Krajowy System E-faktur zostanie uruchomiony 1 stycznia 2022 r. – wszystko wskazuje na to, że termin wskazany przez ustawodawcę będzie już terminem ostatecznym. Choć Krajowy System E-faktur jeszcze nie działa, Ministerstwo Finansów opublikowało już roboczą wersję struktury logicznej e-Faktury (FA_VAT). W założeniu ma to ułatwić producentom oprogramowania dostosowanie swoich systemów do nowych wymogów w zakresie e-fakturowania.

Resort opublikował też przykładowe pliki e-faktur – mają one pomóc podatnikom i twórcom programów dla firm zrozumieć schemat wypełniania struktury w określonych przypadkach.

Krajowy System E-faktur będzie obowiązkowy

Wprowadzenie faktury ustrukturyzowanej oraz systemu KSeF to kolejny krok ustawodawcy w kierunku digitalizacji komunikacji zarówno na linii przedsiębiorca – administracja skarbowa, jak i pomiędzy przedsiębiorcami. Bardzo podobne systemy zostały już wprowadzone w innych krajach europejskich, m.in. we Włoszech. Początkowo był on tam obowiązkowy przy realizacji zamówień publicznych. W późniejszym czasie został jednak otwarty dla sektora prywatnego, a w 2019 r. – wprowadzony jako obowiązkowy.

Początkowo dobrowolne, faktury ustrukturyzowane mają dawać przedsiębiorcom większą elastyczność dokumentowania transakcji. Nie zastąpią ani tradycyjnych faktur elektronicznych wysyłanych np. w formacie PDF, ani dokumentów w formie papierowej. Wszystkie te trzy rodzaje dokumentów będą funkcjonowały równocześnie. Resort finansów przygotował za to system zachęt do korzystania z Krajowego Systemu E-faktur. Jednym z nich jest skrócenie czasu oczekiwania na zwrot VAT z 60 do 40 dni.

Ministerstwo nie kryje jednak, iż z czasem, jeśli system nowego e-fakturowania sprawdzi się w naszym kraju, stanie się on obowiązkowy. W planach resort ma ustanowienie wymogu wymiany faktur ustrukturyzowanych pomiędzy kontrahentami już w 2023 roku.

Koszty, które poniosą przedsiębiorcy

Faktury ustrukturowane mają być wystawiane wyłącznie za pośrednictwem oprogramowania interfejsowego. O ile jednak użytkownicy systemów finansowo-księgowych, takich jak Subiekt nexo czy Rachmistrz nexo, nie muszą obawiać się zmian, ponieważ nie będą się one dla nich wiązać z dodatkowymi obciążeniami, o tyle przedsiębiorcy wciąż wystawiający faktury papierowe lub korzystający z nietypowych rozwiązań będą musieli wprowadzić w swoich firmach spore zmiany.

Resort finansów uspokaja jednak – dla takich podatników mają zostać udostępnione dedykowane narzędzia w e-Mikrofirmie. Problem pozostanie jednak u przedsiębiorców przyzwyczajonych do bardzo tradycyjnych rozwiązań, którym bardzo trudno będzie zmienić nawyki związane z fakturowaniem. Wielu z nich być może będzie musiało skorzystać z czasochłonnych i płatnych szkoleń z obsługi oprogramowania.

Ministerstwo Finansów podkreśla jednak, iż Krajowy System E-faktur przyniesie znaczne ułatwienia podmiotom gospodarczym. Zniknie m.in. obowiązek przechowywania faktur – system KSeF będzie je bezpiecznie archiwizował przez okres 10 lat lub dłużej dla dokumentów, które tego wymagają. Faktury ustrukturyzowane nie będą też podlegały przekazywaniu na żądanie organu podatkowego w plikach JPK_FA. Dane te zostaną udostępnione z KSeF.

Zobacz też: Elektroniczny obieg dokumentów w e-księgowości – jak ułatwia życie przedsiębiorcom