Wejście w życie Konstytucji Biznesu przyniosło polskim przedsiębiorstwom wiele korzystnych nowości. Jedna z nich dotyczy zgłaszania zmian dotyczących firmy do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej. W poprzednim stanie prawnym każda zmiana wymagała od podatnika dokonania aktualizacji w ciągu 7 dni od zaistnienia. Dotyczyło to zarówno danych istotnych z punktu widzenia innych uczestników obrotu gospodarczego, takich jak numer NIP przedsiębiorcy, jego obywatelstwo przy przedmiot wykonywanej działalności wg PKD, jak i danych mniej istotnych dla innych podmiotów gospodarczych.

W obecnym stanie prawnym w dalszym ciągu trzeba zgłaszać do CEIDG zaistniałe zmiany, jednak nie dla każdej z nich obowiązuje 7-dniowy termin. Ustawa z dnia 6 marca 2018 r. o Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej i Punkcie Informacji dla Przedsiębiorcy (Dz. U. z 2018 r. poz. 647) wprowadziła podział danych wpisywanych do CEIDG na dane ewidencyjne i informacyjne. Pierwsze należy zgłaszać w ciągu 7 dni od zaistnienia zmiany. Drugie przedsiębiorca może zgłosić w dowolnym czasie.

Zgłaszanie danych do CEIDG w 2018 r.

Przedsiębiorca chcący zgłosić zmianę danych do CEIDG ma do wyboru kilka sposobów. Najszybszym jest wykorzystanie formularza elektronicznego dostępnego na stronie www.ceidg.gov.pl i wysłanie zgłoszenia online. Drogą elektroniczną zmiany danych można dokonać także za pośrednictwem systemu Punktu Informacji dla Przedsiębiorcy. W obu przypadkach konieczne jest posiadanie kwalifikowanego podpisu, profilu zaufanego lub innego podpisu akceptowanego przez CEIDG. W takim wypadku zmiany danych można dokonać przez Internet.

Formularz elektroniczny można także wysłać online bez logowania – zmiany w trybie anonimowym wymagają jednak wizyty w urzędzie skarbowym i osobistego potwierdzenia. Podobnie w przypadku zgłoszenia telefonicznego.

Tradycyjnie zmiany można zgłosić w formie papierowej w urzędzie gminy lub miasta. Istnieje także możliwość dokonania zgłoszenia za pośrednictwem banku lub przez pełnomocnika.

Zgłaszanie do CEIDG zmian – dane ewidencyjne i informacyjne

Nowe przepisy stanowią odpowiedź na potrzebę przedsiębiorców, dla których każdorazowe zgłaszanie zmian do CEIDG, a w przypadku niedopełnienia tego obowiązku wyjaśnianie spraw w postępowaniu administracyjnym, składanie oświadczeń i zaświadczeń było czasochłonne i nie służyło dobru firmy. Rozróżniono więc dane, które ze względu na swoją istotność z punktu widzenia innych uczestników obrotu gospodarczego muszą być zgłaszane w ciągu 7 dni od zaistnienia, oraz te, które nie mają aż tak dużego znaczenia i nie muszą być zgłaszane od razu.

Obowiązek aktualizacji danych w ciągu 7 dni od zaistnienia zmiany dotyczy danych ewidencyjnych. Natomiast dane informacyjne można aktualizować w dowolnym momencie.

W art. 5 wspomnianej ustawy wymieniono dane ewidencyjne i informacyjne:

Art. 5. 1. Wpisowi do CEIDG podlegają następujące dane ewidencyjne:

1) imię i nazwisko przedsiębiorcy, numer PESEL, o ile taki posiada, oraz data urodzenia, o ile nie posiada numeru PESEL;
2) dodatkowe określenia, które przedsiębiorca włącza do firmy, o ile przedsiębiorca takich używa;
3) numer identyfikacyjny REGON przedsiębiorcy, o ile taki posiada;
4) numer identyfikacji podatkowej (NIP) przedsiębiorcy, o ile taki posiada, oraz informacje o jego unieważnieniu lub uchyleniu;
5) informacja o obywatelstwie przedsiębiorcy;
6) adres do doręczeń oraz - jeżeli przedsiębiorca takie miejsce posiada - adres stałego miejsca wykonywania działalności gospodarczej; dane dotyczące adresu są zgodne z oznaczeniami kodowymi przyjętymi w krajowym rejestrze urzędowym podziału terytorialnego kraju, o ile to w danym przypadku możliwe;
7) inne niż wymienione w pkt 6 dane kontaktowe przedsiębiorcy, w szczególności adres poczty elektronicznej, adres strony internetowej, numer telefonu, o ile dane te zostały zgłoszone przez przedsiębiorcę we wniosku o wpis do CEIDG;
8) przedmiot wykonywanej działalności gospodarczej według Polskiej Klasyfikacji Działalności (PKD) na poziomie podklasy, w tym jeden przedmiot przeważającej działalności.

2. Wpisowi do CEIDG podlegają następujące dane informacyjne:

1) data rozpoczęcia wykonywania działalności gospodarczej;
2) numer identyfikacji podatkowej (NIP) oraz numer identyfikacyjny REGON spółki cywilnej, o ile przedsiębiorca zawarł umowę takiej spółki;
3) dane innego niż wymieniony w pkt 7, 8 i 11 przedstawiciela ustawowego, o ile są wymagane;
4) data zawieszenia i wznowienia wykonywania działalności gospodarczej;
5) data zaprzestania wykonywania działalności gospodarczej, o ile została zgłoszona we wniosku o wpis do CEIDG;
6) informacja o wykreśleniu przedsiębiorcy z CEIDG;
7) informacja o ograniczeniu lub utracie zdolności do czynności prawnych oraz o ustanowieniu kurateli lub opieki, obejmująca dane kuratora lub opiekuna;
8) informacja o ogłoszeniu upadłości, o zakończeniu lub umorzeniu postępowania upadłościowego oraz dane syndyka;
9) informacja o prawomocnym oddaleniu wniosku o ogłoszenie upadłości z tego powodu, że majątek niewypłacalnego dłużnika nie wystarcza na zaspokojenie kosztów postępowania lub wystarcza jedynie na zaspokojenie tych kosztów;
10) informacja o prawomocnym uchyleniu lub wygaśnięciu układu zawartego w postępowaniu restrukturyzacyjnym, upadłościowym lub naprawczym;
11) informacja o otwarciu postępowania restrukturyzacyjnego, o jego zakończeniu lub umorzeniu albo uprawomocnieniu się postanowienia o zatwierdzeniu układu w postępowaniu o zatwierdzenie układu oraz dane nadzorcy lub zarządcy;
12) informacja o przekształceniu przedsiębiorcy będącego osobą fizyczną wykonującą we własnym imieniu działalność gospodarczą w jednoosobową spółkę kapitałową;
13) informacja o zakazie prowadzenia działalności gospodarczej;
14) informacja o zakazie wykonywania określonego zawodu, którego wykonywanie przez przedsiębiorcę podlega wpisowi do CEIDG;
15) informacja o zakazie prowadzenia działalności związanej z wychowaniem, leczeniem, edukacją małoletnich lub z opieką nad nimi;
16) informacja o istnieniu lub ustaniu małżeńskiej wspólności majątkowej, o ile została zgłoszona we wniosku o wpis do CEIDG.

3. Dane przedstawiciela ustawowego, o którym mowa w ust. 2 pkt 3, 7, 8 oraz 11, obejmują jego imię i nazwisko oraz odpowiednio dane, o których mowa w ust. 1 pkt 1, 2 i 5-7, a także numer identyfikacji podatkowej (NIP), o ile taki posiada.

Ponadto za pośrednictwem CEIDG można zgłaszać zmiany dotyczące m.in. formy opodatkowania, miejsca przechowywania dokumentów księgowych, rachunku bankowego, okresów rozliczeniowych podatku (miesięczne, kwartalne) czy formy prowadzenia dokumentacji (np. podatkowa księga przychodów i rozchodów, księgi rachunkowe).

Zobacz też: Kasy fiskalne: Zmiany od 1 października 2018 r.