Wejście w życie przepisów dotyczących kas fiskalnych online zapoczątkuje proces stopniowej wymiany obecnie użytkowanych urządzeń rejestrujących na kasy nowego typu – przesyłające dane o transakcjach w sposób automatyczny i ciągły do Centralnego Repozytorium Kas, czyli zaawansowanego systemu informatycznego prowadzonego przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej. Rząd chce wycofywać kasy i drukarki fiskalne „starego” typu etapami. Część branż nowe przepisy zobowiążą do wymiany kas w określonych terminach, natomiast pozostali podatnicy będą mogli użytkować posiadane urządzenia do czasu zapełnienia pamięci fiskalnej.

Najwcześniej prawo do uzyskiwania potwierdzeń Prezesa Głównego Urzędu Miar stracą kasy fiskalne z papierową kopią paragonu. Jak wyjaśniono w uzasadnieniu do projektu ustawy nowelizacyjnej, przestarzała technologia zapisywania kopii dokumentów na drugiej rolce papieru kasowego praktycznie uniemożliwia dokonywanie skutecznej kontroli rozliczeń podatkowych.

Stosowanie kas fiskalnych z papierową kopią paragonu jest też kłopotliwe dla podatników, szczególnie przy dużej ilości sprzedaży. Zadrukowane rolki papieru kasowego trzeba archiwizować w odpowiednich warunkach przez 5 lat od zakończenia roku, w którym upłynął termin płatności podatku ze sprzedaży. Dopełnienie tego obowiązku bywa problematyczne nie tylko ze względu na konieczność znalezienia odpowiedniej ilości miejsca, ale też na trwałość takich wydruków – w praktyce paragony wydrukowane na słabej jakości papierze po 2-3 latach przestają być czytelne, nawet przechowywane w odpowiednich warunkach.

Wymiana kas fiskalnych z papierową kopią paragonu

Jak przewiduje projekt ustawy nowelizacyjnej, potwierdzenia GUM dla urządzeń fiskalnych z dwiema rolkami papieru kasowego zachowają ważność nie dłużej niż do końca 2018 r. Oznacza to, iż w 2019 r. zakupienie tego typu kasy nie będzie już możliwe. Urządzenie będzie można użytkować do czasu zapełnienia pamięci fiskalnej. Nowe przepisy nie przewidują bowiem możliwości wymiany pamięci fiskalnej po jej zapełnieniu w kasie z papierową kopią paragonu. Użytkownik będzie musiał nabyć nowe urządzenie – kasę online’ową lub kasę z elektroniczną kopią paragonu.

Z kolei okres ważności potwierdzeń wydawanych dla kas fiskalnych z elektroniczną kopią paragonu ma zostać ograniczony do końca 2022 roku.

Kasy niespełniające nowych wymogów

Należy również przypomnieć, iż nowelizacja ustawy o VAT oraz ustawy – Prawo o miarach ma wprowadzić nowy wymóg dla wystawiania faktur do transakcji udokumentowanych paragonami fiskalnymi. Zgodnie z projektowanymi przepisami, wystawienie faktury dla podatnika będzie możliwe tylko do paragonu zawierającego numer NIP nabywcy. W ten sposób faktura i paragon mają być ze sobą powiązane, co zapobiegnie nadużyciom podatkowym.

Starsze modele urządzeń fiskalnych, w tym kasy z papierową kopią paragonu, nie mają technicznej możliwości drukowania numeru NIP w części fiskalnej paragonu. Użytkownicy takich kas po wejściu w życie nowych przepisów będą więc mieli dwie opcje: zakup nowego urządzenia lub rezygnacja z prawa do wystawiania faktur do paragonów dla podatników. W praktyce oznacza to, iż nawet pomimo braku obowiązku natychmiastowej wymiany kas starszego typu, niektórzy przedsiębiorcy zdecydują się na zakup nowego urządzenia.

Branże, które wymienią kasy szybciej

Projekt ustawy nowelizacyjnej wyznacza katalog branż, które będą zobowiązane do rozpoczęcia stosowania kas fiskalnych online w określonych terminach. Najwcześniej obowiązek ten obejmie podatników świadczących usługi motoryzacyjne i wulkanizacyjne, a także dokonujących sprzedaży benzyny silnikowej, oleju napędowego oraz gazu przeznaczonego do napędu silników spalinowych – od początku 2019 r. grupa ta będzie musiała stosować kasy online’owe. W przypadku tych przedsiębiorców zakup kasy fiskalnej z papierową kopią paragonu będzie zupełnie nieopłacalny w momencie, gdy na rynku pojawią się już kasy fiskalne online.

Więcej o kasach fiskalnych online od 2018 r. czytaj w Poradniku