Coraz więcej przedsiębiorców musi stosować kasy fiskalne od samego początku prowadzenia działalności. Wielu z nich korzysta z ulgi na zakup kasy – koszt sprzętu staje się bardziej przystępny dla startującego biznesu! A co, jeśli sytuacja podatnika będzie wymagać przerwania sprzedaży i zawieszenia działalności gospodarczej? Czy konieczny jest wówczas zwrot ulgi na kasę?

Ulga na zakup kasy online przysługuje aż trzem grupom podatników. Nie każdy jednak może skorzystać z prawa do ulgi na wymianę „starego” urządzenia na kasę online’ową. Sprawdź, czy jesteś w tej uprzywilejowanej grupie. Dowiedz się też, jak w praktyce uzyskać lub odliczyć przysługującą kwotę.

W 2020 r. trzy grupy podatników mogą odliczyć ulgę na kasę fiskalną. Sprawdź, komu przysługuje to prawo i jak w praktyce dokonać odliczenia lub uzyskać zwrot ulgi na rachunek bankowy. Dowiedz się też, jakie są warunki otrzymania ulgi na kasę.

Ile kosztuje wprowadzenie kasy online w działalności? Co się zmieni z punktu użytkownika? Czy kasa rezerwowa też musi być kasą online? To niektóre z pytań, jakie zadają sobie polscy przedsiębiorcy. Odpowiadamy na najczęstsze z nich!

Wygodna forma ratalnej płatności nie pozbawia przedsiębiorcy prawa do ulgi na kasę fiskalną. Możesz z niej skorzystać! Sprawdź, z czym wiąże się zakup kasy fiskalnej online na raty. Poznaj trzy grupy podatników uprawnionych do ulgi i dowiedz się, w przypadku jakich urządzeń odliczenie nie przysługuje.

Ustawa o VAT zobowiązuje wszystkich podatników świadczących usługi związane z wyżywieniem w stacjonarnych placówkach gastronomicznych do wymiany obecnych kas na urządzenia online’owe. Kasa fiskalna online w gastronomii przesyła dane do CRK w sposób ciągły i automatyczny. Sprawdź, czy możesz skorzystać z ulgi na kasę online dla gastronomii.

Planujesz zakup swojej pierwszej kasy fiskalnej i chcesz skorzystać z ulgi do 700 zł? Uważaj! Od 1 maja 2019 r. możliwość dokonania odliczenia została ograniczona wyłącznie do jednego typu kas! Wprowadzono też przepis, zgodnie z którym ulgę trzeba zwrócić m.in. przy niedostosowaniu się do wymogu zapewnienia urządzeniu połączenia z CRK.

Podobnie jak obecnie, nowa ulga na kasę fiskalną ma wynosić maksymalnie 700 zł za każde urządzenie. Skorzystają z niej zarówno nowi użytkownicy, jak i podatnicy wymieniający kasy na online’owe ze względu na wymóg ustawy. Sprawdź, jakie są nowe przepisy dotyczące ulgi na kasę fiskalną online w 2019 r. Dowiedz się też, jak w nowym stanie prawnym będziemy dokonywać odliczenia w deklaracji VAT i kto straci prawo do ulgi na kasę online’ową.

Kwestie związane z dokonywaniem sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej i rolników ryczałtowych, a co za tym idzie także stosowania kas fiskalnych, uregulowane zostały w kilku różnych aktach prawnych. Ogólne zasady używania urządzeń rejestrujących w działalności znajdują się w ustawie o VAT. Bardziej szczegółowe wytyczne określono w osobnych rozporządzeniach.

 

Ulga na zakup kasy online - 2020

 

Wejście w życie przepisów wprowadzających na rynek kasy fiskalne online wymagało też zmiany regulacji dotyczących ulgi na zakup urządzenia. Pod wieloma względami jest łatwiej. W 2020 r. prościej niż kiedyś odlicza się ulgę w deklaracji VAT. Dano też więcej czasu na odliczenie ulgi przy zakupie kilku kas. W naszym poradniku znajdziesz wszystko, czego potrzebujesz w zakresie wiedzy o uldze na zakup kasy fiskalnej online.

 

Podstawa prawna:

Zasady ogólne dotyczące ulgi na zakup kasy online znajdują się w art. 111 ust. 4-6 ustawy o VAT.

Szczegółowe wytyczne natomiast w rozporządzeniu  Ministra Finansów z dnia 29.04.2019 r. w sprawie odliczania lub zwrotu kwot wydatkowanych na zakup kas rejestrujących oraz zwrotu tych kwot przez podatnika (Dz. U. z 2019 r. poz. 820).

 

 

1. Ulga na kasę fiskalną online – zasady ogólne

 

Podobnie jak w latach poprzednich, ulga na zakup kasy fiskalnej online w 2020 r. wynosi 90% ceny zakup urządzenia, nie więcej jednak niż 700 zł. Prawo do tego odliczenia przysługuje podatnikom, u których:

• powstał obowiązek prowadzenia ewidencji i którzy rozpoczęli prowadzenie ewidencji w obowiązujących terminach przy zastosowaniu kas online;
• nie powstał obowiązek prowadzenia ewidencji i którzy rozpoczęli prowadzenie ewidencji przy zastosowaniu kas online oraz dotychczas nie używali żadnych kas rejestrujących.

 

Oznacza to, iż ulga dotyczy podatników, którzy po raz pierwszy rozpoczną ewidencjonowanie sprzedaży za pomocą kasy. Niezależnie od tego, czy spoczywa na nich obowiązek wprowadzenia urządzenia w działalności, czy robią to dobrowolnie, mogą skorzystać z ulgi.

 

Ulga do 700 zł przysługuje także podatnikom zobowiązanym przepisami do wymiany obecnego urządzenia na kasę fiskalną online. Dotyczy to branż wymienionych w ustawie.

 

Uznaje się, iż kasa fiskalna online została zakupiona w związku z powstaniem obowiązku i rozpoczęciem prowadzenia ewidencji, jeżeli zakup nastąpił nie później niż w terminie 6 miesięcy od dnia rozpoczęcia prowadzenia tej ewidencji. W praktyce więc podatnicy maja aż pół roku na zakup pozostałych kas, które są im potrzebne w prowadzonej działalności – na każdą z nich przysługuje ulga do 700 zł.

 

Ważne!

Ulga przysługuje wyłącznie na zakup kasy fiskalnej online. Z odliczenia nie skorzystają podatnicy, którzy zdecydują się na zakup kasy z elektroniczną kopią paragonu.

 

 

1.1. Warunki skorzystania z ulgi na kasę online

 

Dokonanie odliczenia ulgi na zakup kasy online lub uzyskanie zwrotu wymaga spełnienia dwóch warunków:

1) rozpoczęcia prowadzenia ewidencji sprzedaży przez podatnika przy użyciu kasy rejestrującej zakupionej w okresie obowiązywania potwierdzenia, o którym mowa w art. 111 ust. 6b ustawy (kasa musi mieć ważną homologację);

2) posiadania przez podatnika faktury potwierdzającej zakup kasy rejestrującej oraz dowodu zapłaty całej należności za jej zakup.

 

Zasada ta została określona w § 2 ust. 1 rozporządzenia. Warto zwrócić uwagę, iż w obecnym stanie prawnym nie ma już wymogu złożenia oświadczenia o liczbie kas rejestrujących i miejscu (adresie) ich używania, które podatnik zamierza stosować do tej ewidencji. W poprzednim stanie prawnym był to jeden z warunków uzyskania ulgi na kasę.

 

Ważne!

Z ulgi może skorzystać podatnik, który dokona zapłaty za urządzenie w ratach. Warunkiem jest jednak zapłacenie wszystkich rat za kasę – konieczne jest bowiem posiadanie dowodu zapłaty całej należności za zakup.

 

Ulga na zakup kasy online przysługuje zarówno podatnikom VAT czynnym, jak i przedsiębiorcom zwolnionym z tego podatku lub wykonującym wyłącznie czynności zwolnione z VAT. Odliczenia tego nie dokonują natomiast podatnicy użytkujący urządzenie w ramach umowy najmu, leasingu itp. (szersze wyjaśnienie znajduje się w dalszej części poradnika).

 

 

2. Odliczanie ulgi na kasę online przez czynnych podatników VAT

 

Podatnicy VAT czynni ulgę na kasę online rozliczają w deklaracji VAT-7 lub VAT-7K. Odliczenia mogą dokonać najwcześniej w deklaracji za okres rozliczeniowy, w którym rozpoczęto ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu tej kasy. Kwotę ulgi można też wykazać w następnych okresach rozliczeniowych – przepisy nie wyznaczają w tym zakresie końcowej granicy.

Jeśli zakupiono więcej kas, ulgę na zakup konkretnego urządzenia można wykazać najwcześniej w deklaracji VAT składanej za okres rozliczeniowym, w którym rozpoczęto prowadzenie ewidencji za jej pomocą.

 

Przykład
Pan Janusz w ciągu 6 miesięcy kupuje 3 kasy online. Dwie fiskalizuje i rozpoczyna ewidencję sprzedaży w lipcu 2020 r. Kwotę ulgi może rozliczyć w deklaracji VAT-7 za lipiec lub za okresy następne. Trzecią kasę kupuje w październiku, natomiast ewidencję na niej zaczyna prowadzić w listopadzie 2020 r. W przypadku tej trzeciej kasy ulgę może odliczyć w deklaracji VAT-7 składanej za listopad lub miesiące kolejne.  

 

 

 

2.2. Zasady rozliczania ulgi na zakup kasy online – czynny podatnik VAT

 

Odliczanie ulgi na zakup kasy online w deklaracji VAT jest prostsze i korzystniejsze dla podatnika niż w poprzednim stanie prawnym. Obowiązują w tym zakresie następujące zasady:

• Jeśli kwota odliczenia jest niższa lub równa kwocie podatku należnego w danym okresie rozliczeniowym, podatnik pomniejsza kwotę podatku o wysokość ulgi.
  
  
• Jeśli kwota odliczenia jest wyższa niż kwota podatku należnego w danym okresie rozliczeniowym, podatnik pomniejsza kwotę podatku o wysokość ulgi. Nierozliczoną część może:

1. Wykazać do zwrotu na rachunek bankowy
   
   
2. „Przenieść” na następny okres rozliczeniowy – rozliczyć w kolejnych deklaracjach VAT.

 

• Jeśli w danym okresie rozliczeniowym nie wystąpił podatek należny, podatnik może:

1. Wykazać ulgę do zwrotu na rachunek bankowy
   
   
2. Powiększyć kwotę podatku naliczonego do przeniesienia na następny okres rozliczeniowy.

 

Przykład

Spółka ABC w luty 2020 r. rozpoczęła ewidencję sprzedaży za pomocą kasy online. Ulga przysługująca na zakup tej kasy wynosi 700 zł. W deklaracji VAT-7 składanej za luty nadwyżka podatku należnego nad naliczonym wyniosła 400 zł. W rozliczeniu za luty spółka dokonała odliczenia ulgi w wysokości 400 zł, a podatek należny do zapłaty wyniósł 0 zł. Pozostałą część ulgi (300 zł) spółka może:

• Wykazać w deklaracji składanej za marzec lub kolejne miesiące.

• Wykazać w deklaracji składanej za luty do zwrotu na rachunek bankowy.

 

 

3. Odliczanie ulgi na kasę online przez podatników rozliczających się w formie ryczałtu

 

Podatnicy świadczący usługi taksówek osobowych rozliczający się w formie ryczałtu, odliczenia ulgi na zakup kasy online dokonują w deklaracji VAT-12. Odliczenia można dokonać do wysokości wpłaty do urzędu skarbowego. Jeśli kwota ulgi jest wyższa od tej wpłaty, podatnik w deklaracji wnioskuje o zwrot przysługującej mu kwoty na rachunek bankowy.

Zasady te znajdujemy w § 3 ust. 5 i 6 rozporządzenia:

 

5. W przypadku podatników rozliczających się w formie ryczałtu, o którym mowa w art. 114 ustawy, kwota wydana na zakup za dany okres rozliczeniowy może pomniejszyć kwotę podatku podlegającą wpłacie do urzędu skarbowego.

6. W przypadku, o którym mowa w ust. 5, gdy kwota wydana na zakup jest wyższa od kwoty podatku podlegającej wpłacie do urzędu skarbowego wykazanej w deklaracji podatkowej dla podatku od towarów i usług za dany okres rozliczeniowy, pozostałą część kwoty wydanej na zakup organ podatkowy zwraca na wniosek podatnika złożony wraz z deklaracją do właściwego naczelnika urzędu skarbowego.

 

 

4. Odliczanie ulgi na kasę online przez podatników zwolnionych

 

Prawo do skorzystania z ulgi na zakup kasy online przysługuje zarówno czynnym podatnikom VAT, jak i przedsiębiorcom korzystającym ze zwolnienia z tego podatku lub wykonującym wyłącznie czynności zwolnione. Z oczywistych przyczyn podatnik zwolniony nie odlicza ulgi w deklaracji VAT. Składa natomiast wniosek do urzędu skarbowego o zwrot kwot wydatkowanych na zakup kasy online.

 

Przepisy nie określają ustandaryzowanego wzoru takiego wniosku. Wiadomo jednak, iż musi on zawierać dane, o których mowa w § 4 ust. 2 rozporządzenia, czyli:

1) imię i nazwisko lub nazwę podatnika, jego dane adresowe oraz numer identyfikacji podatkowej, a w przypadku podatników świadczących usługi przewozu osób oraz ich bagażu podręcznego taksówkami - dodatkowo informację o numerze licencji na wykonywanie transportu drogowego taksówką oraz numerze rejestracyjnym i bocznym taksówki, w której zainstalowano kasę rejestrującą;

2) numer rachunku, na który należy dokonać zwrotu.

 

Do wniosku o zwrot ulgi na kasę fiskalną online należy dołączyć:

1) kopię faktury potwierdzającej zakup kasy rejestrującej wraz z kopią dowodu zapłaty całej należności za jej zakup;

2) kopię raportu fiskalnego miesięcznego wystawionego przy użyciu kasy rejestrującej potwierdzającego prowadzenie ewidencji sprzedaży;

 

W przypadku podatników świadczących usługi przewozu osób taksówkami wymagane jest złożenie dodatkowo kopii świadectwa legalizacji ponownej taksometru.

 

Wniosek może być napisany odręcznie lub wydrukowany. Ważne, by posiadał własnoręczny podpis podatnika.

 

Kiedy złożyć wniosek o zwrot ulgi na kasę?

Wniosek o zwrot ulgi na kasę online podatnik zwolniony z VAT może złożyć najwcześniej w miesiącu następującym po miesiącu, w który rozpoczął ewidencjonowanie sprzedaży za pomocą kasy. Może też zrobić to w miesiącach kolejnych.

 

 

 

5. Odliczanie ulgi na kasę online przez podatników zobligowanych do wymiany kas

 

Większość przedsiębiorców ma wybór – może kupić i użytkować kasę fiskalną online lub urządzenie tradycyjne – kasę fiskalną z elektroniczną kopią paragonu. Ministerstwo Finansów wyznaczyło jednak tzw. branże wrażliwe, które ze względu na potencjalne ryzyko nadużyć objęte zostały obowiązkiem wymiany kas w określonych terminach.

 

Podatnicy wymieniają kasy na urządzenia online’owe według następującego harmonogramu, określonego w art. 145b ust. 1 ustawy o VAT:

 

Do 1 stycznia 2020 r.: 

1. świadczący usługi:

- naprawy pojazdów silnikowych oraz motorowerów, w tym naprawy opon, ich zakładania, bieżnikowania, regenerowania,

- w zakresie wymiany opon i kół dla pojazdów silnikowych i motorowerów,

2. zajmujący się sprzedażą benzyny silnikowej, oleju napędowego, gazu do napędów silników spalinowych.

 

Do 1 lipca 2020 r.: 

1. świadczący usługi:

-  związane z wyżywieniem wyłącznie świadczone przez stacjonarne placówki gastronomiczne, w tym również sezonowo,

- w zakresie krótkotrwałego zakwaterowania,

2. zajmujący się sprzedażą węgla, brykietu i podobnych paliw stałych wytwarzanych z węgla, węgla brunatnego, koksu i półkoksu przeznaczonych do celów opałowych.

 

Do 1 stycznia 2021 r. świadczący usługi:

- fryzjerskie,

- kosmetyczne, kosmetologiczne,

- budowlane,

- w zakresie opieki medycznej świadczonej przez lekarzy i dentystów,

- prawnicze,

- związane z działalnością obiektów służących poprawie kondycji fizycznej - wyłącznie w zakresie wstępu.

 

Przedsiębiorcy wykonujący wymienione powyżej czynności, którzy muszą wymienić kasę w określonym terminie ze względu na nałożony na nich obowiązek, mogą skorzystać z ulgi na zakup kasy online.

 

Ważne!

Ulga na zakup kasy online przysługuje im, nawet jeśli w przeszłości skorzystali z takiego odliczenia przy nabyciu kasy z elektroniczną lub papierową kopią paragonu.

 

Ulga przysługuje podatnikom rozpoczynającym ewidencjonowanie sprzedaży na kasie online w określonym terminie.

 

Terminem rozpoczęcia ewidencjonowania jest odpowiednio:

1 stycznia 2020 r.: mechanicy, wulkanizatorzy, stacje paliw

1 lipca 2020 r.: gastronomia, obiekty noclegowe, składy opału

1 stycznia 2021 r.: lekarze i dentyści, prawnicy, fryzjerzy, kosmetyczki i kosmetolodzy, firmy budowlane, kluby fitness

 

Powyższe terminy zostały określone w art. 145b ust. 3 ustawy. Wyznaczenie tych granicznych dat było bardzo ważne, ponieważ przy wymianie kas ulga przysługuje pod warunkiem terminowego rozpoczęcia prowadzenia ewidencji na kasie online.

 

Uwaga!

Ulga na zakup kasy fiskalnej online nie przysługuje podatnikom, którzy wymieniają urządzenie dobrowolnie. Odliczenia takiego można dokonać tylko wtedy, gdy wykonujemy czynności wymienione w art. 145b ust. 1 ustawy.

 

 

5.1. Sposób odliczania ulgi przez podatników zobowiązanych do wymiany kas – przykłady

 

Zasady dokonywania odliczeń przez podatników VAT, ryczałtowców i podatników zwolnionych są dokładnie takie same, jak w innych okolicznościach. Podatnicy VAT czynni rozliczają ulgę w deklaracji VAT, podatnicy zwolnieni składają wniosek do urzędu skarbowego itd.

Wątpliwości pojawiają się przede wszystkim na gruncie prawa lub braku prawa do odliczenia. Dotyczy to m.in. działalności, które działają w kilku branżach lub mają kilka punktów sprzedażowych/usługowych. Poniżej wyjaśniamy najczęściej pojawiąjące się kwestie.

 

Czy można skorzystać z ulgi przy wymianie kasy, jeśli urządzenie rozstanie zakupione przed terminem?

Tak. Podatnik, który rozpocznie instalowanie kas online przed terminem wskazanym w art. 145b ust. 3 ustawy, może skorzystać z ulgi na kasę. Co więcej, kwotę tę można odliczyć w deklaracji składanej za okres, w którym faktycznie rozpoczęto ewidencjonowanie, lub wnioskować o zwrot w miesiącu następującym po tym miesiącu. Nie trzeba czekać na termin graniczny określony w przepisach.

 

Przykład

Firma Pana Marcina świadczy usługi gastronomiczne. Terminem wprowadzenia kas online dla tego typu działalności jest 1 lipca 2020 r. Pan Marcin zdecydował się wymienić swoje dwie kasy w marcu 2020 r. i w czerwcu 2020 r. Jako czynny podatnik VAT, odliczenia ulgi dokonuje odpowiednio w deklaracji VAT-7 składanej za marzec i deklaracji VAT-7 składanej za czerwiec. Odliczenia tego może dokonać także w miesiącach kolejnych.

 

 

Podatnik ma dwie kasy. Jedna rejestruje sprzedaż zobowiązującą go do wymiany kasy, druga – nie. Czy ulga przysługuje na oba urządzenia?

Nie. Ulga przysługuje wyłącznie na wymianę urządzenia rejestrującego czynności wymienione w art. 145b ust. 1 ustawy. Jeśli druga kasa ewidencjonuje czynności spoza tej listy, nie musi być wymieniana na online’ową. Na dobrowolną wymianę tej kasy nie przysługuje ulga.

 

Przykład

Spółka ABC prowadzi prywatny gabinet lekarski i sklep zielarski. W gabinecie funkcjonuje jedna kasa, w sklepie zielarskim druga. Od 1 stycznia 2021 r. w gabinecie lekarskim obowiązkowo musi działać kasa online – na tę kasę spółce przysługuje ulga. Sklep zielarski może w dalszym ciągu korzystać z kasy starszego typu, a jej dobrowolna wymiana na urządzenie online’owe nie daje prawa do ulgi.

 

 

Czy ulga przysługuje na kasę zakupioną w ramach rozszerzenia działalności?

Nie. Ulga przysługuje tylko na te kasy, które podlegają wymianie w związku z obowiązkiem użytkowania kas on-line przez dane grupy podatników. Rozszerzenie działalności nie spełnia tego wymogu: nie jest to ani wymiana kasy, ani rozpoczęcie ewidencjonowania.

 

Przykład

Spółka XYZ prowadzi 7 hoteli i otwiera ósmy. Kasy fiskalne z siedmiu obecnych hoteli musi wymienić na online’owe do 1 lipca 2020 r. Na te kasy online przysługę ulga. Spółka nie będzie mogła dokonać odliczenia ulgi na zakup ósmej kasy, zakupionej w ramach rozszerzenia działalności – niezależnie od tego, czy urządzenie zostanie zainstalowane przed terminem, w terminie czy po terminie.

 

 

6. Ulga na kasę online użytkowaną w ramach umowy najmu, leasingu itp.

 

Ustawa nowelizacyjna wprowadziła nowe rozwiązanie – możliwość użytkowania kasy fiskalne na podstawie umowy najmu, dzierżawy, leasingu lub umów o podobnym charakterze. Warunkiem jest posiadanie przez te kasy na dzień ich nabycia przez wynajmującego (wydzierżawiającego, leasingodawcę itp.) ważnego potwierdzenia Prezesa Głównego Urzędu Miar (homologacji). W ramach umowy najmu użytkować można wyłącznie kasy fiskalne online.

Ulga na kasę online nie przysługuje, jeśli jest ona użytkowana w ramach umowy najmu, leasingu itd. W takim wypadku podatnik nie spełnia podstawowego wymogu ustawy o VAT – ulga przysługuje bowiem na nabycie, a nie na wynajem urządzenia.

Z odliczenia nie może też skorzystać leasingodawca. W jego wypadku kasa nie została zakupiona w związku z powstaniem obowiązku i terminowym rozpoczęciem prowadzenia na niej ewidencji przez podatnika, lecz na wynajem. Nie zostanie więc spełniony drugi podstawowy warunek uzyskania ulgi.

 

 

 

7. Ulga na zakup kasy online – kiedy trzeba ją zwrócić

 

W niektórych przypadkach podatnik może być zobowiązany do zwrotu ulgi, z której wcześniej skorzystał na zakup kasy fiskalnej. Regulacje w tym zakresie znajdują się w art. 111 ust. 6 ustawy o VAT oraz § 5 ust. 1 rozporządzenia.

 

Ulgę na kasę fiskalną musi zwrócić podatnik, który w okresie 3 lat od dnia rozpoczęcia prowadzenia ewidencji sprzedaży:

1. zakończy działalność gospodarczą, lub
   
   
2. nie podda kasy obowiązkowemu przeglądowi technicznemu w terminach określonych w rozporządzeniu (nie rzadziej niż co dwa lata), lub
   
   
3. trwale zaprzestanie prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu tej kasy, lub
   
   
4. naruszy obowiązki polegające na zapewnieniu połączenia umożliwiającego przesyłanie danych między kasą rejestrującą a Centralnym Repozytorium Kas.

 

Konieczność zwrotu ulgi na kasę dotyczy tylko tych urządzeń, których dotyczą przypadki wymienione w pkt 2-3.

 

Przykład

Firma Pana Andrzeja posiada 3 kasy fiskalne – wszystkie wprowadzone do działalności przy rozpoczęciu ewidencjonowania w roku 2018. Ze względu na zamknięcie jednego ze sklepów, pan Andrzej decyduje się zrezygnować z użytkowania jednej z kas w styczniu 2020 roku. Ulgę musi zwrócić tylko za tę jedną kasę.

 

 

7.1. Zwrot ulgi na kasę – podatnicy VAT czynni

 

Podatnicy VAT czynni zwrotu ulgi na kasę fiskalną dokonują przelewem na rachunek urzędu skarbowego. Mają na to czas do 25-go dnia miesiąca następującego po okresie rozliczeniowym, w który nastąpiły okoliczności pozbawiające ich prawa do ulgi.

 

Przykład

Pani Maria prowadząca kwiaciarnię powinna zgłosić kasę fiskalną do pierwszego okresowego przeglądu technicznego dnia 3 lutego 2020 r. Spóźniła się jednak z przeglądem – został wykonany dopiero 15 lutego. Pani Maria będąca podatnikiem VAT składającym deklaracje VAT-7K za okresy kwartalne, czas na dokonanie zwrotu ulgi na rachunek urzędu skarbowego ma do 25 kwietnia 2020 r.

 

 

7.2. Zwrot ulgi na kasę – podatnicy zwolnieni z VAT

 

Podatnicy zwolnieni z VAT lub wykonujący wyłącznie czynności zwolnione z tego podatku ulgę zwracają do końca miesiąca następującego po miesiącu, w którym nastąpiły okoliczności pozbawiające ich prawa do ulgi. Podobnie jak w przypadku czynnych podatników VAT, ulgę należy zwrócić przelewem na rachunek bankowy urzędu skarbowego.

 

Przykład

Pan Maciej zdecydował się na zamknięcie jednej ze swoich dwóch pizzerii. Kasy fiskalnej nie zamierza użytkować w innym lokalu, więc musi zwrócić ulgę. Pizzeria została zamknięta 2 marca 2020 r. Jako podatnik zwolniony z VAT, pan Maciej musi zwrócić kwotę ulgi za kasę, której już nie używa, do 30 kwietnia 2020 r.

 

 

 

---

 

 

Zasady obowiązujące od 1.05.2019

 

Zasady korzystania z ulgi na zakup kasy fiskalnej zmieniły się od 1 maja 2019 r. Sprawdź, komu przysługuje takie odliczenie i jakie warunki trzeba spełnić, by je uzyskać. Poznaj nowe zasady rozliczania ulgi na kasę w deklaracji VAT i dowiedz się, jak powinien wyglądać wniosek o zwrot składany przez podatników zwolnionych z VAT. W naszym poradniku omawiamy wszystkie przepisy związane z ulgą na kasę online.

Dnia 1 maja 2019 r. weszły w życie przepisy, które w istotny sposób zmieniły zasady korzystania z ulgi na zakup kasy fiskalnej. Modyfikacje te mają związek z wprowadzeniem na rynek kas fiskalnych online, czyli urządzeń przesyłających dane do Centralnego Repozytorium Kas (CRK). Modernizacja polskiego systemu kasowego wymagała też zmian w zakresie przepisów dotyczących ulgi.

Ogólne wytyczne w zakresie ulgi na zakup kasy fiskalnej znajdują się w ustawie o VAT. Od 1 maja 2019 r. została ona zmieniona mocą ustawy o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz ustawy – Prawo o miarach (Dz. U. z 2019 r. poz. 675).

Szczegółowo kwestie te reguluje rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 29.04.2019 r. w sprawie odliczania lub zwrotu kwot wydatkowanych na zakup kas rejestrujących oraz zwrotu tych kwot przez podatnika (Dz. U. z 2019 r. poz. 820).

 

 

Ulga na kasę fiskalną online – zasady ogólne

 

Komu przysługuje ulga na zakup kas online w 2019 r.

 

Podobnie jak w latach poprzednich, wysokość ulgi na kasę fiskalną online to 90% ceny zakupu netto urządzenia, nie więcej jednak niż 700 zł. Przy czym odliczenie to przysługuje tylko dla kas zakupionych nie później niż w ciągu 6 miesięcy od dnia rozpoczęcia prowadzenia ewidencji.

 

Od 1 maja 2019 r. ulga na zakup kasy fiskalnej przysługuje trzem grupom podatników:

1. Rozpoczynającym ewidencjonowanie sprzedaży za pomocą kasy online w obowiązujących terminach jeśli powstał u nich obowiązek ewidencji na kasie rejestrującej

2. Dobrowolnie rozpoczynającym prowadzenie sprzedaży za pomocą kasy online (dot. podatników, którzy wcześniej nie stosowali w tym celu innych rodzajów kas)

3. Zobligowanych do wymiany kasy z elektroniczną lub papierową kopią paragonu na kasę online (dot. branż wymienionych w ustawie) przy zachowaniu terminów określonych w przepisach

 

Branże, o których wspomina ustawa, mają obowiązek rozpoczęcia stosowania kas online’owych w określonych terminach. Wymiana kas obejmuje:

Od 1 stycznia 2020 r. – podatników świadczących usługi naprawy pojazdów silnikowych oraz motorowerów, w tym naprawy opon, ich zakładania, bieżnikowania, regenerowania, oraz w zakresie wymiany opon i kół dla pojazdów silnikowych i motorowerów, a także zajmujących się sprzedażą benzyny silnikowej, oleju napędowego, gazu do napędu silników spalinowych.

Od 1 lipca 2020 r. - podatników świadczących usługi związane z wyżywieniem wyłącznie świadczone przez stacjonarne placówki gastronomiczne, w tym również sezonowo oraz w zakresie krótkotrwałego zakwaterowania, a także zajmujących się sprzedażą węgla, brykietu i podobnych paliw stałych wytwarzanych z węgla, węgla brunatnego, koksu i półkoksu przeznaczonych do celów opałowych.

Od 1 stycznia 2021 r. - podatników świadczących usługi fryzjerskie, kosmetyczne, kosmetologiczne, budowlane, w zakresie opieki medycznej świadczonej przez lekarzy i dentystów, prawnicze, związane z działalnością obiektów służących poprawie kondycji fizycznej - wyłącznie w zakresie wstępu.

 

Co istotne, ulga przysługuje wyłącznie na zakup kas online’owych. Oznacza to, iż decydując się na zakup kasy fiskalnej z elektroniczną lub papierową kopią paragonu, podatnik pozbawia się prawa do ulgi – nawet jeśli dopiero rozpoczyna prowadzenie ewidencji na kasie.

 

Ważne!

Od 1 maja 2019 r. ulga przysługuje wyłącznie na kasy fiskalne online.

 

 

Jakie warunki trzeba spełnić, by otrzymać ulgę na zakup kasy online

 

Najważniejszym wymogiem dla podatników, którzy chcą uzyskać ulgę na kasę fiskalną, jest terminowe rozpoczęcie ewidencjonowania oraz posiadanie faktury i dowodu zapłaty całej należności za zakup urządzenia. Czytamy o tym w § 2 ust. 1 rozporządzenia:

§ 2. 1. Odliczenie kwoty wydanej na zakup kasy rejestrującej, o której mowa w art. 111 ust. 4 ustawy, zwanej dalej „kwotą wydaną na zakup”, lub jej zwrot następuje pod warunkiem:

1) rozpoczęcia prowadzenia ewidencji sprzedaży przez podatnika przy użyciu kasy rejestrującej zakupionej w okresie obowiązywania potwierdzenia, o którym mowa w art. 111 ust. 6b ustawy;

2) posiadania przez podatnika faktury potwierdzającej zakup kasy rejestrującej oraz dowodu zapłaty całej należności za jej zakup.

 

Zakupiona kasa fiskalna mus posiadać ważną homologację. Bardzo ważnym warunkiem jest terminowość rozpoczęcia ewidencjonowania sprzedaży – nawet jednodniowe spóźnienie w tym zakresie skutkuje utratą prawa do ulgi na kasę online.

 

 

Jak rozliczyć ulgę na zakup kasy fiskalnej online

 

Przepisy obowiązujące od 1 maja 2019 r. przyniosły zmiany w sposobie rozliczania ulgi na kasę fiskalną online. Dotyczą one przede wszystkim czynnych podatników VAT, którzy odliczenia dokonują w deklaracji VAT-7 lub VAT-7K. W przypadku podatników korzystających ze zwolnienia z VAT procedura uzyskiwania ulgi jest podobna, jak w poprzednim stanie prawnym. Jednak i w tym wypadku wprowadzono pewne zmiany.

 

Rozliczenie ulgi na zakup kasy online – czynni podatnicy VAT

Przysługującą kwotę ulgi czynny podatnik VAT odlicza od podatku należnego. Jeśli w danym okresie rozliczeniowym kwota ulgi okaże się wyższa od tego podatku, podatnikowi przysługuje prawo do zwrotu różnicy na rachunek bankowy. Inna możliwość to odliczenie ulgi na kasę w kolejnych okresach rozliczeniowych.

W porównaniu ze stanem prawnym obowiązującym przed 1 maja 2019 r., procedura rozliczania ulgi na kasę online w deklaracji VAT została w istotny sposób uproszczona. Nie trzeba już dzielić ulgi na kilka okresów rozliczeniowych w przypadku nadwyżki podatku naliczonego nad należnym. Podatnik ma dużą dowolność – może wnioskować o zwrot całości lub części ulgi na rachunek, może też „rozłożyć” rozliczenie swojej ulgi na dwie lub więcej deklaracji VAT.

Odliczenia można dokonać w deklaracji VAT za okres rozliczeniowy, w którym rozpoczęto prowadzenie ewidencji na kasie online, lub za okresy kolejne.

 

Z ulgi na zakup kasy online w 2019 r. mogą też skorzystać podatnicy składający deklarację VAT-12 – świadczący usługi taksówek osobowych, z wyłączeniem wynajmu samochodów osobowych z kierowcą. Rozliczenia dokonuje się na tych samych zasadach, co w przypadku podatników składających deklaracje VAT-7 i VAT-7K.

Szczegółowe regulacje dotyczące rozliczania ulgi na zakup kasy online w deklaracji VAT zostały określone w § 3 rozporządzenia

 

Rozliczenie ulgi na zakup kasy online – podatnicy zwolnieni z VAT

Podatnicy zwolnieni z VAT podmiotowo lub wykonujący wyłącznie czynności zwolnione z VAT korzystają z ulgi na zakup kasy online na zasadach określonych w art. 111 ust. 5 ustawy o VAT. Aby uzyskać dofinansowanie na rachunek bankowy lub rachunek w SKOK, składają do urzędu skarbowego odpowiedni wniosek. Urząd skarbowy dokonuje zwrotu ulgi do 25. dnia od dnia złożenia wniosku przez podatnika.

Od 1 maja 2019 r. zmianie uległ termin złożenia wniosku przez podatnika zwolnionego z VAT. Zgodnie z § 4 ust. 1 rozporządzenia, wniosek ten można złożyć najwcześniej w miesiącu następującym po miesiącu, w którym rozpoczęto ewidencjonowanie sprzedaży na kasie. W uzasadnieniu do projektu rozporządzenia znajdujemy wyjaśnienie, dlaczego zdecydowano się wprowadzić taką zasadę:

"(...) Wniosek będzie składany w miesiącu następującym po miesiącu, w którym rozpoczęto prowadzenie ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kasy rejestrującej, tak aby zasady korzystania z przedmiotowego odliczenia były tożsame w stosunku do czynnych podatników podatku VAT, którzy mogą tego odliczenia dokonać w deklaracji podatkowej za okres rozliczeniowy, w którym rozpoczęto prowadzenie ewidencji, czyli de facto w następnym miesiącu. (...)"

 

Nowe rozporządzenie nie określiło sformalizowanego wzoru wniosku o zwrot kwot wydatkowanych na zakup kasy rejestrującej. W § 4 ust. 2 rozporządzenia znajdujemy za to wytyczne dotyczące zakresu danych, jakie powinny znaleźć się we wniosku, oraz załączników do niego:

 

2. Wniosek, o którym mowa w ust. 1, zawiera:

1) imię i nazwisko lub nazwę podatnika, jego dane adresowe oraz numer identyfikacji podatkowej, a w przypadku podatników świadczących usługi przewozu osób oraz ich bagażu podręcznego taksówkami – dodatkowo informację o numerze licencji na wykonywanie transportu drogowego taksówką oraz numerze rejestracyjnym i bocznym taksówki, w której zainstalowano kasę rejestrującą;

2) numer rachunku, na który należy dokonać zwrotu;

3. Do wniosku, o którym mowa w ust. 1, należy dołączyć:

1) kopię faktury potwierdzającej zakup kasy rejestrującej wraz z kopią dowodu zapłaty całej należności za jej zakup;

2) kopię raportu fiskalnego miesięcznego wystawionego przy użyciu kasy rejestrującej potwierdzającego prowadzenie ewidencji sprzedaży;

3) w przypadku podatników świadczących usługi przewozu osób oraz ich bagażu podręcznego taksówkami – kopię świadectwa przeprowadzonej legalizacji ponownej taksometru współpracującego z kasą o zastosowaniu specjalnym służącą do prowadzenia ewidencji przy świadczeniu tych usług, w tym również zintegrowanego w jednej obudowie z kasą.

 

Nowością jest wymóg dołączenia do wniosku kopii raportu miesięcznego z kasy fiskalnej. Powód wprowadzenia takiego warunku został sprecyzowany w uzasadnieniu do projektu rozporządzenia. Zgodnie z wyjaśnieniem resortu finansów, kopia raportu ma potwierdzić fakt, iż podatnik prowadził ewidencję sprzedaży na kasie w danym miesiącu.

  

 

Ulga na zakup kasy online – kiedy trzeba ją zwrócić

Dofinansowanie zakupu kasy fiskalnej jest jednorazowe i nie podlega zwrotowi. W pewnych okolicznościach jednak podatnik może utracić do niego prawo – wtedy musi zwrócić do urzędu skarbowego kwotę, którą wcześniej odliczył lub otrzymał na rachunek bankowy. Zgodnie z art. 111 ust. 6 ustawy o VAT, ulgę należy zwrócić, jeśli podatnik w okresie 3 lat od rozpoczęcia ewidencjonowania na kasie:

• Zakończy działalność gospodarczą
• Nie podda kasy w określonych terminach obowiązkowemu przeglądowi technicznemu wykonanemu przez właściwy serwis

oraz w przypadkach określonych w rozporządzeniu.

 

Natomiast zgodnie z § 5 ust. 1 rozporządzenia, podatnik musi zwrócić ulgę, jeśli w okresie 3 lat od rozpoczęcia ewidencjonowania:

• Trwale zaprzestanie prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu danej kasy
• Naruszy obowiązek związany z zapewnieniem kasie połączenia z Centralnym Repozytorium Kas

 

Przy czym w ustaleniu, czy zaistniała okoliczność wymieniona w ostatnim punkcie, należy wziąć pod uwagę przepisy art. 111 ust. 3a pkt 12 lub ust. 3ab ustawy.

3a. Podatnicy prowadzący ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących są obowiązani:

(…)

12) zapewnić połączenie umożliwiające przesyłanie danych między kasą rejestrującą a Centralnym Repozytorium Kas, określone w art. 111a ust. 3;

(…)

3ab. W przypadku gdy z przyczyn niezależnych od podatnika nie jest możliwe zapewnienie połączenia, o którym mowa w art. 111a ust. 3:

1) czasowo - podatnik jest obowiązany prowadzić ewidencję sprzedaży i zapewnić to połączenie niezwłocznie po ustaniu tych przyczyn;

2) trwale - podatnik jest obowiązany prowadzić ewidencję sprzedaży i za zgodą naczelnika urzędu skarbowego zapewnić to połączenie w ustalonych z naczelnikiem urzędu skarbowego odstępach czasowych.

Należy również podkreślić, iż wspomniane w § 5 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia „trwałe zaprzestanie prowadzenia ewidencji”, to sytuacja, w której podatnik nie ma zamiaru już nigdy danego urządzenia użytkować. Nie dotyczy to np. zaprzestania sprzedaży w przypadku działalności sezonowej. Takie wyjaśnienie znalazło się w uzasadnieniu do projektu rozporządzenia.

 

Utrata prawa do ulgi w przypadku niepoddania kasy obowiązkowemu przeglądowi technicznemu w określonym terminie dotyczy wyłącznie urządzeń, z którymi zdarzenie to jest związane. Jeśli podatnik ma np. kilka kas, ale zapomniał o przeglądzie tylko jednej z nich, traci prawo do ulgi tylko na tę jedną kasę.

 

Zwrotu poprzednio uzyskanej ulgi na kasę z elektroniczną lub papierową kopią paragonu nie dokonują podatnicy, którzy zgodnie z przepisami ustawy o VAT wymieniają taką kasę na urządzenie online’owe w ściśle określonych terminach.

 

Jak zwrócić ulgę na zakup kasy w 2019 r.

Zarówno czynni podatnicy VAT, jak i podatnicy zwolnieni z tego podatku, dokonują zwrotu ulgi na rachunek bankowy właściwego urzędu skarbowego. Różni się natomiast termin, w którym muszą tego obowiązku dopełnić:

• Czynni podatnicy VAT zwracają ulgę w terminie do 25. dnia miesiąca następującego po okresie rozliczeniowym, w którym nastąpiły okoliczności uzasadniające dokonanie zwrotu
• Podatnicy zwolnieni z VAT zwracają ulgę w terminie do końca miesiąca następującego po miesiącu, w którym nastąpiły takie okoliczności

 

W przypadku kas z elektroniczną i papierową kopią paragonu, zakupionych przed 1 maja 2019 r., ulga na kasę fiskalną przysługuje zgodnie z przepisami rozporządzenia z 2010 r.