poniedziałek, 23 październik 2023 22:06

Kto musi wystawiać e-faktury? E-faktura a faktura ustrukturyzowana

Oceń ten artykuł
(1 głos)

Wystawianie i przesyłanie e-faktur to dziś powszechna praktyka. Należy jednak odróżnić fakturę elektroniczną w formie znanej polskim przedsiębiorcom od lat, od faktury ustrukturyzowanej. Sprawdź, czym jest format xml e-faktury, jakie dane powinien zawierać taki dokument oraz czym jest Krajowy System e-Faktur.

E-faktury to faktury wystawiane, przesyłane i przechowywane w formie elektronicznej. Proces wystawiania e-faktur polega na utworzeniu dokumentu w odpowiednim formacie elektronicznym, który zawiera wszystkie wymagane dane dotyczące transakcji. E-faktury są coraz częściej wykorzystywane przez przedsiębiorców ze względu na oszczędność czasu, redukcję kosztów oraz łatwość obsługi.

 

Definicja i znaczenie e-faktur w biznesie

Fakturowanie elektroniczne to proces wystawiania, wysyłania i przechowywania faktur w formie elektronicznej. W biznesie, szczególnie istotna jest ustrukturyzowana e-faktura, która pozwala na automatyczne przetwarzanie danych zawartych w dokumencie. Dzięki temu, przedsiębiorcy mogą szybciej i łatwiej zarządzać swoimi finansami, a także uniknąć błędów wynikających z ręcznego wprowadzania danych.

 

Format faktury elektronicznej: Co to jest format XML?

Format faktury elektronicznej to sposób zapisu danych zawartych w fakturze, który umożliwia ich łatwe przetwarzanie przez oprogramowanie. Najpopularniejszym formatem wykorzystywanym w e-fakturach jest format XML (eXtensible Markup Language). XML to uniwersalny język znaczników, który pozwala na strukturyzowanie danych w sposób czytelny zarówno dla ludzi, jak i maszyn. Dzięki temu, e-faktury w formacie XML mogą być łatwo importowane do różnych systemów księgowych i zarządzania finansami.

Dane, które powinny znaleźć się na fakturze elektronicznej

Dane faktury elektronicznej powinny być zgodne z wymogami prawnymi oraz zawierać wszystkie informacje niezbędne do prawidłowego rozliczenia transakcji. Oto lista podstawowych danych, które muszą znaleźć się na e-fakturze:

  1. Nazwa i adres sprzedawcy oraz nabywcy
  2. Numer identyfikacji podatkowej (NIP) sprzedawcy i nabywcy
  3. Data wystawienia faktury
  4. Numer faktury
  5. Opis towarów lub usług
  6. Ilość i jednostka miary towarów lub usług
  7. Cena jednostkowa netto
  8. Wartość netto sprzedaży
  9. Stawka podatku VAT
  10. Kwota podatku VAT
  11. Wartość brutto sprzedaży

W zależności od rodzaju transakcji oraz obowiązujących przepisów, na e-fakturze mogą być wymagane również dodatkowe informacje, takie jak np. termin płatności czy sposób dostawy towarów.

 

Krajowy System e-Faktur (KSeF): Co to jest i jak z niego korzystać?

KSeF to Krajowy System e-Faktur, który umożliwia wystawianie, przesyłanie i przechowywanie faktur ustrukturyzowanych w formie elektronicznej. Aby korzystać z systemu, należy zalogować się do centralnego KSeF za pomocą swojego Profilu Zaufanego lub podpisu kwalifikowanego. Podatnik korzystający z KSeF może wystawiać faktury, odbierać je od innych podmiotów oraz przechowywać je w bezpieczny sposób. Użycie KSeF w fakturze pozwala na szybsze i łatwiejsze rozliczenia podatkowe, a także na uniknięcie błędów wynikających z ręcznego wprowadzania danych. Warto zaznaczyć, że obowiązkowy KSeF wejdzie w życie od 1 lipca 2024 r. dla czynnych podatników VAT, natomiast dla podatników zwolnionych – od 1 stycznia 2025 r.

Faktury ustrukturyzowane są wystawiane poprzez system, a ich numeracja jest generowana automatycznie. Faktury poprzez KSeF są przesyłane do nabywcy za pomocą specjalnego identyfikatora, który jest przypisany do każdej faktury. Numer KSeF na fakturze pozwala na łatwe odnalezienie i sprawdzenie dokumentu w systemie.

 

Porównanie popularnych platform do wystawiania e-faktur

Na rynku dostępnych jest wiele platform do wystawiania e-faktur, które różnią się między sobą funkcjonalnościami, ceną oraz obsługą. Warto zwrócić uwagę na takie aspekty, jak:

  • Integracja z innymi systemami księgowymi i kadrowo-płacowymi
  • Możliwość wystawiania faktur w różnych językach
  • Automatyczne generowanie raportów i analiz
  • Bezpieczeństwo danych oraz dostęp do archiwum faktur
  • Wsparcie techniczne i pomoc w razie problemów

Integrację z Krajowym Systemem e-Faktur zapewnią m.in. oprogramowanie InsERT nexo. Producent systemów takich jak m.in. Subiekt nexo czy Rachmistrz nexo dba o bieżące dostosowywanie oferowanych rozwiązań do zmieniających się przepisów.

 

Zobacz także: Jak nadać uprawnienia do KSeF pracownikowi biura rachunkowego?

 

Czytany 131 razy Ostatnio zmieniany poniedziałek, 23 październik 2023 22:16

Artykuły powiązane

  • Cyfrowa księgowość – co oznacza dla współczesnego biznesu? Cyfrowa księgowość – co oznacza dla współczesnego biznesu?

    Czym jest nowoczesna księgowość? Dziś to zdecydowanie nie pilnowanie, by faktury były równo ułożone w segregatorze. Nowoczesna księgowość to cyfrowa księgowość – skupiona na ścisłej współpracy na linii: właściciel firmy – biuro rachunkowe. Proaktywne działanie, natychmiastowa wymiana informacji – takie cele stawia sobie innowacyjna e-księgowość.

  • Faktura ustrukturyzowana będzie obowiązkowa! Faktura ustrukturyzowana będzie obowiązkowa!

    Nowy rodzaj dokumentów – faktura ustrukturyzowana – wystawianych i odbieranych za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) funkcjonuje w Polsce od początku. Z końcem marca 2022 r. Komisja Europejska wydała upoważnienie do wdrożenia w naszym kraju obowiązkowego fakturowania elektronicznego. Sprawdź, co to oznacza dla przedsiębiorców!

  • Krajowy System E-faktur – od kiedy obowiązkowy? Krajowy System E-faktur – od kiedy obowiązkowy?

    Planowane już od wielu miesięcy przepisy dotyczącego Krajowego Systemu E-faktur (KSeF) oraz faktury ustrukturyzowanej nie weszły w życie od 1 października 2021 r. Projekt ustawy zmieniającej został skierowany do Sejmu. Sprawdź, od kiedy będzie można korzystać z możliwości wystawiania faktur ustrukturyzowanych i czy ten nowy system stanie się obowiązkowy dla wszystkich podatników.

  • Faktura ustrukturyzowana – czym różni się od zwykłej e-faktury? Faktura ustrukturyzowana – czym różni się od zwykłej e-faktury?

    Projektowane zmiany w ustawie o VAT przewidują wprowadzenie trzeciej opcji wystawiania faktur – obok tradycyjnego dokumentu w formie papierowej oraz faktury elektronicznej. Czym jest faktura ustrukturyzowana? Jaką rolę zacznie pełnić w obiegu dokumentów i czy całkowicie zastąpi obecne formy fakturowania? Sprawdź, jakie korzyści i trudności będą wiązały się z jej wprowadzeniem!

  • E-faktura po nowemu – czym jest faktura ustrukturyzowana? E-faktura po nowemu – czym jest faktura ustrukturyzowana?

    Faktury elektroniczne już od kilku lat sprawnie funkcjonują w dokumentacji pomiędzy przedsiębiorcami. W tradycyjnym rozumieniu e-faktura to dokument w formacie cyfrowym, np. PDF, spełniający wszystkie wymogi określone dla faktur. Od 1 stycznia 2022 r. w obrocie pojawi się jednak zupełnie nowy rodzaj dokumentów – to faktury ustrukturyzowane, sporządzane według wzoru określonego przez Ministerstwo Finansów.