Ewidencjonowanie sprzedaży za pomocą kasy fiskalnej wiąże się z obowiązkiem przestrzegania zasad i procedur określonych w przepisach prawa. Aktualne regulacje w tej kwestii znajdują się w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 14 marca 2013 r. w sprawie kas rejestrujących (Dz. U. z 2013 r. poz. 363). Wśród obowiązków spoczywających na użytkowniku kasy należy wymienić m.in. wydawanie paragonu fiskalnego do każdej transakcji, dbałość o prawidłowe zaprogramowanie nazw towarów i stawek VAT, drukowanie raportów dobowych i okresowych, zgłaszanie kasy do okresowych przeglądów technicznych itp.

Kasjer rejestrujący sprzedaż na kasie fiskalnej może się pomylić – to sytuacja zrozumiała, szczególnie przy dużym natężeniu ruchu, pracy w późnych godzinach itp. Pomyłka może dotyczyć rodzaju czy ilości towaru, stawek VAT, ceny itp. Urządzenia fiskalne nie dają użytkownikowi technicznej możliwości skorygowania takiego błędu. Konieczne jest więc prowadzenie odrębnej ewidencji oczywistych pomyłek.

 

Ewidencja oczywistych pomyłek – jak powinna wyglądać

Procedurę postępowania w przypadku wystąpienia oczywistej pomyłki reguluje § 3 ust. 5 i 6 rozporządzenia w sprawie kas:

5. W przypadku wystąpienia oczywistej pomyłki w ewidencji podatnik dokonuje niezwłocznie jej korekty przez ujęcie w odrębnej ewidencji:
1) błędnie zaewidencjonowanej sprzedaży (wartość sprzedaży brutto i wartość podatku należnego);
2) krótkiego opisu przyczyny i okoliczności popełnienia pomyłki oraz dołączenie oryginału paragonu fiskalnego dokumentującego sprzedaż, przy której nastąpiła oczywista pomyłka.
6. W przypadku, o którym mowa w ust. 5, podatnik ewidencjonuje przy zastosowaniu kasy sprzedaż w prawidłowej wysokości.

 

Rozporządzenie nie precyzuje formy, w jakiej ewidencja oczywistych pomyłek powinna być prowadzona. Najczęściej podatnicy zakładają w tym celu osobny zeszyt lub segregator z wpiętymi wydrukami. W sprzedaży dostępne są także specjalne bloczki spełniające wymagania ustawodawcy.

 

Przez kilka lat obowiązywania powyższego przepisu narodziło się sporo wątpliwości interpretacyjnych dotyczących ewidencji oczywistych pomyłek. Organy podatkowe wydały wiele interpretacji indywidualnych, które w większości przypadków precyzują sposób postępowania podatników.

 

 

Przepisy nie definiują pojęcia oczywistej pomyłki. Aby ustalić, jakie zdarzenia ona obejmuje, należy wziąć pod uwagę np. interpretację indywidualną Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 14 maja 2014 r., nr IPPP2/443-240/14-2/KOM. Za oczywistą pomyłkę uznano w niej niezamierzony błąd kasjerski, który nastąpił w momencie sprzedaży lub bezpośrednio po niej – nieprawidłowe zaewidencjonowanie ilości towaru czy jego ceny, zarejestrowanie sprzedaży, której nie było, wprowadzenie towaru z nieistniejącą stawką VAT (np. 32% zamiast 23%) itp.

 

W tej samej interpretacji stwierdzono także, iż błędu ujawnionego po czasie nie można uznać za oczywistą pomyłkę. Nie da się bowiem stwierdzić, czy np. naliczono błędną ilość towaru, jeśli minęło sporo czasu od odejścia klienta od kasy. Oczywista pomyłka jest widoczna na pierwszy rzut oka i ujawniona bez potrzeby składania precyzyjnych wyjaśnień.

 

Korekta sprzedaży

Ewidencja oczywistych pomyłek sporządzana jest za okres rozliczeniowy, w którym podatnik dokonuje rozliczenia VAT. Przychód ze sprzedaży zarejestrowanej na kasie, określany na podstawie raportu okresowego, koryguje się zgodnie z danymi odnotowanymi w ewidencji pomyłek.

W przypadku podatników posiadających kilka kas fiskalnych praktyczne okazuje się prowadzenie odrębnego rejestru dla każdego z urządzeń. Nie jest to jednak wymóg określony w przepisach.

 

Przedsiębiorcy nieraz zastanawiają się, jak postępować w przypadku zarejestrowania na kasie fiskalnej błędnej stawki VAT. Prawidłowość działania jest w tym względzie istotna, ponieważ podatnik ma obowiązek wykazania w deklaracji VAT właściwej kwoty podatku i zapłaty jej do urzędu skarbowego.

W przypadku zaniżenia stawki VAT sprawa jest dość prosta: podatnik wykazuje w deklaracji VAT kwotę prawidłową i wpłaca podatek w odpowiedniej wysokości.

Sprawa jest nieco bardziej skomplikowana w przypadku zawyżenia zarejestrowanej stawki VAT. Żadne przepisy nie regulują wprost procesu postępowania w takim wypadku. Należy więc wziąć pod uwagę wydane interpretacje indywidualne. Zdaniem organów podatkowych możliwość skorygowania zawyżonej stawki VAT zależy od statusu podatnika.

 

Procedura postępowania nie budzi wątpliwości w przypadku podatników korzystających ze zwolnienia z VAT: przedsiębiorcy ci nie składają deklaracji VAT i nie są zobowiązani do zapłaty podatku VAT. Muszą jednak prowadzić ewidencję oczywistych pomyłek w celu rzetelnego dokumentowania tego typu zdarzeń. Tak wynika z interpretacji indywidualnej Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 9 czerwca 2016 r., nr IPPP2/4512-219/16-4/JO, oraz Dyrektora Izby Skarbowej w Bydgoszczy w interpretacji indywidualnej z 13 czerwca 2016 r., nr ITPP1/4512-258/16/DM.

 

Niestety, organy podatkowe i sądy administracyjne nie są już tak zgodne co do prawidłowości dokonywania korekt podatku należnego w przypadku oczywistej pomyłki popełnionej przez czynnego podatnika VAT. Zdaniem Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach (interpretacja indywidualna z 3 lipca 2015 r., nr IBPP2/4512-297/15/JJ) oraz Dyrektora Izby Skarbowej w Łodzi (interpretacja indywidualna z 27 listopada 2015 r., nr IPTPP1/4512-546/15-2/RG), zarejestrowanie na kasie sprzedaży z zawyżoną stawką VAT nie daje podatnikowi prawa do korekty podatku należnego. Ciężar ekonomiczny VAT w takim wypadku został bowiem przeniesiony na nabywcę towaru lub usługi – zwrot nadpłaconego podatku sprzedawcy byłby zatem dla niego nieuzasadnionym przysporzeniem majątkowym. Natomiast WSA w Lublinie w wyroku z 6 lipca 2016 r., sygn. akt I SA/Lu 187/16 stwierdził, iż przedsiębiorca w takim wypadku ma prawo do korekty podatku należnego. Jeśli nie jest w stanie zwrócić nadpłaconego podatku VAT nabywcom, to spoczywa na nim obowiązek rozpoznania u siebie przychodu w podatku dochodowym.  

Interpretacje indywidualne wyjaśniają także inne kwestie związane z prowadzeniem ewidencji oczywistych pomyłek, m.in. prawo do dokonania korekty w przypadku braku oryginału paragonu fiskalnego. Warto znać ogólnie uznany proces postępowania w takich przypadkach.

 

Należy również pamiętać, iż rozporządzenie w sprawie kas określa inną procedurę postępowania w przypadku przyjętych zwrotów i reklamacji. Dla takich korekt również prowadzi się odrębną ewidencję, jednak przepisy przewidują dla niej inne wymagania niż dla ewidencji oczywistych pomyłek.

 

Czytaj więcej w Poradniku: Ewidencje korekt paragonów fiskalnych