piątek, 20 sierpień 2021 22:25

Księgowość w bankowości internetowej – na co zwrócić uwagę przy zawieraniu umowy

Oceń ten artykuł
(0 głosów)

W dobie powszechnej cyfryzacji księgowość internetowa wzbudza wśród przedsiębiorców oraz większe zainteresowanie. Jedną z dostępnych, szeroko reklamowanych opcji jest księgowość w bankowości internetowej. Właścicieli rachunków firmowych kusi nie tylko wygodą, ale też bardzo atrakcyjną ceną. Zanim jednak zdecydujesz się na tego typu rozwiązanie, przyjrzyj się dokładnie umowie, jaką przy korzystaniu z takiej oferty zawierasz z bankiem.

Perspektywa załatwiania wszystkich formalności księgowych online kusi podatników, którzy chcą zaoszczędzić czas i pieniądze. Tradycyjne biura rachunkowe, które nie dawały swoim klientom opcji innej niż comiesięczne dostarczanie księgowemu papierowych dokumentów, stają się dziś coraz mniej konkurencyjne. Z drugiej strony podmioty, takie jak m.in. banki, wzbogacają swoją ofertę o różne usługi, w tym usługi księgowe. Na czym polega takie rozwiązanie?

 

Księgowość w bankowości internetowej – na czym polega?

Oferowana przez banki e-księgowość to usługa połączona z bankowością internetową. W takim modelu za pośrednictwem panelu klienta uzyskujemy dodatkowy moduł, w którym zajmujemy się naszymi rozrachunkami. W praktyce księgowość w bankowości internetowej może być udostępniania w dwojaki sposób:

  • Jako aplikacja przeglądarkowa do wystawiania faktur, fakturowania, prowadzenia KPiR, rozliczania ryczałtu, obsługi kadr i płac - w tym wypadku wszystkie czynności przedsiębiorca wykonuje samodzielnie. Bank udostępnia tylko niezbędne narzędzia.
  • Jako kanał komunikacji z biurem rachunkowym, w którym rzeczywisty księgowy odbiera od przedsiębiorcy przesłane dokumenty, uzupełnia KPiR, dokonuje rozliczeń, wylicza składki itp.

Pierwsza opcja jest zdecydowanie tańsza niż druga. Trudno się temu dziwić. Dostajemy w niej bowiem wyłącznie program, w którym wszystko wykonujemy samodzielnie. Przedsiębiorca sam ponosi odpowiedzialność za swoje rozrachunki. W ramach pomocy uzyskuje co najwyższej sektor z odpowiedziami na najczęściej zadawane pytania lub telefoniczne biuro obsługi klienta.

Druga opcja jest droższa, ponieważ w tym wypadku całą pracę związaną z rozrachunkami, wyliczaniem podatków itp. wykonuje księgowy – rzeczywisty pracownik biura rachunkowego, który też ponosi odpowiedzialność za swoją pracę, a co za tym idzie także za ewentualne popełnione błędy.

 

Zwróć uwagę na treść umowy

Decydując się na skorzystanie z księgowości w bankowości internetowej, należy dobrze przeczytać umowę. Nie chodzi w tym wypadku o kwestie związane np. z kosztami (choć te oczywiście też są bardzo ważne!), ale m.in. o zgodność prowadzonej księgowości z wymogami ustawodawcy. Dotyczy to w szczególności pierwszej z analizowanych opcji, w której większość czynność przedsiębiorca wykonuje samodzielnie.

Decydując się na księgowość w bankowości internetowej, zwróć uwagę na aspekty, takie jak:

Aktualizacja oprogramowania. Przepisy podatkowe zmieniają się bardzo często – znacznie częściej niż raz w roku. O jednych mówi się dużo i głośno, inne przechodzą bez echa – szczególnie, gdy dotyczą niszowych branż. Decydując się na księgowość w bankowości internetowej sprawdź, czy dostawca oprogramowania zobowiązuje się dostosowywać je do zmieniających się przepisów. Korzystanie z nieaktualnego systemu może wiązać się z niewłaściwym wywiązywaniem z obowiązków, a co za tym idzie z konsekwencjami finansowymi i skarbowymi.

Przechowywanie dokumentów. Przedsiębiorca ma obowiązek przechowywania dokumentacji księgowej przez 5 lat, a kadrowo-płacowej – nawet do 10 lat. Podpisując umowę sprawdźmy, czy bank zobowiązuje się archiwizować dokumenty w formie elektronicznej przez tak długi czas.

Polityka bezpieczeństwa. System księgowości internetowej musi być dostosowany do przepisów ustawy o ochronie danych osobowych. Bezpieczeństwo danych pracowników i kontrahentów jest bardzo istotne, a odpowiedzialność za nie ponosi przedsiębiorca. Należy sprawdzić, czy bank trzyma się aktualnych przepisów pod tym względem.

RODO. System, z którego korzystamy, musi zapewniać przestrzeganie przepisów dotyczących prawidłowego przestrzegania zasad związanych z przetwarzaniem danych osobowych.

Ryzyko wycofania usługi. Niektóre umowy z bankami zawierają klauzulę dotyczącą możliwości wycofania usługi. W takim wypadku należy znaleźć odpowiedź na pytanie, co stanie się z przechowywanymi danymi, gdyby bank zdecydował się z takiej opcji skorzystać. Jakie rozwiązanie zapewni w tym wypadku usługodawca? Czy umowa w ogóle przewiduje taką ewentualność?

Wsparcie merytoryczne. Punkt ten dotyczy w szczególności przedsiębiorców, którzy zdecydują się na skorzystanie z aplikacji do samodzielnego prowadzenia księgowości w bankowości internetowej. Czy podatnik zostanie pozostawiony zupełnie sam sobie, czy w razie potrzeby będzie mógł bezpłatnie skorzystać z pomocy doświadczonego księgowego? W praktyce nawet w najprostszych działalnościach zdarzają się wątpliwości, które trudno jest rozwiać samodzielnie – bez pomocy specjalisty. Czy umowa gwarantuje taką pomoc?

 

Księgowość w bankowości internetowej – czy warto?

Jeśli znajdziemy usługodawcę, który w dobrze skonstruowanej umowie zapewni wywiązanie się ze wszystkich powyższych obowiązków, skorzystanie z księgowości w bankowości internetowej może być praktycznym rozwiązaniem. Alternatywą dla tego modelu jest rzeczywista e-księgowość – usługa, w której rozrachunkami zajmują się specjaliści, a forma online zapewniona jest przez zdalny kanał komunikacji.

Przykładem takiego rozwiązania jest Portal Biura – system służący do sprawnego przesyłania dokumentów w formie elektronicznej do biura rachunkowego. Dane trafiają w czasie rzeczywistym do specjalisty, który na ich podstawie wykonuje wszystkie czynności księgowe – prowadzi KPiR, wylicza podatki, wynagrodzenia i składki, do tego m.in. przypomina o ważnych terminach i obowiązkach. Niewątpliwą zaletą tego rozwiązania jest obecność rzeczywistego specjalisty, który bierze odpowiedzialność za prowadzone rozrachunki. Dzięki temu przedsiębiorca może poświęcić swój czas na rozwijanie biznesu i np. poszukiwanie nowych klientów. Oszczędza bowiem mnóstwo czasu, a nie musi martwić się o kwestie związane z księgowością.

 

Więcej o Portalu Biura czytaj tutaj

Czytany 69 razy

Artykuły powiązane

  • Elektroniczny obieg dokumentów w e-księgowości – jak ułatwia życie przedsiębiorcom Elektroniczny obieg dokumentów w e-księgowości – jak ułatwia życie przedsiębiorcom

    Zmiana modelu współpracy biznesowej wymuszona trwającą od 2020 r. pandemią sprawiła, iż wielu przedsiębiorców przekonało się do elektronicznego obiegu dokumentów oraz ogólnie zdalnych kontaktów. Firmy, które kontynuowały działalność nawet w trudnych dla gospodarki miesiącach, musiały m.in. dostosować się do rządowych wytycznych podczas kontaktu ze swoim księgowym. Zarówno przedsiębiorcy, jak i biura rachunkowe przekonały się, jak praktyczna jest w dzisiejszych czasach e-księgowość. Jakie korzyści przyniosła obu stronom?

  • E-faktura po nowemu – czym jest faktura ustrukturyzowana? E-faktura po nowemu – czym jest faktura ustrukturyzowana?

    Faktury elektroniczne już od kilku lat sprawnie funkcjonują w dokumentacji pomiędzy przedsiębiorcami. W tradycyjnym rozumieniu e-faktura to dokument w formacie cyfrowym, np. PDF, spełniający wszystkie wymogi określone dla faktur. Od 1 stycznia 2022 r. w obrocie pojawi się jednak zupełnie nowy rodzaj dokumentów – to faktury ustrukturyzowane, sporządzane według wzoru określonego przez Ministerstwo Finansów.

  • Krajowy System E-faktur już od 1 stycznia 2022 r. – co oznacza dla przedsiębiorcy? Krajowy System E-faktur już od 1 stycznia 2022 r. – co oznacza dla przedsiębiorcy?

    O wprowadzeniu globalnego systemu wystawiania i otrzymywania e-faktur o ujednoliconej strukturze, za pośrednictwem systemu administracji skarbowej, mówi się już od kilku lat. W założeniu ma ułatwić przedsiębiorcom funkcjonowanie. W praktyce będzie oczywiście kolejnym narzędziem kontroli nad prawidłowością rozliczeń i odprowadzania podatków w prawidłowej wysokości.

  • Portal Biura – innowacyjne narzędzie w e-księgowości Portal Biura – innowacyjne narzędzie w e-księgowości

    E-księgowość z miesiąca na miesiąc zyskuje coraz większą popularność. Perspektywa przesyłania online wszystkich danych do księgowego i otrzymywania tą samą drogą informacji zwrotnych kusi nowoczesnych przedsiębiorców. Narzędziem od InsERT, które usprawnia komunikację pomiędzy biurem rachunkowym a klientem jest Portal Biura. Sprawdź, dlaczego warto z niego korzystać!

  • Programy do e-księgowości – który wybrać? Programy do e-księgowości – który wybrać?

    Księgowość internetowa z miesiąca na miesiąc zyskuje sobie coraz większą popularność. Niewątpliwie przyczyniły się do tego kolejne lockdowny, które znacząco ograniczyły bezpośrednie kontakty usługodawców z ich klientami. E-księgowość jest znacznie wygodniejsza od tradycyjnej obsługi biura rachunkowego. Ale czy tańsza? Sprawdź, z jakiego programu do e-księgowości warto korzystać.