Ewidencjonowanie sprzedaży za pomocą kasy fiskalnej wiąże się z różnego rodzaju obowiązkami. Spoczywają one na użytkowniku urządzenia fiskalnego, a określone zostały w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 14 marca 2013 r. w sprawie kas rejestrujących (Dz. U. z 2013 r. poz. 363). Przepisy tego rozporządzenia obowiązują także w 2017 i 2018 r.

Jednym z takich obowiązków jest drukowanie raportów fiskalnych. Należy to robić w ściśle określonych terminach – dokumenty te służą podatnikom m.in. do określenia kwoty podatku należnego wynikającego ze sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej i rolników ryczałtowych w danym okresie rozliczeniowym. Pozwalają one także na kontrolę poprawności przeprowadzonych transakcji oraz stałą weryfikację osiąganych przychodów.

 

Kiedy drukować raporty dobowe

Zgodnie z § 6 ust. 1 pkt 3 rozporządzenia, raport fiskalny dobowy należy wydrukować po zakończeniu sprzedaży za dany dzień, nie później jednak niż przed dokonaniem pierwszej sprzedaży w dniu następnym. Celem sporządzenia raportu dobowego jest podsumowanie całej sprzedaży dokonanej w danym dniu, z podziałem na poszczególne stawki VAT.

 

Raport fiskalny dobowy, zwany też raportem zerującym, teoretycznie powinien być wydrukowany do godziny 24.00 danego dnia. Jeśli jednak użytkownik kasy fiskalnej z jakiejś przyczyny tego nie zrobi, może wydrukować raport dnia następnego – jednak koniecznie przed dokonaniem pierwszej sprzedaży w tym dniu.

 

Wydrukowanie raportu dobowego wiąże się z zapisem całej sprzedaży pod daną datą w pamięci fiskalnej kasy. Oznacza to, iż raport wykonany dnia następnego będzie posiadał datę z tego właśnie dnia (a nie z tego, w którym faktycznie dokonywana była sprzedaż). Problem pojawia się, gdy użytkownik w pierwszym dniu miesiąca wydrukuje raport dobowy sumujący sprzedaż z ostatniego dnia miesiąca poprzedniego. Dokument ten zostanie bowiem uwzględniony w raporcie miesięcznym za kolejny okres rozliczeniowy, a nie za ten, w którym faktycznie dokonywana była sprzedaż. Dla podatnika oznacza to konieczność uwzględnienia danych o wartości sprzedaży i kwocie podatku wynikających z tego raportu w prawidłowym okresie rozliczeniowym i skorygowanie raportu miesięcznego, w którym ta sprzedaż została uwzględniona. Aby uniknąć takiego dodatkowego obowiązku warto dbać o to, aby raporty dobowe drukować do godziny 24.00 danego dnia – szczególnie w odniesieniu do dokumentów sporządzanych na przełomie miesięcy.

 

Kiedy drukować raporty miesięczne

Zgodnie z § 6 ust. 1 pkt 4 rozporządzenia, raport fiskalny okresowy (miesięczny) należy wydrukować po zakończeniu sprzedaży za dany miesiąc, w terminie do 25. dnia miesiąca następującego po danym miesiącu.

W przeciwieństwie do raportów dobowych, raporty miesięczne można wykonywać po rozpoczęciu sprzedaży w miesiącu następnym. Co więcej, można je drukować więcej niż raz za ten sam okres, ponieważ są to raporty odczytowe, a nie zerujące. Nie ma więc konieczności wstrzymywania się z dokonaniem pierwszej sprzedaży w danym okresie rozliczeniowym do czasu wykonania raportu miesięcznego za miesiąc poprzedni.

 

Należy przy tym pamiętać, iż raportu miesięcznego nie można wydrukować przed zakończeniem danego miesiąca (np. w ostatnim jego dniu) – próba wykonania takiej czynności zakończy się niepowodzeniem.

 

Brak sprzedaży a obowiązek wydruku raportu fiskalnego

Podatnicy nieraz zastanawiają się, czy obowiązek wydruku raportu dobowego zachodzi, jeśli w danym dniu nie dokonali żadnej sprzedaży. W udzieleniu odpowiedzi na te pytania pomocna okaże się definicja raportu fiskalnego, zawarta w § 2 pkt 19 rozporządzenia:

§ 2. Ilekroć w rozporządzeniu jest mowa o:

(…)

19) raporcie fiskalnym (dobowym, okresowym, w tym miesięcznym, oraz rozliczeniowym) - rozumie się przez to dokument fiskalny zawierający dane sumaryczne o obrocie i kwotach podatku za daną dobę lub za wybrany okres w ujęciu według poszczególnych stawek podatku oraz sprzedaży zwolnionej od podatku;

 

Jak wskazuje powyższa definicja, raport fiskalny zawiera dane sumaryczne o obrocie i kwotach podatku – z oczywistych względów w przypadku braku sprzedaży nie ma czego sumować, a więc drukowanie takiego dokumentu byłoby całkowicie bezcelowe. „Zerowy” raport fiskalny nie ma żadnego znaczenia z punktu widzenia księgowego, więc nie musi być drukowany.

Ta sama zasada dotyczy raportów miesięcznych, choć sytuacje braku sprzedaży przez cały okres rozliczeniowy zdarzają się zdecydowanie rzadziej. Warto mieć jednak potwierdzenie, chociażby dla księgowego rozliczającego podatki, że sprzedaży w danym miesiącu nie było.

 

Czytaj też: E-paragon od 2018 r. – jak ma funkcjonować?

 

Zobacz również Poradnik: Ewidencje korekt paragonów fiskalnych