Początek każdego roku to dla podatników i płatników czas składania informacji, deklaracji, rocznego obliczenia podatku i innych dokumentów do urzędu skarbowego. Obecnie większość deklaracji można wysyłać do urzędu drogą elektroniczną – z tego szybkiego i wygodnego sposobu przekazywania dokumentów korzysta coraz większa liczba podatników. Co więcej, niektóre z nich, np. PIT-4R, PIT-8AR czy PIT-11, przez większość podatników muszą być wysyłane elektronicznie już od dłuższego czasu.

Nowelizacja ustawy o VAT wprowadziła obowiązek elektronicznej wysyłki także informacji podsumowujących VAT-UE i VAT-27. Coraz mniej podatników ma też prawo do składania deklaracji VAT w formie papierowej, zastępując je wysyłką elektroniczną.

 

Aby dokument przesłany za pomocą środków komunikacji elektronicznej do urzędu skarbowego został przyjęty, musi zostać prawidłowo sporządzony i przekazany. Niektóre błędy i braki zostają wykryte już na etapie weryfikacji deklaracji przez system.

 

Wysłany elektronicznie dokument (np. deklaracja, informacja, zeznanie, zgłoszenie itp.) w zależności od etapu wysyłki czy przetwarzania otrzymuje określony status. Najbardziej oczekiwanym przez podatnika jest kod „200 - Przetwarzanie dokumentu zakończone poprawnie, pobierz UPO”. Oznacza on, że Dokument został przyjęty przez system e-Deklaracje. Weryfikacja dokumentu nie wykazała błędów. Dla dokumentu zostało wystawione Urzędowe Poświadczenie Odbioru (UPO). Podatnik ma potwierdzenie wysyłki dokumentu, może go zapisać do pliku lub wydrukować i przechowywać z wysłanym dokumentem.

Nie zawsze jednak jest tak łatwo – pojawiają się inne symbole statusów, które wskazują na odrzucenie dokumentu przez system. Numer komunikatu wskazuje na rodzaj błędu w przekazanej deklaracji. Dzięki temu podatnik może dokonać odpowiedniej korekty i przesłać ponownie prawidłowy dokument.

 

Sprawdź, co oznaczają numery komunikatów otrzymywanych od Ministerstwa Finansów:

Status 100 - Błędny komunikat SOAP

Usługi Web Services (w tym serwis e-Deklaracje) wykorzystują protokół wywoływania zdalnego dostępu do obiektów SOAP (Simple Object Access Protocol). Komunikat świadczy o wysłaniu do serwisu e-Deklaracje komunikatu niezgodnego ze standardem lub w przypadku wysyłania wraz z elektronicznym wnioskiem VAT-REF załącznika binarnego, załącznik przekracza dopuszczalną wielkość (5 MB) lub załącznik nie jest w wymaganym formacje ZIP

 

Status 101 - Proszę o ponowne przesłanie dokumentu

Na skutek nieprzewidzianych trudności np. przerwanie połączenia nie udało się z sukcesem utrwalić w serwisie e-Deklaracje przesłanego komunikatu (dokumentu elektronicznego). W związku z powyższym sugerowane jest powtórzenie operacji – ponowne przesłanie tego samego dokumentu

 

Status 200 - Przetwarzanie dokumentu zakończone poprawnie, pobierz UPO.

Status świadczący o prawidłowym przesłaniu dokumentu i przyjęciu przez system e-Deklaracje oraz przekazaniu do urzędu skarbowego wskazanego w tym dokumencie, wyłącznie dla dokumentów ze statusem 200 możliwe jest pobranie UPO. Dokument został przyjęty przez system e-Deklaracje. Weryfikacja dokumentu nie wykazała błędów. Dla dokumentu zostało wystawione Urzędowe Poświadczenie Odbioru (UPO)

 

Status 202 - Wniosek o rejestrację konta na Portalu Podatkowym został pozytywnie rozpatrzony - utworzono konto na Portalu Podatkowym.

Status świadczący o prawidłowym przesłaniu wniosku o rejestrację konta na Portalu Podatkowym i utworzeniu na jego podstawie konta.

 

Status 300 - Brak dokumentu

W systemie e-Deklaracje nie istnieje dokument wskazany w przesłanym żądaniu (podany numer referencyjny)

 

Status 301 - Dokument w trakcie przetwarzania, sprawdź wynik następnej weryfikacji dokumentu

Dokument został zapisany w systemie e-Deklaracje i oczekuje na weryfikację formalną

 

Status 302 - Dokument wstępnie przetworzony, sprawdź wynik następnej weryfikacji dokumentu

Dokument przeszedł weryfikację formalną i oczekuje na ponowną weryfikację z listą CRL (unieważnionych certyfikatów)

 

Status 303 - Dokument w trakcie weryfikacji podpisu, sprawdź wynik następnej weryfikacji

Dokument w trakcie weryfikacji podpisu elektronicznego

 

Status 400 - Przetwarzanie dokumentu zakończone błędem.

Weryfikacja formalna dokumentu nie powiodła się - nie udało się jej poprawnie zakończyć

 

Status 401 - Weryfikacja negatywna - dokument niezgodny ze schematem xsd.

(np. brak wypełnienia pozycji obowiązkowych, niewłaściwy format daty) Przesłany dokument nie jest zgodny z opisującym go schematem xsd

 

Status 402 - Brak aktualnego pełnomocnictwa/upoważnienia do podpisywania deklaracji.

Osoba składająca podpis elektroniczny pod przesłanym dokumentem nie ma stosownego pełnomocnictwa lub upoważnienia lub jest nieważne (UPL-1 lub ZAS-E)

 

Status 403 - Dokument z niepoprawnym podpisem.

Weryfikacja podpisu elektronicznego zakończyła się negatywnie wskutek np.:

• niezgodność standardu użytego podpisu (wymagany jest XAdES lub PKCS#7)
• użycie podpisu z nieobsługiwanym przez system e-Deklaracje rozszerzeniem krytycznym
• błędy w strukturze dokumentu uniemożliwiające wyodrębnienie podpisu elektronicznego
• modyfikacja zawartości podpisanego dokumentu lub podpisu już po jego złożeniu

 

Status 404 - Dokument z nieważnym certyfikatem.

Certyfikat związany z kluczem prywatnym użytym do złożenia podpisu elektronicznego jest nieważny – minął okres jego ważności

 

Status 405 - Dokument z odwołanym certyfikatem.

Certyfikat związany z kluczem prywatnym użytym do złożenia podpisu elektronicznego został odwołany lub zawieszony i umieszczony przez centrum certyfikacji na liście odwołanych lub zawieszonych certyfikatów (lista CRL)

 

Status 406 - Dokument z certyfikatem z nieobsługiwanym dostawcą.

Certyfikat związany z kluczem prywatnym użytym do złożenia podpisu elektronicznego został wydane przez centrum certyfikacji nieobsługiwane przez system e-Deklaracje

 

Status 407 - Dokument z certyfikatem z nieprawidłową ścieżką.

Weryfikacja ścieżki certyfikatów (łańcucha zaufanych podmiotów certyfikujących) zakończyła się niepowodzeniem

 

Status 408 - Dokument zawiera błędy uniemożliwiające jego przetworzenie.

System e-Deklaracje podjął kilkukrotną próbę przeprowadzenia formalnej weryfikacji – zakończoną negatywnie. Na skutek pojawienia się błędu, którego system nie może zakwalifikować do znanej mu kategorii, dokument jest uznany za nieprawidłowy bez możliwości wskazania jednej przyczyny błędu

 

Status 409 - Dokument zawiera niewłaściwą ilość i/lub rodzaj elementów.

Zła struktura dokumentu np. próba wysłania wielu deklaracji (paczki dokumentów) w jednym komunikacie

 

Status 410 - Złożony dokument bez podpisu nie może być korektą.

Dokument elektroniczny bez kwalifikowanego podpisu elektronicznego nie może być korektą. Przesłany dokument elektroniczny posiada cechy które wskazują, że jest on korektą (zaznaczone pole korekta lub dołączony załącznik ORD-ZU)

 

Status 411 - Weryfikacja negatywna – w systemie jest już złożony dokument z takim identyfikatorem podatkowym.

Poprawnie wypełnioną deklarację (zeznanie/wniosek) podpisaną podpisem elektronicznym zapewniającym autentyczność deklaracji i podań opartym na danych autoryzujących („dane autoryzujące"), poprawnie zweryfikowaną i przyjętą do systemu e-Deklaracje można złożyć tylko raz. Próba wysłania kolejnej deklaracji na ten sam identyfikator podatkowy zakończy się odebraniem z systemu e-Deklaracje statusu dokumentu : „411 – W systemie jest już dokument (zeznanie) z takim numerem NIP". W przypadku konieczności przesłania kolejnej deklaracji (zeznania), jako cel złożenia deklaracji należy zaznaczyć opcję „korekta" w pozycji „Cel złożenia formularza"

 

Status 412 - Weryfikacja negatywna – dla dokumentu podpisanego „danymi autoryzującymi" (podpisem elektronicznym zapewniającym autentyczność deklaracji i podań opartym na danych autoryzujących) niezgodność danych autoryzujących z danymi w dokumencie (np. niezgodność NIP, numeru PESEL, daty urodzenia, nazwiska, pierwszego imienia).

Jeżeli ktoś prawidłowo korzysta z oprogramowania dostarczonego przez MF to błąd ten nie powinien nigdy wystąpić gdyż oprogramowanie to samo uzupełnia dane informacyjne w podpisie bez udziału podatnika (na podstawie danych podanych w formularzu). Jeżeli korzystając z oprogramowania MF otrzymamy taki komunikat to może to świadczyć o niewłaściwym użyciu oprogramowania lub jego niewłaściwej instalacji.
Tak jak poprzednio, przy prawidłowym użycie oprogramowania dostarczonego przez MF z sytuacją tą nie powinniśmy mieć do czynienia. Błąd może świadczyć o niewłaściwym użyciu oprogramowania lub jego wadliwej konfiguracji (np. źle wykonana aktualizacja)

 

Status 413 - Dokument z certyfikatem bez wymaganych atrybutów.

Certyfikat związany z kluczem prywatnym użytym do złożenia podpisu elektronicznego nie zawiera wymaganej informacji o NIP lub PESEL właściciela certyfikatu lub informacje te są zapisane w niewłaściwym formacie

 

Status 414 - Weryfikacja negatywna – błąd w danych autoryzujących (np. błąd w nazwisku, pierwszym imieniu, dacie urodzenia, NIP, numerze PESEL, kwocie przychodu).

Jeżeli otrzymasz status dokumentu 414, to dla dokumentu podpisanego „danymi autoryzującymi" (podpisem elektronicznym zapewniającym autentyczność deklaracji i podań opartym na danych autoryzujących) prawdopodobnie zaistniała jedna z poniższych sytuacji:

Popełniłeś błąd w danych identyfikacyjnych przenoszonych do sekcji danych autoryzujących w zeznaniu:

• wpisałeś nieprawidłowy identyfikator podatkowy numer PESEL lub NIP podatnika - np. NIP pracodawcy lub identyfikator podatkowy współmałżonka
• błędnie wpisałeś nazwisko podatnika np. Kowalska Nowak zamiast Kowalska-Nowak
• błędnie wpisałeś pierwsze imię podatnika np. Jaeck zamiast Jacek (literówka) lub wpisałeś również drugie imię np. Jan Adam
• błędnie wpisałeś nazwisko w pozycji dla pierwszego imienia, imię tam gdzie nazwisko
• błędnie wpisałeś datę urodzenia podatnika np.: zamienione miesiące z dniami, niewłaściwy format daty (prawidłowy format daty w formularzu PDF : DD-MM-RRRR, w danych XML: RRRR-MM-DD).

W danych autoryzujących wpisałeś błędną kwotę przychodu z zeznania lub rocznego obliczenia podatku za rok podatkowy o dwa lata wcześniejszy niż rok, w którym jest składany dokument elektroniczny - np.: 99.00 lub 99.10 zamiast 99.14 (kwota zaokrąglona), sumę przychodów podatnika i małżonka (powinna być tylko i wyłącznie kwota przychodu podatnika) - zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 24 grudnia 2012 r. w sprawie sposobu przesyłania deklaracji i podań oraz rodzajów podpisu elektronicznego, którymi powinny być opatrzone (Dziennik Ustaw z roku 2012, poz. 1537).

Jeśli po wprowadzeniu zmian i ponownym przesłaniu zeznania pojawi się znów status 414, należy skontaktować się z właściwym urzędem skarbowym celem wyjaśnienia niezgodności

 

Status 415 - Zawartość załącznika niezgodna z deklarowaną listą plików.

System e-Deklaracje negatywnie zweryfikował zawartość dołączonego załącznika (plik ZIP) do wniosku VAT-REF. Jego zawartość nie jest identyczna z listą plików podanych w treści wniosku:

• przykładowo podano informacje o trzech plikach w archiwum ZIP, zaś przesłano plik ZIP w którym istnieją jedynie dwa pliki. System weryfikuje ilość plików i ich nazwy, bez rozróżniania wielkości liter
• do wniosku nie dołączono załącznika w postaci pliku ZIP choć podano ich nazwy.

 

Status 416 - Dla tego typu deklaracji załącznik binarny nie jest dozwolony.

Załączniki binarne można przesyłać jedynie dla pewnej kategorii deklaracji elektronicznych (obecnie jedynie VAT-REF może posiadać załącznik). Z pozostałymi deklaracjami nie można przesyłać załączników binarnych

 

Status 417 - Wniosek VAT-REF wymaga przynajmniej jednej z pozycji: VATRefundApplication lub ProRataRateAdjustment.

W przesłanej deklaracji elektronicznej VAT-REF nie ma przynajmniej jednej z obowiązkowych pozycji VATRefundApplication lub ProRataRateAdjustment

 

Status 418 - Dla złożonej deklaracji wymagane jest użycie podpisu kwalifikowanego.

Obecnie bez podpisu kwalifikowanego można przesłać jedynie dokumenty PIT-16, PIT-16A, PIT-19, PIT-28, PIT-36, PIT-36L, PIT-37, PIT-38, PIT-39, VAT-7, VAT-7D, VAT-7K oraz PCC-3. Pozostałe deklaracje wymagają użycia podpisu kwalifikowanego

 

Status 419 - Brak zaznaczenia celu złożenia formularza jako korekty deklaracji (zeznania) lub brak uzasadnienia przyczyny złożenia korekty deklaracji (zeznania)

 

Status 420 - Użycie podpisu DaneAutoryzujaceVAP jest dozwolone jedynie dla dokumentu VAP-1

 

Status 421 - Dokument VAP-1 można złożyć jedynie z użyciem podpisu DaneAutoryzujaceVAP

 

Status 422 - Weryfikacja negatywna – dokument złożony z użyciem danych autoryzujących może złożyć wyłącznie podatnik, będący osobą fizyczną

 

Status 423 - Dokument może złożyć wyłącznie podmiot będący osobą fizyczną, niebędący pełnomocnikiem

 

Status 424 - Nie podano numeru VAT dostawcy lub numeru faktury, a nie jest to faktura uproszczona

 

Status 425 - Kod państwa członkowskiego identyfikacji dostawcy jest niezgodny z kodem państwa, do którego kierowany jest wniosek

 

Status 460 - Nieprawidłowa struktura NIP

 

Status 461 - Nieprawidłowa struktura Numeru identyfikacyjnego VAT lub go brak

 

Status 462 - Nieprawidłowa struktura Numeru IBAN

 

Status 463 - Nieprawidłowa struktura Kodu BIC

 

Status 464 - W przypadku wyrejestrowania należy wybrać Cel złożenia równy 2

 

Status 465 - W przypadku zmiany państwa członkowskiego identyfikacji konieczne jest podanie jej szczegółów

 

Status 466 - Nieprawidłowe podsumowanie kwot

 

Status 467 - Kod państwa członkowskiego konsumpcji nie może być taki jak kod państwa stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej

 

Czytaj też: Informacje podsumowujące VAT-UE i VAT-27 w 2017 – tylko miesięcznie i elektronicznie