Koniec roku zbliża się wielkimi krokami, a mechanicy, wulkanizatorzy i właściciele stacji paliw wciąż nie mogą kupić kas fiskalnych online. Czy w takim razie obowiązek stosowania urządzeń nowego typu rzeczywiście obejmie ich od 1 stycznia 2019 r.? I co sądzić o kasach promowanych przez sprzedawców jako przygotowane na planowane zmiany, gotowe na online? Sprawdź, jak wygląda obecny stan prawny dotyczący kas fiskalnych online.

Ewidencjonowanie sprzedaży na kasie online’owej wymaga dokonania fiskalizacji.

Uprawniony do tego jest wyłącznie autoryzowany punkt serwisowy. Fiskalizacja to czynność niezbędna do wprowadzenia kasy w tryb fiskalny – tryb, w którym wszystkie informacje o transakcjach i zdarzeniach zapisują się w pamięci urządzenia i przesyłane są do Centralnego Repozytorium Kas. W kasach fiskalnych online fiskalizacja odbywa się na podobnej zasadzie, co w tradycyjnych urządzeniach z elektroniczna i papierową kopią paragonu.

Czynność ta może być wykonana wyłącznie przez uprawnionego serwisanta. Proces fiskalizacji kasy online polega na zapisaniu numeru identyfikacyjnego podatnika NIP w pamięci fiskalnej, a także numeru urzędu skarbowego, numeru NIP serwisu i danych serwisanta przeprowadzającego fiskalizację. Czynność ta jest nieodwracalna. W późniejszym czasie można zmienić takie dane, jak nazwa firmy i adres jej siedziby, zapisywane są one bowiem w pamięci operacyjnej i mogą zostać skorygowane.

Fiskalizacja kasy

Przed rozpoczęciem prowadzenia ewidencji przy użyciu kas on-line podatnik, przy pomocy serwisanta, dokonuje fiskalizacji, zapewniając połączenie umożliwiające przesyłanie danych między kasą on-line a Centralnym Repozytorium Kas. Fiskalizacji dokonuje się wyłącznie w trybie serwisowym, w przypadku gdy kasa on-line zawiera pamięć fiskalną oznaczoną numerem unikatowym oraz pamięć chronioną niezawierającą danych. Podczas automatycznej fiskalizacji kasa otrzymuje numer ewidencyjny, który jest zapisywany w pamięci chronionej kasy. Zakończenie fiskalizacji potwierdzone jest wystawieniem raportu fiskalnego fiskalizacji i pobraniem przez kasę i zapisem w pamięci chronionej harmonogramu przesyłania danych.

(Podstawa prawna: § 13 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29 kwietnia 2019 r. w sprawie kas rejestrujących)

W przypadku konieczności wymiany pamięci chronionej podatnik używający kas on-line jest obowiązany dokonać zapisu danych z pamięci chronionej na zewnętrzny nośnik danych, chyba że pamięć ta uległa uszkodzeniu. W przypadku konieczności wymiany pamięci fiskalnej w kasach on-line w przypadku jej zapełnienia lub uszkodzenia, podatnik zapewnia wykonanie wskazanych czynności, których należy dokonać w przypadku zakończenia używania kas online z powodu zakończenia działalności gospodarczej lub pracy tych kas oraz zapewnia wymianę pamięci chronionej.

(Podstawa prawna: § 14 i 15 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29 kwietnia 2019 r. w sprawie kas rejestrujących)

W przypadku ponownej fiskalizacji, po wymianie pamięci fiskalnej, wraz ze zgłoszeniem żądania fiskalizacji, podatnik jest obowiązany do przesłania numeru ewidencyjnego. W przypadku przerwania fiskalizacji albo ponownej fiskalizacji z powodu braku połączenia z Centralnym Repozytorium Kas, podatnik zapewnia dokonanie, przy pomocy serwisanta, ponownego uruchomienia procesu fiskalizacji.

(Podstawa prawna: § 16 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29 kwietnia 2019 r. w sprawie kas rejestrujących)

§ 13 ust. 3 pkt 3 rozporządzenia w sprawie kas:

3. Fiskalizacja obejmuje:

1) przesłanie klucza publicznego kasy;
2) zgłoszenie żądania fiskalizacji;
3) odebranie numeru ewidencyjnego;
4) nieodwracalny zapis w pamięci fiskalnej faktu, daty i czasu fiskalizacji;
5) inicjalizację pracy pamięci fiskalnej i pamięci chronionej oraz jednoznaczne nieodwracalne powiązanie tych pamięci;
6) zerowanie wszystkich liczników kasy;
7) niepowtarzalny i nieodwracalny zapis w pamięci fiskalnej numeru identyfikacji podatkowej (NIP) podatnika oraz zapis w pamięci fiskalnej numeru ewidencyjnego;
8) zapis w pamięci chronionej numeru ewidencyjnego;
9) zapis w pamięci fiskalnej kategorii kasy, jeżeli program pracy kasy umożliwia w kasie łączenie różnych kategorii kas, o których mowa w § 7 ust. 1;
10) wystawienie raportu fiskalnego fiskalizacji;
11) zgłoszenie fiskalizacji przez przesłanie raportu fiskalnego fiskalizacji do Centralnego Repozytorium Kas;
12) pobranie i zapis w pamięci chronionej harmonogramu przesyłania danych.

Obowiązki podatnika - Zapewnienie dostępu do sieci Internet

Podatnik, po uruchomieniu kasy online w trybie fiskalnym, obowiązany jest zapewnić połączenie umożliwiające automatyczne lub na żądanie przesyłanie danych między kasą a CRK. Połączenie z CRK odbywa się poprzez sieć telekomunikacyjną (internet) za pomocą dowolnie wybranego przez podatnika połączenia (GSM, LAN, Wi-Fi).

Po stronie podatnika leży zapewnienie stałego i bezpiecznego łącza, za pomocą którego odbywać się będzie transmisja danych.

(Podstawa prawna: § 17 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29 kwietnia 2019 r. w sprawie kas rejestrujących)

W przypadku, gdy z przyczyn niezależnych od podatnika nie jest możliwe zapewnienie trwale połączenia pomiędzy kasą a Centralnym Repozytorium Kas, podatnik jest obowiązany złożyć do naczelnika urzędu skarbowego wniosek o wyrażenie zgody na przesyłanie danych z kasy do Centralnego Repozytorium Kas w ustalonych odstępach czasowych, według wzoru.   

(Podstawa prawna: § 21 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29 kwietnia 2019 r. w sprawie kas rejestrujących)

Podczas procesu instalacji i fiskalizacji kasy wymagana jest obecność serwisanta, który skonfiguruje i prawidłowo nawiąże połączenie z CRK. Podatnik może w późniejszym terminie zmienić użytkowane połączenie, wymagana jest jednak jego odpowiednia konfiguracja do zapewnienia prawidłowej i stałej łączności z CRK. W przypadku pojawienia się wątpliwości podatnik może zwrócić się z zapytaniem do serwisu obsługującego jego kasę.

Kasa online podczas swojej pracy nie sygnalizuje stanu transmisji danych z CRK, natomiast  w przypadku jej braku zapisuje ten fakt w pamięci chronionej. Po ponownym uzyskaniu łączności kasa przesyła do CRK informację o ilości nieudanych prób nawiązania połączenia.

Użytkowników kas i drukarek fiskalnych czeka wiele zmian. Wszystko za sprawą wprowadzenia na rynek kas fiskalnych online – urządzeń przesyłających dane o transakcjach do Krajowej Administracji Skarbowej. Sprawdź, czym będą kasy online’owe i kto będzie musiał je mieć już od 2019 roku. Dowiedz się też, na czym będzie polegało leasingowanie kasy i dlaczego w nowym stanie prawnym nie uniknie się kary za brak przeglądu technicznego.

Lekarze, prawnicy, fryzjerzy, kosmetyczki, a także kluby fitness i firmy budowlane – wszyscy ci podatnicy będą musieli stosować kasy fiskalne online już od 2020 roku. Sprawdź, kogo obowiązek ten obejmie jeszcze wcześniej – w roku 2019. Dowiedz się też, czym są kasy fiskalne online i dlaczego warto będzie zakupić urządzenie nowego typu, nawet jeśli nowe przepisy nie przewidują dla podatnika takiego obowiązku.

Jako pierwsze kasy fiskalne online będą musiały wprowadzić branża motoryzacyjna i paliwowa. Tak wynika z projektu ustawy nowelizacyjnej. Zakup urządzenia nowego typu w przypadku tych branż będzie musiał nastąpić jeszcze w 2018 r. Następne będą branża gastronomiczna i hotelarska. Sprawdź, kogo obejmie obowiązek wymiany kasy fiskalnej na urządzenie online’owe i co ze „starymi” kasami, użytkowanymi obecnie przez podatników.

Emitują zarówno paragony papierowe, jaki i e-paragony, obowiązkowo posiadają interfejs do terminala płatniczego, łączą się z Centralnym Repozytorium Kas – takie właśnie będą nowe kasy fiskalne. Opublikowanie nowego rozporządzenia technicznego otworzy producentom kas drogę do uzyskiwania homologacji dla zupełnie nowego typu urządzeń – kas fiskalnych online.

Większa kontrola prawidłowości ewidencjonowania sprzedaży przez użytkowników kas fiskalnych, za to mniej formalności i większa wygoda dla przedsiębiorców – takie zmiany już od 1 października 2018 r. zostaną wprowadzone wraz z kasami online. Sprawdź, jaki będzie nowy system fiskalny, jak będzie działała kasa w formie oprogramowania, kto obowiązkowo będzie musiał wymienić urządzenia i komu przysługiwać będzie ulga na jego zakup.

Obowiązek wymiany kasy fiskalnej na urządzenie online’owe obejmie kilka dużych branż. Wśród firm zobowiązanych do stosowania kasy nowego typu znalazły się m.in. kluby fitness. Sprawdź, od kiedy muszą one rejestrować sprzedaż za pomocą kasy online, jak się przygotować do nowego obowiązku i czy podatnik wymieniający urządzenie będzie mógł skorzystać z ulgi na kasę fiskalną.

Nie tylko mechaników, fryzjerów, stacje paliw, hotele, kluby fitness, firmy budowlane i gastronomiczne obejmie obowiązek wymiany kasy fiskalnej na urządzenie online’owe – nowy projekt ustawy nowelizacyjnej przewiduje objęcie tym wymogiem m.in. lekarzy i lekarzy dentystów. Sprawdź, kiedy kasa online będzie musiała znaleźć się w gabinecie lekarskim, dlaczego konieczne będzie zakupienie urządzenia jeszcze przed ustawowym terminem i z jakim kosztem będzie się to wiązało.

Hotele, pensjonaty i inne obiekty noclegowe będą musiały obowiązkowo wymienić kasy fiskalne na urządzenia online’owe – przesyłające dane do zaawansowanego systemu informatycznego Krajowej Administracji Skarbowej. Dowiedz się, od kiedy usługi krótkotrwałego zakwaterowania trzeba będzie rejestrować na kasie online, ile będą kosztowały nowe urządzenia i z jakimi zmianami muszą liczyć się podatnicy.