poniedziałek, 16 sierpień 2021 22:47

E-faktura po nowemu – czym jest faktura ustrukturyzowana?

Oceń ten artykuł
(1 głos)

Faktury elektroniczne już od kilku lat sprawnie funkcjonują w dokumentacji pomiędzy przedsiębiorcami. W tradycyjnym rozumieniu e-faktura to dokument w formacie cyfrowym, np. PDF, spełniający wszystkie wymogi określone dla faktur. Od 1 stycznia 2022 r. w obrocie pojawi się jednak zupełnie nowy rodzaj dokumentów – to faktury ustrukturyzowane, sporządzane według wzoru określonego przez Ministerstwo Finansów.

Wprowadzenie faktur ustrukturyzowanych oraz Krajowego Systemu E-faktur KSeF (znanego też jako Centralny Rejestr Faktur czy Centralna Baza Faktur) to kolejny krok w kierunku cyfryzacji funkcjonowania polskich przedsiębiorstw. Obostrzenia nałożone przez rząd w związku z pandemią COVID-19 tylko przyśpieszyły ten proces. W rezultacie znacząco wzrosła popularność rozwiązań takich jak faktury elektroniczne czy chociażby e-księgowość.

 

Faktura ustrukturyzowana – nowy wymiar e-faktury

Faktury ustrukturyzowane wystawiane będą według wzorca ustalonego odgórnie przez Ministerstwo Finansów. W wymianie dokumentów pośredniczył będzie system KSeF. W praktyce jednak przedsiębiorca sporządzi fakturę w wykorzystywanym w swojej działalności systemie finansowo-księgowym, np. programie Subiekt nexo. Następnie prześle ją do Krajowego Systemu e-Faktur za pomocą API (oprogramowania interfejsowego, dzięki któremu możliwe jest łączenie i wymiana danych w komunikacji pomiędzy systemami teleinformatycznymi).

System KSeF nada takiej fakturze numer identyfikujący wraz z oznaczeniem daty i godziny wystawienia. W tym momencie dokument taki zostanie uznany za wystawiony i przesłany do odbiorcy. Stosowanie e-faktur ustrukturyzowanych będzie wymagało uzyskania zgody odbiorcy.

Co istotne, zarówno sprzedawca, jak i odbiorca towaru bądź usługi będzie miał stały dostęp do swoich faktur ustrukturyzowanych. W taki sposób odejdzie obowiązek przechowywania faktur – w systemie KSeF będą one bezpiecznie archiwizowane przez 10 lat.

 

Dostosowanie systemów finansowo-księgowych

Korzystanie z faktur ustrukturyzowanych będzie dobrowolne. Taki sposób dokumentowania transakcji ma być jedną z trzech opcji – obok tradycyjnych faktur papierowych oraz faktur elektronicznych funkcjonujących obecnie. Rząd przewiduje wprowadzenie obowiązku stosowania tego typu dokumentacji tylko dla niektórych podatników. Pozostali będą mogli za to skorzystać z systemu zachęt, takich jak np. szybszy zwrot podatku VAT naliczonego.

Należy się jednak spodziewać, iż ustawodawca będzie dążył do stopniowego wypierania tradycyjnych form dokumentowania transakcji fakturami ustrukturyzowanymi. Dla wielu podatników będzie to oznaczało konieczność wprowadzenia istotnych zmian w funkcjonowaniu obiegu dokumentów.

Użytkownicy nowoczesnych systemów finansowo-księgowych, takich jak m.in. Subiekt nexo, Rachmistrz nexo czy Rewizor nexo, nie muszą obawiać się zmian. Producent – w tym wypadku firma InsERT – dba bowiem o bieżące dostosowywanie oferowanych programów do nowości w przepisach. Najważniejsze procesy system wykona automatycznie. Warto więc z wyprzedzeniem zainwestować w odpowiednie oprogramowanie.

 

Przepisy dotyczące faktur ustrukturyzowanych – kiedy wejdą w życie?

Planowany termin wprowadzenia systemu KSeF oraz faktur ustrukturyzowanych był już kilkukrotnie przesuwany. Obecnie najbardziej prawdopodobną datą wejścia w życie nowych przepisów jest 1 stycznia 2022 r. Na elektronicznej platformie usług administracji publicznej e-PUAP ma zostać wcześniej udostępniona struktura logiczna takiego dokumentu.

 

Programy InsERT Warszawa i nie tylko – zobacz naszą ofertę

Czytany 579 razy Ostatnio zmieniany wtorek, 17 sierpień 2021 22:56

Artykuły powiązane

  • Przygotuj swoje biuro rachunkowe na cyfrową księgowość! Przygotuj swoje biuro rachunkowe na cyfrową księgowość!

    Pliki JPK, elektroniczna ewidencja, faktury ustrukturyzowane – cyfryzacja na dobre zagościła w życiu współczesnego polskiego przedsiębiorcy. Aby zachować konkurencyjność na rynku, biuro księgowe musi dziś nie tylko rzetelnie świadczyć swoje usługi, ale też wychodzić naprzeciw potrzebom klienta, który chce wszystko załatwić szybko i najlepiej elektronicznie. Dowiedz się, jak przygotować biuro rachunkowe na cyfrową księgowość!

  • Cyfrowa księgowość – co oznacza dla współczesnego biznesu? Cyfrowa księgowość – co oznacza dla współczesnego biznesu?

    Czym jest nowoczesna księgowość? Dziś to zdecydowanie nie pilnowanie, by faktury były równo ułożone w segregatorze. Nowoczesna księgowość to cyfrowa księgowość – skupiona na ścisłej współpracy na linii: właściciel firmy – biuro rachunkowe. Proaktywne działanie, natychmiastowa wymiana informacji – takie cele stawia sobie innowacyjna e-księgowość.

  • Faktura ustrukturyzowana będzie obowiązkowa! Faktura ustrukturyzowana będzie obowiązkowa!

    Nowy rodzaj dokumentów – faktura ustrukturyzowana – wystawianych i odbieranych za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) funkcjonuje w Polsce od początku. Z końcem marca 2022 r. Komisja Europejska wydała upoważnienie do wdrożenia w naszym kraju obowiązkowego fakturowania elektronicznego. Sprawdź, co to oznacza dla przedsiębiorców!

  • Fakturowanie w Windows – zintegrowane z e-księgowością! Fakturowanie w Windows – zintegrowane z e-księgowością!

    Dostosowany do potrzeb działalności, praktyczny program do wystawiania faktur znacząco ułatwia pracę firmy. Pomimo coraz większego wyboru aplikacji mobilnych, wciąż największą popularnością cieszy się fakturowanie w Windows. Jaki program wybrać, by pozwalał jednocześnie na sprawne zarządzanie e-księgowością?

  • Wystawianie faktur od 1 stycznia 2022 – co się zmieni? Wystawianie faktur od 1 stycznia 2022 – co się zmieni?

    Od 1 stycznia 2022 r. rusza Krajowy System e-Faktur, a wraz z nim – faktury ustrukturyzowane. Czy ta rewolucyjna na poziomie technologii nowość zmieni o 180 st. życie przedsiębiorców? Raczej nie. Po pierwsze – przynajmniej przez rok korzystanie z KSeF będzie dobrowolne. Po drugie – użytkownicy nowoczesnych programów dla firm zmiany praktycznie nie odczują. Sprawdź, jak będzie wyglądało wystawianie faktur od 1 stycznia 2022 r.