Faktury elektroniczne znacząco ułatwiły życie polskim przedsiębiorcom. Zgodnie z definicją określoną w art. 2 pkt 32 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług, e-faktura to elektroniczny odpowiednik tradycyjnego dokumentu papierowego. Wystawiana jest i otrzymywana w dowolnym formacie elektronicznym. Tego samego nie będzie można powiedzieć o fakturze ustrukturyzowanej.

Faktura ustrukturyzowana – co to takiego?

Dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady 2014/55/UE z 16 kwietnia 2014 r. w sprawie fakturowania elektronicznego w zamówieniach publicznych (Dz. Urz. UE L 133/1) wskazuje na konieczność usuwania przeszkód w handlu wewnątrzunijnym. Obecnie przeszkody te spowodowane są nie tylko istnieniem różnych regulacji prawnych w zakresie fakturowania elektronicznego, ale też różnych norm technicznych i brakiem ich zintegrowania.

Faktura ustrukturyzowana to rozwiązanie, które wychodzi naprzeciw nowym regulacjom. Zawiera ona określone przepisami informacje. Zapisana jest również w odpowiednim formacie elektronicznym stanowiącym plik danych w uniwersalnym języku znaczników xml. Dzięki temu możliwe jest przekazywanie informacji w ustrukturyzowany sposób oraz automatyczne odczytywanie zawartych w niej danych.

Korzyści z faktur ustrukturyzowanych

Faktury ustrukturyzowane mają funkcjonować jako trzecia opcja dokumentowania transakcji od 1 stycznia 2022 r. Ustawodawca nie przewiduje wprowadzenia powszechnego obowiązku przekazywania dokumentów za pośrednictwem Krajowego Systemu E-faktur (KSeF). Jednakże zapowiedział pewne przywileje dla podatników, którzy zdecydują się z tej możliwości korzystać, m.in. szybszy zwrot podatku VAT.

Inne korzyści z faktur ustrukturyzowanych:

• Większa efektywność pracy dzięki automatycznemu księgowaniu
• Niższe koszty obsługi księgowej
• Łatwiejsze porównywanie faktur o ujednoliconym wzorze
• Minimalizacja ryzyka pomyłki ze względu na eliminację czynnika ludzkiego
• Większa możliwość realizacji zamówień na obszarze Unii Europejskiej
• Brak możliwości przeoczenia wiadomości e-mail z załączoną e-fakturą

Obieg faktur ustrukturyzowanych

Faktury ustrukturyzowane będą wystawiane i przekazywane za pośrednictwem systemu KSeF. W praktyce będzie to oznaczało, iż faktura najpierw trafi do systemu administracji skarbowej, tam zostanie jej nadany numer identyfikujący, a dopiero później otrzyma ją kontrahent. W ten sposób organy podatkowe zyskają kontrolę nad poprawnością i uczciwością transakcji zawieranych przez przedsiębiorców.

Wprowadzenie faktur ustrukturyzowanych nie oznacza jednak, iż w zakresie dokumentowania transakcji nie będziemy już posługiwać się systemami finansowo-księgowymi, takimi jak znany i ceniony Subiekt nexo czy Rachmistrz bądź Rewizor nexo. Programy te zostaną dostosowane przez producentów do nowych regulacji. W praktyce więc dalej będzie można wystawiać dokumenty np. w Subiekcie, a program przekaże je do Krajowego Systemu E-faktur (KSeF).

Tą samą drogą do przedsiębiorcy trafi np. faktura zakupowa. Można więc stwierdzić, że dla użytkowników systemów finansowo-księgowych nowe zasady fakturowania będą prostsze. Niestety, firmy, które do tej pory korzystają z własnych lub nietypowych rozwiązań będą musiały samodzielnie dostosowywać sposób pracy do nowych wymogów.

Część przedsiębiorców już teraz przygotowuje się na zmienione standardy w fakturowaniu. Użytkownicy programów InsERT, w tym systemu przeglądarkowego do wymiany dokumentów pomiędzy firmą a biurem rachunkowym – Portalem Biura – przyzwyczaili się do elektronicznego przekazywania zarówno faktur, rachunków czy umów, jak i innych dokumentów. Warto już teraz zacząć wdrażać w firmie rozwiązania, które pomogą przedsiębiorcy i jego pracownikom sprawniej wprowadzić faktury ustrukturyzowane.

Czytaj też: Krajowy System E-faktur od 1 stycznia 2022 r. – co oznacza dla przedsiębiorcy?