22 644 08 44
Perspektywa załatwiania wszystkich formalności księgowych online kusi podatników, którzy chcą zaoszczędzić czas i pieniądze. Tradycyjne biura rachunkowe, które nie dawały swoim klientom opcji innej niż comiesięczne dostarczanie księgowemu papierowych dokumentów, stają się dziś coraz mniej konkurencyjne. Z drugiej strony podmioty, takie jak m.in. banki, wzbogacają swoją ofertę o różne usługi, w tym usługi księgowe. Na czym polega takie rozwiązanie?
Księgowość w bankowości internetowej – na czym polega?
Oferowana przez banki e-księgowość to usługa połączona z bankowością internetową. W takim modelu za pośrednictwem panelu klienta uzyskujemy dodatkowy moduł, w którym zajmujemy się naszymi rozrachunkami. W praktyce księgowość w bankowości internetowej może być udostępniania w dwojaki sposób:
- Jako aplikacja przeglądarkowa do wystawiania faktur, fakturowania, prowadzenia KPiR, rozliczania ryczałtu, obsługi kadr i płac - w tym wypadku wszystkie czynności przedsiębiorca wykonuje samodzielnie. Bank udostępnia tylko niezbędne narzędzia.
- Jako kanał komunikacji z biurem rachunkowym, w którym rzeczywisty księgowy odbiera od przedsiębiorcy przesłane dokumenty, uzupełnia KPiR, dokonuje rozliczeń, wylicza składki itp.
Pierwsza opcja jest zdecydowanie tańsza niż druga. Trudno się temu dziwić. Dostajemy w niej bowiem wyłącznie program, w którym wszystko wykonujemy samodzielnie. Przedsiębiorca sam ponosi odpowiedzialność za swoje rozrachunki. W ramach pomocy uzyskuje co najwyższej sektor z odpowiedziami na najczęściej zadawane pytania lub telefoniczne biuro obsługi klienta.
Druga opcja jest droższa, ponieważ w tym wypadku całą pracę związaną z rozrachunkami, wyliczaniem podatków itp. wykonuje księgowy – rzeczywisty pracownik biura rachunkowego, który też ponosi odpowiedzialność za swoją pracę, a co za tym idzie także za ewentualne popełnione błędy.
Zwróć uwagę na treść umowy
Decydując się na skorzystanie z księgowości w bankowości internetowej, należy dobrze przeczytać umowę. Nie chodzi w tym wypadku o kwestie związane np. z kosztami (choć te oczywiście też są bardzo ważne!), ale m.in. o zgodność prowadzonej księgowości z wymogami ustawodawcy. Dotyczy to w szczególności pierwszej z analizowanych opcji, w której większość czynność przedsiębiorca wykonuje samodzielnie.
Decydując się na księgowość w bankowości internetowej, zwróć uwagę na aspekty, takie jak:
Aktualizacja oprogramowania. Przepisy podatkowe zmieniają się bardzo często – znacznie częściej niż raz w roku. O jednych mówi się dużo i głośno, inne przechodzą bez echa – szczególnie, gdy dotyczą niszowych branż. Decydując się na księgowość w bankowości internetowej sprawdź, czy dostawca oprogramowania zobowiązuje się dostosowywać je do zmieniających się przepisów. Korzystanie z nieaktualnego systemu może wiązać się z niewłaściwym wywiązywaniem z obowiązków, a co za tym idzie z konsekwencjami finansowymi i skarbowymi.
Przechowywanie dokumentów. Przedsiębiorca ma obowiązek przechowywania dokumentacji księgowej przez 5 lat, a kadrowo-płacowej – nawet do 10 lat. Podpisując umowę sprawdźmy, czy bank zobowiązuje się archiwizować dokumenty w formie elektronicznej przez tak długi czas.
Polityka bezpieczeństwa. System księgowości internetowej musi być dostosowany do przepisów ustawy o ochronie danych osobowych. Bezpieczeństwo danych pracowników i kontrahentów jest bardzo istotne, a odpowiedzialność za nie ponosi przedsiębiorca. Należy sprawdzić, czy bank trzyma się aktualnych przepisów pod tym względem.
RODO. System, z którego korzystamy, musi zapewniać przestrzeganie przepisów dotyczących prawidłowego przestrzegania zasad związanych z przetwarzaniem danych osobowych.
Ryzyko wycofania usługi. Niektóre umowy z bankami zawierają klauzulę dotyczącą możliwości wycofania usługi. W takim wypadku należy znaleźć odpowiedź na pytanie, co stanie się z przechowywanymi danymi, gdyby bank zdecydował się z takiej opcji skorzystać. Jakie rozwiązanie zapewni w tym wypadku usługodawca? Czy umowa w ogóle przewiduje taką ewentualność?
Wsparcie merytoryczne. Punkt ten dotyczy w szczególności przedsiębiorców, którzy zdecydują się na skorzystanie z aplikacji do samodzielnego prowadzenia księgowości w bankowości internetowej. Czy podatnik zostanie pozostawiony zupełnie sam sobie, czy w razie potrzeby będzie mógł bezpłatnie skorzystać z pomocy doświadczonego księgowego? W praktyce nawet w najprostszych działalnościach zdarzają się wątpliwości, które trudno jest rozwiać samodzielnie – bez pomocy specjalisty. Czy umowa gwarantuje taką pomoc?
Księgowość w bankowości internetowej – czy warto?
Jeśli znajdziemy usługodawcę, który w dobrze skonstruowanej umowie zapewni wywiązanie się ze wszystkich powyższych obowiązków, skorzystanie z księgowości w bankowości internetowej może być praktycznym rozwiązaniem. Alternatywą dla tego modelu jest rzeczywista e-księgowość – usługa, w której rozrachunkami zajmują się specjaliści, a forma online zapewniona jest przez zdalny kanał komunikacji.
Przykładem takiego rozwiązania jest Portal Biura – system służący do sprawnego przesyłania dokumentów w formie elektronicznej do biura rachunkowego. Dane trafiają w czasie rzeczywistym do specjalisty, który na ich podstawie wykonuje wszystkie czynności księgowe – prowadzi KPiR, wylicza podatki, wynagrodzenia i składki, do tego m.in. przypomina o ważnych terminach i obowiązkach. Niewątpliwą zaletą tego rozwiązania jest obecność rzeczywistego specjalisty, który bierze odpowiedzialność za prowadzone rozrachunki. Dzięki temu przedsiębiorca może poświęcić swój czas na rozwijanie biznesu i np. poszukiwanie nowych klientów. Oszczędza bowiem mnóstwo czasu, a nie musi martwić się o kwestie związane z księgowością.
