System KSeF działa już od początku 2022 roku. Obecnie jednak przedsiębiorcy mogą z niego korzystać dobrowolnie. Ustawodawca wprawdzie wprowadził pewien system zachęt, jednak obowiązkowe stosowanie faktury ustrukturyzowanej odłożono w czasie. Zgodnie z najnowszą nowelizacją ustawy o VAT, obowiązkowy KSeF wejdzie w życie 1 lipca 2024 roku.

Obowiązkowy KSeF – jak się do niego przygotować?

Choć odgórna kontrola wszystkich wystawianych przez firmy faktur VAT może wzbudzać niepokój, w rzeczywistości e-fakturowanie z KSeF nie różni się znacząco od tego tradycyjnego. Podatnicy, którzy na co dzień korzystają z nowoczesnego oprogramowania do zarządzania sprzedażą, takiego jak np. Subiekt nexo lub Subiekt 123, dalej będą wystawiać dokumenty sprzedaży za pomocą swojego systemu.

Warto jednak przeanalizować pewne procesy w firmie i wdrożyć pewne zmiany, by odpowiednio wcześniej jak najlepiej przygotować działalność do obowiązkowego KSeF. Jakie to zmiany?

Zdobądź uprawnienia do korzystania z KSeF

Autoryzacji profilu KSeF możesz dokonać za pomocą Profilu Zaufanego lub kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Nadanie, zmiana lub odebranie uprawnień dostępu do KSeF możliwe jest również w formie papierowej – za pomocą zawiadomienia ZAW-FA składanego w urzędzie skarbowym.

Testuj narzędzia do obsługi KSeF

Przetestuj wystawianie i odbieranie e-faktur w Å›rodowisku przedprodukcyjnym KSeF. DziÄ™ki temu sprawdzisz, czy generowane faktury ustrukturyzowane sÄ… zgodne z wymaganiami ustawodawcy. DziaÅ‚ania testowe pozwalajÄ… ustalić, czy firma i jej pracownicy sÄ… gotowi na zmiany, czy też potrzebujÄ… dodatkowego wsparcia, np. w postaci szkoleÅ„.  

Sprawdź, czy Twoje oprogramowanie jest gotowe na KSeF

Program do zarządzania sprzedażą musi być w pełni zintegrowany z KSeF. Użytkownicy przestarzałych, nieaktualizowanych lub autorskich rozwiązań mogą mieć problem z dostosowaniem swoich narzędzi do nowych wymogów. Zdecydowanie bardziej opłacalnym rozwiązaniem niż modyfikacja informatyczna obecnego systemu jest zakup nowoczesnego oprogramowania, z założenia aktualizowanego przez producenta pod kątem zmian w przepisach.

Wyznacz osoby odpowiedzialne za e-fakturowanie w firmie

Czas poświęcony na testy, zmiany i wdrożenia prawdopodobnie pomoże wyłowić osoby w firmie, które są najbardziej kompetentne do obsługi faktury ustrukturyzowanej. To też dobry moment, aby uporządkować zadania wyznaczone pracownikom w firmie. Pozwoli to uniknąć dublowania wysiłków, zapewni przejrzystość działań i pozwoli szybko wychwycić błędy, tak by je od razu naprawić i uniknąć ich w przyszłości.

Czytaj także: Faktura dla osoby fizycznej bez paragonu. Jak naprawić błąd? Jak ująć taką fakturę w JPK_V7?