poniedziałek, 16 sierpień 2021 22:47

E-faktura po nowemu – czym jest faktura ustrukturyzowana?

Oceń ten artykuł
(1 głos)

Faktury elektroniczne już od kilku lat sprawnie funkcjonują w dokumentacji pomiędzy przedsiębiorcami. W tradycyjnym rozumieniu e-faktura to dokument w formacie cyfrowym, np. PDF, spełniający wszystkie wymogi określone dla faktur. Od 1 stycznia 2022 r. w obrocie pojawi się jednak zupełnie nowy rodzaj dokumentów – to faktury ustrukturyzowane, sporządzane według wzoru określonego przez Ministerstwo Finansów.

Wprowadzenie faktur ustrukturyzowanych oraz Krajowego Systemu E-faktur KSeF (znanego też jako Centralny Rejestr Faktur czy Centralna Baza Faktur) to kolejny krok w kierunku cyfryzacji funkcjonowania polskich przedsiębiorstw. Obostrzenia nałożone przez rząd w związku z pandemią COVID-19 tylko przyśpieszyły ten proces. W rezultacie znacząco wzrosła popularność rozwiązań takich jak faktury elektroniczne czy chociażby e-księgowość.

 

Faktura ustrukturyzowana – nowy wymiar e-faktury

Faktury ustrukturyzowane wystawiane bÄ™dÄ… wedÅ‚ug wzorca ustalonego odgórnie przez Ministerstwo Finansów. W wymianie dokumentów poÅ›redniczyÅ‚ bÄ™dzie system KSeF. W praktyce jednak przedsiÄ™biorca sporzÄ…dzi fakturÄ™ w wykorzystywanym w swojej dziaÅ‚alnoÅ›ci systemie finansowo-ksiÄ™gowym, np. programie Subiekt nexo. NastÄ™pnie przeÅ›le jÄ… do Krajowego Systemu e-Faktur za pomocÄ… API (oprogramowania interfejsowego, dziÄ™ki któremu możliwe jest Å‚Ä…czenie i wymiana danych w komunikacji pomiÄ™dzy systemami teleinformatycznymi).

System KSeF nada takiej fakturze numer identyfikujący wraz z oznaczeniem daty i godziny wystawienia. W tym momencie dokument taki zostanie uznany za wystawiony i przesłany do odbiorcy. Stosowanie e-faktur ustrukturyzowanych będzie wymagało uzyskania zgody odbiorcy.

Co istotne, zarówno sprzedawca, jak i odbiorca towaru bądź usługi będzie miał stały dostęp do swoich faktur ustrukturyzowanych. W taki sposób odejdzie obowiązek przechowywania faktur – w systemie KSeF będą one bezpiecznie archiwizowane przez 10 lat.

 

Dostosowanie systemów finansowo-księgowych

Korzystanie z faktur ustrukturyzowanych będzie dobrowolne. Taki sposób dokumentowania transakcji ma być jedną z trzech opcji – obok tradycyjnych faktur papierowych oraz faktur elektronicznych funkcjonujących obecnie. Rząd przewiduje wprowadzenie obowiązku stosowania tego typu dokumentacji tylko dla niektórych podatników. Pozostali będą mogli za to skorzystać z systemu zachęt, takich jak np. szybszy zwrot podatku VAT naliczonego.

Należy się jednak spodziewać, iż ustawodawca będzie dążył do stopniowego wypierania tradycyjnych form dokumentowania transakcji fakturami ustrukturyzowanymi. Dla wielu podatników będzie to oznaczało konieczność wprowadzenia istotnych zmian w funkcjonowaniu obiegu dokumentów.

Użytkownicy nowoczesnych systemów finansowo-księgowych, takich jak m.in. Subiekt nexo, Rachmistrz nexo czy Rewizor nexo, nie muszą obawiać się zmian. Producent – w tym wypadku firma InsERT – dba bowiem o bieżące dostosowywanie oferowanych programów do nowości w przepisach. Najważniejsze procesy system wykona automatycznie. Warto więc z wyprzedzeniem zainwestować w odpowiednie oprogramowanie.

 

Przepisy dotyczące faktur ustrukturyzowanych – kiedy wejdą w życie?

Planowany termin wprowadzenia systemu KSeF oraz faktur ustrukturyzowanych był już kilkukrotnie przesuwany. Obecnie najbardziej prawdopodobną datą wejścia w życie nowych przepisów jest 1 stycznia 2022 r. Na elektronicznej platformie usług administracji publicznej e-PUAP ma zostać wcześniej udostępniona struktura logiczna takiego dokumentu.

 

Programy InsERT Warszawa i nie tylko – zobacz naszą ofertę

Czytany 1112 razy Ostatnio zmieniany wtorek, 17 sierpień 2021 22:56

Artykuły powiązane

  • KSeF nie bÄ™dzie obowiÄ…zkowy w 2024 r. RzÄ…d przesuwa terminy KSeF nie bÄ™dzie obowiÄ…zkowy w 2024 r. RzÄ…d przesuwa terminy

     

     System KSeF nie bÄ™dzie obowiÄ…zkowy w 2024 roku – takÄ… informacjÄ™ podaÅ‚ w styczniu Minister Finansów Andrzej DomaÅ„ski. PrzyczynÄ… majÄ… być krytyczne bÅ‚Ä™dy systemu i konieczność przeprowadzenia zewnÄ™trznego audytu. Na kiedy rzÄ…d przesunie obowiÄ…zkowÄ… fakturÄ™ ustrukturyzowanÄ…? Sprawdź, co już wiemy o terminach i jak ta zmiana wpÅ‚ynie na przedsiÄ™biorców!

     

  • Faktura ustrukturyzowana w programach InsERT. Przygotuj siÄ™ na KSeF! Faktura ustrukturyzowana w programach InsERT. Przygotuj siÄ™ na KSeF!

    Już na pół roku czynni podatnicy VAT obowiązkowo rozpoczną korzystanie z KSeF. Choć termin ten może wydawać się odległy, warto już teraz przygotować się na zmiany. Korzystasz z programów takich jak Subiekt GT, Subiekt nexo czy Subiekt 123? Sprawdź, jak będzie wyglądać faktura ustrukturyzowana w programach InsERT!

  • KSeF dla nievatowców – od kiedy obowiÄ…zkowy? KSeF dla nievatowców – od kiedy obowiÄ…zkowy?

    KSeF dla nievatowców stanie się obowiązkowy dopiero od 1 stycznia 2025 r. Nie oznacza to, że przedsiębiorcy zwolnieni z VAT w pewnych okolicznościach nie będą musieli korzystać z rządowego systemu do wystawiania i odbierania faktur. Sprawdź, z czym wiąże się KSeF dla nievatowców i jak wpłyną na nich zmiany od 1 lipca 2024 r.

  • Kto musi wystawiać e-faktury? E-faktura a faktura ustrukturyzowana Kto musi wystawiać e-faktury? E-faktura a faktura ustrukturyzowana

    Wystawianie i przesyłanie e-faktur to dziś powszechna praktyka. Należy jednak odróżnić fakturę elektroniczną w formie znanej polskim przedsiębiorcom od lat, od faktury ustrukturyzowanej. Sprawdź, czym jest format xml e-faktury, jakie dane powinien zawierać taki dokument oraz czym jest Krajowy System e-Faktur.

  • Jak nadać uprawnienia do KSeF pracownikowi biura rachunkowego? Jak nadać uprawnienia do KSeF pracownikowi biura rachunkowego?

    Podatnicy, którzy wystawianie faktur zlecają zewnętrznym podmiotom, będą mogli zachować tę praktykę także po wprowadzeniu obowiązkowej faktury ustrukturyzowanej. Do Krajowego Systemu e-Faktur dostęp może mieć np. biuro rachunkowe, które zajmuje się Twoimi rozliczeniami. Sprawdź, jak nadać uprawnienia do KSeF.