Każde urządzenie fiskalne, w tym kasa online, musi być poddawane regularnym przeglądom technicznym. W przypadku sprzętów online’owych, status wykonania obowiązkowego badania technicznego jest odnotowywany i przekazywany wraz z innymi informacjami do Centralnego Repozytorium Kas.  

Przegląd kasy online w 2022 r.

Konieczność wykonywania okresowych przeglądów technicznych urządzeń fiskalnych jest uregulowana przepisami. Znajdują tu zastosowanie zapisy art. 111 ust. 3a pkt 4 i 11 ustawy o VAT. Kwestie związane z terminami i zakresem badania rozstrzygają z kolei § 54 i 55 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29 kwietnia 2019 r. w sprawie kas rejestrujących (tekst jednolity Dz. U. z 2021 r. poz. 1625). Z § 54 ust. 1 wynika, że nie jest to czynność jednorazowa.

Jak często należy wykonywać przegląd kasy fiskalnej?

Zgodnie z § 54 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie kas rejestrujących przegląd techniczny kasy powinien być dokonywany nie rzadziej niż co 2 lata. Data ostatniego przeglądu jest momentem, od którego należy liczyć termin dwuletni. Natomiast termin pierwszego badania liczymy od dnia fiskalizacji urządzenia.

Dokument nie podaje więc konkretnej daty przeglądu, ale zakres, co w niektórych sytuacjach może okazać się korzystne, chociażby wtedy, gdy podatnik spodziewa się, że w nadchodzącym terminie badania technicznego nie będzie mógł zlecić jego wykonania. Sformułowanie nie rzadziej niż co 2 lata daje przedsiębiorcy możliwość zgłoszenia kasy fiskalnej do przeglądu wcześniej, np. przed planowanym wyjazdem na urlop czy w innych okolicznościach, które mogłyby spowodować problem z dotrzymaniem terminu.

Przegląd kasy fiskalnej online – co dwa lata, ale nie rzadziej!  

Z drugiej strony przedsiębiorca musi pilnować, by nie przekroczyć ostatecznej daty przeglądu. Tutaj nie ma elastyczności. Jeśli przez nieuwagę przegapimy termin badania, ustawodawca ma prawo nałożyć na nas sankcje finansowe w wysokości 300 zł. Ponadto w przypadku kasy fiskalnej online, na której zakup przysługiwała ulga, podatnikowi grozi utrata tego przywileju. Poza wspomnianą karą, będzie także zobligowany do zwrotu kwoty ulgi. Warto przy tym wspomnieć, że kasy online przekazują automatycznie informacje nie tylko o sprzedaży, ale też o statusie wykonania przeglądu. Wszelkie nieprawidłowości zostaną więc natychmiastowo zarejestrowane i przekazane do CRK.

Kto zleca i kto wykonuje przegląd kasy fiskalnej?

Osobą uprawnioną do wykonania przeglądu technicznego kasy fiskalnej jest pracownik serwisu, w którym kupowaliśmy urządzenie. Jego kwalifikacje potwierdzone powinny być ważnym identyfikatorem. Z § 51 ust. 4 rozporządzenia wynika, że na wykonanie przeglądu serwis ma 3 dni. Czas ten liczymy od dnia dokonania zgłoszenia przez podatnika, bo to właściciel kasy jest odpowiedzialny za zgłoszenie posiadanego sprzętu do przeglądu, mimo że faktycznie dokonuje go serwisant.

Większość nowoczesnych urządzeń, w tym kas online, została wyposażona w opcję przypomnienia o zbliżającym się terminie badania technicznego. Ponieważ jest on dosyć odległy, warto skorzystać z tego ułatwienia i wprowadzić ustawienie od razu po fiskalizacji. Pomoże to w dopilnowaniu wykonania badania w stosownym czasie i w uniknięciu konsekwencji finansowych.

Zobacz też: Raporty fiskalne - czy drukować, gdy nie było sprzedaży