1. Zaprzestanie używania kasy. Ani przepisy ustawy o VAT, ani rozporządzenia w sprawie odliczeń nie precyzują, czym konkretnie jest „zaprzestanie używania kasy”. W celu wyjaśnienia tego terminu Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy w interpretacji indywidualnej z dnia 25 kwietnia 2012 r., nr ITPP1/443-153/12/KM odwołał się do definicji słownikowej, która wskazuje, iż „zaprzestanie” oznacza przerwanie jakiejś czynności, zaniechanie jej wykonywania. Należy jednak podkreślić, że w ustawie o VAT chodzi o trwałe, a nie czasowe zaniechanie użytkowania kasy. Jeśli kasa czy drukarka fiskalna z powodu poważnej awarii kilka miesięcy przebywała w serwisie, lecz po dokonaniu naprawy jest z powrotem użytkowana, podatnik nie musi zwracać uzyskanej ulgi. Stanowisko to potwierdził ten sam organ podatkowy w interpretacji z dnia 19 października 2012 r., nr ITPP1/443-893/12/AJ.
Bez znaczenia są przyczyny zaprzestania używania kasy. Ważne jest, czy zaprzestano jej używania definitywnie. Jeśli stało się to przed upływem 3 lat od rozpoczęcia ewidencjonowania, podatnik ma obowiązek zwrócić ulgę. Wyznacznikiem definitywnego zaprzestania używania kasy fiskalnej bądź drukarki jest na przykład dokonanie odczytu pamięci fiskalnej.

2. Spóźnienie z przeglądem technicznym. Dokonywanie okresowych przeglądów technicznych to jeden z ważnych obowiązków właściciela kasy bądź drukarki fiskalnej. Zapis regulujący tę kwestię znajduje się w art. 111 ust. 3a pkt 4 ustawy o VAT. Zgodnie z § 33 ust. 1 rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących podatnik ma obowiązek zgłaszać kasę do obowiązkowego przeglądu nie rzadziej niż co 2 lata. W przypadku taksówkarzy należy trzymać się wytycznych przepisów o prawnej kontroli metrologicznej dla taksometru, którego używa się do współpracy z kasą fiskalną podatnika. Jeśli w terminie 3 lat od rozpoczęcia ewidencjonowania właściciel urządzenia fiskalnego nie dokona przeglądu w terminie, zgodnie z art. 111 ust. 6 ustawy o VAT musi zwrócić pobraną lub rozliczoną ulgę.

 Przepisy § 6 ust. 1 rozporządzenia w sprawie odliczeń przewidują konieczność zwrotu wykorzystanej ulgi w następujących przypadkach:

1. Zaprzestanie działalności. Zapis z § 6 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia dotyczy zaprzestania działalności gospodarczej z jakiegokolwiek powodu. Należy przy tym pamiętać, że przy likwidacji niektórych form działalności należy ująć urządzenie fiskalne w remanencie likwidacyjnym, o ile oczywiście skorzystano z prawa do odliczenia podatku naliczonego przy jego zakupie. Dotyczy to jednoosobowych działalności, spółek cywilnych i spółek handlowych nie mających osobowości prawnej.

2. Otwarcie likwidacji. Zgodnie z § 6 ust. 1 pkt 2 rozporządzenia.

3. Ogłoszenie upadłości. Zgodnie z § 6 ust. 1 pkt 3 rozporządzenia.

4. Sprzedaż przedsiębiorstwa lub zakładu w przypadku, gdy nowy właściciel nie będzie wykonywał sprzedaży dla osób prywatnych. Regulacja ta zapisana w § 6 ust. 1 pkt 4 rozporządzenia w sprawie odliczeń dotyczy tylko sytuacji, gdy podatnik w ciągu 3 lat od rozpoczęcia ewidencjonowania sprzedał przedsiębiorstwo, a nowy właściciel nie zamierza prowadzić sprzedaży detalicznej. Sama sprzedaż przedsiębiorstwa nie skutkuje koniecznością zwrotu ulgi, jeśli nowy właściciel zamierza prowadzić taką sprzedaż.

5. Naruszenie warunków § 2 i § 3 rozporządzenia. Jak wspomnieliśmy na początku tego rozdziału poradnika, podatnik ma prawo do uzyskania ulgi na zakup kasy bądź drukarki fiskalnej tylko po spełnieniu określonych wytycznych. Jeśli warunki te nie zostały spełnione, na przykład podatnik rozpoczął ewidencjonowanie później niż w obowiązującym terminie lub nie złożył stosownego zawiadomienia do urzędu skarbowego przed fiskalizacją kasy, a mimo to rozliczył lub pobrał ulgę, to zgodnie z § 6 ust. 1 pkt 5 rozporządzenia powinien tę kwotę zwrócić.

Termin 3 lat wyliczamy na podstawie art. 12 § 4 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2012, poz. 749 ze zm.). Zgodnie z tymi regulacjami ostatni dzień trzyletniego okresu przypada w tym dniu kalendarzowym, który odpowiada początkowemu dniowi rozpoczęcia ewidencjonowania. Przykładowo dla podatnika, którego kasa została zafiskalizowana 10 maja 2013 roku, trzyletni okres kończy się 10 maja 2016 roku. Jeśli w danym roku nie ma takiego dnia, należy za dzień końcowy przyjąć dzień poprzedzający - na przykład dla dnia początkowego 29 lutego 2012 roku będzie to 28 lutego 2015 roku.

Terminy dokonywania zwrotów zostały określone w określa § 6 ust. 3 pkt 2 rozporządzenia w sprawie odliczeń. Właściciele kas fiskalnych będący czynnymi płatnikami VAT dokonują zwrotu ulgi do 25. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym wystąpiły okoliczności uzasadniające dokonanie tego zwrotu. W przypadku podatników rozliczających się kwartalnie zwrotu należy dokonać do 25. dnia kolejnego kwartału.
Z kolei podatnicy zwolnieni z VAT dokonują zwrotu do końca miesiąca następującego po miesiącu, w którym wystąpiły okoliczności uzasadniające jego dokonanie. Zwrotu dokonuje się na rachunek właściwego podatnikowi urzędu skarbowego.

Należy przy tym podkreślić, że obowiązek zwrotu otrzymanej bądź rozliczonej ulgi dotyczy tylko tych urządzeń fiskalnych, wobec których zostały naruszone wytyczne ustawy o VAT bądź rozporządzenia w sprawie kas. Przykładowo jeśli podatnik, który ma trzy kasy, w terminie 3 lat od rozpoczęcia ewidencjonowania spóźni się z przeglądem jednej z nich, zwraca kwotę ulgi udzielonej tylko za tę jedną kasę, a nie za wszystkie trzy. Obowiązek zwrotu nie dotyczy też podatku naliczonego, który podatnik odliczył w związku z zakupem kasy.

Zawieszenie działalności a zwrot ulgi

Wątpliwości podatników nierzadko wzbudza kwestia nie likwidacji, lecz zawieszenia działalności gospodarczej. Jak już wspominaliśmy w tym rozdziale, zgodnie z art. 14a ustawy z dnia 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej (Dz. U. z 2010 r. nr 220, poz. 1447 ze zm.) zawieszenie działalności może trwać od 30 dni do 24 miesięcy - okres ten ustala podatnik. Należy przyznać, że zawieszenie działalności gospodarczej nie oznacza tego samego co zaprzestanie działalności, o którym mowa w § 6 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia w sprawie odliczeń, ani zaprzestanie używania kasy, wskazane w art. 111 ust. 6 ustawy o VAT. Stanowisko to potwierdził Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy w wyżej przytoczonej interpretacji z dnia 19 października 2012 r.

Zawieszenie działalności gospodarczej w terminie 3 lat od rozpoczęcia ewidencjonowania nie skutkuje więc koniecznością zwrotu ulgi pobranej z tytułu zakupu kasy fiskalnej. Jak już wspomnieliśmy, zaprzestanie używania tego urządzenia musi być definitywne, a przecież podatnik zawieszający działalność ma w planach jej wznowienie, a co za tym idzie dalsze prowadzenie sprzedaży detalicznej. Zawieszenie działalności nie jest też ani likwidacją, ani ogłoszeniem upadłości, wiec nie podlega pod § 6 rozporządzenia w sprawie odliczeń.

Istotne jest natomiast, w jaki sposób wyliczać trzyletni okres wspomniany w art. 111 ust. 6 ustawy o VAT w przypadku zawieszenia działalności. Należy liczyć ten okres od rozpoczęcia ewidencjonowania, do momentu zawieszenia, a potem od wznowienia działalności. Jeśli podatnik po wznowieniu działalności zdecyduje o jej likwidacji, a łączny czas wykonywania działalności od rozpoczęcia ewidencjonowania nie przekroczy 3 lat, to wystąpi konieczność zwrotu ulgi.