Rosnąca konkurencja, niestabilność gospodarcza, coraz wyższe wymagania klientów, coraz większa trudność w znalezieniu i utrzymaniu dobrego pracownika – z takimi wyzwaniami zmagają się na co dzień współczesne firmy. Czasy, gdy można było spokojnie prowadzić swój biznes bez wdrażania innowacji, bezpowrotnie minęły. Skończyła się też era tradycyjnych biur rachunkowych. W dobie globalnej digitalizacji na rynek wkroczyła też cyfrowa księgowość.

Czym jest cyfrowa księgowość?

Nazywana różnie – raz e-księgowością, raz księgowością internetową – cyfrowa księgowość dalej rzetelnie prowadzi rozrachunki swoich klientów. Zmianie, i to znaczącej, uległa jednak komunikacja przedsiębiorcy z biurem rachunkowym. Część firm z ulgą przyjmuje zamianę wszelkich dokumentów z papierowych na elektroniczne, a ograniczenie osobistego kontaktu z księgowym przynosi im oszczędność czasu. Inni jednak muszą się przyzwyczaić do nowego modelu księgowość. Dlaczego warto się przełamać i postawić na zdalną księgowość?

Cyfrowa księgowość opiera się w całości na obrocie dokumentami w formie elektronicznej. Nie drukujemy już faktur w celu przesłania ich kurierem czy dostarczenia osobiście do biura rachunkowego. Aby ten model funkcjonował sprawnie, zarówno księgowy, jak i przedsiębiorca muszą mieć dostęp do nowoczesnych narzędzi.

Doskonałym przykładem jest Portal Biura – narzędzie uruchomione przez InsERT, służące do zdalnej komunikacji biura rachunkowego i przedsiębiorcy. Wprowadzanie dokumentów do systemu jest bardzo proste – wystarczy wgrać je z dysku, a nawet zrobić zdjęcie i przesłać do Portalu. Działa on w trybie przeglądarkowym, dlatego może być wykorzystany na dowolnym urządzeniu – komputerze, tablecie czy smartfonie.

W odpowiedzi przedsiębiorca uzyskuje od księgowego informacje o podatkach, terminach, składkach itp. Przy czym jego obsługą cały czas zajmuje się człowiek, a nie automat. Dlatego może kontrolować to, z czym sztuczna inteligencja nie byłaby w stanie sobie poradzić, np. optymalny wybór formy opodatkowania. Księgowy w tym modelu pracuje na nowoczesnych programach InsERT, takich jak Rachmistrz nexo czy Rewizor nexo. Z kolei przedsiębiorca ma dostęp np. do intuicyjnego programu sprzedażowego Subiekt 123.

Cyfrowa przyszłość polskiego przedsiębiorcy

Od 1 stycznia 2022 r. działa Krajowy System e-Faktur (KSeF), a wraz z nim ustrukturyzowana faktura elektroniczna. Wiadomo już, że Rada Unii Europejskiej wyraziła zgodę na drożenie w Polsce obowiązkowej e-faktury. Oznacza to, iż prędzej czy później cyfryzacja wkroczy nawet do najbardziej opornych firm.

Ujednolicenie obiegu faktur elektronicznych niesie jednak ze sobą pewne korzyści. Dzięki temu bowiem łatwiej będzie wprowadzić rozwiązania, które maksymalnie zautomatyzują wszystkie procesy działu sprzedażowego i finansowego firmy. Przełoży się to wprost na oszczędność czasu i ograniczenie do minimum liczby popełnianych błędu poprzez wyeliminowanie w dużej mierze czynnika ludzkiego.   

Krajowy System e-Faktur w połączeniu z cyfrową księgowością to zmiana korzystna dla każdego uczciwego podatnika. Dodatkowym plusem tego rozwiązania jest m.in. dostęp do dokumentów i informacji z dowolnego miejsca. Zgodnie z obowiązującymi przepisami, system KSeF archiwizuje i przechowuje dane aż przez 10 lat. To o 5 lat więcej niż obecny obowiązek przechowywania dokumentów sprzedażowych.

Jednocześnie cyfrowa księgowość pozostaje dla przedsiębiorcy modelem bezpiecznym. Choć nie jeździ on już do biura rachunkowego, ma ze swoim księgowym ciągły kontakt. W razie potrzeby może wyjaśnić wątpliwości lub zapytać o istotne kwestie. Warto więc już dziś przestawić się na to korzystniejsze rozwiązanie i usprawnić działanie swojej firmy.

Zobacz też: Faktura ustrukturyzowana będzie obowiązkowa!