Jednymi z pierwszych decyzji, jakie musi podjąć początkujący przedsiębiorca, jest wybór formy opodatkowania, sposobu rozliczenia, a co za tym idzie rodzaju księgowości. Samodzielne wykonywanie rozliczeń wymaga odpowiedniej wiedzy, a ze względu na konieczność poświęcania na to sporej ilości czasu, często okazuje się dla firmy nieopłacalne. Z pomocą przychodzą wtedy biura rachunkowe, wyspecjalizowane w czynnościach księgowych.

Praca księgowego wiąże się jednak z odpowiedzialnością, co przekłada się na dość wysoką cenę usług – szczególnie w mniejszych miejscowościach, gdzie konkurencyjność jest niska. Pojawiają się za to kuszące cenowo oferty księgowości internetowej. Co kryje się pod tym terminem?

 

Rodzaje księgowości internetowej

E-księgowość nie jest terminem zdefiniowanym, określającym konkretną formę usług. W rzeczywistości oferta firm jest dość zróżnicowana.

 

Wyróżniamy następujące rodzaje księgowości internetowej:

Aplikacja online do samodzielnego prowadzenia księgowości. Najtańsza opcja, która porównana cenowo z usługą księgowego wypada bardzo korzystnie. W rzeczywistości jednak wykupując abonament na tego rodzaju usługę nie dostajemy nic więcej poza aplikacją do samodzielnego prowadzenia księgowości. Naszym zadaniem jest wystawianie faktur, dodawanie kosztów, generowanie księgi przychodów i rozchodów, tworzenie plików JPK_V7 czy innych deklaracji do złożenia w urzędach.

Taki program bardzo ułatwia rozliczanie. Wiele czynności wykonywanych jest automatycznie, np. tworzenie zapisów w księdze przychodów i rozchodów, generowanie ewidencji, czy chociażby wyliczanie podatku do zapłaty i składek ZUS.

Prawda jest jednak taka, że choć taka e-księgowość brzmi kusząco, w rzeczywistości to na przedsiębiorcy spoczywa pełna odpowiedzialność za swoje rozliczenia. Aplikacje wprawdzie są na bieżąco aktualizowane m.in. pod kątem zmieniających się przepisów, jednak nie mamy tu wsparcia profesjonalnego księgowego. A pytania dotyczące rozliczeń rodzą się w każdej firmie. Wątpliwości będziemy musieli rozwiewać sami, szukając odpowiedzi np. na forach internetowych czy dzwoniąc po urzędach skarbowych.

Niewątpliwą zaletą aplikacji online dla samodzielnego prowadzenia księgowości jest cena. Wadą – pełna odpowiedzialność oraz brak wsparcia profesjonalnego księgowego.

 

Księgowość online za pośrednictwem banku. Większość polskich banków oferuje dziś nową usługę: e-księgowość. Instytucje kuszą nowych przedsiębiorców ofertą darmowego (przez jakiś czas lub pod pewnymi warunkami) konta z darmową e-księgowością. Zanim skorzystamy z takiej promocji, dowiedzmy się dokładnie, jaką usługę dany bank w rzeczywistości oferuje. Nieraz mamy bowiem do czynienia z udostępnieniem aplikacji do samodzielnego prowadzenia księgowości, a nieraz – z ofertą przekazywania dokumentów do zewnętrznego biura rachunkowego współpracującego z bankiem. W pierwszym wypadku musimy się liczyć z wadami opisanymi wcześniej. W drugim wprawdzie uzyskujemy profesjonalną usługę księgowych, którzy biorą na siebie odpowiedzialność za nasze rozliczenia, jednak warto byłoby wcześniej dowiedzieć się co nieco o wybranej przez bank firmie.

Pamiętajmy bowiem, iż obecnie nie trzeba mieć certyfikatów Ministerstwa Finansów, by prowadzić biuro rachunkowe. Oznacza to bardzo zróżnicowaną jakość usług. Nie każdy księgowy ma taką samą wiedzę, nie każdy jest tak samo doświadczony. Warto więc wcześniej zorientować się, które biuro ma prowadzić nasze rozliczenia za pośrednictwem bankowości i poznać opinie na jego temat. A jeśli bank nie zechce udzielić nam takiej odpowiedzi? Czy ma coś do ukrycia?

 

E-księgowość obsługiwana przez profesjonalistów. Ostatni rodzaj księgowości internetowej łączy w sobie zalety tradycyjnej obsługi księgowego z wygodą i oszczędnością, jakie niesie ze sobą kontakt zdalny. W tym modelu uzyskujemy darmowy dostęp do narzędzia przeglądarkowego. Jednym z najwyżej ocenianych systemów jest udostępniany przez InsERT Portal Biura. Przedsiębiorca dodaje w nim wszystkie potrzebne dokumenty – faktury, koszty, oświadczenia, umowy itp. w formie skanu, zdjęcia, pliku doc., PDF itp. W czasie rzeczywistym otrzymuje je księgowy, który za pomocą profesjonalnego programu (np. Rachmistrz nexo, Rewizor nexo) dokonuje stosownych rozliczeń.

W odpowiedzi zwrotnej przedsiębiorca uzyskuje m.in. informacje o kwocie podatków i składek do zapłaty, zbliżających się terminach itp. Jednocześnie ma cały czas dostęp do swoich dokumentów – nawet tych sprzed wielu miesięcy – w każdej chwili może zalogować się do Portalu Biura, w dowolnym miejscu, wystarczy dostęp do internetu.

Odpowiedzialność za prawidłowość rozliczeń w tym modelu e-księgowości spoczywa na księgowym. W razie potrzeby przedsiębiorca ma kontakt ze specjalistą – telefoniczny, mailowy itp. – i może na bieżąco wyjaśniać swoje wątpliwości. Portal Biura to proste w obsłudze, a zarazem bardzo zaawansowane narzędzie do komunikacji pomiędzy biurem rachunkowym a przedsiębiorcą.

 

Jaki rodzaj księgowości internetowej wybrać?

Przedsiębiorcy mają różne potrzeby i różną wiedzę na temat księgowości. Dla części z nich dostęp do aplikacji i samodzielne wykonywanie rozliczeń okaże się całkowicie wystarczające. Inni zdecydowanie wolą zajmować się w pełni rozwijaniem własnej działalności, a księgowość powierzyć profesjonaliście. Najważniejsze, aby przed podjęciem ostatecznej decyzji dobrze poznać zakres oferowanych usług i wziąć pod uwagę nie tylko cenę, ale też wady i zalety każdej opcji.

 

Więcej o Portalu Biura czytaj tutaj