czwartek, 22 lipiec 2021 20:38

Rodzaje księgowości internetowej, czyli e-księgowość w praktyce

Oceń ten artykuł
(1 głos)

W czasach globalnej cyfryzacji, gdy coraz więcej czynności wykonujemy bez wychodzenia z domu czy opuszczania biura, e-księgowość błyskawicznie zdobywa sobie nowych zwolenników. Tańsza od tradycyjnej obsługi, oszczędza nie tylko pieniądze, ale też czas. Decydując się na skorzystanie z takiej usługi warto wiedzieć, iż jako e-księgowość reklamowane są różne, niejednorodne czynności. Poznaj rodzaje księgowości internetowej i zdecyduj, która najlepiej sprawdzi się w twoim przedsiębiorstwie!

Jednymi z pierwszych decyzji, jakie musi podjąć początkujący przedsiębiorca, jest wybór formy opodatkowania, sposobu rozliczenia, a co za tym idzie rodzaju księgowości. Samodzielne wykonywanie rozliczeń wymaga odpowiedniej wiedzy, a ze względu na konieczność poświęcania na to sporej ilości czasu, często okazuje się dla firmy nieopłacalne. Z pomocą przychodzą wtedy biura rachunkowe, wyspecjalizowane w czynnościach księgowych.

Praca księgowego wiąże się jednak z odpowiedzialnością, co przekłada się na dość wysoką cenę usług – szczególnie w mniejszych miejscowościach, gdzie konkurencyjność jest niska. Pojawiają się za to kuszące cenowo oferty księgowości internetowej. Co kryje się pod tym terminem?

 

Rodzaje księgowości internetowej

E-księgowość nie jest terminem zdefiniowanym, określającym konkretną formę usług. W rzeczywistości oferta firm jest dość zróżnicowana.

 

Wyróżniamy następujące rodzaje księgowości internetowej:

Aplikacja online do samodzielnego prowadzenia księgowości. Najtańsza opcja, która porównana cenowo z usługą księgowego wypada bardzo korzystnie. W rzeczywistości jednak wykupując abonament na tego rodzaju usługę nie dostajemy nic więcej poza aplikacją do samodzielnego prowadzenia księgowości. Naszym zadaniem jest wystawianie faktur, dodawanie kosztów, generowanie księgi przychodów i rozchodów, tworzenie plików JPK_V7 czy innych deklaracji do złożenia w urzędach.

Taki program bardzo ułatwia rozliczanie. Wiele czynności wykonywanych jest automatycznie, np. tworzenie zapisów w księdze przychodów i rozchodów, generowanie ewidencji, czy chociażby wyliczanie podatku do zapłaty i składek ZUS.

Prawda jest jednak taka, że choć taka e-księgowość brzmi kusząco, w rzeczywistości to na przedsiębiorcy spoczywa pełna odpowiedzialność za swoje rozliczenia. Aplikacje wprawdzie są na bieżąco aktualizowane m.in. pod kątem zmieniających się przepisów, jednak nie mamy tu wsparcia profesjonalnego księgowego. A pytania dotyczące rozliczeń rodzą się w każdej firmie. Wątpliwości będziemy musieli rozwiewać sami, szukając odpowiedzi np. na forach internetowych czy dzwoniąc po urzędach skarbowych.

Niewątpliwą zaletą aplikacji online dla samodzielnego prowadzenia księgowości jest cena. Wadą – pełna odpowiedzialność oraz brak wsparcia profesjonalnego księgowego.

 

Księgowość online za pośrednictwem banku. Większość polskich banków oferuje dziś nową usługę: e-księgowość. Instytucje kuszą nowych przedsiębiorców ofertą darmowego (przez jakiś czas lub pod pewnymi warunkami) konta z darmową e-księgowością. Zanim skorzystamy z takiej promocji, dowiedzmy się dokładnie, jaką usługę dany bank w rzeczywistości oferuje. Nieraz mamy bowiem do czynienia z udostępnieniem aplikacji do samodzielnego prowadzenia księgowości, a nieraz – z ofertą przekazywania dokumentów do zewnętrznego biura rachunkowego współpracującego z bankiem. W pierwszym wypadku musimy się liczyć z wadami opisanymi wcześniej. W drugim wprawdzie uzyskujemy profesjonalną usługę księgowych, którzy biorą na siebie odpowiedzialność za nasze rozliczenia, jednak warto byłoby wcześniej dowiedzieć się co nieco o wybranej przez bank firmie.

Pamiętajmy bowiem, iż obecnie nie trzeba mieć certyfikatów Ministerstwa Finansów, by prowadzić biuro rachunkowe. Oznacza to bardzo zróżnicowaną jakość usług. Nie każdy księgowy ma taką samą wiedzę, nie każdy jest tak samo doświadczony. Warto więc wcześniej zorientować się, które biuro ma prowadzić nasze rozliczenia za pośrednictwem bankowości i poznać opinie na jego temat. A jeśli bank nie zechce udzielić nam takiej odpowiedzi? Czy ma coś do ukrycia?

 

E-księgowość obsługiwana przez profesjonalistów. Ostatni rodzaj księgowości internetowej łączy w sobie zalety tradycyjnej obsługi księgowego z wygodą i oszczędnością, jakie niesie ze sobą kontakt zdalny. W tym modelu uzyskujemy darmowy dostęp do narzędzia przeglądarkowego. Jednym z najwyżej ocenianych systemów jest udostępniany przez InsERT Portal Biura. Przedsiębiorca dodaje w nim wszystkie potrzebne dokumenty – faktury, koszty, oświadczenia, umowy itp. w formie skanu, zdjęcia, pliku doc., PDF itp. W czasie rzeczywistym otrzymuje je księgowy, który za pomocą profesjonalnego programu (np. Rachmistrz nexo, Rewizor nexo) dokonuje stosownych rozliczeń.

W odpowiedzi zwrotnej przedsiębiorca uzyskuje m.in. informacje o kwocie podatków i składek do zapłaty, zbliżających się terminach itp. Jednocześnie ma cały czas dostęp do swoich dokumentów – nawet tych sprzed wielu miesięcy – w każdej chwili może zalogować się do Portalu Biura, w dowolnym miejscu, wystarczy dostęp do internetu.

Odpowiedzialność za prawidłowość rozliczeń w tym modelu e-księgowości spoczywa na księgowym. W razie potrzeby przedsiębiorca ma kontakt ze specjalistą – telefoniczny, mailowy itp. – i może na bieżąco wyjaśniać swoje wątpliwości. Portal Biura to proste w obsłudze, a zarazem bardzo zaawansowane narzędzie do komunikacji pomiędzy biurem rachunkowym a przedsiębiorcą.

 

Jaki rodzaj księgowości internetowej wybrać?

Przedsiębiorcy mają różne potrzeby i różną wiedzę na temat księgowości. Dla części z nich dostęp do aplikacji i samodzielne wykonywanie rozliczeń okaże się całkowicie wystarczające. Inni zdecydowanie wolą zajmować się w pełni rozwijaniem własnej działalności, a księgowość powierzyć profesjonaliście. Najważniejsze, aby przed podjęciem ostatecznej decyzji dobrze poznać zakres oferowanych usług i wziąć pod uwagę nie tylko cenę, ale też wady i zalety każdej opcji.

 

Więcej o Portalu Biura czytaj tutaj

Czytany 970 razy Ostatnio zmieniany niedziela, 25 lipiec 2021 21:44

Artykuły powiązane

  • Faktura ustrukturyzowana w programach InsERT. Przygotuj się na KSeF! Faktura ustrukturyzowana w programach InsERT. Przygotuj się na KSeF!

    Już na pół roku czynni podatnicy VAT obowiązkowo rozpoczną korzystanie z KSeF. Choć termin ten może wydawać się odległy, warto już teraz przygotować się na zmiany. Korzystasz z programów takich jak Subiekt GT, Subiekt nexo czy Subiekt 123? Sprawdź, jak będzie wyglądać faktura ustrukturyzowana w programach InsERT!

  • Producent programów dla firm – InsERT – w finale konkursu HRA Star Award! Producent programów dla firm – InsERT – w finale konkursu HRA Star Award!

    Oprogramowania dla firm InsERT cieszy się niesłabnącą popularnością. Znany i ceniony producent od lat jest też doceniany przez ekspertów z branży. Dowodzi tego chociażby zakwalifikowanie do finału HRA Star Award – prestiżowego konkursu organizowanego w ramach konferencji Strategie HR. Sprawdź, czym wyróżnił się InsERT!

  • Kolejna innowacja od InsERT: POS - interfejs dotykowy dla Subiekta nexo i nexo PRO Kolejna innowacja od InsERT: POS - interfejs dotykowy dla Subiekta nexo i nexo PRO

    Technologie dotykowe otaczają nas niemalże wszędzie. Znajdują swoje zastosowanie zwłaszcza w przestrzeni miejskiej. Kioski samoobsługowe, ściany interaktywne, tablice informacyjne w centrach handlowych i rozrywkowych. Od lat sprzęty z ekranami dotykowymi stanowią także ważne narzędzie w obsłudze sprzedaży w branży gastronomicznej, w sklepach czy np. na stacjach benzynowych. Subiekt nexo i Subiekt nexo PRO to popularne programy, które m.in. umożliwiają wystawianie dokumentów handlowych – faktur i paragonów. Firma InsERT wypuściła na rynek nowy moduł systemu, POS - interfejs dotykowy.             

  • Nowe technologie w biurze rachunkowym – postaw na sprawdzone narzędzia Nowe technologie w biurze rachunkowym – postaw na sprawdzone narzędzia

    Postęp technologiczny nieustannie zmienia codzienność – wpływa na nasze życie prywatne i zawodowe. Cyfryzacja firm z jednej strony stanowi usprawnienie, z drugiej wiąże się z wyzwaniami dla przedsiębiorców, w tym także dla biur rachunkowych. Wydaje się jednak, że nowe technologie są nieuniknione, jeśli nie chcemy zostać w tyle i stale świadczyć usługi na poziomie oczekiwanym przez klientów.

  • InsERT kończy sprzedaż mikroSubiekta – ostatni moment na wymianę! InsERT kończy sprzedaż mikroSubiekta – ostatni moment na wymianę!

    Prosty, przyjazny i w przystępnej cenie. MikroSubiekt to program do ewidencjonowania sprzedaży, który miał wielu zwolenników wśród małych przedsiębiorców. Miał – ponieważ producent systemu, firma InsERT, kończy sprzedaż tego produktu 30 września 2022 r. Obecni użytkownicy mikroSubiekta mogą jednak bezpłatnie przejść na najnowszą wersję innego programu, to ostatni dobry moment na przeprowadzenie tej zmiany.