Każdy podatnik, który korzysta ze zwolnienia podmiotowego z kasy fiskalnej, musi na bieżąco sprawdzać, czy osiągany przez niego obrót nie przekroczył przysługującego mu limitu. W przypadku przekroczenia limitu podatnik ma 2 miesiące na wprowadzenie kasy fiskalnej w swojej działalności. Termin 2 miesięcy liczymy od końca miesiąca, w którym limit został przekroczony.

 

Zasada wyliczania terminu wprowadzenia kasy znajduje się w § 5 ust. 1 i 2 rozporządzenia Ministra Finansów z 29 listopada 2012 roku w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących:

§ 5. 1. W przypadku podatników, o których mowa w § 3 ust. 1 pkt 1, zwolnienie traci moc po upływie dwóch miesięcy następujących po miesiącu, w którym podatnik przekroczył obrót realizowany na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych w kwocie 20 000 zł.
2. W przypadku podatników, o których mowa w § 3 ust. 1 pkt 2, zwolnienie traci moc po upływie dwóch miesięcy następujących po miesiącu, w którym podatnik przekroczył obrót z tytułu dostawy towarów lub świadczenia usług na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych, w proporcji do okresu wykonywania tych czynności, w kwocie 20 000 zł.

 

Dwa miesiące to wystarczająco dużo czasu, aby dowiedzieć się nieco więcej o kasach fiskalnych i ocenić, jakie urządzenie sprawdzi się w danej działalności. Na co zwrócić uwagę?

 

Zobacz też: Jaką drukarkę fiskalną wybrać?

 

Jaką kasę fiskalną kupić?

Kasy fiskalne, choć pozornie bardzo podobne, nie są takie same. Producenci dbają o to, aby różne typy urządzeń dostosować do różnych rodzajów działalności. Przyjrzyjmy się zatem, jakie cechy i funkcje wziąć pod uwagę.

 

Rodzaj kasy fiskalnej

Kasy fiskalne można podzielić ze względu na ich funkcjonalność na mobilne, przenośne, małe, sklepowe i systemowe. Aby ocenić, która kasa okaże się najlepsza w danej działalności, odpowiedzmy sobie na pytania:

• Gdzie będę jej używać? Czy będzie działała w sklepie jako kasa stacjonarna, czy może zamierzam się z nią przemieszczać?
• Czy moją kasę będę nosić często w teczce lub torbie?
• Czy w moim sklepie jakość obsługi klienta podniesie użycie takich dodatkowych urządzeń, jak czytnik kodów kreskowych, waga elektroniczna czy ekran dotykowy?
• Czy zamierzam podłączyć moją kasę do komputera z oprogramowaniem dedykowanym systemowi sprzedaży?

 

Kliknij i sprawdź, jaka kasa sprawdzi się w Twojej działalności

 

Udzielenie odpowiedzi na powyższe pytania pozwoli nam ocenić, jaki rodzaj kasy wybrać. Kolejna kwestia to parametry techniczne, jakie powinna mieć kasa, aby spełnić wymagania naszego sklepu czy punktu usługowego.

 

Wielkość bazy towarowej

W bazie towarowej PLU zaprogramujemy wszystkie nazwy towarów i usług, jakie będę drukowane na paragonach. Kasy fiskalne mają bazy różnej wielkości. W małych kasach zazwyczaj zaprogramujemy mniej nazw, niż w zaawansowanych technologicznie kasach systemowych. Kluczem do sukcesu jest właściwa ocena, ile towarów zamierzamy sprzedawać i ile usług świadczyć. Warto też wziąć pod uwagę ewentualne rozszerzenie asortymentu w przyszłości. Czy zamierzamy wzbogacić ofertę o nowe towary lub usługi? Taka ocena jest bardzo ważna, ponieważ dzięki niej będziemy mogli kupić kasę fiskalną z bazą towarową o wystarczającej wielkości.

Pamiętajmy również, że nazwy towarów i usług, zgodnie z § 8 ust. 1 pkt 6 rozporządzenia Ministra Finansów z 14 marca 2013 roku w sprawie kas rejestrujących, muszą być jednoznaczne. Niedopuszczalne jest stosowanie nazw grup towarowych, takich jak np. „warzywa/owoce”, „nabiał” czy „usługa fryzjerska”. Nazwy muszą być precyzyjne na tyle, aby konsument nie miał żadnych wątpliwości, za jaki towar lub za jaką usługę zapłacił.

 

Elektroniczna kopia paragonu

Kopie paragonów fiskalnych należy przechowywać przez 5 lat od zakończenia roku podatkowego, w którym upłynął termin płatności podatku z danej sprzedaży. Zadrukowane rolki kopii należy archiwizować w suchym i ciemnym miejscu, aby nie uległy zniszczeniu i nie wyblakły. Spełnienie tego wymogu rodzi problem przy zastosowaniu kasy fiskalnej z tradycyjną rolką papieru kasowego. Z tego względu coraz większa liczba przedsiębiorców decyduje się na zakup kas z elektroniczną kopią paragonu. W takiej opcji kopie paragonów zamiast na dodatkowej rolce zapisują się na maleńkiej karcie SD/SDHC. To bardzo praktyczne rozwiązanie, które pozwala zaoszczędzić miejsce w biurze czy magazynie, czas oraz pieniądze na zakup dodatkowych rolek. Różnica w cenie kas z tradycyjną kopią i kas z kopią elektroniczną jest niewielka.

 

Wytrzymałość akumulatora

Cecha ta ma znaczenie przede wszystkim dla tych przedsiębiorców, którzy często przemieszczają się ze swoją kasą lub prowadzą sprzedaż w miejscu, w którym zdarzają się przerwy w dostawie energii elektrycznej. Kasy z najmocniejszymi akumulatorami mogą pracować bez podłączenia do prądu nawet 10 godzin.

 

Jakie jeszcze cechy i funkcje uwzględnić przy wyborze kasy fiskalnej? Sprawdź w naszym poradniku