Skończyła się ulga wprowadzona przez rozporządzenie ministra finansów z 24 czerwca 2011 r. w sprawie zmiany kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące, oraz warunków ich stosowania. Według tych przepisów podatnik miał obowiązek przechowywać kopie paragonów i innych dokumentów drukowanych na kasie fiskalnej przez 2 lata od zakończenia roku podatkowego, w którym nastąpiła sprzedaż. Od 1 stycznia 2013 roku przywrócone zostają standardowe przepisy, według których kopie paragonów drukowanych na kasie lub drukarce fiskalnej trzeba przechowywać przez 5 lat od zakończenia roku podatkowego.

Elektronicznie znaczy wygodniej

Dla tych podatników, którzy już przed 1 stycznia 2013 roku zaopatrzyli się w kasy fiskalne lub drukarki z elektroniczną kopią paragonów, zmiana ta nie jest kłopotliwa. Według danych resortu finansów 42 procent urządzeń fiskalnych zarejestrowanych od 1 stycznia 2011 r. do 1 października 2012 r. stanowiły właśnie kasy i drukarki fiskalne z elektroniczną kopią paragonów. Kopie dowodów sprzedaży zapisane w postaci elektronicznej można przechowywać na dowolnym nośniku – karcie SD/SDHC lub innej karcie pamięci, płycie CD lub DVD, a nawet po prostu na komputerze.

Prawo do 2 lat pozostało

Nowe przepisy obejmują sprzedaż dokonaną od 1 stycznia 2013 roku. Warto podkreślić, iż wprowadzenie zmiany nie oznacza, że również paragony wydrukowane w czasie obowiązywania ulgi będą musiały być przechowywane 3 lata dłużej. Dokumenty wydrukowane do 31 grudnia 2012 roku należy przechowywać nie krócej niż 2 lata.

Sto palet rolek

Według danych statystycznych w Polsce około 100 tys. podmiotów prowadzących sprzedaż dla osób fizycznych przechowuje kopie wydruków w formie papierowej. To przeszło jedna trzecia wszystkich sprzedawców użytkujących kasy fiskalne. W praktyce zapisy na papierowych kopiach są dobrze widoczne przez około 2 lata, a później blakną i mogą stać się całkowicie niewidoczne. Jeśli są przy tym niewłaściwie przechowywane, proces ten może zachodzić jeszcze szybciej. Duże sklepy, które mają dziennie dziesiątki lub setki klientów ponoszą duże koszty prawidłowego przechowywania papierowych kopii paragonów. Największe sieci handlowe w Polsce przyznają, że gdy w ich sklepach w użyciu były kasy czy drukarki fiskalne z papierowa kopią paragonów, produkowano koło stu palet rolek kopii paragonów rocznie.

Drożej, czyli taniej

To prawda, że kasy fiskalne z elektroniczną kopią paragonów są droższe niż „tradycyjne” nawet o kilkaset złotych. Jeśli jednak weźmie się pod uwagę koszty przechowywania rolek kopii przez 5 lat oraz wysiłek w to włożony, można dojść do wniosku, że warto już teraz pomyśleć o kasie z elektroniczną kopią paragonów.