Czynni podatnicy VAT mają obowiązek prowadzić ewidencje zawierające dane niezbędne do prawidłowego sporządzenia deklaracji podatkowej oraz informacji podsumowującej. Tak wynika z regulacji zawartych w art. 109 ust. 3 ustawy o podatku od towarów i usług. Prawidłowe i rzetelne prowadzenie ewidencji VAT stało się szczególnie istotne w związku z wprowadzeniem obowiązku comiesięcznego przesyłania danych w formie Jednolitego Pliku Kontrolnego (JPK). Od 1 stycznia 2018 r. obejmie on ostatnią grupę podatników, czyli podmioty spełniające warunki ustalone w ustawie o swobodzie działalności gospodarczej dla zachowania statusu mikroprzedsiębiorcy.

Ewidencji VAT nie muszą prowadzić podatnicy, u których sprzedaż jest zwolniona z VAT na mocy art. 113 ust. 1 lub 9 ustawy oraz podatnicy wykonujących wyłącznie czynności zwolnione od podatku VAT na podstawie art. 43 ust. 1 lub przepisów wydanych na podstawie art. 82 ust. 3 tego aktu prawnego.

Wspomniany powyżej art. 109 ust. 3 ustawy określa także zakres danych, które powinna zawierać prawidłowo prowadzona ewidencja VAT w 2018 r. Zgodnie z wytycznymi, powinny się w niej znaleźć dane niezbędne do określenia przedmiotu i podstawy opodatkowania, wysokości kwoty podatku należnego, korekt podatku należnego, kwoty podatku naliczonego obniżającej kwotę podatku należnego, korekt podatku naliczonego, kwoty podatku podlegającej wpłacie do urzędu skarbowego lub zwrotowi z tego urzędu, a także inne dane służące identyfikacji poszczególnych transakcji, w tym numer, za pomocą którego kontrahent jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej.

Ewidencja VAT – od 2018 r. wyłącznie elektroniczna

Zakres danych, jakie powinna zawierać ewidencja VAT w 2018 r., nie zmieni się w porównaniu ze stanem prawnym obowiązującym w roku 2017. Jednak zostanie wprowadzona inna bardzo istotna zmiana. Mocą ustawy z dnia 13 maja 2016 r. o zmianie ustawy - Ordynacja podatkowa oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2016 r. poz. 846) w art. 109 ustawy o VAT pojawi się nowy ust. 8a w poniższym brzmieniu:

Art. 109

(…)

8a. Ewidencja, o której mowa w ust. 3, prowadzona jest w formie elektronicznej przy użyciu programów komputerowych.

Powyższy przepis pozbawia czynnych podatników VAT prawa do prowadzenia ewidencji VAT w formie papierowej. Przedsiębiorcy, którzy do tej pory jeszcze korzystają z takiej metody, będą musieli ją zmienić najpóźniej z dniem 1 stycznia 2018 r. Dla tych, którzy jeszcze go nie posiadają, będzie to wymagało zakupu odpowiedniego oprogramowania.

W praktyce wymóg prowadzenie ewidencji VAT przy użyciu programów komputerowych od 1 stycznia 2018 r. zobliguje wszystkich czynnych podatników VAT do przesyłania każdego miesiąca plików JPK_VAT.

Dla wielu przedsiębiorców zmiana ewidencji papierowej na elektroniczną może stanowić spore wyzwanie. Warto więc już teraz zaopatrzyć się w odpowiednie oprogramowanie, tak by mieć czas na nauczenie się jego obsługi. Programy dedykowane do prowadzenia ewidencji VAT, takie jak np. Rachmistrz GT czy Rachmistrz nexo, nie tylko pozwalają spełnić wymogi ustawodawcy, ale też upraszczają wiele procesów i generują dużą oszczędność czasu. Proste jest także tworzenie i wysyłanie plików JPK_VAT.

Więcej o Jednolitym Pliku Kontrolnym czytaj w Poradniku