Kasa fiskalna to obowiązkowy element wyposażenia sklepu czy punktu usługowego obsługującego klientów będących osobami fizycznymi nieprowadzącymi działalności gospodarczej lub rolnikami ryczałtowymi. Obecnie mamy do wyboru dwa typu urządzeń: tradycyjne kasy fiskalne z elektroniczną kopią paragonu oraz kasy online. Czym się różnią?

Kasy online i kasy tradycyjne – czym się różnią?

Zasadniczo oba rodzaje urządzeń spełniają tę samą rolę – rejestrują sprzedaż, drukują paragony i raporty. Zarówno kasy online, jak i kasy tradycyjne wymagają przeprowadzenia okresowego przeglądu technicznego – nie rzadziej niż co dwa lata. Obsługuje się je praktycznie tak samo. Nie ma też różnicy w wyglądzie urządzeń.

Jednak właściciel kasy online’owej ma dodatkowy obowiązek – musi zapewnić urządzeniu stały dostęp do sieci teleinformatycznej. Nie ma przy tym znaczenia, czy będzie to stałe łącze internetowe, Wi-Fi, czy transfer danych przez GSM. Kasa w sposób ciągły i automatyczny przesyła dane o transakcjach i zdarzeniach do Centralnego Repozytorium Kas (CRK). To prowadzony przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej system do analizowania poprawności transakcji dokonywanych przez podatników. Głównym celem CRK jest przeciwdziałanie poważnym nadużyciom podatkowym.

Kasy online emitujÄ… e-paragony

O e-paragonach dużo mówiło się jeszcze przed wprowadzeniem kas online’owych na rynek. Kiedy jednak urządzenia te zaczęły funkcjonować okazało się, iż nie stworzono jeszcze narzędzi umożliwiających elektroniczną dystrybucję takich dokumentów. Nie było też przepisów, które dawałyby taką możliwość. Wprowadzenie e-paragonów przyspieszyła pandemia COVID-19. Potrzeba maksymalnego ograniczenia osobistego kontaktu wymusiła niejako wdrożenie rozwiązań, dzięki którym paragony można przesyłać nadawcom w wersji elektronicznej – na ich żądanie.

NIP nabywcy na paragonie

Kasy online w standardzie posiadają opcję wydruku numeru NIP nabywcy na paragonie. Zaprojektowanie urządzeń z taką funkcjonalnością to odpowiedź na przepisy, które od 1 stycznia 2020 r. wprowadziły zasadę, iż faktura do paragonu może zostać wystawiona wyłącznie wtedy, gdy dokument ten posiada numer NIP nabywcy w części fiskalnej.

Bezpieczeństwo kas online

Urządzenia fiskalne z elektroniczną kopią paragonu zapisują dane na nośniku – karcie SD/SHDC. W kasach online natomiast wprowadzono nowocześniejsze rozwiązanie – specjalnie zabezpieczoną pamięć chronioną. Przechowywane w ten sposób dane są bezpieczniejsze, a jednocześnie łatwe do odczytania przez uprawnioną osobę.

Co kupić – kasę tradycyjną czy kasę online?

Zanim zdecydujesz się na konkretne urządzenie sprawdź, czy nie jesteś w grupie podatników zobowiązanych do stosowania kas online’owych. Jeśli nie, masz wybór. Pamiętaj jednak, iż ulga do 700 zł przysługuje obecnie wyłącznie przy zakupie kasy fiskalnej online. To ważny czynnik, jeśli rozpoczynasz ewidencjonowanie ze względu np. na przekroczenie limitu obrotów do zwolnienia z kasy. Zapytaj serwisanta kas fiskalnych w Warszawie o urządzenie, które najlepiej sprawdzi się w Twojej działalności.

Zobacz też: Czy można odliczyć ulgę na kasę fiskalną