Prowadzenie przedsiębiorstwa i ewidencjonowanie jakiejkolwiek sprzedaży - czy to dla klientów będących podmiotami gospodarczymi, czy dla osób fizycznych nie prowadzących działalności gospodarczej - nieuchronnie wiąże się z popełnianiem pomyłek oraz przyjmowaniem zwrotów i reklamacji. O ile w przypadku sprzedaży dokumentowanej fakturą raczej nie ma wątpliwości co do sposobu jej korygowania, o tyle w przypadku prowadzenia ewidencji za pomocą kasy fiskalnej sprawa może być nieco mniej jasna. Jednak przepisy obowiązujące od 1 kwietnia 2013 roku jasno precyzują kwestię korygowania obrotu zarejestrowanego na kasie fiskalnej.

Korekty poza kasą

Urządzenie fiskalne jako takie służy jedynie do dokumentowania klasycznej sprzedaży. Wydrukowanego paragonu nie da się już poprawić. Do 1 kwietnia 2013 roku podatnicy radzili sobie z takimi przypadkami prowadząc oddzielne ewidencje korekt. Poprawność tej praktyki potwierdziło obowiązujące od 1 kwietnia 2013 roku rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 14 marca 2013 roku w sprawie kas rejestrujących, które uregulowało kwestie formalne dotyczące tego typu korekt. Zgodnie z nowymi wytycznymi podatnik jest zobowiązany do prowadzenia osobnej ewidencji zwrotów, reklamacji i pomyłek.

Dwie różne ewidencje

Rozporządzenie określa nieco inne wymogi dotyczące ewidencji zwrotów i reklamacji, a nieco inne dotyczące ewidencji oczywistych pomyłek. Należy pamiętać, iż nie można dla tych dwóch typów korekt prowadzić jednej ewidencji - muszą być dwie oddzielne, ponieważ zawieramy w nich inne dane. Ustawodawca nie określił wytyczny dotyczących formy prowadzenia tych ewidencji, pozostawiając podatnikom dowolność w tym względzie. Można na przykład w dalszym ciągu prowadzić tak zwane zeszyty korekt, powszechnie stosowane przed 1 kwietnia 2013 roku, o ile oczywiście będą w nich zawarte wszystkie dane i dokumenty określone w nowych przepisach.

Zwroty i reklamacje

Wymogi dotyczące oddzielnej ewidencji zwrotów i reklamacji skutkujących zwróceniem klientowi całości lub części należności zostały określone w §3 ust. 4 rozporządzenia. Zgodnie z tymi wytycznymi osobna ewidencja tego typu powinna zawierać następujące dane:

•    Data sprzedaży
•    Nazwa towaru lub usługi, ewentualne opis
•    Termin dokonania zwrotu bądź reklamacji
•    W przypadku zwrotu całości należności: Wartość brutto towaru lub usługi  i wartość podatku należnego
•    W przypadku zwrotu części należności: Kwota brutto zwrotu i wartość podatku należnego
•    Dokument potwierdzający dokonanie sprzedaży (np. paragon fiskalny lub faktura)
•    Protokół uznania reklamacji bądź przyjęcia zwrotu z podpisami sprzedawcy i nabywcy

 Wszystkie powyższe informacje i dokumenty są wymagane, aby można było sporządzić prawidłową ewidencję korekt. W szczególności należy tu zwrócić uwagę na konieczność posiadania paragonu lub innego dokumentu potwierdzającego dokonanie sprzedaży - bez nich nie możemy prowadzić prawidłowej ewidencji.
Należy również podkreślić, że ani sama ewidencja zwrotu czy reklamacji, ani protokół nie muszą zawierać danych nabywcy. Wystarczy, że nasz klient złoży podpis na protokole. Sprzedawca nie powinien żądać podania danych osobowych od klienta prywatnego, który dokonał zakupu. Tym bardziej, że osoby prywatne z reguły nie są zbyt chętne do podania tych danych.

Oczywiste pomyłki

Zgodnie z §3 ust. 5 rozporządzenia w ewidencji oczywistych pomyłek muszą znaleźć się następujące dane i dokumenty:

•    Wartość brutto i wartość podatku należnego błędnie zaewidencjonowanej sprzedaży
•    Opis okoliczności i przyczyny popełnionego błędu
•    Oryginał paragonu fiskalnego

O ile do ewidencji zwrotów i reklamacji można było dołączać dowody zakupu inne niż paragon, o tyle w przypadku ewidencji oczywistych pomyłek wymagany jest paragon fiskalny.
Użytkownik kasy ma obowiązek skorygować wartość obrotu i podatku widniejące na raporcie miesięcznym, a na kasie fiskalnej zaewidencjonować ponownie prawidłową sprzedaż. Wytyczne te zawiera zapis §3 ust. 6 rozporządzenia.

Korekta do faktury nie wystarczy

Klienci będący osobami prywatnymi czasem żądają wystawienia faktury do paragonu. Należy jednak pamiętać, że wystawienie korekty do tej faktury nie wystarczy, aby zwrot, reklamacja czy pomyłka zostały prawidłowo zaewidencjonowanie. Nawet jeśli taką korektę wystawimy do faktury, to mamy obowiązek również korektę paragonu ująć w oddzielnej ewidencji, a na koniec miesiąca skorygować wartość obrotu i podatku z raportu miesięcznego. Pamiętajmy, że zgodnie z § 7 ust. 1 rozporządzenia w sprawie faktur do kopii takiej faktury należy dołączyć oryginał paragonu fiskalnego. Dzięki temu unikamy podwójnej płatności podatku.
Zgodnie z zapisanym w §37 rozporządzenia przepisem przejściowym, podatnicy czas do dostosowania się do nowych regulacji mają do 30 września 2013 roku. Do tej pory można jeszcze prowadzić ewidencje korekt na starych zasadach.

Więcej informacji na ten temat znajdą Państwo w naszych poradnikach: Zwroty i reklamacje oraz Korygowanie sprzedaży.