Sprzedaż dokonywana na rzecz podmiotów gospodarczych co do zasady powinna być dokumentowana za pomocą faktur. W kasie fiskalnej natomiast rejestruje się sprzedaż dokonaną na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej i rolników ryczałtowych.

Przepisy dotyczące VAT nie zabraniają jednak ewidencjonowania sprzedaży na rzecz podmiotów gospodarczych za pomocą kasy fiskalnej. Co więcej, do transakcji udokumentowanej paragonem można na żądanie nabywcy wystawić fakturę – w takim wypadku oryginał paragonu podpina się pod egzemplarz faktury pozostający u podatnika, natomiast nabywca otrzymuje tylko fakturę.

W związku z wprowadzeniem od 1 stycznia 2017 r. wymogu przesyłania rejestrów VAT w formie Jednolitego Pliku Kontrolnego dla małych i średnich przedsiębiorców, pojawiły się wątpliwości związane z ujmowaniem faktur dokumentujących taką sprzedaż w ewidencji VAT oraz w pliku JPK_VAT.

Ujęcie faktur do paragonów w ewidencji VAT w 2017 r.

W związku ze zmianą od 1 stycznia 2017 r. brzmienia art. 109 ust. 3 ustawy o VAT, zostały wydane interpretacje indywidualne organów podatkowych, które pozwalają rozwiać wątpliwości w tej kwestii.

Nowelizacja ustawy zmieniła zakres danych, które powinna zawierać ewidencja VAT. W zmienionym art. 109 ust. 3 czytamy:

Art. 109

(…)

3. Podatnicy, z wyjątkiem podatników wykonujących wyłącznie czynności zwolnione od podatku na podstawie art. 43 ust. 1 lub przepisów wydanych na podstawie art. 82 ust. 3 oraz podatników, u których sprzedaż jest zwolniona od podatku na podstawie art. 113 ust. 1 lub 9, są obowiązani prowadzić ewidencję zawierającą dane niezbędne do prawidłowego sporządzenia deklaracji podatkowej oraz informacji podsumowującej. Ewidencja powinna zawierać w szczególności dane niezbędne do określenia przedmiotu i podstawy opodatkowania, wysokości kwoty podatku należnego, korekt podatku należnego, kwoty podatku naliczonego obniżającej kwotę podatku należnego, korekt podatku naliczonego, kwoty podatku podlegającej wpłacie do urzędu skarbowego lub zwrotowi z tego urzędu, a także inne dane służące identyfikacji poszczególnych transakcji, w tym numer, za pomocą którego kontrahent jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej.

W poprzednim stanie prawnym zasadniczo przyjmowało się, iż faktur wystawionych do transakcji udokumentowanej paragonem nie ujmuje się w ewidencji VAT – dotyczyło to zarówno faktur wystawionych dla osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej i rolników ryczałtowych, jak i faktur wystawionych dla podmiotów gospodarczych. Podatnicy stosowali różne metody. Ważne było aby prawidłowe kwoty sprzedaży i podatku VAT wykazane zostały w deklaracji VAT. Jednak nowelizacja ustawy wprowadziła wymóg zawarcia w ewidencji VAT m.in. numeru NIP nabywcy.

W kwestii ujmowania w ewidencji VAT faktury do transakcji udokumentowanej paragonem fiskalnym, wystawionym na rzecz podmiotu gospodarczego, wypowiedział się Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie w interpretacji indywidualnej z 21 listopada 2016 r., nr 1462-IPPP2.4512.748.2016.1.RR. Podkreślono w niej, iż ewidencja VAT powinna zawierać wszystkie elementy wymienione w art. 109 ust. 3 ustawy w brzemieniu od 1 stycznia 2017 r. Przepis ten nakłada na czynnych podatników VAT obowiązek uwzględniania w prowadzonej ewidencji – oprócz danych dot. rozliczenia podatku – również danych służących identyfikacji poszczególnych transakcji, w tym numeru, za pomocą którego kontrahent jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej.

Oznacza to, iż w stanie prawnym obowiązującym od 1 stycznia 2017 r. podatnik ma obowiązek ujmować w ewidencji VAT wszystkie faktury wystawione dla podmiotów gospodarczych. Konieczne jest przy tym wpisywanie numerów NIP tychże kontrahentów.

Takie samo stanowisko zajął Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu w interpretacji indywidualnej z dnia 21 grudnia 2016 r., nr 3063-ILPP2-2.4512.169.2016.1. Ponadto wskazano w niej:

(…) jeżeli sprzedaż na rzecz podmiotów prowadzących działalność gospodarczą, która obowiązkowo powinna być dokumentowana fakturami będzie ewidencjonowana również za pomocą kasy rejestrującej, to w związku ze zmianą brzmienia przepisu art. 109 ust. 3 ustawy, od 1 stycznia 2017 r. będzie istniał obowiązek ewidencjonowania tej sprzedaży w odrębnym rejestrze.

Zatem, aby uniknąć podwójnego opodatkowania należy pomniejszyć obrót wynikający z ewidencji kasy rejestrującej o obrót ze sprzedaży dokonanej na rzecz podmiotów prowadzących działalność gospodarczą wykazany w odrębnym rejestrze sprzedaży.

Podatnik nie ma natomiast obowiązku ujmowania w ewidencji VAT faktury wystawionej do transakcji udokumentowanej paragonem, jeśli nabywcą jest osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej lub rolnik ryczałtowy. Osoba taka nie wymaga bowiem identyfikacji na potrzeby VAT lub podatku od wartości dodanej. Podatnik nie wpisuje w ewidencji VAT numerów PESEL takich nabywców. Wystarczy, iż w ewidencji tej zostanie ujęty raport miesięczny z kasy fiskalnej.

Ważne!

Od 1 stycznia 2017 r. czynni podatnicy VAT mają obowiązek w prowadzonej ewidencji VAT ujmować odrębnie każdą fakturę dokumentującą transakcję zawieraną z podmiotem gospodarczym. Dotyczy to również faktur wystawionych do transakcji rejestrowanych na kasie fiskalnej i potwierdzonych paragonem fiskalnym.

Ujęcie faktur do paragonów w pliku JPK_VAT w 2017 r.

Obowiązek ujmowania w ewidencji VAT wszystkich faktur dokumentujących sprzedaż dokonaną na rzecz podmiotów gospodarczych automatycznie przekłada się na obowiązek wykazywania tych danych w pliku JPK_VAT.

W cytowanej interpretacji indywidualnej Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu czytamy ponadto:

(...) Prowadząc ewidencje VAT trzeba mieć przede wszystkim na uwadze cel, wyraźnie określony w ustawie o VAT, któremu ma służyć nałożenie na podatnika obowiązków ewidencyjnych. Jest nim dysponowanie przez podatnika danymi «służącymi do prawidłowego sporządzenia deklaracji podatkowej oraz informacji podsumowującej» (art. 109 ust. 3).

Plik JPK_VAT powinien więc zawierać wykazane odrębnie wszystkie faktury wystawione dla podmiotów gospodarczych, a także dane z miesięcznego raportu fiskalnego.

W broszurze informacyjnej Ministerstwa Finansów dot. struktury JPK_VAT wskazano, iż ewidencja VAT zawarta w pliku powinna obejmować:

• Część szczegółową zawierającą dla każdej pozycji m.in.: datę sprzedaży, datę wystawienia, nr dokumentu, nazwę nabywcy i jego adres, kwoty netto i kwoty podatku należnego w zależności od poszczególnych stawek;
• Podsumowanie, w którym znajdą się dane dot. liczby wierszy oraz podatek należny według ewidencji sprzedaży, w okresie którego dotyczy dany plik JPK_VAT

Więcej o JPK czytaj w Poradniku