poniedziałek, 16 sierpień 2021 22:47

E-faktura po nowemu – czym jest faktura ustrukturyzowana?

Oceń ten artykuł
(1 głos)

Faktury elektroniczne już od kilku lat sprawnie funkcjonują w dokumentacji pomiędzy przedsiębiorcami. W tradycyjnym rozumieniu e-faktura to dokument w formacie cyfrowym, np. PDF, spełniający wszystkie wymogi określone dla faktur. Od 1 stycznia 2022 r. w obrocie pojawi się jednak zupełnie nowy rodzaj dokumentów – to faktury ustrukturyzowane, sporządzane według wzoru określonego przez Ministerstwo Finansów.

Wprowadzenie faktur ustrukturyzowanych oraz Krajowego Systemu E-faktur KSeF (znanego też jako Centralny Rejestr Faktur czy Centralna Baza Faktur) to kolejny krok w kierunku cyfryzacji funkcjonowania polskich przedsiębiorstw. Obostrzenia nałożone przez rząd w związku z pandemią COVID-19 tylko przyśpieszyły ten proces. W rezultacie znacząco wzrosła popularność rozwiązań takich jak faktury elektroniczne czy chociażby e-księgowość.

 

Faktura ustrukturyzowana – nowy wymiar e-faktury

Faktury ustrukturyzowane wystawiane będą według wzorca ustalonego odgórnie przez Ministerstwo Finansów. W wymianie dokumentów pośredniczył będzie system KSeF. W praktyce jednak przedsiębiorca sporządzi fakturę w wykorzystywanym w swojej działalności systemie finansowo-księgowym, np. programie Subiekt nexo. Następnie prześle ją do Krajowego Systemu e-Faktur za pomocą API (oprogramowania interfejsowego, dzięki któremu możliwe jest łączenie i wymiana danych w komunikacji pomiędzy systemami teleinformatycznymi).

System KSeF nada takiej fakturze numer identyfikujący wraz z oznaczeniem daty i godziny wystawienia. W tym momencie dokument taki zostanie uznany za wystawiony i przesłany do odbiorcy. Stosowanie e-faktur ustrukturyzowanych będzie wymagało uzyskania zgody odbiorcy.

Co istotne, zarówno sprzedawca, jak i odbiorca towaru bądź usługi będzie miał stały dostęp do swoich faktur ustrukturyzowanych. W taki sposób odejdzie obowiązek przechowywania faktur – w systemie KSeF będą one bezpiecznie archiwizowane przez 10 lat.

 

Dostosowanie systemów finansowo-księgowych

Korzystanie z faktur ustrukturyzowanych będzie dobrowolne. Taki sposób dokumentowania transakcji ma być jedną z trzech opcji – obok tradycyjnych faktur papierowych oraz faktur elektronicznych funkcjonujących obecnie. Rząd przewiduje wprowadzenie obowiązku stosowania tego typu dokumentacji tylko dla niektórych podatników. Pozostali będą mogli za to skorzystać z systemu zachęt, takich jak np. szybszy zwrot podatku VAT naliczonego.

Należy się jednak spodziewać, iż ustawodawca będzie dążył do stopniowego wypierania tradycyjnych form dokumentowania transakcji fakturami ustrukturyzowanymi. Dla wielu podatników będzie to oznaczało konieczność wprowadzenia istotnych zmian w funkcjonowaniu obiegu dokumentów.

Użytkownicy nowoczesnych systemów finansowo-księgowych, takich jak m.in. Subiekt nexo, Rachmistrz nexo czy Rewizor nexo, nie muszą obawiać się zmian. Producent – w tym wypadku firma InsERT – dba bowiem o bieżące dostosowywanie oferowanych programów do nowości w przepisach. Najważniejsze procesy system wykona automatycznie. Warto więc z wyprzedzeniem zainwestować w odpowiednie oprogramowanie.

 

Przepisy dotyczące faktur ustrukturyzowanych – kiedy wejdą w życie?

Planowany termin wprowadzenia systemu KSeF oraz faktur ustrukturyzowanych był już kilkukrotnie przesuwany. Obecnie najbardziej prawdopodobną datą wejścia w życie nowych przepisów jest 1 stycznia 2022 r. Na elektronicznej platformie usług administracji publicznej e-PUAP ma zostać wcześniej udostępniona struktura logiczna takiego dokumentu.

 

Programy InsERT Warszawa i nie tylko – zobacz naszą ofertę

Czytany 242 razy Ostatnio zmieniany wtorek, 17 sierpień 2021 22:56

Artykuły powiązane

  • Faktura ustrukturyzowana - czy zastąpi fakturę elektroniczną i papierową? Faktura ustrukturyzowana - czy zastąpi fakturę elektroniczną i papierową?

    Już wkrótce do obiegu wejdzie nowa forma dokumentowania sprzedaży. Przepisy, które regulują tę zmianę najprawdopodobniej wejdą w życie 1 stycznia 2022 r. Czy faktura ustrukturyzowana zastąpi fakturę elektroniczną i papierową?         

  • Krajowy System E-faktur – ułatwienie czy utrudnienie? Krajowy System E-faktur – ułatwienie czy utrudnienie?

    Krajowy System E-faktur ma zostać uruchomiony już w 2022 roku. Faktura ustrukturyzowana nie zastąpi jednak ani faktur elektronicznych, ani papierowych. Będzie funkcjonować obok nich, jako jedna z dopuszczalnych form dokumentowania transakcji. Czy model fakturowania za pośrednictwem KSeF to ułatwienie czy utrudnienie dla przedsiębiorców?

     

  • Krajowy System E-faktur – od kiedy obowiązkowy? Krajowy System E-faktur – od kiedy obowiązkowy?

    Planowane już od wielu miesięcy przepisy dotyczącego Krajowego Systemu E-faktur (KSeF) oraz faktury ustrukturyzowanej nie weszły w życie od 1 października 2021 r. Projekt ustawy zmieniającej został skierowany do Sejmu. Sprawdź, od kiedy będzie można korzystać z możliwości wystawiania faktur ustrukturyzowanych i czy ten nowy system stanie się obowiązkowy dla wszystkich podatników.

  • Elektroniczny obieg dokumentów w e-księgowości – jak ułatwia życie przedsiębiorcom Elektroniczny obieg dokumentów w e-księgowości – jak ułatwia życie przedsiębiorcom

    Zmiana modelu współpracy biznesowej wymuszona trwającą od 2020 r. pandemią sprawiła, iż wielu przedsiębiorców przekonało się do elektronicznego obiegu dokumentów oraz ogólnie zdalnych kontaktów. Firmy, które kontynuowały działalność nawet w trudnych dla gospodarki miesiącach, musiały m.in. dostosować się do rządowych wytycznych podczas kontaktu ze swoim księgowym. Zarówno przedsiębiorcy, jak i biura rachunkowe przekonały się, jak praktyczna jest w dzisiejszych czasach e-księgowość. Jakie korzyści przyniosła obu stronom?

  • Faktura ustrukturyzowana – czym różni się od zwykłej e-faktury? Faktura ustrukturyzowana – czym różni się od zwykłej e-faktury?

    Projektowane zmiany w ustawie o VAT przewidują wprowadzenie trzeciej opcji wystawiania faktur – obok tradycyjnego dokumentu w formie papierowej oraz faktury elektronicznej. Czym jest faktura ustrukturyzowana? Jaką rolę zacznie pełnić w obiegu dokumentów i czy całkowicie zastąpi obecne formy fakturowania? Sprawdź, jakie korzyści i trudności będą wiązały się z jej wprowadzeniem!