Krajowy System e-Faktur (KSeF) to zaawansowany system informatyczny służący do wystawiania, przekazywania i otrzymywania faktur ustrukturyzowanych przez podatników. Obecnie dobrowolnie mogą z niego korzystać czynni podatnicy VAT, podatnicy zwolnieni oraz podatnicy zidentyfikowani w Polsce do szczególnej procedury unijnej OSS, posiadający polski identyfikator podatkowy NIP.

 

Czym jest faktura ustrukturyzowana

Faktura ustrukturyzowana to rodzaj faktury elektronicznej, wystawiany w ujednoliconym formacie. Struktura logiczna e-Faktury FA(1) została opublikowana w Centralnym Repozytorium Wzorów Dokumentów Elektronicznych (CRWDE) na platformie ePUAP.

Aby faktura ustrukturyzowana trafiła do kontrahenta, należy ją wystawić i przekazać za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur. System ten nadaje dokumentowi numer identyfikacyjny i sprawdza go pod kątem poprawności. Cały proces trwa jednak bardzo krótko, dzięki czemu faktura błyskawicznie trafia do odbiorcy końcowego.

Dla podatników, którzy w latach 2022-2023 zdecydują się wystawiać wyłącznie faktury ustrukturyzowane, ustawodawca przewidział bonus w postaci krótszego oczekiwania na zwrot z podatku. Tacy przedsiębiorcy czekają na niego nie 60, a 40 dni.

 

Faktura ustrukturyzowana – od kiedy obowiązkowa

Do końca 2023 r. przedsiębiorcy mogą dobrowolnie korzystać z systemu KSeF i wystawiać faktury ustrukturyzowane. Rada Unii Europejskiej zatwierdziła już termin, od którego to nowe narzędzie stanie się obowiązkowe dla wszystkich – to 1 stycznia 2024 r. Podatnicy mają więc sporo czasu na dostosowanie się do zmian. Warto jednak zachęcać ich, aby przygotowali się na nie wcześniej.

 

Ważne!

Faktura ustrukturyzowana będzie w Polsce obowiązkowa od 1 stycznia 2024 r.

 

Księgowość dla firm w nowych warunkach

Wprowadzenie obowiązkowej faktury ustrukturyzowanej to też spora zmiana dla biur rachunkowych. Szczególnie odczują ją księgowi wykorzystujący tradycyjne rozwiązania – pracujący na papierowych dokumentach, ręcznie wprowadzający dane do programu księgowego itp. Dla tej grupy przedstawicieli branży taka kolejna, duża zmiana może wydawać się sporym obciążeniem. Okazuje się jednak, iż z systemem KSeF księgowość dla firm stanie się dużo łatwiejsza do prowadzenia.

 

Automatyzacja w księgowości dla firm

Zacznijmy od najprostszej korzyści, jaką niesie ze sobą wyprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur. To przeniesienie obowiązku archiwizacji dokumentów z podatnika (co najczęściej odbywa się w jego biurze rachunkowym) na ogólnopolski system informatyczny. System KSeF przechowuje faktury ustrukturyzowane nie przez 5 (jak wymagają tego przepisy), ale przez 10 lat. Podatnik ma do nich w każdej chwili dostęp. W niepamięć odchodzi więc problem zgubionych czy zniszczonych faktur, przekopywanie segregatorów czy dane stracone z dysku w wyniku np. działania wirusa. Co więcej, kontrahent chcący opóźnić swoją płatność nie będzie już miał wymówki, że „nie otrzymał faktury”. Wszystko będzie w systemie, czarno na białym.

Archiwizacja dokumentów to oczywista, choć nie jedyna korzyść. Druga jest nieoczywista, a kryje się w automatyzacji. Księgowość dla firm jest znacznie łatwiejsza do prowadzenia, gdy mamy jednolity dla wszystkich podmiotów schemat e-faktury. Dzięki temu dokumenty takie mogą być przetwarzane w pełni automatycznie – praktycznie bez udziału czynnika ludzkiego. To ogromny postęp i ogromna oszczędność czasu dla biura rachunkowego!

 

Przygotuj swoje biuro rachunkowe do zmian

Jeśli jesteś zwolennikiem tradycyjnych rozwiązań, pomyśl sobie o czasie, jaki spędzasz na powtarzalnych czynnościach – wprowadzaniu danych do systemu, skanowaniu dokumentów, kopiowaniu informacji z jednego programu do drugiego, upominaniu się u klienta o niedostarczone dokumenty! Wraz z automatyzacją problemy te całkowicie znikają, a Ty zyskujesz czas na podnoszenie jakości usług i pozyskiwanie nowych klientów.

Nie musisz jednak czekać do 2024 r. na obowiązkową fakturę ustrukturyzowaną. Producenci oprogramowania, tacy jak InsERT, już teraz stawiają na automatyzację oraz zdalną, błyskawiczną komunikację na linii biuro-klient.

 

Zobacz narzędzia oferowane przez InsERT:

Dokumenty Firmy – usługa, która usprawnia pracę przedsiębiorstwa!

Większa wydajność firmy dzięki Modułowi Automatyzacji z InsERT nexo!

 

Znane i cenione przez księgowych programy, takie jak Rachmistrz nexo i GT czy Rewizor nexo i GT, teraz funkcjonują we współpracy z Portalem Biura. To nowoczesna platforma wymiany danych pomiędzy biurem rachunkowym a klientami. Wszystko odbywa się zdalnie, bardzo wygodnie dla podatnika i jego księgowego. Z Portalu Biura dane w czasie rzeczywistym trafiają do Rachmistrza lub Rewizora.

Aby w pełni skorzystać z możliwości automatyzacji w księgowości, poproś o pomoc specjalistę ds. wdrożenia oprogramowania. Doświadczony wdrożeniowiec nie tylko dostosuje funkcje całego systemu do potrzeb i specyfiki konkretnego biura, ale też nauczy Twoich pracowników, jak z nich korzystać najbardziej skutecznie i wydajnie. Nasi specjaliści BUCHCOM – oprogramowanie dla firm w Warszawie – są też księgowymi, dzięki czemu doskonale znają specyfikę tej branży i wiedzą, jakie rozwiązania naprawdę są jej potrzebne.

Nie czekaj, skontaktuj się z nami już dziś i zmień swoje biuro rachunkowe na jeszcze lepsze - dostosowane do potrzeby czasów! Dostosowane do coraz bardziej wymagających klientów. Dostosowane do faktury ustrukturyzowanej, która wejdzie w życie obowiązkowo już od 2024 roku!

 

Zobacz także: Portal Biura – teraz także dla linii InsERT GT