czwartek, 26 sierpień 2021 22:44

Faktura ustrukturyzowana – czym różni się od zwykłej e-faktury?

Oceń ten artykuł
(0 głosów)

Projektowane zmiany w ustawie o VAT przewidują wprowadzenie trzeciej opcji wystawiania faktur – obok tradycyjnego dokumentu w formie papierowej oraz faktury elektronicznej. Czym jest faktura ustrukturyzowana? Jaką rolę zacznie pełnić w obiegu dokumentów i czy całkowicie zastąpi obecne formy fakturowania? Sprawdź, jakie korzyści i trudności będą wiązały się z jej wprowadzeniem!

Faktury elektroniczne znacząco ułatwiły życie polskim przedsiębiorcom. Zgodnie z definicją określoną w art. 2 pkt 32 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług, e-faktura to elektroniczny odpowiednik tradycyjnego dokumentu papierowego. Wystawiana jest i otrzymywana w dowolnym formacie elektronicznym. Tego samego nie będzie można powiedzieć o fakturze ustrukturyzowanej.

 

Faktura ustrukturyzowana – co to takiego?

Dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady 2014/55/UE z 16 kwietnia 2014 r. w sprawie fakturowania elektronicznego w zamówieniach publicznych (Dz. Urz. UE L 133/1) wskazuje na konieczność usuwania przeszkód w handlu wewnątrzunijnym. Obecnie przeszkody te spowodowane są nie tylko istnieniem różnych regulacji prawnych w zakresie fakturowania elektronicznego, ale też różnych norm technicznych i brakiem ich zintegrowania.

Faktura ustrukturyzowana to rozwiązanie, które wychodzi naprzeciw nowym regulacjom. Zawiera ona określone przepisami informacje. Zapisana jest również w odpowiednim formacie elektronicznym stanowiącym plik danych w uniwersalnym języku znaczników xml. Dzięki temu możliwe jest przekazywanie informacji w ustrukturyzowany sposób oraz automatyczne odczytywanie zawartych w niej danych.

 

Korzyści z faktur ustrukturyzowanych

Faktury ustrukturyzowane mają funkcjonować jako trzecia opcja dokumentowania transakcji od 1 stycznia 2022 r. Ustawodawca nie przewiduje wprowadzenia powszechnego obowiązku przekazywania dokumentów za pośrednictwem Krajowego Systemu E-faktur (KSeF). Jednakże zapowiedział pewne przywileje dla podatników, którzy zdecydują się z tej możliwości korzystać, m.in. szybszy zwrot podatku VAT.

Inne korzyści z faktur ustrukturyzowanych:

  • Większa efektywność pracy dzięki automatycznemu księgowaniu
  • Niższe koszty obsługi księgowej
  • Łatwiejsze porównywanie faktur o ujednoliconym wzorze
  • Minimalizacja ryzyka pomyłki ze względu na eliminację czynnika ludzkiego
  • Większa możliwość realizacji zamówień na obszarze Unii Europejskiej
  • Brak możliwości przeoczenia wiadomości e-mail z załączoną e-fakturą

 

Obieg faktur ustrukturyzowanych

Faktury ustrukturyzowane będą wystawiane i przekazywane za pośrednictwem systemu KSeF. W praktyce będzie to oznaczało, iż faktura najpierw trafi do systemu administracji skarbowej, tam zostanie jej nadany numer identyfikujący, a dopiero później otrzyma ją kontrahent. W ten sposób organy podatkowe zyskają kontrolę nad poprawnością i uczciwością transakcji zawieranych przez przedsiębiorców.

Wprowadzenie faktur ustrukturyzowanych nie oznacza jednak, iż w zakresie dokumentowania transakcji nie będziemy już posługiwać się systemami finansowo-księgowymi, takimi jak znany i ceniony Subiekt nexo czy Rachmistrz bądź Rewizor nexo. Programy te zostaną dostosowane przez producentów do nowych regulacji. W praktyce więc dalej będzie można wystawiać dokumenty np. w Subiekcie, a program przekaże je do Krajowego Systemu E-faktur (KSeF).

Tą samą drogą do przedsiębiorcy trafi np. faktura zakupowa. Można więc stwierdzić, że dla użytkowników systemów finansowo-księgowych nowe zasady fakturowania będą prostsze. Niestety, firmy, które do tej pory korzystają z własnych lub nietypowych rozwiązań będą musiały samodzielnie dostosowywać sposób pracy do nowych wymogów.

Część przedsiębiorców już teraz przygotowuje się na zmienione standardy w fakturowaniu. Użytkownicy programów InsERT, w tym systemu przeglądarkowego do wymiany dokumentów pomiędzy firmą a biurem rachunkowym – Portalem Biura – przyzwyczaili się do elektronicznego przekazywania zarówno faktur, rachunków czy umów, jak i innych dokumentów. Warto już teraz zacząć wdrażać w firmie rozwiązania, które pomogą przedsiębiorcy i jego pracownikom sprawniej wprowadzić faktury ustrukturyzowane.

 

Czytaj też: Krajowy System E-faktur od 1 stycznia 2022 r. – co oznacza dla przedsiębiorcy?

Czytany 1087 razy

Artykuły powiązane

  • Koniec papierowych faktur – od kiedy? Jaki program do faktur kupić? Koniec papierowych faktur – od kiedy? Jaki program do faktur kupić?

    Uruchomienie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) i planowane objęcie przedsiębiorców obowiązkowym e-fakturowaniem to wyzwanie – szczególnie dla małych firm. Kiedy nastąpi koniec papierowych faktur? Choć podatnicy mają jeszcze trochę czasu na dostosowanie się do nowych wymogów, dla wielu z nich będzie to rewolucja, więc warto rozpocząć ją jak najwcześniej.

  • Faktura ustrukturyzowana usprawni księgowość dla firm Faktura ustrukturyzowana usprawni księgowość dla firm

    Wprowadzona od 1 stycznia faktura ustrukturyzowana obecnie jest dla polskich przedsiębiorców wyborem, nie przymusem. Rząd wprowadzi jednak obowiązek jej stosowania – i to już od 2024 roku. Choć jak każda zmiana przeraża podatników, dla biur rachunkowych może być dużym odciążeniem. Sprawdź, jak system KSeF i faktura ustrukturyzowana usprawnią księgowość dla firm.

  • Cyfrowa księgowość – co oznacza dla współczesnego biznesu? Cyfrowa księgowość – co oznacza dla współczesnego biznesu?

    Czym jest nowoczesna księgowość? Dziś to zdecydowanie nie pilnowanie, by faktury były równo ułożone w segregatorze. Nowoczesna księgowość to cyfrowa księgowość – skupiona na ścisłej współpracy na linii: właściciel firmy – biuro rachunkowe. Proaktywne działanie, natychmiastowa wymiana informacji – takie cele stawia sobie innowacyjna e-księgowość.

  • Faktura ustrukturyzowana będzie obowiązkowa! Faktura ustrukturyzowana będzie obowiązkowa!

    Nowy rodzaj dokumentów – faktura ustrukturyzowana – wystawianych i odbieranych za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) funkcjonuje w Polsce od początku. Z końcem marca 2022 r. Komisja Europejska wydała upoważnienie do wdrożenia w naszym kraju obowiązkowego fakturowania elektronicznego. Sprawdź, co to oznacza dla przedsiębiorców!

  • Wystawianie faktur od 1 stycznia 2022 – co się zmieni? Wystawianie faktur od 1 stycznia 2022 – co się zmieni?

    Od 1 stycznia 2022 r. rusza Krajowy System e-Faktur, a wraz z nim – faktury ustrukturyzowane. Czy ta rewolucyjna na poziomie technologii nowość zmieni o 180 st. życie przedsiębiorców? Raczej nie. Po pierwsze – przynajmniej przez rok korzystanie z KSeF będzie dobrowolne. Po drugie – użytkownicy nowoczesnych programów dla firm zmiany praktycznie nie odczują. Sprawdź, jak będzie wyglądało wystawianie faktur od 1 stycznia 2022 r.