnić kilka istotnych kwestii zawiązanych ze spełnieniem powyższych warunków.

Ad. 1) Jak już wspomnieliśmy w poprzedniej części poradnika, wzór zgłoszenia, o którym mowa w tym punkcie, znajduje się w załączniku nr 1 do rozporządzenia w sprawie kas. Należy je złożyć przed terminem rozpoczęcia ewidencjonowania - czyli dla większości podatników przed 1 marca 2015 r. Warto jednak zrobić to przynajmniej kilka dni wcześniej, aby uniknąć kolejek i dopełnić tej formalności na czas.

 

Ad. 2) Jeśli dla danej firmy terminem rozpoczęcia ewidencjonowania jest 1 marca 2015 r., tego dnia kasa fiskalna powinna być już zgłoszona w urzędzie skarbowym, zafiskalizowana i gotowa do ewidencjonowania sprzedaży. 1 marca 2015 r. wypada w niedzielę, można więc się spodziewać, że pierwszy paragon zostanie wystawiony najwcześniej w poniedziałek 2 marca 2015 r. Nie ma to jednak znaczenia - ważne, że 1 marca kasa będzie gotowa do rejestrowania sprzedaży - warunek uzyskania ulgi zostanie spełniony.

Kwestia ważności homologacji, o której mowa w dalszej części tego punktu, nie powinna niepokoić podatnika, który zakupił kasę w autoryzowanym serwisie kas. Serwisy takie dbają o kwestie formalne - nie mogą sprzedawać kas bez homologacji.

 

Ad. 3) Ulgę uzyskamy dopiero wtedy, gdy uregulujemy należność za kasę wynikającą z faktury wystawionej przez serwis fiskalny. Jeśli więc sprzedawca wystawi nam dokument z odroczonym terminem płatności, musimy najpierw wywiązać się z tego zobowiązania.

 

Jak widać, spełnienie powyższych warunków wcale nie jest trudne. Wystarczy tylko przestrzegać terminów i zadbać o formalności. Przedsiębiorca, który jest czynnym podatnikiem VAT, rozlicza ulgę w deklaracji VAT za miesiąc lub kwartał, w którym rozpoczął ewidencjonowanie, lub za okresy kolejne - zgodnie z zasadami określonymi w § 3 rozporządzenia w sprawie odliczania. Natomiast podatnik korzystający ze zwolnienia z VAT składa do urzędu skarbowego Wniosek o zwrot kwot wydatkowanych na zakup kasy rejestrującej wraz z wymaganymi dokumentami, zgodnie z wytycznymi określonymi w § 4 tego aktu prawnego.

 

Dowiedz się więcej o sposobie uzyskania ulgi na kasę fiskalną

 

 

Praca z kasą fiskalną

 

Zgłoszenie kasy w urzędzie skarbowym, fiskalizacja i uzyskanie ulgi to dopiero początek pracy z tym urządzeniem. Prowadzenie ewidencji na  kasie fiskalnej musi być dokonywane zgodnie z obowiązującymi przepisami. Poznajmy więc najważniejsze obowiązki użytkownika kasy fiskalnej.

 

Paragony

Zgodnie z § 6 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia w sprawie kas, użytkownik kasy fiskalnej ma obowiązek wydawać paragony każdemu nabywcy bez jego żądania. Należy upewnić się, czy klient na pewno otrzymał i wziął ze sobą paragon. A co w przypadku, gdy śpieszący się klient mówi, że nie potrzebuje paragonu? Nie zwalnia to sprzedawcy z obowiązku wydruku tego dokumentu i wręczenia go nabywcy. Parę sekund oczekiwania na paragon nie zbawi klienta, a podatnik oszczędzi sobie nieprzyjemności w razie ewentualnej kontroli. Każdego roku Ministerstwo Finansów prowadzi sezonowe akcje „Weź paragon”, podczas których kontrolowane są w dużej mierze różne punkty handlowe i usługowe. Urzędnicy zwracają szczególną uwagę nie tylko na to, czy dany przedsiębiorca ma kasę fiskalną, ale też na prawidłowość wydawania paragonów - warto więc podczas codziennej sprzedaży dołożyć wszelkich starań, aby nie narazić się np. na mandat od pracownika kontroli skarbowej.

 

Paragon fiskalny musi zawierać dane określone w § 8 ust. 1 rozporządzenia w sprawie kas. W przepisie tym czytamy:

8. 1. Paragon fiskalny zawiera co najmniej:

1) imię i nazwisko lub nazwę podatnika, adres punktu sprzedaży, a dla sprzedaży prowadzonej w miejscach niestałych - adres siedziby lub miejsca zamieszkania podatnika;

2) numer identyfikacji podatkowej podatnika (NIP);

3) numer kolejny wydruku;

4) datę oraz godzinę i minutę sprzedaży;

5) oznaczenie "PARAGON FISKALNY";

6) nazwę towaru lub usługi pozwalającą na jednoznaczną ich identyfikację;

7) cenę jednostkową towaru lub usługi;

8) ilość i wartość sumaryczną sprzedaży danego towaru lub usługi z oznaczeniem literowym przypisanej stawki podatku;

9) wartość rabatów lub narzutów, o ile występują;

10) wartość sprzedaży brutto i kwoty podatku według poszczególnych stawek podatku po uwzględnieniu rabatów lub narzutów;

11) wartość sprzedaży zwolnionej od podatku;

12) łączną kwotę podatku;

13) łączną kwotę sprzedaży brutto;

14) oznaczenie waluty, w której rejestrowana jest sprzedaż, przynajmniej przy łącznej kwocie sprzedaży brutto;

15) kolejny numer paragonu fiskalnego;

16) numer kasy i oznaczenie kasjera - przy więcej niż jednym stanowisku kasowym;

17) numer identyfikacji podatkowej nabywcy (NIP nabywcy) - na żądanie nabywcy;

18) logo fiskalne i numer unikatowy kasy.

 

To na właścicielu kasy spoczywa obowiązek dbania o prawidłowość wystawianych paragonów.

 

Zwróćmy szczególną uwagę na § 8 ust. 1 pkt 6 - wskazano tam na nazwę towaru lub usługi, która pozwala na jednoznaczną ich identyfikację. Oznacza to, iż nazwa powinna być tak skonstruowana, aby klientka czy klient po otrzymaniu paragonu nie mieli wątpliwości, za co zapłacili.

Za błędne uznaje się programowanie nazw grup towarowych. Takie nazwy są zbyt ogólne i nie spełniają wymogu jednoznaczności. Taką nieprawidłową nazwą byłaby np. „usługa kosmetyczna” lub „kosmetyka”. Zamiast tego należy stosować nazwy szczegółowe, takie jak np. „oczyszczanie twarzy”, „depilacja laserem - pachy”, „peeling stóp”, „makijaż dzienny” itp. Oczywiście można używać skrótów (np. depil laser pachy”), jednak muszą być one zrozumiałe dla klienta.

Nazwa musi też pozwalać na weryfikację poprawności zastosowanej stawki VAT.

 

Raporty dobowe

Na koniec każdego dnia sprzedaży należy wydrukować raport dobowy. Zgodnie z § 6 ust. 1 pkt 3 rozporządzenia w sprawie kas, raport taki musi być wydrukowany jeszcze przed dokonaniem pierwszej sprzedaży w dniu następnym. Jeśli więc zapomnimy wydrukować raport dobowy po zakończeniu sprzedaży w danym dniu, możemy to zrobić następnego dnia - jednak przed wydrukiem pierwszego paragonu na ten dzień.

Jeśli w danym dniu firma nie miała żadnej sprzedaży, drukowanie raportu dobowego nie jest konieczne. Taki „zerowy” dokument nie miałby żadnej wartości księgowej i byłby tylko niepotrzebnym marnotrawstwem papieru. Wydruk tego dokumentu jest jednak konieczny, jeśli danego dnia zarejestrowano choćby jedną sprzedaż.

 

Raporty okresowe

Obowiązek wydruku raportu okresowego (miesięcznego) wynika z § 6 ust. 1 pkt 4 rozporządzenia w sprawie kas. Dokument ten należy wydrukować po zakończeniu sprzedaży za dany miesiąc - w terminie do 25. dnia miesiąca kolejnego. Raport okresowy jest ważnym dokumentem księgowym, na podstawie którego ustala się kwotę podatku należnego VAT ze sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej i rolników ryczałtowych, jak również przychód do opodatkowania podatkiem dochodowym.

 

 

Gwarancja i serwis kasy fiskalnej

 

Pomocą techniczną i obsługą gwarancyjną danej kasy zajmuje się ten serwis fiskalny, w którym dokonywaliśmy fiskalizacji urządzenia. Zmiana serwisu jest możliwa w szczególnych sytuacjach, jednak wymaga spełnienia dodatkowych wymogów, a czasem nawet wniesienia opłat. Istotne jest, iż w razie awarii, konieczności wykonania przeglądu technicznego, dokonania odczytu pamięci kasy i innych czynności serwisowych zgłaszamy się do serwisu, który dokonywał fiskalizacji, a nie do jakiegoś innego podmiotu. Dane naszego serwisanta wpisane są w książce kasy. Jeśli więc zapomnimy, gdzie kupowaliśmy kasę lub zgubimy wizytówkę, wystarczy zajrzeć do książki.

Zasada ta wynika z § 14 ust. 2 rozporządzenia w sprawie kas:

2. Podatnik stosujący kasy korzysta wyłącznie z serwisu prowadzonego przez podmiot prowadzący serwis główny lub podmiot prowadzący serwis kas.

 

Zgodnie z § 31 ust. 1 rozporządzenia w sprawie kas, serwis kas musi być podjęty w ciągu 48 godzin od chwili zgłoszenia awarii kasy przez podatnika, chyba że strony ustalą inaczej. W szczególnych sytuacjach możliwe jest zgłoszenie się do serwisu głównego (producenta). Należy jednak pamiętać, że zawsze w pierwszej kolejności zwracamy się o pomoc do serwisu kas, który dokonał fiskalizacji naszego urządzenia.

 

Co zrobić, gdy kasa odmówi posłuszeństwa

Zgodnie z § 31 ust. 1 rozporządzenia w sprawie kas, serwisant ma 48 godzin na podjęcie czynności serwisowych w razie zgłoszenia przez podatnika awarii, chyba że strony ustaliły inaczej. Jeśli w tym czasie kasa fiskalna nie działa w ogóle lub działa nieprawidłowo na tyle, że uniemożliwia prowadzenie ewidencji sprzedaży zgodnie z przepisami, podatnik nie może ani stosować tej kasy, ani prowadzić sprzedaży z pominięciem kasy.

 

Awaria nie jest podstawą do prowadzenia sprzedaży z pominięciem kasy fiskalnej. W takiej sytuacji należy wstrzymać się całkowicie z dokonywaniem sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej i rolników ryczałtowych - do czasu naprawy urządzenia. Gdyby podatnik w tym czasie prowadził sprzedaż i nie wystawiał paragonów, narażałby się na poważne konsekwencje skarbowe - włącznie z karą grzywny do 180 stawek dziennych.

 

Rozwiązaniem w takim przypadku jest posiadanie kasy rezerwowej. Naprawa poważnych usterek może trwać jakiś czas. Dzięki kasie rezerwowej podatnik nie musi przerywać sprzedaży, a tym samym nie traci klientów i zysków. Paragony wystawia za pomocą tej drugiej kasy. O zakupie dwóch kas warto pomyśleć już na etapie rozpoczęcia ewidencjonowania - wtedy bowiem firmie przysługuje ulga do 700 zł na każdą kasę zakupioną i zgłoszoną do urzędu skarbowego. Pamiętajmy, że ulga nie przysługuje na urządzenia kupione w późniejszym okresie - jeśli więc zdecydujemy się dokupić kasę rezerwową np. rok po rozpoczęciu ewidencjonowania, ponowne skorzystanie z ulgi nie będzie już możliwe.

 

Naprawy gwarancyjne i pogwarancyjne

Każda kasa fiskalna zakupiona przez podatnika w serwisie fiskalnym ma 12-miesięczną gwarancję podstawową. Gwarancja ta obejmuje istotne wady ukryte części. W przypadku awarii wynikającej z takich wad serwis ma obowiązek usunąć powstałą usterkę. Szczegółowe warunki gwarancji znajdują się w karcie gwarancyjnej.

W przypadku usterki właściciel kasy dostarcza do serwisu urządzenie wraz z książką kasy i kartą gwarancyjną.

Serwis kas, w którym dokonaliśmy fiskalizacji, zajmuje się również naprawą pogwarancyjną urządzenia. W przypadku usterek wynikłych po ustaniu okresu gwarancyjnego to właściciel kasy pokrywa koszty związane z naprawą urządzenia.

 

Jak przedłużyć gwarancję

Okres gwarancyjny na pamięć fiskalną można przedłużyć na warunkach ustalonych przez danego producenta (serwis główny). Na przykład firma Posnet daje możliwość przedłużenia gwarancji o kolejne 12-miesięczne okresy - maksymalnie do 60 miesięcy włącznie z okresem podstawowej gwarancji. W takim przypadku serwis kas zobowiązuje się do bezpłatnego usuwania wad pamięci fiskalnej. Warunkiem jest dokonywanie regularnych przeglądów konserwacyjnych urządzenia kasy w Autoryzowanym Punkcie Serwisowym - co 24 miesiące - oraz przeglądów technicznych zgodnie z obowiązującymi przepisami. Poświadczeniem przedłużenia gwarancji jest wydawana każdorazowo „Licencja gwarancyjna na pamięć fiskalną”. Warunkiem skorzystania z uprawnień wynikających z przedłużonej gwarancji jest posiadanie ważnej licencji oraz oryginału podpisanej karty gwarancyjnej

Należy jednak pamiętać, iż każdy producent może mieć nieco inne warunki przedłużania okresu gwarancyjnego. Jeśli więc chcemy skorzystać z takiej możliwości, najlepiej zapytajmy o nie w serwisie, który dokonywał fiskalizacji naszej kasy.

 

 

Przeglądy okresowe

 

Dokonywanie regularnych przeglądów technicznych kasy fiskalnej to jeden z bardzo ważnych obowiązków podatnika. Wynika on z § 14 ust. 1 pkt 4 rozporządzenia w sprawie kas, natomiast informację o częstotliwości dokonywania tych przeglądów znajdujemy w § 33 tego aktu prawnego.

Uprawnionym do dokonywania okresowych przeglądów technicznych jest wyłącznie serwisant kas posiadający ważną legitymację wydawaną przez serwis główny. Podobnie jak w przypadku wszystkich innych czynności serwisowych, kasę do przeglądów zgłaszamy temu serwisowi, który dokonywał fiskalizacji naszego urządzenia.

 

Podatnik ewidencjonujący sprzedaż za pomocą kasy fiskalnej ma obowiązek zgłaszać kasę do przeglądu technicznego nie rzadziej niż co 2 lata. Termin pierwszego przeglądu liczymy od dnia fiskalizacji urządzenia. Określenie „nie rzadziej niż co 2 lata” wskazuje jednoznacznie, iż przeglądów technicznych można dokonywać częściej. Załóżmy, iż przedsiębiorca planuje dwutygodniowy urlop, na czas którego właśnie przypada termin obowiązkowego przeglądu technicznego. Najlepiej będzie dopełnić tej formalności jeszcze przed planowanym urlopem. Pamiętajmy, iż zgodnie z § 31 ust. 4 rozporządzenia w sprawie kas, serwisant ma 5 dni na dokonanie przeglądu technicznego - licząc od dnia otrzymania zgłoszenia. Należy więc skontaktować się z serwisem odpowiednio wcześniej.

 

Nowoczesne urządzenia fiskalne mają funkcję przypominania o okresowych przeglądach technicznych. To bardzo ułatwia zachowanie terminów - warto korzystać z tej funkcji i nie bagatelizować generowanych przez urządzenie przypomnień.

 

Zgłaszanie kasy do obowiązkowych przeglądów technicznych jest bardzo ważne. Oczywiście najważniejsza jest kwestia poprawności pracy urządzenia. Jednak spóźnienie z przeglądem technicznym niesie za sobą także inne nieprzyjemne skutki. Jeden z nich to utrata prawa do ulgi na zakup kasy - jeśli w ciągu 3 lat od rozpoczęcia ewidencjonowania podatnik spóźni się z przeglądem, będzie musiał oddać do urzędu skarbowego ulgę, z której wcześniej skorzystał.

 

Zawieszenie lub likwidacja działalności

Przedsiębiorca, który zdecyduje się na jakiś czas zawiesić działalność gospodarczą lub zamknąć ją całkowicie, musi znać procedurę postępowania z kasą fiskalną w takim przypadku. Inaczej postępuje się przy zawieszeniu działalności, a inaczej przy jej likwidacji. Zobaczmy zatem, jakie obowiązki ma użytkownik kasy fiskalnej w każdym z tych dwóch przypadków.

 

Zawieszenie działalności

Prawo do zawieszenia działalności gospodarczej przysługuje podatnikom na mocy art. 14a ustawy z dnia 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej. Zawieszenie takie może trwać od 30 dni do 24 miesięcy. Przedsiębiorca będący użytkownikiem kasy fiskalnej nie musi dokonywać odczytu pamięci fiskalnej na okres zawieszenia - zawieszenie takie nie wiąże się bowiem z całkowitym zaprzestaniem używania kasy. Urządzenie nie będzie użytkowane jedynie przez jakiś czas.

 

A czy w okresie zawieszenia działalności należy zgłaszać kasę do obowiązkowego przeglądu technicznego? Odpowiedź znajdujemy w art. 14a ust. 4 pkt 5 tejże ustawy:

4. W okresie zawieszenia wykonywania działalności gospodarczej przedsiębiorca:

(…)

5) wykonuje wszelkie obowiązki nakazane przepisami prawa;

 

Obowiązkiem nakazanym przepisami prawa jest niewątpliwe dokonywanie przeglądów technicznych kasy w wyznaczonych terminach. W okresie zawieszenia działalności gospodarczej należy więc pamiętać o tym ważnym obowiązku użytkownika kasy.

 

Likwidacja działalności

Podatnik, który zdecyduje się na zamknięcie działalności gospodarczej, ma obowiązek dokonania odczytu pamięci fiskalnej. Prawo do wykonania tej czynności ma wyłącznie uprawniony serwisant. Likwidacja działalności wiąże się niewątpliwie z zakończeniem przez kasę pracy w trybie fiskalnym. O procedurze postępowania w takiej sytuacji czytamy w § 15 rozporządzenia w sprawie kas:

15. 1. W przypadku zakończenia przez kasę pracy w trybie fiskalnym podatnik:

1) wykonuje raport fiskalny dobowy i raport fiskalny okresowy (miesięczny);

2) składa w terminie 7 dni od dnia zakończenia pracy kasy w trybie fiskalnym wniosek do naczelnika urzędu skarbowego o dokonanie odczytu pamięci fiskalnej kasy, którego wzór stanowi załącznik nr 3 do rozporządzenia;

3) składa wniosek o wyrejestrowanie kasy z ewidencji prowadzonej przez naczelnika urzędu skarbowego;

4) dokonuje przy pomocy serwisanta kasy odczytu zawartości pamięci fiskalnej kasy przez wykonanie raportu rozliczeniowego za cały okres pracy kasy w obecności pracownika urzędu skarbowego.

2. Odczyt, o którym mowa w ust. 1 pkt 4, powinien być zakończony protokołem z czynności odczytania zawartości pamięci fiskalnej kasy sporządzonym przez pracownika urzędu skarbowego, z zastrzeżeniem § 27. Raport stanowi załącznik do protokołu. Wzór protokołu stanowi załącznik nr 4 do rozporządzenia.

 

Po dokonaniu odczytu pamięci kasa przestaje pracować w trybie fiskalnym. Przepisy nie nakładają na podatnika obowiązku przechowywania modułu fiskalnego do czasu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

 

Podatnik, który przestrzega wszystkich zasad opisanych w tym poradniku, nie musi obawiać się ewentualnej kontroli skarbowej - taki sposób użytkowania kasy fiskalnej jest zgodny ze wszystkimi aktualnymi przepisami i jak najbardziej prawidłowy. Pozostaje tylko trzymać się tych wytycznych i obserwować wciąż rosnące zyski firmy.